張春楠

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

?

民政系統(tǒng)檔案利用問題與對策

張春楠*

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

民政系統(tǒng)是一個綜合性的系統(tǒng)，是社會事業(yè)的重要組成部分，與百姓的切身利益密切關(guān)聯(lián)。在社會飛速發(fā)展的當(dāng)下，民政工作內(nèi)容也在不斷增加，工作強(qiáng)度也在不斷提高，而檔案工作作為民政工作的一項重要內(nèi)容，在民政系統(tǒng)中，如何高效地利用民政檔案，做好檔案管理工作是民政機(jī)關(guān)急需解決的問題。本文就民政系統(tǒng)檔案利用問題與對策進(jìn)行了相關(guān)的分析。

民政系統(tǒng)；檔案利用；問題；對策

民政機(jī)關(guān)承擔(dān)著大量雜亂的社會公共管理實務(wù)和相關(guān)的大眾服務(wù)工作，然而就目前來看，民政系統(tǒng)信息化水平低，檔案歸類不當(dāng)，基建滯后，從而影響到了民政系統(tǒng)檔案的利用，難以滿足群眾的需求。民政系統(tǒng)檔案工作的好壞不僅關(guān)系到百姓的利益，同時也關(guān)系到民政機(jī)關(guān)社會職能的實現(xiàn)。故此，民政機(jī)關(guān)必須高度重視，必須做好檔案管理工作，積極地實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，從而更好地利用檔案，為群眾提供更好的服務(wù)，促進(jìn)其職能的實現(xiàn)。

一、民政系統(tǒng)檔案利用中存在的問題

(一)檔案分類不明確

民政工作涉及到方方面面，如婚姻登記、社會福利、行政區(qū)劃、地名管理等，也正是因為民政工作廣泛性，使得民政系統(tǒng)檔案非常多，然而就目前來看，民政系統(tǒng)檔案分類還不夠明確，沒有根據(jù)民政實際工作來對檔案進(jìn)行分類處理，甚至出現(xiàn)不同工作的檔案出現(xiàn)在同一模塊內(nèi)，以至于在檔案利用的時候比較費(fèi)時、費(fèi)勁。

(二)基建滯后

在信息化時代里，信息化已成為社會發(fā)展的必然，在技術(shù)的依托下，盡管我國民政檔案管理中硬件環(huán)境得到了改善，檔案管理實現(xiàn)了信息化管理。但是，民政系統(tǒng)信息化建設(shè)基建還比較滯后，民政檔案的信息化系統(tǒng)所使用的設(shè)備跟不上時代的步伐，大多是一些過時、舊設(shè)備，一些較為先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和設(shè)備還沒有得到相應(yīng)的應(yīng)用，以至于民政系統(tǒng)檔案利用率不高，一定程度上造成了檔案資源的閑置浪費(fèi)。

(三)人員問題

民政機(jī)關(guān)作為我國社會事業(yè)的重要組成部分，它是為社會服務(wù)、為百姓服務(wù)的，也正是因為民政機(jī)關(guān)的這一特點(diǎn)，要求民政工作人員具有一定的社會服務(wù)意識。然而就當(dāng)前民政檔案工作來看，民政工作人員服務(wù)意識不強(qiáng)，在實際工作中缺乏責(zé)任心和主動性。另外，由于民政檔案管理體制的不完善，使得工作人員在實際工作中隨意性、盲目性，使得民政檔案信息資源的收集不能及時全面，出現(xiàn)了嚴(yán)重的滯后性和缺失性，影響到了民政系統(tǒng)檔案的利用。

二、民政系統(tǒng)檔案利用問題的對策

(一)提高認(rèn)識，強(qiáng)化檔案管理

民政檔案管理工作作為民政工作活動的記錄，民政系統(tǒng)檔案關(guān)系百姓的利益，加強(qiáng)民政系統(tǒng)檔案管理，促進(jìn)檔案資源的利用可以更好地滿足百姓的需求。故此，民政機(jī)關(guān)必須高度重視民政系統(tǒng)檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理。領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理工作，將檔案管理納入到日常工作中來，要加大投入，為檔案管理工作提供保障，從而更好地促進(jìn)檔案資源的利用。

(二)做好檔案的分類工作

在民政系統(tǒng)檔案利用中，做好檔案分類工作十分重要，只有將民政檔案分類整理，在使用檔案資源的時候才能更加便捷，促進(jìn)檔案資源的利用。為此，民政檔案部門要根據(jù)民政工作，建立相應(yīng)的檔案系統(tǒng)，保證檔案的完整性，促進(jìn)檔案專題建設(shè)，如婚姻登記工作，建立婚姻登記系統(tǒng)，從而有針對性進(jìn)行檔案管理，促進(jìn)檔案資源的更好利用。

(三)加大投入，促進(jìn)檔案的信息化建設(shè)

在現(xiàn)代社會里，信息化建設(shè)已成為社會發(fā)展的一種必然和趨勢。在民政檔案工作中，民政檔案部門也應(yīng)該認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性，積極地實現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展。作為民政機(jī)關(guān)，要加大投入，為民政檔案管理信息化建設(shè)提供資金保障。在資金問題得到解決后，民政檔案管理部門要配置先進(jìn)的設(shè)備，根據(jù)部門工作的需要，按照標(biāo)準(zhǔn)力所能及地解決檔案管理所需的設(shè)備，加大檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)民政檔案管理的信息化發(fā)展，從而更好地實現(xiàn)檔案資源的利用。

(四)加強(qiáng)人員的管理與教育

在民政系統(tǒng)檔案利用中，檔案人員水平的高低直接影響到了檔案資源的利用效率，為了促進(jìn)民政系統(tǒng)檔案資源的利用，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案人員的管理與教育。一方面要加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)知識教育，提高他們的檔案管理水平和能力；另一方面，要強(qiáng)化服務(wù)意識，提高檔案人員的服務(wù)水平，要教導(dǎo)服務(wù)人員要有超前服務(wù)意識，要主動地投入到檔案工作中去，為群眾提供更好的檔案信息服務(wù)。

(五)加強(qiáng)制度建設(shè)

脫離制度的工作是很難取得應(yīng)有的效果，對于民政系統(tǒng)檔案工作而言，要想更好地促進(jìn)檔案資源的利用，民政檔案管理部門就必須加強(qiáng)制度建設(shè)，以制度來促進(jìn)檔案資源的更好利用。檔案管理部門要根據(jù)檔案工作來制定切實可行的管理制度，針對不適宜的制度要及時清理，以制度來約束行為，要落實責(zé)任制，將檔案工作相關(guān)責(zé)任落實到檔案人員的身上，做到轉(zhuǎn)入、借出、接收材料有記錄，查閱、借閱檔案有登記等，確保民政檔案資料的安全。

三、結(jié)語

綜上所述，民政系統(tǒng)檔案關(guān)系了百姓的利益，加強(qiáng)民政系統(tǒng)檔案管理，促進(jìn)民政系統(tǒng)檔案的利用可以更好地促進(jìn)民政機(jī)關(guān)職能的實現(xiàn)，滿足群眾的需求。在民政系統(tǒng)檔案工作中，民政管理部門要高度重視檔案管理工作，要加強(qiáng)人員教育，提高他們的服務(wù)意識，強(qiáng)化制度建設(shè)，積極地實現(xiàn)檔案的信息化管理，從而促進(jìn)民政系統(tǒng)檔案資源的優(yōu)化配置。

[1]馮惠玲，張輯哲主編.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社，2006.

[2]劉秀花.檔案利用服務(wù)基本問題研究文獻(xiàn)綜述[J].辦公自動化，2015(17).

[3]周玉梅.對我國檔案利用服務(wù)工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江科技信息，2013(09).

[4]朱艷.提升機(jī)關(guān)檔案資源開發(fā)與利用的措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016(10).

[5]黃霄羽，郭煜晗，王丹，馮磊，楊潔.國外典型檔案館應(yīng)用社交媒體創(chuàng)新檔案服務(wù)的實踐特點(diǎn)[J].檔案學(xué)通訊，2016(03).

張春楠(1988-)，男，大專，吉林省洮南市民政局，助理館員，研究方向：檔案管理。

D632；G

A