張 晰/浙江省檔案局
第二屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會發(fā)布的《烏鎮(zhèn)倡議》描繪了未來在全球?qū)崿F(xiàn)“互聯(lián)互通·共享共治——構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)空間命運(yùn)共同體”的美好愿景。檔案人理應(yīng)順應(yīng)大勢,借互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),打造開放共享平臺,實現(xiàn)檔案服務(wù)社會的效益最大化。數(shù)字檔案是實現(xiàn)檔案信息資源“開放共享”的基礎(chǔ)所在。綜合檔案館數(shù)字檔案的形成主要有兩條途徑,一是館藏檔案數(shù)字化所形成的電子信息,即將傳統(tǒng)的以紙張、照片、錄音、錄像、縮微膠片等為存儲介質(zhì)的各種原始檔案資料通過掃描、加工、圖像處理、壓縮、轉(zhuǎn)換、標(biāo)引、編目、存儲等手段轉(zhuǎn)換成圖片、聲音和影像等數(shù)字化格式的檔案信息資源;二是電子文件網(wǎng)絡(luò)化歸檔所產(chǎn)生的電子檔案,電子文件是辦公自動化和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的必然結(jié)果。當(dāng)前,許多綜合檔案館在數(shù)字檔案開放共享的過程面臨諸多問題,下面筆者結(jié)合工作實際,談點(diǎn)體會。
一是檔案開放鑒定的思想認(rèn)識不到位。許多檔案館對數(shù)字檔案開放鑒定工作的認(rèn)識不到位,工作思路模糊,投入力量不足,工作程序不規(guī)范,特別是在把握檔案開放利用與檔案保密之間的尺度方面經(jīng)驗不足。實踐中,數(shù)字檔案開放鑒定工作滯后,數(shù)字檔案開放共享的比例失調(diào)。
二是檔案開放鑒定的法規(guī)滯后、標(biāo)準(zhǔn)缺失。大多數(shù)檔案館為規(guī)避風(fēng)險,對檔案開放鑒定持保守態(tài)度,從嚴(yán)控制,以不開放為原則。2012年,國家檔案局要求檔案開放鑒定必須進(jìn)行全文審查,不能依據(jù)檔案目錄標(biāo)題進(jìn)行開放鑒定,規(guī)定敏感信息不能在互聯(lián)網(wǎng)開放,但對敏感信息并沒有做出明確界定,使得實際操作的難度很大。三是相關(guān)的保障機(jī)制不到位,人才隊伍建設(shè)滯后。
一要大力拓展數(shù)字檔案資源建設(shè)的新渠道。檔案部門應(yīng)創(chuàng)新理念,搭建數(shù)字檔案資源建設(shè)的大平臺,樹立優(yōu)質(zhì)檔案資源建設(shè)理念。例如,浙江省檔案館數(shù)字檔案的主要來源有三方面:一是利用現(xiàn)有館藏形成數(shù)字檔案資源;二是借助外力形成數(shù)字檔案資源,如省檔案館與浙江大學(xué)合作建立“蔣介石資料”數(shù)據(jù)庫;三是購買數(shù)字資源,如民國報紙電子版等。
二要加強(qiáng)數(shù)字檔案管理人員隊伍建設(shè)。從事檔案數(shù)字管理的人員要全面提升綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力,既要具備信息技術(shù)管理的專業(yè)技能,還要熟悉館藏,善于發(fā)掘數(shù)字檔案資源。隨著數(shù)字檔案資源的不斷增加,工作人員要增強(qiáng)數(shù)字檔案資源整合利用的能力與水平。具體從事數(shù)字檔案管理和開發(fā)利用的工作人員,還要快速提升責(zé)任意識、安全意識和擔(dān)當(dāng)意識,練好“內(nèi)功”,以適應(yīng)數(shù)字檔案管理的新要求。
三要加強(qiáng)檔案利用者需求的深度研究。檔案館不僅要積極提供優(yōu)質(zhì)數(shù)字檔案資源為民所用,還要多措并舉開展檔案利用者需求研究,針對不同利用群體對檔案利用的不同需求,樹立優(yōu)質(zhì)服務(wù)理念,建立精準(zhǔn)開放和精準(zhǔn)服務(wù)工作模式,大力提升數(shù)字檔案資源的開放共享成效。
四要大力建設(shè)數(shù)字檔案專題數(shù)據(jù)庫。建立各種類型和主題的專題數(shù)據(jù)庫,是提升數(shù)字檔案開放共享成效的重要保障。加大建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫的力度,具體做法應(yīng)從基礎(chǔ)性工作入手,仔細(xì)盤點(diǎn)檔案館庫存,重新整合檔案資源,實行更為科學(xué)的分類方法,打破過去按全宗保管檔案的慣例,貼近形勢需要,建設(shè)能夠滿足不同利用者需求的各類專題數(shù)據(jù)庫。事實上,檔案部門建立的專題數(shù)據(jù)庫,具備政策性、史料性、參考性、權(quán)威性等方面的優(yōu)勢,可以較好地滿足社會各界和群眾對檔案資源利用的多樣化需求,這在近幾年全省各地檔案館的工作實踐中已得到很好的證明。
總之,加快數(shù)字檔案資源建設(shè)進(jìn)程,打造檔案資源開放共享的大平臺,順應(yīng)資源開放共享的大趨勢,正是檔案部門的職責(zé)所在,也是檔案工作的價值體現(xiàn)。