文·韓冉

對(duì)我區(qū)民生檔案管理利用的調(diào)查與思考

文·韓冉

近年來(lái)，社會(huì)各界對(duì)民生問(wèn)題關(guān)注度不斷增長(zhǎng)，民生檔案的門(mén)類(lèi)、數(shù)量也隨之激增，民生檔案的利用率翻番，給新形勢(shì)下檔案工作特別是民生檔案的管理和利用提出了新課題。針對(duì)這一新課題，我區(qū)按照國(guó)家、省、市相關(guān)部門(mén)要求，出臺(tái)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下全區(qū)檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》，明確了“著眼社會(huì)需求，擴(kuò)大民生檔案收集范圍，建立起覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務(wù)人民群眾的檔案利用體系”的工作任務(wù)。為全面了解掌握我區(qū)民生檔案工作的基本情況，近段時(shí)間，我們組織人員，深入基層，走訪(fǎng)了相關(guān)涉民部門(mén)和鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、社區(qū)，對(duì)全區(qū)民生檔案工作進(jìn)了專(zhuān)題調(diào)研，并就存在的主要問(wèn)題分析原因，探索解決措施。

一、我區(qū)民生檔案的管理和利用現(xiàn)狀調(diào)查

（一）民生檔案信息資源情況

從民生檔案的形成及所在單位來(lái)看，我區(qū)民生檔案主要包括五個(gè)部分，一是人力資源和社會(huì)保障、民政、教育、衛(wèi)生、計(jì)劃生育、住建等重要的涉民職能部門(mén)形成的重點(diǎn)民生檔案。二是農(nóng)村地區(qū)形成的與農(nóng)民利益密切相關(guān)的土地確權(quán)檔案、林權(quán)制度改革檔案、宅基地檔案、農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案、稅費(fèi)改革、換屆選舉檔案等。三是基層單位如社區(qū)居委會(huì)、村委會(huì)形成的低保及困難家庭、失業(yè)人員、特殊群體（老齡、助殘等）等民生檔案。四是公、檢、法、司等單位形成的戶(hù)籍管理、訴訟、公證等民生檔案。五是區(qū)檔案館保管各單位已進(jìn)館的婚姻、知青、破產(chǎn)改制企業(yè)職工檔案等民生檔案。

（二）民生檔案利用情況

隨著國(guó)家關(guān)注民生各項(xiàng)政策不斷推出，人民群眾對(duì)民生檔案的查閱需求越來(lái)越大，民生檔案的查詢(xún)率也越來(lái)越高。根據(jù)我館近幾年檔案利用情況分析，全區(qū)每年接待檔案查閱接近1萬(wàn)人次，1.8萬(wàn)卷次，其中民生檔案的查閱量占80%以上，為廣大檔案利用者在計(jì)劃生育、補(bǔ)繳保險(xiǎn)、購(gòu)房貸款、戶(hù)籍變更、身份確認(rèn)等方面提供了大量真實(shí)可靠的憑證，產(chǎn)生了較大的社會(huì)效益。

二、我區(qū)民生檔案管理和利用工作存在的主要問(wèn)題

通過(guò)對(duì)我區(qū)區(qū)屬單位保存的民生檔案的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，近幾年，特別是《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》出臺(tái)后，我區(qū)民生檔案工作成效較為明顯，大部分涉民單位建立了專(zhuān)門(mén)的檔案室，庫(kù)房達(dá)到“九防”要求，設(shè)置了檔案工作機(jī)構(gòu)，并配備專(zhuān)（兼）職檔案員負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、管理和利用，但也存在一些問(wèn)題，有待改進(jìn)和加強(qiáng)。

（一）民生檔案種類(lèi)雜，數(shù)量多，動(dòng)態(tài)性強(qiáng)

民生檔案涉及各個(gè)領(lǐng)域，關(guān)系到社會(huì)民眾生活工作的各個(gè)方面，產(chǎn)生的種類(lèi)繁雜多樣，數(shù)量也頗為龐大。根據(jù)調(diào)查研究，僅就民生檔案產(chǎn)生的單位來(lái)看，就多達(dá)21個(gè)系統(tǒng)，且每個(gè)系統(tǒng)產(chǎn)生的民生檔案種類(lèi)多種多樣，比如人力資源和社會(huì)保障局涉及養(yǎng)老保險(xiǎn)（機(jī)關(guān)事業(yè)、企業(yè)）、醫(yī)療保險(xiǎn)（包括新農(nóng)合）、離退休人員檔案、工傷認(rèn)定、就業(yè)培訓(xùn)、人事代理、職稱(chēng)評(píng)審、人事調(diào)配等30項(xiàng)民生檔案種類(lèi)。而且在數(shù)量變化上，民生檔案體現(xiàn)了較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，往往以個(gè)體為單位的民生檔案，在一年中會(huì)有多次數(shù)量的變更。

（二）民生檔案資源分散、多頭管理，不利于資源共享

民生檔案涉及面廣，形成主體多而復(fù)雜，致使民生檔案分散保存于不同部門(mén)，因而形成了多頭管理、各自為政的局面，群眾查閱利用很不方便，民生檔案資源共享程度不高。比如，房地產(chǎn)檔案、各類(lèi)社保檔案、婚姻檔案、學(xué)籍檔案等都由各自形成部門(mén)自我保管，比較分散，而民眾往往查閱檔案時(shí)先來(lái)檔案館，結(jié)果難以查到所需檔案，給利用者帶來(lái)不便。

（三）涉民單位科室自管模式嚴(yán)重，但又缺乏監(jiān)管

在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多民生檔案保存于各機(jī)關(guān)單位內(nèi)部職能業(yè)務(wù)科室，而非單位綜合檔案室，其保存條件有限，有的甚至很糟糕，出現(xiàn)成包打捆、潮濕水浸跡象。這些現(xiàn)象一是由于單位人員缺乏相關(guān)檔案知識(shí)，不知道這些檔案如何保管、是否應(yīng)該移交，移交給誰(shuí)；二是有些單位對(duì)檔案工作不重視，以平時(shí)業(yè)務(wù)工作要隨時(shí)查閱為由，不愿向檔案館移交。這種自管模式造成民生檔案處于管理無(wú)序或失管狀態(tài)，給民生檔案的安全帶來(lái)極大隱患。

（四）民生檔案利用率高，但數(shù)字化程度較低，檢索不便

就我區(qū)檔案數(shù)字化情況來(lái)看，文書(shū)檔案數(shù)字化工作已接近尾聲，但民生檔案數(shù)字化及民生檔案信息檢索體系還不完備。而民生檔案因涉及廣大公民自身利益，大部分利用率還相對(duì)較高，查閱紙質(zhì)檔案的時(shí)間成本嚴(yán)重制約了利用效率的提高，無(wú)法實(shí)現(xiàn)查檔快速便捷的效果。

（五）民生檔案利用主體分散，零星查檔較多

民生檔案的種類(lèi)多、形成主體多，決定了民生檔案的利用主體分散。檔案館查閱利用服務(wù)大廳往往每天都會(huì)接待各類(lèi)民生檔案利用者。由于工作人員偏少，利用者查檔需求又多，往往查閱某類(lèi)民生檔案時(shí)間較長(zhǎng)，顧此失彼，檔案服務(wù)效率偏低。

三、規(guī)范民生檔案管理和利用措施探索

（一）開(kāi)展民生檔案普查，摸清民生檔案“底細(xì)”

設(shè)計(jì)《全區(qū)民生檔案建設(shè)情況調(diào)查表》，涵蓋民生檔案的種類(lèi)、數(shù)量、信息化建設(shè)情況、管理模式及現(xiàn)狀、開(kāi)放利用情況等信息，對(duì)分散在各區(qū)屬單位的民生檔案進(jìn)行調(diào)查摸底，準(zhǔn)確界定民生檔案種類(lèi)，做好民生檔案調(diào)查和登記工作，全面掌握民生檔案形成規(guī)律、管理現(xiàn)狀和利用需求情況。

（二）抓好民生檔案源頭管理，建立民生檔案體系

檔案部門(mén)要與各涉民部門(mén)共同制定統(tǒng)一的民生檔案整理方法和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在民生檔案形成前期抓好源頭控制。例如，全區(qū)精準(zhǔn)扶貧工作正在如火如荼進(jìn)行，在實(shí)施過(guò)程中，我們就根據(jù)工作實(shí)際建立了《全區(qū)精準(zhǔn)扶貧檔案整理規(guī)范》，規(guī)定了精準(zhǔn)扶貧資料的歸檔范圍和保管期限，為今后扶貧檔案的管理打下良好基礎(chǔ)。各涉民部門(mén)要著重抓好自身工作中形成的具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的民生檔案的收集、整理和歸檔工作。要加強(qiáng)制度建設(shè)，將民生檔案列入本部門(mén)檔案工作分類(lèi)方案，明確民生檔案歸檔范圍與保管期限表，確保與民生工作相關(guān)的文件材料收集齊全、規(guī)范整理、按時(shí)歸檔、及時(shí)移交。

（三）整合民生檔案資源，形成“大檔案”格局

檔案部門(mén)要以民生需求為導(dǎo)向，積極調(diào)整檔案收集范圍，科學(xué)規(guī)劃全區(qū)民生檔案歸屬和流向，依法加強(qiáng)對(duì)民生檔案的接收工作，及時(shí)把人民群眾利用需求迫切的民生檔案接收進(jìn)館，大幅度提升民生檔案占館藏總量的比例，逐步建立面向民生的多元化檔案資源體系，形成“大檔案”格局。各民生工作部門(mén)也要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，及時(shí)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交所形成的民生檔案。對(duì)于文件材料還在不斷形成、充實(shí)、完善、更改的，可以延期進(jìn)館，但是必需向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館提供民生檔案目錄，并且按照統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保民生檔案齊全完整和科學(xué)管理。

（四）加快民生檔案信息化建設(shè)，建立民生檔案查閱利用平臺(tái)

加快館（室）藏民生檔案的整理編目、數(shù)字化和開(kāi)放檔案鑒定工作步伐，加強(qiáng)民生檔案信息化管理，加大對(duì)涉民機(jī)關(guān)單位民生檔案檢索體系建設(shè)的指導(dǎo)力度，逐步建成一批直接服務(wù)社會(huì)公眾的民生檔案專(zhuān)題目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。統(tǒng)一全區(qū)民生工作部門(mén)和國(guó)家綜合檔案館的民生檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，建立民生檔案信息資源共享制度和平臺(tái)建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)全區(qū)民生檔案信息資源共建共享共用。

（五）創(chuàng)新民生檔案利用方式，提高服務(wù)效率

結(jié)合民生檔案利用工作實(shí)際，按照“突出重點(diǎn)、先急后緩”原則，編制民生檔案公開(kāi)指南，為群眾查閱檔案提供便利。根據(jù)民生檔案查閱率高，但利用主體分散特點(diǎn)，創(chuàng)新開(kāi)展預(yù)約查檔、集中查檔、跨館查檔等特色服務(wù)，利用者可電話(huà)預(yù)先告知查檔內(nèi)容，工作人員提前將所需檔案調(diào)取到位；規(guī)定每周某天為某項(xiàng)民生檔案集中查檔時(shí)間，有該種民生檔案查閱需求的可都在該日進(jìn)行查檔；市、縣（區(qū)）檔案館館際聯(lián)動(dòng)，整合民生檔案目錄，實(shí)現(xiàn)跨館查檔。檔案利用方式的創(chuàng)新可大大節(jié)約檔案利用時(shí)間成本，提升服務(wù)效能，民眾的滿(mǎn)意度也會(huì)隨之提高。

（作者單位：濱州市濱城區(qū)檔案局）