文·孫莉

學(xué)校檔案管理創(chuàng)新研究
——以初等教育學(xué)院為例

文·孫莉

檔案作為一種不可再生資源，是單位的寶貴財富，檔案管理的目的就是最大限度地延長檔案的“壽命”、發(fā)揮極值效益，本著對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使其所承載的文化與人文內(nèi)涵在社會轉(zhuǎn)型時期得以保護(hù)與弘揚，服務(wù)于全社會，是每位檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

一、循序漸進(jìn)，持續(xù)發(fā)展

我校建立檔案室初期，存放設(shè)備多為木質(zhì)裝具，采用自然通風(fēng)，有時還用放置生石灰等原始方法調(diào)解室內(nèi)溫濕度。1992年建立了第一個符合檔案保存標(biāo)準(zhǔn)的省級檔案室，使用面積130平方米，設(shè)置了不同載體檔案的專用庫房，檔案裝具采用密集架，并根據(jù)不同保管要求，采用了電子檔案、聲像檔案、膠片檔案等專用裝具。實現(xiàn)了溫度、濕度自動控制，防火、防盜智能化自動處理。我校的檔案管理工作始終按照科學(xué)發(fā)展、持續(xù)發(fā)展、循序漸進(jìn)和與時俱進(jìn)的工作思路，逐步更新和完善軟件和硬件設(shè)施，基本形成了機讀檢索目錄，初步具備了通過互聯(lián)網(wǎng)查詢、利用的能力。隨著黨和國家對檔案事業(yè)的重視和發(fā)展，我校館藏檔案的數(shù)量和質(zhì)量也在不斷地提高，檔案管理工作也一直走在同行前列。

二、分類管理，夯實基礎(chǔ)

分類管理是檔案保管工作的一項基本原則，也是管理工作中科學(xué)有序的重要基礎(chǔ)。我單位始終堅持按照類別分開管理，逐步實行了逐級分類、集中存放、區(qū)別管理和方便管理的保管模式。按照檔案載體形式分為紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案和實物檔案四大類，按照檔案價值分為特藏檔案和一般檔案兩大類，按照保管期限分為永久、長期、短期和待銷四大類。對這些檔案按照不同要求規(guī)定，區(qū)別于其他檔案的方式各自管理，對常用檔案采取就近和方便利用的管理方式。近年來，隨著大量電子檔案的產(chǎn)生，以及檔案現(xiàn)代化保管工作的現(xiàn)代化要求，給檔案管理工作提出了更高的要求，我們將在工作中認(rèn)真研究和探索，妥善解決問題，加快檔案保管工作的變革與發(fā)展。

三、依法管理，規(guī)范管理

近年來，我單位檔案管理部門在在工作中認(rèn)真按照主管部門的規(guī)定和要求，結(jié)合自身工作實際，形成了《檔案管理工作實施辦法》《檔案調(diào)閱歸還流程》《圖書資料管理辦法》《檔案整理工作辦法》等制度，為實現(xiàn)檔案保管工作規(guī)范化提供了依據(jù)。同時還成立了檔案管理工作規(guī)范化領(lǐng)導(dǎo)小組，學(xué)校主要負(fù)責(zé)人任組長，提供了有力的體制保障。二十多年來，經(jīng)過不懈努力，基本實現(xiàn)了檔案收藏范圍、全宗劃分、全宗排列、檔號編制、檢索工具的統(tǒng)一，初步奠定了規(guī)范化基礎(chǔ)。盡管如此，仍有許多方面需要改進(jìn)，比如檔案保管工作規(guī)范的科學(xué)性、可操作性仍有待提高，檔案信息保管的權(quán)限與責(zé)任有待進(jìn)一步明確，檔案系統(tǒng)的系統(tǒng)性和完整性仍有待加強等等，這些不足之處需要我們在今后的實踐中不斷完善、不斷改進(jìn)和不斷提高。

四、分級管理，科學(xué)保管

根據(jù)我國《檔案管理實施辦法》規(guī)定，館藏永久檔案分為一到三級的管理制度。據(jù)此，我校進(jìn)行了初步探索和嘗試，特藏檔案管理辦法和選擇標(biāo)準(zhǔn)，分門別類，重點審查，特殊管理，對檔案庫房在溫濕度、安全等方面進(jìn)行了特殊處理，增添了有關(guān)控制設(shè)備和紅外報警器裝置，嚴(yán)格門禁管理和庫房進(jìn)出管理制度，有效加大了對特檔的保管力度。今后，隨著國家對檔案管理制度的分級管理和有關(guān)制度規(guī)定的頒布實施，這項工作也將成為檔案管理工作的一項重要內(nèi)容，成為真正實現(xiàn)檔案科學(xué)保管的必由之路。我校將通過制定相應(yīng)的辦法，掌握檔案分級標(biāo)準(zhǔn)，完善保管條件，改進(jìn)保管辦法，創(chuàng)新管理機制，把我校的檔案管理提高到一個新水平。

五、完整管理，深化內(nèi)涵

檔案保管工作的基本要求是檔案的完整性和安全性，這也是檔案科學(xué)保管的重要基礎(chǔ)。實踐工作中，我們對檔案的安全性特點認(rèn)識相對到位，并且都有一套相對完善的規(guī)范與措施。但對檔案完整性的深入認(rèn)識相對膚淺，存在著重視程度不夠、工作措施不到位的情況。在檔案利用過程中就存在著不足，比如在眾多的館藏檔案中就缺少被利用的那份檔案，暴露出檔案完整性的缺陷。由此看出，完整性不僅是檔案工作最基本的要求，也是檔案工作優(yōu)勢和特點所在，這也體現(xiàn)了檔案管理工作的差距。檔案的完整性是指檔案的數(shù)量和內(nèi)容的完整。近年來，我校通過貫徹落實上級檔案管理部門的有關(guān)硬性規(guī)定，加大了對檔案形成源頭的控制，在搜集整理、數(shù)字化、和入庫保管等各方面強化對檔案完整性的整治，防止檔案的割裂與分散，通過征集工作也在一定程度上彌補了完整程度的不足。同時，我們還要清醒地看到，檔案的完整性存在很多問題，日常工作中我們的收集和歸檔工作還不夠細(xì)致，導(dǎo)致了檔案的不齊全不完整，在整理和調(diào)閱中人為地分散、拆散情況時有發(fā)生。因此進(jìn)一步加強檔案完整性的源頭控制，杜絕在管理中的隨意性，加大征集力度，是進(jìn)一步提高檔案完整性的有效途徑。

六、強化培訓(xùn)，完善機制

實現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化，關(guān)鍵要靠一支政治素質(zhì)過硬，工作作風(fēng)優(yōu)良，業(yè)務(wù)技能精湛，有能力能干事的檔案管理干部隊伍。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等大量系技術(shù)新概念被運用到檔案管理實踐中來，檔案的存儲、管理、利用模式都發(fā)生了根本的變革。只有加大對檔案管理干部隊伍的教育培訓(xùn)力度，不斷提高其理論素養(yǎng)，業(yè)務(wù)水平和工作水平，提高創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，才能提高當(dāng)前的檔案管理水平，才能實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、信息化，才能更好地服務(wù)于科學(xué)發(fā)展。實事求是的講，檔案管理工作是一項十分單調(diào)的工作，只有完善用人激勵機制，才能拓寬用人渠道，把檔案管理和檔案專業(yè)繼續(xù)教育情況記入個人業(yè)務(wù)考級范圍，作為考核專業(yè)技術(shù)人員的重要內(nèi)容和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的依據(jù)之一，確保做到專業(yè)人才進(jìn)得來、留得住、用得上。謀一時只能謀一事，謀長遠(yuǎn)才能謀發(fā)展，檔案主管部門要牢固樹立“人才是第一資源，而且是最重要、最寶貴的資源”的觀念。

（作者單位：濟寧學(xué)院初等教育學(xué)院）