何曉軍/平湖市檔案局

2016年2月，浙江省人民政府出臺(tái)《浙江省促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展實(shí)施計(jì)劃》，其中第十個(gè)示范工程“檔案管理和開放共享示范工程”，強(qiáng)調(diào)要加強(qiáng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，推進(jìn)檔案大數(shù)據(jù)聚合，構(gòu)建查閱利用檔案大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)。這對(duì)全省各級(jí)檔案部門加快檔案信息化建設(shè)步伐、提升檔案智慧化水平、提高檔案共享利用效率等提出了更高的要求。近年來，全省檔案數(shù)字化及數(shù)字檔案館、室建設(shè)快速發(fā)展，各地都在建或建成了數(shù)字檔案館，部分地區(qū)已完成了館室藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案室全覆蓋。然而，面對(duì)檔案信息化及智慧化建設(shè)這一大背景，很多檔案部門往往會(huì)面臨新難題，即數(shù)字檔案館與檔案室之間的銜接問題。以平湖市檔案館為例，由于沒有統(tǒng)一的平臺(tái)基礎(chǔ)，各鎮(zhèn)街道、機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案信息與檔案館之間無法實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，檔案局對(duì)各基層檔案室的數(shù)字檔案安全管理無法進(jìn)行有效監(jiān)管，檔案數(shù)字化成果無法共享，致使散落在各部門的民生檔案利用效率偏低，無法及時(shí)高效地服務(wù)于社會(huì)；全市各單位形成的民生檔案無法做到集中統(tǒng)一保管，群眾查檔很不方便；檔案局沒有接收基層單位大量數(shù)字檔案的專門系統(tǒng)，業(yè)務(wù)部門開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作、檔案年檢都還采用原始的上門服務(wù)方式，數(shù)據(jù)移交依靠脫機(jī)硬盤拷貝的方式，這樣的工作方式顯然無法滿足目前檔案信息化建設(shè)的要求。為此，平湖市檔案局開展了“1+X數(shù)字檔案館室一體化平臺(tái)建設(shè)”。下面，筆者就平臺(tái)建設(shè)內(nèi)容和意義作一梳理。

1 平臺(tái)建設(shè)的主要內(nèi)容

2014年4月，平湖市檔案局申報(bào)信息化建設(shè)項(xiàng)目“1+X數(shù)字檔案館室一體化平臺(tái)建設(shè)”，以期建立“1+X”模式的數(shù)字檔案館室一體化平臺(tái)。此項(xiàng)目列入2014年度平湖市信息化建設(shè)重點(diǎn)項(xiàng)目名錄中。

“1”代表市檔案局（館）的數(shù)字檔案館，“X”代表全市各鎮(zhèn)街道、機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位的數(shù)字檔案室。市檔案局做好統(tǒng)籌布局、安全監(jiān)管，各鎮(zhèn)街道、機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位做好本單位電子檔案的日常管理、收集匯聚、共享利用?！?+X”數(shù)字檔案館室一體化平臺(tái)，將數(shù)字檔案館與數(shù)字檔案室作為一個(gè)有機(jī)整體予以整合，開展館室聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與國(guó)家檔案館之間電子文件和數(shù)字檔案的有效銜接與共享，從而提高數(shù)字檔案的利用效率，提升檔案管理部門對(duì)數(shù)字檔案的安全監(jiān)管能力。

1.1 設(shè)計(jì)依據(jù)

完整的數(shù)字檔案館室體系應(yīng)由三部分組成：內(nèi)層，即館藏資源系統(tǒng)，這是數(shù)字檔案館的核心管理系統(tǒng)；外層，即各機(jī)關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和企事業(yè)單位的數(shù)字檔案室，數(shù)字檔案室和館室一體化平臺(tái)能夠無縫連接；中介層，即館室一體化平臺(tái)，起承上啟下作用，它對(duì)外連接基層單位數(shù)字檔案室，對(duì)內(nèi)連接館藏系統(tǒng)，并在另一平臺(tái)間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。移交進(jìn)館的數(shù)據(jù)都通過檔案數(shù)據(jù)接收及處理平臺(tái)進(jìn)入館藏，館藏已鑒定開放的數(shù)據(jù)也通過檔案數(shù)據(jù)接收及處理平臺(tái)發(fā)布出去以提供利用。

1.2 系統(tǒng)架構(gòu)

“1+X”數(shù)字檔案館室一體化平臺(tái)采用B/S系統(tǒng)架構(gòu)。B/S結(jié)構(gòu)是目前主流的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)方式，在各類計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)中都得到廣泛應(yīng)用。B/S結(jié)構(gòu)具有簡(jiǎn)化客戶端的功能，只需安裝通用的瀏覽器軟件，可以節(jié)省客戶機(jī)的硬盤空間與內(nèi)存，而且使安裝過程更加簡(jiǎn)便、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)更加靈活。B/S結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)化了系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)過程，無須為不同級(jí)別的用戶設(shè)計(jì)開發(fā)不同的客戶應(yīng)用程序，只需把所有的功能都實(shí)現(xiàn)在Web服務(wù)器上。B/S結(jié)構(gòu)的特性特別適用于信息網(wǎng)上發(fā)布和工作監(jiān)管，而這種網(wǎng)上發(fā)布信息的功能恰好是開展檔案利用工作所亟需的，能夠使各單位順利查閱到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料，提高單位工作效率，并節(jié)省人力物力。

1.3 網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建

目前，此類平臺(tái)大多是基于政務(wù)網(wǎng)或是互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)的，與檔案內(nèi)網(wǎng)之間沒有做到完全隔離，這對(duì)數(shù)字檔案的安全造成了風(fēng)險(xiǎn)，也使檔案資源開放共享受到限制。為保障檔案信息安全，需要建立與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離、與數(shù)字檔案館內(nèi)網(wǎng)邏輯隔離的檔案信息資源共享利用專網(wǎng)，所有線路專供檔案業(yè)務(wù)工作使用。檔案館為整個(gè)專網(wǎng)的中心，各鎮(zhèn)街道、機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位為分支點(diǎn)，在各檔案室開通專網(wǎng)接口，把檔案管理專用計(jì)算機(jī)接入專網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館與數(shù)字檔案室專用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的銜接。還要在數(shù)字檔案館系統(tǒng)與館室一體化平臺(tái)間配置防火墻等安全設(shè)備，達(dá)到邏輯隔離的目的，并結(jié)合終端安全管理軟件，對(duì)終端IP進(jìn)行有效管控。

1.4 平臺(tái)功能

軟件系統(tǒng)是館室一體化平臺(tái)的核心，首先，應(yīng)具備符合銜接數(shù)字檔案館室數(shù)據(jù)交換的功能要求。平臺(tái)作為數(shù)據(jù)前期倉(cāng)儲(chǔ)庫(kù)，具備檔案收集與數(shù)據(jù)返回功能。各檔案室通過數(shù)據(jù)上傳模塊把本地?cái)?shù)據(jù)上傳到平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，由檔案部門統(tǒng)一管理，檔案室能夠下載自身數(shù)據(jù)。其次，應(yīng)具備接收進(jìn)館與開放功能，能夠?qū)_(dá)到進(jìn)館條件的室藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行網(wǎng)上移交接收，對(duì)符合開放條件的館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行鑒定開放，實(shí)現(xiàn)館室之間的數(shù)據(jù)共享；各檔案室室藏?cái)?shù)據(jù)也可進(jìn)行選擇性發(fā)布開放，以方便館室之間、檔案室之間相互共享利用檔案數(shù)據(jù)。第三，應(yīng)具備數(shù)據(jù)庫(kù)表創(chuàng)建功能，能根據(jù)不同種類的檔案建設(shè)各類數(shù)據(jù)庫(kù)，如建設(shè)文書類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、民生類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等。第四，應(yīng)具備在線業(yè)務(wù)工作功能，通過平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)在線年檢、年報(bào)統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)工作；并能結(jié)合登記備份工作，融合登記備份平臺(tái)的功能，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作流程。第五，應(yīng)具備安全監(jiān)管功能，通過權(quán)限設(shè)置，對(duì)開放檔案查閱進(jìn)行管控；通過對(duì)平臺(tái)日志管理，實(shí)現(xiàn)安全審計(jì)；通過數(shù)據(jù)備份，實(shí)現(xiàn)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的自動(dòng)和手動(dòng)備份及還原。

2 平臺(tái)建設(shè)的重要意義

市檔案館“1＋X”數(shù)字檔案館室一體化平臺(tái)建設(shè)具有重要意義，從建設(shè)之初就得到了市委、市政府的高度重視和支持。至2015年底，市檔案館“1+X”館室一體化平臺(tái)已接入進(jìn)館單位64家，開放館藏?cái)?shù)字檔案超過800G，各檔案室已上傳數(shù)據(jù)480G。目前，已建成婚姻、農(nóng)村建房審批等多個(gè)民生數(shù)據(jù)庫(kù)，市檔案局可面向大部分單位開展網(wǎng)上年檢工作，另有部分單位實(shí)現(xiàn)了進(jìn)館數(shù)據(jù)網(wǎng)上移交。

一是提高了檔案工作的影響力。平臺(tái)的建設(shè)、數(shù)據(jù)的共享并不是檔案局一家單位就能完成的，而是需要全市各單位檔案室共同參與，形成全市上下共建平臺(tái)、共享信息的良好局面，一個(gè)信息豐富、安全可靠的平臺(tái)將成為全市服務(wù)民生的重要載體。

二是打破了檔案信息“孤島”格局。館室一體化平臺(tái)通過檔案專網(wǎng)將數(shù)字檔案館與數(shù)字檔案室鏈接成為一個(gè)整體，在平臺(tái)上整合包括各類民生檔案在內(nèi)的館藏與室藏?cái)?shù)字檔案，實(shí)現(xiàn)全市檔案信息大數(shù)據(jù)的匯集以及館室聯(lián)動(dòng)對(duì)接，改變了原先檔案館與檔案室數(shù)字檔案分散存儲(chǔ)的狀況，打破了檔案信息“孤島”格局。各類檔案信息資源實(shí)現(xiàn)集中存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理，進(jìn)而為共享利用打下了基礎(chǔ)。

三是解決了檔案服務(wù)“最后一公里”問題。檔案館通過平臺(tái)開放各類館藏檔案資源給檔案室，檔案室具備檔案信息開放權(quán)限，可以根據(jù)需求開放檔案信息，方便各檔案室之間資源共享。目前，平臺(tái)上已建成的各類專題數(shù)據(jù)庫(kù)均可提供利用，各單位及群眾只需到所在部門和鎮(zhèn)街道查閱所需檔案即可，無需再到市檔案館查閱，這大大方便了群眾查檔。

四是提高了檔案工作效能。平臺(tái)具備在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)、年檢報(bào)送審核、數(shù)據(jù)移交等功能，檔案局通過平臺(tái)可隨時(shí)了解各單位檔案工作開展情況，檢查并審核各單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的規(guī)范情況，第一時(shí)間掌握工作動(dòng)態(tài)，減少了檔案局人員上門服務(wù)的工作量。各單位可通過平臺(tái)直接報(bào)送檔案年檢表、年報(bào)等資料，改變了傳統(tǒng)工作方式。數(shù)字檔案通過平臺(tái)可以直接移交進(jìn)館。

五是保障了檔案信息安全。平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的在線備份，可以避免數(shù)據(jù)損壞、丟失等情況發(fā)生，提高了信息的安全性。通過平臺(tái), 檔案局可以隨時(shí)了解各單位電子檔案管理情況，提升數(shù)字檔案的安全監(jiān)管能力。

六是為實(shí)現(xiàn)“智慧檔案”打下了基礎(chǔ)。平臺(tái)建設(shè)進(jìn)一步推動(dòng)了全市數(shù)字檔案館室建設(shè)，大大提升了檔案人員運(yùn)用信息化技術(shù)的能力和水平，為進(jìn)一步開展“智慧檔案”建設(shè)打下了良好基礎(chǔ)。

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