劉 冰

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

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完善基層民政檔案管理工作的思考和建議

劉 冰*

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

民政部門作為管理檔案的職能部門，應(yīng)對民政檔案實(shí)施有序與有效管理，從而保障各項(xiàng)職能得以順利進(jìn)行，維護(hù)人民群眾的利益。近幾年，隨著社會的發(fā)展，相關(guān)部門對檔案管理的重視程度日益提高，并不斷創(chuàng)新檔案管理的手段、模式等。然而基層民政部門在檔案管理方面仍存在部分問題。本文就基層民政檔案管理工作尚存的不足進(jìn)行探討，并提出相應(yīng)的解決措施與建議。

基層；民政部門；檔案管理；建議

采用科學(xué)的管理方法管理民政檔案，能在保障民政檔案管理工作有效實(shí)施的同時(shí)，為深入改革民政檔案管理工作奠定牢固的基礎(chǔ)。檔案工作通過收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管等活動來為各部門提供服務(wù)性管理。作為重要的政府部門，基層民政部門承擔(dān)著多項(xiàng)職能，如安置優(yōu)撫、救濟(jì)救災(zāi)、社會福利、慈善事業(yè)等，因此又被稱為“第二政府”。檔案管理具有繁雜性系統(tǒng)性的特點(diǎn)，在整理瑣碎分散、數(shù)量龐大的文獻(xiàn)檔案時(shí)，需要大量的人力物力，對基層民政部門而言是一大考驗(yàn)。

一、基層民政檔案管理存在的不足

(一)檔案收集缺乏完整性。由于民政檔案管理中的資料收集環(huán)節(jié)是幾個(gè)科室共同完成的，因此在工作步調(diào)上會存在一定的差異。由于步調(diào)不一致，導(dǎo)致信息收集不全。另外，更為嚴(yán)重的現(xiàn)象是部分工作人員考慮到自身今后的發(fā)展，將重要的資料私自保存，造成檔案缺失，給民政檔案的完整性帶來了極為不利的影響。此外也不利于檔案信息的挖掘與使用，降低了檔案的價(jià)值。

(二)工作人員對檔案的重視度不高。民政檔案管理工作未得到民政部門較高的重視。雖然在民政檔案管理工作上，上級單位已經(jīng)就民政檔案管理的相關(guān)工作達(dá)成了共識，但個(gè)別基層單位尚有工作人員輕視民政檔案管理工作。部分工作人員較缺乏檔案管理相關(guān)的法律知識與管理知識，仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行管理，對工作抱有輕視的態(tài)度，僅重視業(yè)務(wù)工作，這會對基層民政檔案管理工作效率造成不利影響。

(三)檔案的利用率較低。民政檔案涉及較大的管理數(shù)量，且檔案的種類繁雜，因此檔案在收集的過程中會出現(xiàn)較多的問題。由于檔案信息存在缺漏，進(jìn)而影響檔案的利用效率。例如由于檔案信息收集不全面，阻礙了婚姻登記、優(yōu)待撫恤、復(fù)轉(zhuǎn)軍人安置等工作的進(jìn)行，給民政部門的工作效率產(chǎn)生不利影響。

(四)民政檔案缺乏信息化?，F(xiàn)階段，在修改、刪減、傳閱、整理民政檔案等方面，仍以人工抄寫為主，基層檔案管理工作缺乏綜合型的信息技術(shù)人才，對檔案管理工作的效率產(chǎn)生較大影響。另外仍存在部分檔案管理部門管理知識匱乏，缺乏現(xiàn)代設(shè)備操作技能等問題，難以適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求。

二、完善基層民政檔案管理工作措施及建議

(一)檔案收集規(guī)范化。為滿足時(shí)代發(fā)展的需要，檔案的收集形式應(yīng)豐富化。民政部門應(yīng)合理運(yùn)用權(quán)利，借助合同、法律、監(jiān)理等方法保證檔案資料收集完整，同時(shí)能夠有效地進(jìn)行管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案收集工作的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、全面、有效。除此之外，還應(yīng)使檔案資料的收集方法多樣化，除進(jìn)行文字檔案的收集與保存外，還應(yīng)采用其他形式進(jìn)行資料的收集，從而使檔案資料的形式順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求。

(二)增強(qiáng)對基層民政檔案的重視與管理。民政部門的管理人員應(yīng)提高對基層檔案管理工作的重視程度，同時(shí)賦予檔案管理部門一定的職能權(quán)限，以表明其重要性。運(yùn)用科學(xué)的宣傳手段增強(qiáng)各部門的協(xié)調(diào)配合，盡量實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的步調(diào)一致，減少檔案收集過程中出現(xiàn)信息不全面等問題。提高對檔案管理工作的認(rèn)識與重視程度是解決各類檔案管理問題的基礎(chǔ)，此外相關(guān)工作人員也要提升工作的積極性，管理層領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)積極地為檔案管理工作制定計(jì)劃，并給予一定的支持，以加快基層民政檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。

(三)加強(qiáng)對檔案的開發(fā)與利用。檔案資源具有重要的使用價(jià)值，為了最大限度地發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，必須進(jìn)一步提升檔案資源的利用效果。在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，為了更好地向社會提供更為全面的檔案信息服務(wù)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案資源的主次來梳理檔案資源，并進(jìn)行合理分類，優(yōu)化檔案資源的社會價(jià)值。新形勢下，檔案管理工作人員注重提升服務(wù)質(zhì)量，采用多樣化的服務(wù)來充分挖掘與利用基層民政檔案的價(jià)值。

(四)實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與基層民政事業(yè)信息化的同步。為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，民政檔案工作者也應(yīng)將信息化運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中。針對基層檔案管理人員缺乏信息化操作技術(shù)與科學(xué)知識(如ERP系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng))等問題，基層民政檔案部門應(yīng)克服困難，踴躍加入到信息化建設(shè)當(dāng)中，將電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合，運(yùn)用電子檔案將檔案資料進(jìn)行保存，借助信息技術(shù)改進(jìn)并完善檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)基層民政檔案管理工作的科學(xué)有效發(fā)展。

三、結(jié)語

現(xiàn)階段基層民政檔案管理工作仍存在較多的問題與不足，對此相關(guān)部門應(yīng)以積極的心態(tài)面對困難，運(yùn)用科學(xué)有效的方法解決問題，不斷完善檔案管理工作，真正實(shí)現(xiàn)為民謀福利的目的。為了適應(yīng)社會發(fā)展的需要，現(xiàn)代檔案管理工作應(yīng)重視標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，同時(shí)采取多樣化的措施創(chuàng)新管理方式，緊緊圍繞促進(jìn)民生發(fā)展的主題開展各項(xiàng)活動，真正做到為民辦事，切實(shí)維護(hù)人民群眾的利益。

[1]王真.民政檔案的重要性及科學(xué)管理方法[J].商，2015(15).

[2]王麗敏.民政檔案管理問題以及優(yōu)化途徑[J].科技資訊，2015(10).

[3]李雪梅.新形勢下對提升民政系統(tǒng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015(24).

劉冰(1971-)，男，漢族，吉林洮南人，大專，洮南市民政局，館員，研究方向：檔案管理。

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