文/李雪云 饒 圓

高校干部人事檔案專項審核中的問題及對策

文/李雪云 饒 圓

從干部“三齡兩歷一身份”的角度分析了本次高校干部人事檔案專項審核中出現(xiàn)的問題，表現(xiàn)為檔案材料不完整齊全、“三齡兩歷”填寫前后不一致、檔案管理工作不規(guī)范等。進而分析了產生這些問題的主客觀原因，最后提出了解決問題的對策和建議：強化檔案意識、嚴遵相關文件政策法規(guī)、完善檔案管理制度，逐步推進高校干部人事檔案規(guī)范化管理。

高校；干部人事檔案；專項審核

2014年，安徽省委組織部下發(fā)了《關于印發(fā)〈安徽省干部人事檔案專項審核工作實施方案的〉通知》。筆者所在的高校作為安徽省地方本科院校，嚴格按照文件要求，對學校的處級干部檔案認真逐卷查閱、審核他們的“三齡兩歷一身份”。在對處級干部以上信息審核過程中，發(fā)現(xiàn)部分干部的人事檔案中存在材料不完整、信息前后不一致、填寫不規(guī)范等問題。本文通過分析高校干部人事檔案審核過程中出現(xiàn)的問題及其產生的原因，提出自己的見解和看法，以便更好的管理干部人事檔案。

一、高校干部人事檔案專項審核中存在的問題

（一）“三齡兩歷”基本信息填寫不一致

“三齡”是指年齡、工齡、黨齡，“兩歷”是指學歷學位、工作經歷，“一身份”是指干部身份。高校干部的“三齡兩歷”是高校干部人事檔案中的基本信息和主要參考依據(jù)，高校干部人事檔案“三齡兩歷”的審核確認是干部人事檔案管理工作的重中之重，在干部選拔任用、職稱評審、退休等方面發(fā)揮著重要作用。［1］

但是，在審核中我們發(fā)現(xiàn)，有些干部在不同材料中填寫的“三齡兩歷”的信息內容是不一致的。特別是年齡的填寫比較混亂，有些干部在年度考核表、職稱評審材料中關于年齡的填寫是越填越小。有些干部填寫的最高學歷為碩士研究生，實際上他們上的只是在職的研修班，只有所謂的結業(yè)證。這些信息的不一致導致了審核的難度增大。

（二）檔案材料收集不完整

檔案材料的完整齊全是干部人事檔案管理的基本要求。目前，人事檔案內容缺失現(xiàn)象普遍存在，材料并不齊全完整。［2］例如：有些干部缺少轉正定級工資表；很多檔案都缺少大學生登記表，這些材料的缺失導致了工齡認定的難度。

（三）干部人事檔案管理不規(guī)范

檔案管理工作是一項專業(yè)性、科學性很強的工作，也是一項繁瑣、細致的工作。［3］但是，由于地方本科院校的特殊性，人事檔案在收集、整理過程中就出現(xiàn)了很多不規(guī)范的現(xiàn)象。

此外檔案專項審核工作是一項政策性很強的工作，審核認定的信息量大，涉及范圍廣，內容復雜，專業(yè)性強。但是，檔案審核者由于專業(yè)性、政策性把握的不透徹，也導致檔案審核存在一定程度上的誤差，造成干部人事檔案中的信息錯誤等等。

二、主客觀原因分析

（一）檔案管理制度不完善

在干部“三齡兩歷”出現(xiàn)不一致時，檔案管理部門不能及時調查并糾正錯誤，只是自己部門保存，不了了之。在審核過程中發(fā)現(xiàn)，有些干部的“三齡一歷”在2005年已經認定，但是檔案管理部門沒有及時將信息反饋給本人，也沒有將認定的“三齡一歷”材料與本人見面簽字確認，檔案管理人員與干部之間缺乏溝通。所以在以后的材料填報過程中，干部本人還是按照自己的想法填寫，這就導致填寫的內容與組織人事部門填寫的干部任免審批表等材料中的“三齡兩歷”出現(xiàn)不一致。

（二）干部自身檔案意識淡薄

在審核過程中，筆者發(fā)現(xiàn)，有些干部對人事檔案缺乏基本的了解，對于什么材料入檔，什么不入檔并不知道。相當一部分材料如獎勵、訪學、出國等，都是干部自己保存。

其次是檔案填寫的隨意性，由于一些干部對人事檔案的重要性缺乏基本的認識，使得他們在填寫材料時態(tài)度不嚴肅不認真。如對出生日期，有時候填陽歷，有時候填陰歷，從而導致出生日期不一致。對入黨時間和入團時間也隨意填寫。

此外，一些干部從自身利益出發(fā)故意填報錯誤，有些人為了自身的利益，如在招工、參軍、入學等方面故意將年齡填大，而在提干、退休等時期又故意將年齡填小?？傊?，為了自身的利益，年齡是越填越小、工齡是越填越早、學歷是越填越高、身份是越造越假。

（三）檔案管理者素質參差不齊

干部人事檔案工作是一項涉及面廣和政策性、專業(yè)性很強的工作。人事檔案該收集什么，怎么歸檔，這些都需要檔案管理人員有一定的專業(yè)素養(yǎng)，并適應人事檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。但是一些高校的檔案管理人員不是專業(yè)出身，對檔案管理的新知識和新技術也不能得到及時的了解，檔案管理者專業(yè)知識更新慢，政策法規(guī)把握不準，使得檔案材料收集不夠完整齊全、檔案整理也不夠規(guī)范。

三、建議與對策

從這次專項審核工作開展的情況來看，問題較多，針對以上問題，本文提出幾點自己的建議和看法，以便為以后的干部人事檔案審核工作奠定基礎。

（一） 強化檔案意識

干部人事檔案是組織人事等部門在干部人事工作中形成的，是一個人人生經歷的濃縮， 個人的出生時間、工作時間、入黨時間、學歷學位、專業(yè)技術資格、各種考核等證明材料都與個人提拔、任免、工資福利以及退休等密切相關。［4］所以我們要充分意識到人事檔案的重要性。

從學校層面來說，要重視檔案工作，配備具有檔案專業(yè)知識背景的專職人員。

從檔案管理部門這一層面來講，除了積極主動地做好檔案的收集、整理、轉遞等工作，還要面對全校教職工做好人事檔案重要性的宣傳。保持與高校教職工良好的檔案信息交流，了解他們的個人發(fā)展動態(tài)，及時收集補充他們手里的材料。

在干部自身層面，要增強檔案意識，可以通過網絡、書籍等多途徑了解檔案材料的歸檔范圍及相關知識。本著即對自己負責也要對單位負責的態(tài)度，做到對各類材料的規(guī)范填寫，確保干部人事檔案的真實性、規(guī)范性和完整性。

（二）嚴守檔案法律法規(guī)以及檔案管理的相關文件和政策

首先，檔案管理工作是一項政策性、專業(yè)性很強的工作，它和干部個人的利益息息相關。因此，一定要遵循公平、公正、實事求是的原則，確保干部人事檔案真實、準確、完整、規(guī)范，維護干部人事檔案工作的嚴肅性和公信力。［5］如關于年齡的認定。2006年以前認定的年齡要嚴格按照中組部、人事部、公安部1990年印發(fā)的《關于辦理干部退（離）休手續(xù)時認定出生日期問題的通知》（組通字［1990］24號文件執(zhí)行。2006年以后認定的要遵照中組部、人事部、公安部《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字［2006］41號）文件執(zhí)行。

其次，關于干部工齡的認定。關于工齡的認定主要依據(jù)轉正定級材料、招工審批表、入伍審批表、知青上山下鄉(xiāng)登記表、軍校登記表等表上記載的時間為準。對于現(xiàn)在出現(xiàn)的大學生村官工齡則是以到基層報到時間算起。

第三，關于入黨時間的認定。我們現(xiàn)在審核的處級干部，一般都是在70年以后入黨的，入黨時間的認定有一般以入黨志愿書里的支部大會通過時間為準，而對于1977年8月12日到1982年9月5日這段時間則是以上級黨委批準之日算起。

第四，學歷（學位）的認定。學歷學位的認證主要以各類招生考核表、各類畢業(yè)生登記表、學歷學位授予材料、學歷學位證書復印件為準。在國（境）外取得學歷學位的，要有教育部留學服務中心出具的認證材料為準。

第五，工作經歷的認定。工作經歷的認定一般以最新的《干部履歷表》和《干部任免審批表》來確定工作經歷，此外還要參照轉正定級審批表和招工登記表等材料為準。

第六，干部身份的認定。干部身份的認定主要參照轉正定級表、公開招考錄用審批表、軍轉干部審批表、轉錄干審批表、聘用制干部審批表等為準。

（三） 完善干部人事檔案管理制度

高校干部人事檔案的審核認定是一項嚴肅性、原則性很強的工作，所以要在制度上逐步完善，做到有章可循。

首先，干部人事檔案的認定要嚴格遵循干部管理權限和“誰管理、誰把關，誰審核、誰負責”的原則開展工作。［6］其次，建立溝通機制，要把審核認定的結果和本人見面并簽字確認，以保證以后信息填寫的準確和統(tǒng)一。第三，制定一系列檔案制度。如檔案室工作職責、庫房管理制度、檔案借閱制度等，從檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)都做好建章立制，并在日常工作中認真貫徹落實。第四，建立電子檔案，檔案電子化有利于查詢和監(jiān)管，根據(jù)實際情況開放干部的一些基本信息，為社會監(jiān)督創(chuàng)造條件。對于提拔到不同高校交流的干部，也能實現(xiàn)遠程查詢，以便新單位了解和掌握其基本情況，便于監(jiān)督。改變過去人事檔案的封閉式管理模式，逐步實現(xiàn)干部檔案規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化。［7］

四、結語

綜上所述，高校干部人事檔案的專項審核工作，不僅僅是對干部個人人事檔案的一次核查，也是對單位干部人事管理工作的一次大檢查。干部人事檔案專項審核工作是全國組織部門直接向干部人事檔案造假現(xiàn)象“亮劍”［8］，能有效促進干部人事檔案管理工作的進一步發(fā)展。我們一定要借此機會，大力宣傳，使廣大干部教職工充分認識到干部人事檔案在選拔干部等方面的重要性，從而為高校的發(fā)展提供有價值的參考資料。

（責任編輯：李淑芳）

［1］ 鄭亞輝.高校干部人事檔案"三齡一歷"失真現(xiàn)象研究［J］.淮北師范大學學報；哲學社會科學版，2014，（12）.

［2］ 劉紅.高校干部人事檔案管理工作存在的問題及對策［J］.邊疆經濟與文化，2015，（11）.

［3］ 明文梅.高校干部人事檔案"三齡兩歷一身份"認定審核的有效途徑［J］.中國冶金教育，2014，（6）.

［4］ 楊碧倩.高校人事檔案管理工作中的若干問題及改進措施 ［J］.揚州教育學院學報，2009，（3）.

［5］ 韓玲.加強干部人事檔案管理工作的對策［J］.黑龍江檔案，2011，（5）.

［6］ 童旭霞 .加強干部人事檔案審核工作的思考［J］.人才資源開發(fā)，2015，（8）.

［7］ 任春霞.干部人事檔案專項清理的探討［J］.山西經濟管理干部學院學報，2014，（4）.

［8］ 李斌、陳尚營、李近峰.全國組織部門向干部人事檔案造假"亮劍"審核干部檔案：有官員只有性別是真的［EB/OL］.新華網http：//www.dzwww.com/xinwen/shehuixinwen/201502/t20150226_11940518.htm.

Problems and Countermeasures in the Special Review of Cadres’Personnel Files in Universities

Li xue-yun Rao Yuan

G273

A

1005-9652（2016）02-0124-03

李雪云（1979—），女，安徽靈璧人，宿州學院館員，碩士研究生。饒 圓（1980—），女，安徽馬鞍山人，廣西民族大學教師，博士研究生。