文·任維娜

菏澤市優(yōu)撫對(duì)象電子檔案掃描工作啟示

文·任維娜

自2012年10月份開(kāi)始，按照山東省民政廳建立“金民工程”的要求，菏澤市開(kāi)展了優(yōu)撫對(duì)象電子檔案掃描錄入工作。近兩年來(lái)，筆者在實(shí)際工作中歸納了一些優(yōu)撫對(duì)象電子檔案掃描中遇到的問(wèn)題，有針對(duì)性提出了一些意見(jiàn)和建議，希望能夠?qū)τ诿裾n案工作有一定的借鑒作用。

一、優(yōu)撫對(duì)象電子檔案掃描的背景及意義

2011年全國(guó)民政信息化工作推進(jìn)會(huì)，明確提出了要加快我國(guó)民政信息化建設(shè)步伐。10月，山東省民政廳《關(guān)于下發(fā)“金民工程”市、縣級(jí)民政部門(mén)和相關(guān)單位建設(shè)技術(shù)要求的通知》和《關(guān)于加快市級(jí)民政數(shù)據(jù)分中心和民政政務(wù)外網(wǎng)建設(shè)的通知》，要求在全省民政系統(tǒng)實(shí)施“金民工程”。優(yōu)撫信息系統(tǒng)是金民工程的重要組成部分，被省廳確定為首要建設(shè)的四大業(yè)務(wù)系統(tǒng)之一。優(yōu)撫信息化建設(shè)是優(yōu)待撫恤管理工作的基礎(chǔ)性工程，優(yōu)撫對(duì)象電子檔案掃描是民政信息化建設(shè)的重要組成部分，也是提高民政工作質(zhì)量和工作效率的有效手段，更是公平服務(wù)的重要保證。做好這項(xiàng)工作，關(guān)系到優(yōu)撫對(duì)象政策的落實(shí)和社會(huì)的和諧穩(wěn)定，對(duì)于有效改進(jìn)優(yōu)撫工作方式，提高優(yōu)撫工作效率，推動(dòng)優(yōu)撫政務(wù)公開(kāi)具有重要意義。

二、優(yōu)撫檔案數(shù)字化掃描存在的問(wèn)題

（一）優(yōu)撫對(duì)象檔案掃描不規(guī)范

優(yōu)撫檔案掃描錄入工作流程，主要包括檔案整理、掃描準(zhǔn)備、正式掃描、圖像處理等，其中檔案整理和正式掃描是最容易出現(xiàn)問(wèn)題的兩個(gè)環(huán)節(jié)，整理的不規(guī)范性直接降低了掃描的速度，并且?guī)?lái)漏掃與重復(fù)掃描的問(wèn)題。正式掃描這一環(huán)節(jié)中參數(shù)設(shè)置不規(guī)范也會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)空間與錄入圖像的清晰度之間的不平衡。檔案整理與正式掃描過(guò)程中對(duì)檔案原件處理不當(dāng)也會(huì)對(duì)檔案造成一定程度的損害。主要表現(xiàn)在，一是漏掃描部分原始檔案記載信息。有的原始檔案頁(yè)面折字或遮字，信息沒(méi)有全部掃描出來(lái)；有的只掃描其中一部分，少掃描或漏掃，如在多張審批表或身份證明中只掃描了一張，無(wú)法證明檔案材料的連續(xù)關(guān)系。二是對(duì)列為不需要進(jìn)行數(shù)字化處理的對(duì)象進(jìn)行掃描，如已經(jīng)掃描過(guò)原件的復(fù)印件、優(yōu)撫對(duì)象住院病歷中的臨時(shí)醫(yī)囑單等無(wú)須列入數(shù)字化處理的對(duì)象，進(jìn)行了掃描。二是重復(fù)掃描同一份檔案文件。由于檔案整理不規(guī)范，在掃描時(shí)掃描人員為了追求掃描速度很容易忽視掃描原件的內(nèi)容，在不經(jīng)過(guò)認(rèn)真核實(shí)的情況下，對(duì)已經(jīng)案卷內(nèi)存在的重復(fù)檔案進(jìn)行掃描。

（二）優(yōu)撫檔案掃描重使用輕管理

優(yōu)撫檔案的數(shù)字化是一項(xiàng)程序繁瑣、環(huán)環(huán)相扣的工作，掃描工作量大，而檔案數(shù)字化后的管理工作至關(guān)重要，影響到“金民工程”優(yōu)撫業(yè)務(wù)辦理的質(zhì)量。因檔案掃描后期管理工作主要體現(xiàn)在對(duì)掃描件的檢測(cè)與檔案的還原兩個(gè)方面，后期管理不力將造成數(shù)字化檔案的不規(guī)范性，也會(huì)減損原有檔案的憑證價(jià)值與歷史價(jià)值。主要表現(xiàn)在，一是不注重紙質(zhì)檔案使用后的歸檔。有些掃描檔案人員并不注重檔案的后期還原工作，還原后的優(yōu)撫檔案經(jīng)重新裝訂與封裝，序號(hào)混亂、紙張破損等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。工作人員以為完成前期掃描工作便可，損害了檔案的原貌，同時(shí)也直接造成了檔案憑證價(jià)值與史料價(jià)值的缺損，這種行為違犯了本末倒置的錯(cuò)誤，沒(méi)有抓住優(yōu)撫業(yè)務(wù)信息化的根本目的，將手段與目的混為一談，致使檔案重新裝訂與原貌不符。二是不注重?fù)p毀檔案的安全維護(hù)。實(shí)施檔案掃描的操作過(guò)程，須對(duì)原有優(yōu)撫檔案進(jìn)行撤架、拆封、編號(hào)、標(biāo)記、掃描、還原等一系列的處理工作，這一過(guò)程如操作不當(dāng)會(huì)對(duì)檔案有一定的損害，比如掃描人員在登記、標(biāo)注時(shí)，書(shū)寫(xiě)字體偏大過(guò)重，易破壞原始檔案的原貌，尤其是一些建國(guó)前后入伍老退役軍人的部隊(duì)原始檔案，由于年代已久，紙張脆弱，受損程度更大，或者在掃描過(guò)程中對(duì)檔案原件壓制用力，翻頁(yè)時(shí)動(dòng)作幅度較大，也容易對(duì)檔案原件造成損傷。三是不注重電子檔案的及時(shí)補(bǔ)錄。在掃描時(shí)發(fā)現(xiàn)缺失或遺漏部分檔案的情況，沒(méi)想到及時(shí)解決，而是繼續(xù)掃描齊全的檔案，就容易導(dǎo)致過(guò)后忘記補(bǔ)錄或?qū)ふ胰笔Р糠帧?/p>

三、做好優(yōu)撫檔案掃描工作的對(duì)策

（一）做好檔案掃描的前期處理

優(yōu)撫檔案掃描前期處理包括檔案目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、拆除裝訂、頁(yè)面修整等。掃描前，要整理好需掃描的檔案目錄，如文件名與目錄是否對(duì)應(yīng)、檔號(hào)章填寫(xiě)是否正確、件內(nèi)頁(yè)數(shù)標(biāo)注是否有誤等，對(duì)所有檔案按要求編制統(tǒng)一規(guī)范的檔號(hào)，并確定相關(guān)的字段名和字段類(lèi)型。對(duì)模糊不清的檔案進(jìn)行特殊處理。檔案形成于不同年代，載體、字跡復(fù)雜多樣，字跡清晰度和紙張質(zhì)量差異很大，印章的色差也不同，所以在掃描前要根據(jù)檔案的具體狀況，適當(dāng)進(jìn)行整理，視需要進(jìn)行登記或作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。在拆除原檔案裝訂時(shí)，要注意保護(hù)檔案原件，頁(yè)面需修整的要按規(guī)定維護(hù)。為避免出現(xiàn)重復(fù)掃描、拆好的檔案大量堆積或檔案丟失等情況，筆者認(rèn)為應(yīng)該拆裝檔案與掃描速度相配合，一般拆完一卷掃描一卷，亦可以?xún)蓚€(gè)人為一個(gè)小組，進(jìn)行分工協(xié)作，一個(gè)人負(fù)責(zé)拆裝，一個(gè)人負(fù)責(zé)掃描。

（二）規(guī)范有關(guān)操作流程與標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范有關(guān)操作流程與標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)與掃描工作有關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)操作方法的統(tǒng)一，以便于掃描人員在具體操作時(shí)能夠有據(jù)可依，防止無(wú)效勞動(dòng)的產(chǎn)生，造成人力、物力資源的浪費(fèi)。一是明確責(zé)任，以防在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)互相扯皮，以及由于責(zé)任不明確造成管理上的混亂。二是規(guī)范操作流程，確保各個(gè)環(huán)節(jié)工作之間的有效銜接。如掃描人員從庫(kù)房中領(lǐng)取要掃描的優(yōu)撫檔案要履行嚴(yán)格的借閱程序、掃描數(shù)據(jù)移交的程序等。三是統(tǒng)一掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，如掃描數(shù)據(jù)信息的存放格式、分辨率等有關(guān)圖像質(zhì)量參數(shù)的要求。同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)掃描人員關(guān)于操作流程與標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)與傳達(dá)力度，確保他們熟練掌握操作流程、熟知有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。

（三）做好檔案掃描的后續(xù)維護(hù)

對(duì)于掃描檔案的維護(hù)，主要是確保檔案信息的完整性以及對(duì)掃描質(zhì)量的保障。一是做好對(duì)掃描數(shù)據(jù)完整性的審查。在掃描過(guò)程中，由于工作不慎，可能會(huì)導(dǎo)致某份檔案或一卷檔案內(nèi)個(gè)別頁(yè)面的漏掃或重掃。如果不及時(shí)地查出，必將會(huì)給后續(xù)的利用工作帶來(lái)麻煩，因此應(yīng)該對(duì)掃描檔案做好審查工作，謹(jǐn)防漏掃或重掃給檔案帶來(lái)的不完整或不規(guī)范。二是做好檔案信息的質(zhì)量控制。掃描時(shí)，避免盲目追求速度，而忽視質(zhì)量，牢記掃描質(zhì)量是最重要的，在掃描過(guò)程中，對(duì)因操作原因致使數(shù)據(jù)極不清晰而無(wú)法使用的，要重新掃描，對(duì)因有些檔案原件本身就是復(fù)印件或紙張陳舊、色澤明暗不均、局部有污點(diǎn)，在掃描的圖像上又出現(xiàn)重度陰影的，掃描后就需要由掃描人員對(duì)其進(jìn)行潔凈處理，圖像歪斜的進(jìn)行糾偏，重度陰影的需將陰影部分利用軟件處理。三是做好檔案的清點(diǎn)和移交。對(duì)完成掃描的檔案原件要進(jìn)行檢查。檔案裝訂后，要對(duì)每卷檔案進(jìn)行檢查。檢查中容易出現(xiàn)的問(wèn)題主要有，少量目錄裝訂順序有誤，備考表裝訂有脫落現(xiàn)象，檔案實(shí)體卷內(nèi)頁(yè)碼有錯(cuò)，這些都是需要引起注意的地方。在歸還檔案室時(shí)，還要對(duì)檔案做最后一次檢查，清點(diǎn)檔案數(shù)量，確保檔案的完整性。在移交過(guò)程中，掃描人員與庫(kù)房管理人員應(yīng)該履行有關(guān)交接手續(xù)，對(duì)檔案進(jìn)行消毒、殺蟲(chóng)，以防帶入掃描過(guò)程中接觸到的塵埃、霉菌以及害蟲(chóng)，對(duì)庫(kù)房中其他檔案造成感染和破壞。

（四）做好檔案掃描人員的保障工作

掃描人員是掃描工作的主體，是最為積極的主動(dòng)因素。給予工作人員適當(dāng)?shù)年P(guān)注，做好各方面的保障措施，將有利于效率的提高和工作的推進(jìn)。一方面是工作量的合理制定。工作量的制定既要考慮到優(yōu)撫業(yè)務(wù)對(duì)掃描工作進(jìn)度的需求，又要兼顧掃描人員自身的承受能力以及熟練程度，使他們?cè)谙鄬?duì)寬松的任務(wù)要求下開(kāi)展工作。菏澤市制定了一年內(nèi)完成工作任務(wù)的目標(biāo)，經(jīng)過(guò)全體優(yōu)撫工作者的共同努力，僅用10個(gè)月就全面將原有紙質(zhì)檔案完成掃描錄入。目前，工作步入正軌，做到了隨產(chǎn)生檔案材料隨時(shí)掃描錄入，實(shí)現(xiàn)省、市、縣、鄉(xiāng)四級(jí)網(wǎng)絡(luò)化辦公。二是專(zhuān)業(yè)知識(shí)的加強(qiáng)。檔案人員的素質(zhì)直接影響優(yōu)撫信息化建設(shè)的進(jìn)程，要提高工作人員的素質(zhì)，不僅要掌握掃描技能，還要使其參加各種檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，有牢固的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，具備檔案信息采集、分析、處理、研究的能力，掌握現(xiàn)在信息技術(shù)，如計(jì)算機(jī)通信、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及其他專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的相關(guān)知識(shí)，為金民工程信息化管理水平的提高提供良好的人力資源。

（作者單位：菏澤市民政局）