文/韓紅磊 Han Hong-lei

大數(shù)據(jù)時代高校檔案館實施精細化管理的探討

文/韓紅磊 Han Hong-lei

The Delicacy Management of College Archives in the Big-Data Era

大數(shù)據(jù)時代，高校檔案館現(xiàn)有的管理方式和理念已經(jīng)不能滿足海量檔案信息和數(shù)據(jù)增長的要求，因此引入更適合新形勢的精細化管理勢在必行。為確保精細化管理在高校檔案工作中的成功運用，高校檔案館必須采取有效措施逐步解決目前檔案管理工作中存在的一系列問題，從而提升管理和服務水平。

大數(shù)據(jù)時代；精細化管理；措施

精細化管理理念大多運用于企業(yè)管理之中，“精細化”的本質意義就是落實管理責任，將發(fā)展戰(zhàn)略和管理責任具體化、明確化，從而達到提升企業(yè)整體執(zhí)行能力的作用。在利用者個性化需求特征越來越彰顯的大數(shù)據(jù)時代，高校檔案館實施精細管理不僅有助于提高檔案館的管理和服務水平，而且有助于滿足利用者的個性化需求。

一、高校檔案館管理現(xiàn)狀

（一）制度建設不完善，管理理念落后。一些高校檔案館在國家相關法律法規(guī)和檔案政策出臺之后，沒有根據(jù)高校自身特點，具體制定適合高校自身發(fā)展的管理制度，造成了事實上的制度缺失。

（二）崗位設計不合理，工作流程不清晰。高校管理者需要根據(jù)檔案工作的實際情況，規(guī)定每個崗位的職責以及崗位之間的工作聯(lián)系。事實上目前高校檔案館幾乎沒有科學的崗位設計，崗位之間的區(qū)別由簡單的檔案工作環(huán)節(jié)來劃分，工作流程混亂。

（三）經(jīng)費投入不足，信息化體系未建立。高校檔案館屬于輔助部門，很多高校對檔案工作不太重視，對檔案館的經(jīng)費投入非常有限，檔案工作必需的設備尤其是檔案信息化所需的設備無法購入和建設，硬件如掃描儀、傳真機、服務器、多媒體查閱設施，軟件如檔案管理系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站（頁）等。軟硬件設備的缺乏使高校檔案館尚處于原始手工或者是單純的計算機目錄錄入狀態(tài)，信息化建設還未提上工作日程，工作效率低下。

（四）工作人員崗位責任意識差，考核機制不合理。高校檔案館崗位設計和考核機制的不合理直接導致了工作人員責任意識差，一般只要日常考勤在崗，工作做與不做、做得好與差之間沒有任何量化考核的體系，這種管理考核造成了檔案工作的惡性循環(huán)。

二、高校檔案館精細化管理需要解決的問題

與傳統(tǒng)只注重檔案實體管理的理念不同，現(xiàn)代檔案管理已經(jīng)成為一個由各項程序化工作組成的復雜系統(tǒng)，包括檔案實體管理、檔案信息開發(fā)利用以及檔案館安全管理等很多內容，這些內容又通過檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和移交等六個環(huán)節(jié)完成［1］（p43）。現(xiàn)代檔案管理各個環(huán)節(jié)共同組成一個有機整體，互相關聯(lián)和制約。精細化管理作為引進檔案管理領域的系統(tǒng)工程，要把它成功運用于高校檔案工作中，還有很多需要解決的問題。

（一）系統(tǒng)化是精細化管理實施的關鍵。確立了建設“精細化管理”這一帶有方向性的思路后，高校檔案館首先要用制度、流程、信息系統(tǒng)將檔案管理中的“人”、“事”、“定崗考核”有機結合［2］，針對工作現(xiàn)狀，按照“精細”的思路，對高校檔案館藏的檔案載體類型、數(shù)量、保存狀況、數(shù)字化進展情況等基本信息進行準確調查，做到心中有數(shù)；其次，根據(jù)檔案工作的實際情況，找準薄弱環(huán)節(jié)實施運轉、分階段完善工作體系，以系統(tǒng)的完整保障精細化管理的實施。

（二）信息化是大數(shù)據(jù)時代精細化管理實施的手段。在網(wǎng)絡化、云計算、云存儲逐步普及的大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)逐步制約了檔案工作的進一步發(fā)展，檔案精細化管理的理念要求必須實現(xiàn)檔案資料傳輸速度快、信息可共享、管理智能化、查詢模糊化等特點，因此，信息化成為完善現(xiàn)代高校檔案管理的重要途徑，是大數(shù)據(jù)時代精細化管理實施的重要手段。

（三）數(shù)字化是精細化管理實施的核心。檔案工作的最終目的是提供服務，大數(shù)據(jù)背景下選擇合適的信息化技術手段，根據(jù)檔案材料數(shù)字化標準，不斷加強檔案館數(shù)字化建設。檔案資料數(shù)字化后經(jīng)過統(tǒng)一標引形成至關重要的基礎數(shù)據(jù)，而這些海量基礎數(shù)據(jù)就可以成為網(wǎng)絡時代使用方便的信息。因此，在實施“精細化管理”的過程中，數(shù)字化是積累大數(shù)據(jù)的基礎，是精細化管理實施的核心。

（四）科學的考核機制是精細化實施的保障。高校檔案館是有年度考核的，年度考核一般以出勤率為出發(fā)點，以完成日常查借閱為基礎，這兩項工作完成考核基本就合格，這種粗放的考核方式對精細化管理來說遠遠不夠。精細化管理中的監(jiān)督考核機制應以崗位設計的職責為基礎，以量化任務額為手段，輔以出勤和工作態(tài)度來決定績效的合理分配，最終達到精細化管理中科學的考核機制。

三、高校檔案館實施精細化管理的注意事項

高校檔案館實施精細化管理本身是一個探索的過程，企業(yè)成功的精細化管理模式在高校不能原樣照搬，高校檔案館應根據(jù)自身的管理和服務對象，切實制定精細化管理的目標、措施和考核內容。高校檔案館精細化管理不同于量化考核的單點考核，精細化管理作為一個系統(tǒng)工程，涵蓋了高校檔案工作的全部業(yè)務，實施過程中要注意以下幾點：

（一）精細化管理標準的制定要符合高校實際。高校發(fā)展情況不同，檔案工作的水平也不同，因此，高校檔案館在引進精細化管理過程中，注意要從高校實際出發(fā)，從基層情況入手，制定符合本校檔案工作的崗位設計、工作流程、考核獎懲機制等。

（二）注意對加強部門兼職檔案員的培訓。高校實行部門立卷制，檔案材料的前期收集、基礎整理工作是由部門兼職檔案員完成的，他們的責任意識、檔案專業(yè)水平、工作態(tài)度等直接影響著后期檔案館工作的水平。因此，定期對兼職檔案員進行培訓是實施精細化管理必不可少的一環(huán)。

（三）考核操作要適當。在實施過程中，高校檔案館不能為了追求精細化管理而將各項考核內容制訂地過細過雜，這樣反而讓管理中的環(huán)節(jié)和步驟變得不易操作，降低工作效率，失去了引進精細化管理的初衷。

（四）領導重視，加大投入。高校檔案館實施精細化管理是一個系統(tǒng)工程，從人員培訓到設備投入，從制度建設到流程細化，檔案管理和其他管理環(huán)節(jié)需要環(huán)環(huán)相扣，相輔相成，沒有領導的支持不可能成功實施。

（本文系河南省教育廳2015年度人文社會科學研究規(guī)劃項目“大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理服務模式創(chuàng)新研究”的研究成果，項目編號2015-GH-413）

（責任編輯：李淑芳）

［1］ 劉永.檔案學概論［M］.鄭州：河南人民出版社， 2006.

［2］ 王瑾.企業(yè)檔案精細化管理的實踐與探索［J］.浙江檔案，2012，（6）.

G273.2

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1005-9652（2016）04-0069-02

韓紅磊（1976—），女，河南鄭州人，中原工學院檔案館館員，碩士。