文?盧毅

檔案數(shù)字化外包安全監(jiān)管的思考

文?盧毅

以“外包”的形式開展檔案數(shù)字化，能將檔案管理部門有限的整體組織資源解放出來，把更多的精力投入到自身管理、業(yè)務(wù)指導、編研等核心業(yè)務(wù)上。數(shù)字化外包工作提高了工作效率、降低了資源成本，節(jié)省了人力資源，保證了檔案數(shù)字化質(zhì)量，因而越來越多的檔案管理部門采納外包的形式開展檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化外包帶來諸多好處的同時也存在著不容忽視的風險，越來越多的人也開始對這種外包方式感到困惑、擔憂，并呼吁多加重視。如何規(guī)避種種風險，使工作效益達到最大化成為檔案管理部門的一大問題。

一、選擇安全的數(shù)字化外包實施環(huán)境

為了保證檔案數(shù)字化外包的絕對安全，必須確保檔案數(shù)字化場地及設(shè)備的絕對安全，這就需要給檔案數(shù)字化提供一個安全可靠的場地環(huán)境。第一，加工場地要舒適、寬敞、安靜、消防達標，房間獨立，便于控制數(shù)字化工作人員走動流通。第二、加工場地最好由檔案管理部門提供，加工場地應(yīng)該離檔案庫房近一些，方便檔案的搬出搬進，將檔案在運送中的風險降為零。

二、選擇優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司

選擇一家優(yōu)質(zhì)的外包服務(wù)公司，要考慮公司的規(guī)模、實力、資質(zhì)、經(jīng)驗、成功案例、收費、人員的配置等因素。在選擇外包服務(wù)公司時，應(yīng)當設(shè)置相應(yīng)的條件，例如：最好選擇成功案例多的具有獨立的法人資格和合法的經(jīng)營資格的外包服務(wù)公司；穩(wěn)定業(yè)務(wù)能力強的數(shù)字化加工團隊；專業(yè)的檔案數(shù)字化技術(shù)和軟硬件設(shè)備；專業(yè)的檔案數(shù)字化加工場地的保密制度、安全制度、工作人員管理制度等。

一般來說，規(guī)模較大和成功案例較多的外包服務(wù)公司，業(yè)務(wù)水平、技術(shù)能力和服務(wù)質(zhì)量也往往較高。選擇“有成功經(jīng)驗，有成功案例”的外包服務(wù)公司是必要條件。

檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司必須保證工作人員是專業(yè)技術(shù)人員，要有較強的責任心，能恪守相關(guān)的保密規(guī)定，有良好的職業(yè)操守，熟知檔案數(shù)字化流程和加工環(huán)節(jié)，熟知基礎(chǔ)的檔案業(yè)務(wù)知識，能夠熟練正確地操作相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備，能夠堅決服從檔案管理部門和外包公司的業(yè)務(wù)要求，能夠按進度高質(zhì)量高標準完成檔案數(shù)字化工作等。

三、檔案管理部門實施嚴密的安全監(jiān)管措施

檔案數(shù)字化外包后，檔案管理部門必須對檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司的數(shù)字化工作實行全方位的安全監(jiān)督管理，實施嚴密周全的安全監(jiān)督管理措施，以免安全事故的發(fā)生。

（一）對數(shù)字化外包服務(wù)公司實行業(yè)務(wù)指導和安全監(jiān)督管理

數(shù)字化外包服務(wù)公司必須在檔案管理部門的監(jiān)督指導下按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）和山東省檔案局印發(fā)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》等相關(guān)標準規(guī)范開展檔案數(shù)字化工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導、安全檢查和質(zhì)量檢查，保證檔案數(shù)字化開展安全、保密、準確、規(guī)范。

（二）對檔案數(shù)字化加工場地和加工設(shè)備進行安全監(jiān)督管理

檔案數(shù)字化加工場地由檔案管理部門管理，加工場地、走廊安裝全方位無死角監(jiān)控攝像頭，監(jiān)控設(shè)備由檔案管理部門安排專人負責管理，定期調(diào)取監(jiān)控視頻，查詢排查安全隱患。對檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)備進行保密安全技術(shù)檢測，對數(shù)字化電腦、加工設(shè)備采取內(nèi)網(wǎng)安裝的方式，與外網(wǎng)完全物理隔離。對數(shù)字化設(shè)備的USB端口、光驅(qū)等進行物理封閉。數(shù)字化存儲設(shè)備由檔案管理部門提供，數(shù)字化掃描工程結(jié)束后，全部回收，檔案服務(wù)外包公司不得自行帶走，堅決杜絕存儲設(shè)備外漏。

（三）對檔案數(shù)字化工作人員進行安全監(jiān)督管理

要對檔案數(shù)字化工作人員進行登記備案，并在合同里要求外包服務(wù)公司保證工作人員的業(yè)務(wù)能力和相對穩(wěn)定，嚴格要求工作人員進出加工場地時，把手機、相機、U盤、移動硬盤等具有照相、存儲功能的設(shè)備放到檔案管理部門提供的儲物箱里，要定期對工作人員進行業(yè)務(wù)知識培訓和安全知識培訓，要與外包服務(wù)公司和工作人員簽署保密協(xié)議。

（四）對檔案實體進行安全監(jiān)督管理

檔案管理部門對外包服務(wù)公司提供檔案實體時，最好采取分批的形式，數(shù)字化完成一批，歸還一批，再續(xù)借一批，規(guī)定檔案出入庫房時必須做好認真仔細清點，每個檔案實體交接環(huán)節(jié)均要辦理交接登記手續(xù)，保證檔案實體無損、安全。

（五）對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進行安全監(jiān)督管理

檔案完成著錄、掃描后，目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)都應(yīng)定期保存到檔案管理部門的服務(wù)器上，檔案管理部門要按照要求定期異地備份電子數(shù)據(jù)。檔案數(shù)字化過程中，檔案管理部門要按一定比例抽檢數(shù)據(jù)質(zhì)量，核實掃描后的檔案數(shù)據(jù)與檔案實體是否一一對應(yīng)，保證檔案數(shù)字化準確無誤。

四、對安全責任事故要有嚴厲有效的處罰方案

在雙方簽訂的檔案數(shù)字化外包合同時，一定要把安全責任納入其中，作為檔案數(shù)字化外包合同的重要部分。對出現(xiàn)未經(jīng)檔案管理部門同意就私自拆封檔案、損壞檔案、泄漏檔案信息，要按事先約定的合同條款處理，檔案信息泄漏對檔案管理部門造成重大損失的，將按相關(guān)的檔案法律，追究相應(yīng)的法律責任。

檔案管理部門必須采取行之有效的綜合拳，從制度、流程、環(huán)節(jié)上提高風險防范意識、防患于未然，有效預防避免檔案數(shù)字化外包存在的種種弊端，把風險降到最低，確保檔案數(shù)字化工程安全。

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[1]劉永.數(shù)字檔案管理中的知識發(fā)現(xiàn)與知識服務(wù)［J］.檔案學研究，2008（5）.

[2]張紅霞.保障數(shù)字化檔案信息安全的措施［J］.檔案管理，2008（5）.

[3]周永軍.淺析業(yè)務(wù)外包在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用［J］.云南檔案，2010（5）.

[4]田淑華.電子檔案信息安全評價指標體系研究［J］.北京檔案，2009（7）.

（作者單位：萊陽市檔案館）