俞桂忠/浙江省檔案局
為加強重大活動檔案管理,確保重大活動檔案的完整與安全,發(fā)揮重大活動檔案的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法規(guī)規(guī)定,結(jié)合浙江實際,省人民政府于2005年4月1日審議通過了《浙江省重大活動檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)。隨著《辦法》的頒布實施,自全省各級檔案部門不斷增強對重大活動檔案管理工作重要性、緊迫性的認識,按照《辦法》的有關(guān)規(guī)定,逐步將重大活動檔案管理納入有序推進的軌道。第八屆全國殘疾人運動會、烏鎮(zhèn)世界互聯(lián)網(wǎng)大會、G20杭州峰會等一系列重大活動在浙江的成功舉辦,使浙江各級檔案部門在實戰(zhàn)練兵中積累了豐富的經(jīng)驗。近年來,浙江省檔案館高度重視“三重一特”檔案資源的收集,把重大活動檔案的收集放在了資源建設(shè)的重要位置,扎實開展相關(guān)工作,取得了較好的工作成效。
重大活動檔案,是指在重大活動過程中直接形成的有保存價值的文字、聲像、電子文件、標志性實物等不同形式的歷史記錄。重大活動尤其是國家級、國際級的重大活動,其組織與實施的籌備期往往較長,重大活動檔案管理工作必須盡早謀劃、及時推進。重大活動往往涉及面廣、參與部門眾多,因此宜采用項目推進方式開展相關(guān)工作。在項目實施中,要制定工作方案,明確目標任務(wù),落實項目經(jīng)費,并按程序組織開展招投標和簽訂協(xié)議。如在開展G20杭州峰會期間,我們實施了“杭州備戰(zhàn)G20峰會影像檔案專題數(shù)據(jù)庫”建設(shè)項目,有序開展項目運作,與項目承接方密切合作,取得明顯的工作成效。到2016年11月底,建成包括1萬余張數(shù)字照片、1千分鐘視頻以及一定實物的峰會專題數(shù)據(jù)庫,內(nèi)容涉及G20杭州峰會籌備期間環(huán)境、建筑物、重要交通設(shè)施、服務(wù)G20杭州峰會的重要事件和會議期間相關(guān)活動及“后峰會期”有關(guān)變化等,系統(tǒng)收集了大量G20杭州峰會檔案資料。
重大活動往往具有階段性、歷史性、群團性等特點,群眾的支持和民眾的擁護,會以各種形式表現(xiàn)出來。開展重大活動檔案管理工作,必須密切關(guān)注和真實記錄民間服務(wù)重大活動的情況。例如,為迎接G20杭州峰會,杭州各行各業(yè)全力服務(wù)、百姓積極參與的過程和細節(jié)就需要記錄下來,這是檔案人的職責所在。
今年9月,省檔案局向廣大市民發(fā)起了“我與G20”檔案征集倡議活動,動員服務(wù)G20峰會的杭州市民一同踏上追憶、記憶之旅。征集內(nèi)容為:一組照片、一段視頻、一件實物,以個人名義建立一個專屬于市民的“我與G20”寶盒,“我與G20”寶盒一旦被認可將被永久珍藏在省檔案館?!耙唤M照片”,可以是志愿者服務(wù)的一組影像,G20召開前后城市環(huán)境或建筑物的變化,服務(wù)G20的溫馨合影;“一段視頻”,可以是服務(wù)歷程、服務(wù)事跡片段等;“一件實物”,可以是書畫作品、紀念獎?wù)?、紀念冊、紀念幣、筆記、書信、簽名本、留言本、工藝品等。
圍繞中心、服務(wù)大局,是檔案工作的職責所在。在精準服務(wù)中心工作中彰顯檔案魅力,是省檔案局的工作目標之一。為服務(wù)“浙商大會”的召開,省檔案局開展“鄉(xiāng)音的呼喚”“珍藏知名浙商夢想”等一系列活動;為服務(wù)“五水共治”,以寧??h檔案局為試點單位,開展了口述建檔工作,邀請寧??h委縣政府主要領(lǐng)導、相關(guān)部門領(lǐng)導、普通百姓參與采訪錄制,對原生態(tài)的影像、文字、圖片進行梳理與總結(jié),形成“五水共治”口述聲像檔案,整理口述文字材料,制作微視檔宣傳片,這些檔案資料都是檔案部門在服務(wù)大局中主動形成的,充分體現(xiàn)了檔案部門的責任與擔當。
在新形勢下,進一步加強重大活動檔案收集工作,不僅是貫徹落實《辦法》的客觀需要,也是檔案部門加強檔案資源建設(shè)的內(nèi)在需要。全省各級檔案部門要創(chuàng)新工作理念,針對新形勢、新問題采取新的工作舉措,除了加大體制內(nèi)重大活動檔案定期接收工作的力度外,還要變被動“收”為主動“建”,大力開發(fā)利用重大活動檔案,使之發(fā)揮應(yīng)有的作用。