文/吳曉茹 張 歡 Wu Xiao-ru Zhang Huan

構(gòu)建校友檔案信息化管理新模式

文/吳曉茹 張 歡 Wu Xiao-ru Zhang Huan

A New Information Management Mode of the Alumni Archives

高校校友是學校的寶貴財富，高校檔案館保管校友的原始檔案，建立高校校友檔案，為校友服務的同時，調(diào)動廣大校友積極性，使其更好地為高校發(fā)展貢獻力量。本文從高校校友檔案的內(nèi)容出發(fā)，分析了目前校友檔案管理工作存在的問題，并探索了網(wǎng)絡環(huán)境下校友檔案管理新模式，使校友檔案管理工作邁上新臺階，為校友查詢利用個人檔案，享受學校福利設(shè)施，與同學、母校間的交流及參與學?；顒拥确矫嫣峁└玫姆?。

校友；檔案管理；信息化

高校檔案館擁有校友在校時的各種活動記錄，為建立校友檔案、開發(fā)校友資源提供保證。因此，研究高校校友檔案的網(wǎng)絡化管理新模式，在服務校友以扶持校友更好地立足于社會，增進校友對母校的情懷，促使校友回報母校，展現(xiàn)高校檔案館的更大價值等方面具有重大現(xiàn)實意義。

一、高校校友檔案管理工作中存在的問題

（一）領(lǐng)導到師生普遍認識不足，校友檔案材料參差不齊

1. 高校校友檔案的建設(shè)工作起步晚，基礎(chǔ)弱。高校接受的校友中學檔案沒有統(tǒng)一格式，有的省份保管的只是簡單的一張中學學籍卡片或光盤。高校檔案部門僅保留校友的“老四樣”檔案，即學生的高考錄取表、學習成績表、畢業(yè)名冊和黨團組織方面的材料，內(nèi)容過于簡單，缺少反映校友精神面貌的材料。此外，由于文化大革命等歷史原因，部分院校1977-1980年校友的學籍檔案歸檔不全，給校友檔案的建立帶來不便。

2. 高校缺乏對在校生檔案意識的培養(yǎng)，導致在校生對自身檔案的內(nèi)容、功能、管理、投遞認識不清［1］，學生畢業(yè)后忽視了對檔案的管理，有的棄置學校，有的交由人才交流服務中心代管，出現(xiàn)了大量的“棄檔”或“死檔”，制約了校友檔案材料的更新，甚至導致校友檔案丟失，對校友日后的檔案審查、組織提拔、職稱評定、考核獎懲等帶來難以彌補的損失。

（二）校友檔案的管理和運用不夠全面、科學

一方面，高校缺乏完善的校友檔案管理制度?，F(xiàn)有的國家檔案法律法規(guī)中缺少校友檔案的相關(guān)內(nèi)容，各高校檔案部門在校友檔案收集范圍、收集方法、校友檔案更新途徑等方面人云亦云，制度落實起來比較困難。另一方面，很多高校校友資料僅限于簡單的記錄，校友檔案數(shù)據(jù)庫尚未建立或者不夠完善，網(wǎng)絡平臺和新媒體手段沒有得到充分利用，校友檔案信息管理方式越來越不適應校友流動速率不斷提升的新形勢。

二、網(wǎng)絡環(huán)境下高校校友檔案管理新模式

（一）以高校學生檔案為來源，形成校友檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫

通過需求分析得知，高校校友檔案管理系統(tǒng)的核心內(nèi)容是高校校友檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，其數(shù)據(jù)主要來源于校友在校時的學籍信息、畢業(yè)信息和畢業(yè)生檔案投遞信息，其中，學籍信息管理包括高考錄取表、入學登記表、大學成績表、英語四、六級考試證書、獎懲記錄、學籍變動等信息；畢業(yè)信息管理包括畢業(yè)名冊、就業(yè)信息、畢業(yè)班合影等；畢業(yè)生檔案投遞管理可讓校友實時查看自己的人事檔案去向。

（二）以校友交流合作為導向，豐富校友檔案管理系統(tǒng)

為方便校友交流、合作，在校友檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，加入多元化指導思想，進一步拓展校友檔案管理系統(tǒng)的功能，主要包括班級管理、通知公告、校友風采、校友捐贈、校友論壇等模塊。校友注冊成為會員，并申請加入自己班級后，可以瀏覽班級動態(tài)、班級相冊、發(fā)表留言、查找班級同學、上傳/下載班級共享信息；還可以更新個人資料、瀏覽其他校友的風采、學校校友活動的通知公告、校友捐贈、在線交流等。

（三）校友檔案網(wǎng)絡化管理系統(tǒng)的建設(shè)平臺

高校校友檔案網(wǎng)絡化管理系統(tǒng)主要采用B/S結(jié)構(gòu)和三層架構(gòu)SSH技術(shù)實現(xiàn)，該系統(tǒng)的整體架構(gòu)技術(shù)包括：后臺數(shù)據(jù)庫層、Web容器層、核心數(shù)據(jù)層、應用模型層、頁面展現(xiàn)層等層次模型。［2］

三、高校校友檔案網(wǎng)絡化管理模式實現(xiàn)的保障條件

（一）成立專門的組織機構(gòu)，制定校友檔案管理制度。一方面，高校檔案部門應設(shè)置專門科室，由專業(yè)檔案人員負責收集校友檔案。另一方面，學校成立的校友辦公室主要負責籌建各地區(qū)校友分會、接待校友來訪、來電等工作，是與校友聯(lián)系最緊密、最易掌握校友新情況的機構(gòu)，因此，高校可成立校友檔案分室，由校友辦兼管。機構(gòu)成立后，高校應根據(jù)現(xiàn)有的檔案管理模式和體制，制定校友檔案歸檔整理實施細則，明確校友檔案的收集范圍、整理方法、移交時間等內(nèi)容，從源頭上嚴把質(zhì)量關(guān)。［3］

（二）做好校友檔案的收集工作及跟蹤服務工作。首先，高校應重視學生類檔案管理工作，形成以院系為主要歸檔單位，學生處、教務處等單位相結(jié)合的工作網(wǎng)絡，切實做好學生檔案的歸檔移交工作。其次，高?？赏ㄟ^開設(shè)“畢業(yè)生檔案管理”選修課，召開畢業(yè)生檔案專題培訓會等途徑［1］，加強校友在校期間自身檔案觀念與意識的培養(yǎng)，做好校友畢業(yè)時檔案的托管工作。最后，學?？赏ㄟ^建立校友志愿者服務、校友獎勵等制度激勵校友做好校友檔案跟蹤聯(lián)系工作。

（三）高校檔案館應聯(lián)合校友辦，通過舉辦形式多樣的活動，靈活收集校友檔案。如開展校友口述檔案征集活動，邀請校友回校參觀座談，組織校友聚會等等。還可在校慶、院慶之際，加強校友檔案歸檔的宣傳力度，讓廣大校友認識校友檔案的重要性，增強校友主動歸檔的積極性。

高校應利用當前國家推進世界一流大學建設(shè)以及高等教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化的時機，徹底改變傳統(tǒng)校友檔案管理模式，建立校友檔案網(wǎng)絡化管理系統(tǒng)，為校友提供畢業(yè)生檔案在線答疑、校友進修深造、學歷認證等檔案服務的同時，還為校友提供校友福利、溝通交流、校友創(chuàng)業(yè)合作的平臺，增進校友與母校的情感，推動高校吸引校友捐贈等方面具有重要的現(xiàn)實意義。

（本文系西安建筑科技大學青年科技基金項目“網(wǎng)絡環(huán)境下高校校友檔案管理模式的探索”的研究成果，項目編號：QN1449）

（責任編輯：無盡藏）

［1］ 姜獻群.高校畢業(yè)生檔案代理問題初探［J］.檔案學通訊，2015，（1）.

［2］ 倪維志.基于輕量級構(gòu)架技術(shù)的校友網(wǎng)設(shè)計與實現(xiàn)［D］.上海：華東師范大學碩士論文，2010.

［3］ 劉琳玲.高校校友檔案芻議［J］.檔案時空，2011，（6）.

G275.9

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1005-9652（2016）04-0073-02

吳曉茹（1986—），女，山西運城人，西安建筑科技大學檔案館館員，碩士。

張 歡（1973—），女，吉林市人，西安航空職業(yè)技術(shù)學院檔案室副研究館員，學士。