劉 冰

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

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基層民政系統(tǒng)檔案信息化管理現(xiàn)狀及完善路徑

劉 冰*

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

民政檔案的管理是民政部門(mén)的一項(xiàng)重要工作，涉及范圍較廣，檔案門(mén)類復(fù)雜，工作量較大。隨著信息技術(shù)的普及發(fā)展，信息化管理涉及到了各個(gè)領(lǐng)域。民政系統(tǒng)檔案管理的信息化建設(shè)也開(kāi)始初具規(guī)模，但是目前的民政系統(tǒng)檔案信息化管理還存在著很多問(wèn)題。本文就民政系統(tǒng)檔案信息化管理出現(xiàn)的問(wèn)題做分析，并找出相應(yīng)解決對(duì)策。

基層民政系統(tǒng)檔案；信息化管理；解決策略

隨著我國(guó)科技領(lǐng)域的不斷創(chuàng)新發(fā)展，信息化技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，科技興隆技術(shù)創(chuàng)新也給民政系統(tǒng)工作帶來(lái)了很大的改善。傳統(tǒng)的思想觀念和管理模式不僅影響和制約著國(guó)家政策的落實(shí)，也在一定程度上加重了工作負(fù)擔(dān)，傳統(tǒng)的管理力度和管理方法雖然能夠解決基本問(wèn)題，但比起現(xiàn)代的工作效率要求還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不達(dá)標(biāo)。所以，基層民政系統(tǒng)檔案管理也必然會(huì)選擇信息化建設(shè)的路徑，信息化建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展將進(jìn)一步改善民政檔案管理模式，使民政檔案管理方式方法得到優(yōu)化，從而促使民政系統(tǒng)發(fā)揮巨大效益。

一、民政系統(tǒng)檔案信息化管理問(wèn)題

(一)管理工作人員不適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)

從目前基層民政檔案管理人員隊(duì)伍整體看來(lái)，管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)都有待提高。信息化技術(shù)應(yīng)用要求有專業(yè)水平較強(qiáng)的管理人員完成。而目前還停留在傳統(tǒng)管理模式和管理方法上的管理人員，其技術(shù)水平很難適應(yīng)高效率的管理軟件應(yīng)用。并且管理人員也缺乏相應(yīng)的信息化管理經(jīng)驗(yàn)、思想觀念和專業(yè)水平。所以，目前的民政系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀與民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重脫節(jié)，差距較大。

(二)民政系統(tǒng)檔案信息化管理不能夠廣泛應(yīng)用

目前，基層民政檔案管理仍然存在人工管理，手工歸納抄錄的現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)在民政檔案管理中應(yīng)用不夠廣泛，某些部門(mén)由于其檔案特殊性，還不能夠完全以計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行處理。此外，在民政檔案管理的信息化建設(shè)中，對(duì)民政系統(tǒng)信息共享問(wèn)題，還存在查閱時(shí)不夠快速精準(zhǔn)，檔案管理系統(tǒng)不夠全面，某些檔案資料在檔案信息庫(kù)中無(wú)法查找的問(wèn)題。同時(shí)，由于信息化管理利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)內(nèi)存和應(yīng)用也是有限的，為確保資料的完整有效性。民政系統(tǒng)在檔案管理時(shí)，還是在用紙質(zhì)檔案管理和信息化管理并存的方式。這也就造成在進(jìn)行檔案信息錄入、歸納和管理時(shí)，要同時(shí)做電子檔案和紙質(zhì)檔案。這種現(xiàn)象也在一定程度上加大了管理人員的工作量，降低了工作效率。

(三)缺乏對(duì)民政檔案信息化管理的正確認(rèn)識(shí)

民政檔案管理從一開(kāi)始就是傳統(tǒng)手工管理，漸漸形成的管理形態(tài)和管理意識(shí)都深入人心。尤其是對(duì)基層民政系統(tǒng)當(dāng)那管理工作來(lái)說(shuō)。市、縣級(jí)民政局較省級(jí)系統(tǒng)性和規(guī)范性較弱，管理意識(shí)和管理人員實(shí)踐水平也相對(duì)較低?；鶎用裾到y(tǒng)部門(mén)對(duì)信息化建設(shè)的看法還不能夠被普遍接受。由于根深蒂固的傳統(tǒng)管理思想和管理模式，造成了部分管理人員對(duì)基層民政檔案管理的信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不夠充分，因而不能夠以正確的態(tài)度和方法落實(shí)民政系統(tǒng)檔案的信息化管理。

二、民政系統(tǒng)檔案信息化管理完善對(duì)策

(一)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)

針對(duì)民政檔案管理人員的專業(yè)和素養(yǎng)進(jìn)行培訓(xùn)，把檔案信息化管理的相關(guān)計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)和專業(yè)實(shí)踐技術(shù)等列入民政系統(tǒng)檔案工作人員的必備專業(yè)能力要求中。并對(duì)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行培養(yǎng)。利用專家授課和外出交流學(xué)習(xí)的方式對(duì)工作人員進(jìn)行全面培養(yǎng)，利用新方法、新思路和新技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)信息化檔案管理的全面認(rèn)知，提高檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力，從而建設(shè)與民政檔案信息化將設(shè)相匹配的專業(yè)隊(duì)伍。

(二)在民政檔案管理工作中突出信息化管理的優(yōu)勢(shì)

隨著信息存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)處理和計(jì)算機(jī)技術(shù)的逐漸成熟，數(shù)據(jù)安全問(wèn)題也將會(huì)得到解決。電子檔案管理將逐步代替紙質(zhì)檔案管理。同時(shí)，根據(jù)《檔案法》相應(yīng)政策的要求，通過(guò)上級(jí)檔案行政主管部門(mén)的指導(dǎo)，建立健全的民政檔案管理法律法規(guī)和相應(yīng)的內(nèi)部管理規(guī)章制度。進(jìn)而對(duì)民政檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全性、可靠性和應(yīng)用廣泛性的研究，從而確保民政檔案數(shù)據(jù)真實(shí)和安全。

(三)全面貫徹民政檔案信息化管理理念

對(duì)習(xí)慣于傳統(tǒng)管理理念和管理方法的民政檔案工作人員，民政部門(mén)應(yīng)該在實(shí)際工作中發(fā)揚(yáng)創(chuàng)新精神，以及與時(shí)俱進(jìn)的思想觀念。隨著科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為新形勢(shì)，民政檔案信息化管理將是民政檔案管理的必然選擇。所以，各級(jí)民政部門(mén)應(yīng)該充分普及信息化管理思想和信息化技術(shù)應(yīng)用，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到做好民政檔案信息化管理工作的重要意義，發(fā)揚(yáng)與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新發(fā)展的精神，注重對(duì)專業(yè)技術(shù)和軟硬件設(shè)備的開(kāi)發(fā)和利用，以促進(jìn)基層民政系統(tǒng)檔案管理更好的為民服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，根據(jù)對(duì)基層民政檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析，以及對(duì)目前民政系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)問(wèn)題的了解。通過(guò)分析可以看出目前的民政檔案管理系統(tǒng)還存在著很多有待完善的管理問(wèn)題。比如，現(xiàn)有的檔案管理方法、管理規(guī)范制度、和管理水平都不能很快適應(yīng)信息化建設(shè)的高水平要求。所以，我們要加強(qiáng)對(duì)民政檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)管理軟硬件設(shè)備和管理人員水平進(jìn)行培養(yǎng)，從而促進(jìn)民政系統(tǒng)檔案信息化管理水平，使民政系統(tǒng)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，更好的為政府和人們服務(wù)。

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劉冰(1971-)，男，漢族，吉林洮南人，大專，洮南市民政局，館員，研究方向：檔案管理。

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