李彥

大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理優(yōu)化的路徑探析

李彥

大數(shù)據(jù)時代，高校檔案數(shù)據(jù)具備規(guī)模巨大、多源異構、價值密度低及處理迅速等基本特征。檔案大數(shù)據(jù)對傳統(tǒng)檔案管理觀念、管理技術、數(shù)據(jù)安全和人才需求提出了新的挑戰(zhàn)。

大數(shù)據(jù)高校檔案管理路徑優(yōu)化

隨著云計算、物聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，人類社會不可逆轉地邁入大數(shù)據(jù)時代。在大數(shù)據(jù)背景下，“一切歸檔”的檔案理念正在進入人們的視野。檔案大數(shù)據(jù)給高校檔案管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，如何優(yōu)化高校檔案管理已成為一個迫切的話題。

一、高校檔案大數(shù)據(jù)的基本特征

檔案大數(shù)據(jù)，是指涉及檔案的規(guī)模巨大到無法在一定時間內用傳統(tǒng)的常有軟件對其內容進行抓取、管理和處理的數(shù)據(jù)集合。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案數(shù)據(jù)具備大數(shù)據(jù)的基本特征。

1.檔案數(shù)據(jù)規(guī)模巨大

大數(shù)據(jù)時代，高校管理各業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的一切具有保存價值的文件、數(shù)據(jù)、視頻、實物等都能構成檔案信息。在傳統(tǒng)檔案收集范圍之外，新的基于信息系統(tǒng)形成的電子數(shù)據(jù)成爆炸性增長。另外，隨著檔案信息化進程的推進，大量的館藏實體檔案被加工轉化為數(shù)字檔案。檔案“存量”與“增量”的聚集，使高校檔案規(guī)模呈現(xiàn)海量增長。

2.檔案數(shù)據(jù)結構多源異構

高校檔案涉及黨群、行政、科研、基建、出版、財會、聲像等十多個門類，基于不同業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資源有結構化數(shù)據(jù)、半結構化數(shù)據(jù)和非結構化數(shù)據(jù)。這些多源異構數(shù)據(jù)相互關聯(lián)，共同構成了高校檔案數(shù)據(jù)整體。

3.檔案數(shù)據(jù)價值密度低

檔案數(shù)據(jù)總量的擴大，最大可能地保障了檔案收集的全面性，海量數(shù)據(jù)的存儲能較好地保障數(shù)據(jù)的歷史價值。但從利用的角度來看，與傳統(tǒng)檔案相比，更多的檔案數(shù)據(jù)可能發(fā)揮不了使用價值。以視頻為例，連續(xù)不間斷監(jiān)控過程中，可能有用的數(shù)據(jù)僅有一兩秒?？梢?，檔案數(shù)據(jù)價值密度高低與檔案數(shù)據(jù)的總量成反比。

4.檔案數(shù)據(jù)分析處理迅速

大數(shù)據(jù)核心的價值，就在于對于海量數(shù)據(jù)進行分析，為用戶提供更多快速、準確的個性化服務。在大數(shù)據(jù)背景下，用戶對檔案利用有更高的要求，檔案數(shù)據(jù)的處理速度是關鍵的一步。大數(shù)據(jù)技術能充分保障數(shù)據(jù)的快速處理，為用戶挖掘更多真實可靠的需求信息。

二、高校檔案大數(shù)據(jù)管理面臨的挑戰(zhàn)

1.對檔案管理觀念的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案管理中，檔案的收集、整理、保存、利用均遵循一定的價值主線展開。在資料來源上尊重全宗原則，關注檔案形成的方式；檔案鑒定上注重對單個文件的價值判斷；保管對象上側重對檔案實體的關注；檔案服務上側重于用戶對檔案的查詢與利用。大數(shù)據(jù)時代，檔案管理觀念、理論、方法、途徑均發(fā)生了很大的變化?！耙杂脩粜枨鬄橹行摹钡臋n案理念將取代傳統(tǒng)的“重保管輕利用”管理觀念，人們可以不再關注檔案的“為什么”，只需知道“是什么”；不必注重檔案數(shù)據(jù)如何形成，只要重視檔案數(shù)據(jù)怎樣利用，從海量數(shù)據(jù)中挖掘出有價值的信息，進行科學預測或充分滿足用戶的需求。

2.對檔案管理技術的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代，檔案來源的單一途徑已徹底改變，幾乎所有的組織、個人均能產(chǎn)生類型不同、結構各異的檔案數(shù)據(jù)。檔案管理需要借助現(xiàn)代管理技術有效實現(xiàn)對檔案大數(shù)據(jù)的收集、存儲、分析、利用，進而推動檔案管理信息化水平的不斷提升。在檔案收集上，要采取更多的數(shù)據(jù)處理技術，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理的前端控制；在檔案存儲管理上，要應用更多的存儲處理技術，保障數(shù)據(jù)安全；在檔案利用中，要提升檔案智能化服務技術，以更高效地服務用戶。

3.對檔案數(shù)據(jù)安全的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案安全管理，從“人防、物防、技防”三個方面注重對檔案實體的絕對保護。大數(shù)據(jù)時代，檔案安?！叭馈痹瓌t仍未改變。與傳統(tǒng)檔案的安全保護相比，現(xiàn)代檔案數(shù)據(jù)的安全將面臨更大的挑戰(zhàn)。這些檔案數(shù)據(jù)的存儲設備更易受到損壞，數(shù)據(jù)保管及讀取技術更易遭到淘汰，檔案數(shù)字化轉換可能導致檔案的原始憑證性改變，檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡安全更易遭到黑客攻擊，檔案電子數(shù)據(jù)面臨丟失、篡改、損毀、泄密的風險日益加大。

4.對檔案人才的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代，對檔案人才有了更高更新的要求。檔案工作者除了要掌握檔案專業(yè)知識與技能外，還要熟悉大數(shù)據(jù)知識與技術，能較好進行數(shù)據(jù)庫管理、大數(shù)據(jù)分析處理等。檔案管理部門要更多地培養(yǎng)和引進數(shù)據(jù)工程師、數(shù)據(jù)分析師、高級管理師等專門技術人才。

三、優(yōu)化高校檔案管理的路徑選擇

1.樹立現(xiàn)代檔案管理理念

只有首先實現(xiàn)思想觀念的現(xiàn)代化，才有檔案工作的現(xiàn)代化。大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作者要解放思想，更新觀念，遵循人本原則，加強現(xiàn)代管理意識，樹立大檔案、大數(shù)據(jù)、大平臺、大服務理念。檔案工作者應積極適應檔案工作知識化、社會化、網(wǎng)絡化、人性化的需要，克服傳統(tǒng)檔案管理的惰性，實現(xiàn)檔案工作由“重保管輕利用”到“以用戶需求為中心”的管理觀念轉變，改變傳統(tǒng)的“出現(xiàn)問題—邏輯分析—因果關系—解決方案”逆向思維模式，運用“收集數(shù)據(jù)—量化分析—相互關系—優(yōu)化方案”正向思維模式，從大量的檔案數(shù)據(jù)中挖掘出數(shù)據(jù)背后的隱性信息與知識，實現(xiàn)用戶更多的個性化需求。

2.推進檔案信息化建設

高校檔案信息化建設，是指通過運用現(xiàn)代信息技術，不斷開拓包括電子檔案在內的檔案資源，并不斷創(chuàng)造新的檔案信息資源利用。檔案信息化建設順應了社會發(fā)展的需要，能有效實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、信息服務的網(wǎng)絡化、檔案管理的規(guī)范化和檔案資源共享的最大化。

（1）搞好檔案信息化基礎設施建設。裝備先進的檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案信息化設備，有效實現(xiàn)檔案信息傳輸、交換、檢索、利用。

（2）搞好檔案信息化資源建設。堅持大檔案原則，努力實現(xiàn)館藏檔

案的數(shù)字化和新增電子文件的收集，全力建設館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫、數(shù)字檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫。

（3）搞好檔案信息化標準規(guī)范建設。在電子文件的形成、接收、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、傳輸、利用和管理等方面構建標準化或制度化要求，為檔案信息化建設發(fā)展提供技術標準和制度保障，確保檔案信息和網(wǎng)絡運行安全。

（4）搞好檔案信息化利用服務建設。用戶已不滿足于檔案數(shù)據(jù)與文件的利用，更希望能獲取數(shù)據(jù)背后隱藏的信息與知識。檔案利用服務產(chǎn)品也由傳統(tǒng)的提供數(shù)據(jù)、文件轉變?yōu)樘峁┲R。要改進檔案知識服務技術引擎，努力建設資源與學術搜索引擎、資源服務推薦引擎、知識服務社區(qū)實體行為智能分析引擎、用戶知識需求預測引擎及多維度信息獲取、組織、分析、決策引擎等。

3.促進檔案管理法治化

（1）堅持檔案管理的合法性原則，做到有法可依。建立健全檔案管理的法律法規(guī)和技術規(guī)范，是高校檔案工作的根本保障。大數(shù)據(jù)背景下，更要加大數(shù)字檔案技術標準與管理制度的創(chuàng)建工作。在宏觀政策層面，堅持國家頂層設計，構建起適應國家信息化戰(zhàn)略的電子檔案管理目標、原則、規(guī)劃和法律框架；在制度和資源管理層面，有關部門應建立起科學合理、操作可行的管理制度和行動措施，對管理制度、技術標準、操作規(guī)則、數(shù)據(jù)系統(tǒng)等進行精細化規(guī)定。微觀層面，高校要制定有關檔案管理規(guī)章制度，全面規(guī)定學校檔案工作管理體制、檔案機構基本任務與職責、專（兼）職檔案隊伍建設、檔案發(fā)展經(jīng)費、檔案設施配備、文件材料歸檔、電子檔案接收、檔案管理、檔案利用與開放、檔案工作考核與獎罰、檔案信息化建設等。

（2）堅持檔案管理的合理性原則，做到因地制宜。隨著社會的發(fā)展，可能出現(xiàn)法制滯后、法律真空的情況。在無法可依的情況下，高校應緊密結合校情，在自己的權限范圍內制定具體的檔案管理規(guī)則。高校因地制宜先行探索檔案立法，既合理合情，又發(fā)揮了“試驗田”作用，一些成功經(jīng)驗，甚至可能科學上升為國家立法依據(jù)。

（3）堅持檔案管理的發(fā)展性原則，做到與時俱進。檔案管理法制化更要關注法制的公平、正義和合理性，貫徹立法的民主化原則，真正遵循檔案工作內在規(guī)律，減少部門利益立法。針對檔案管理中出現(xiàn)的各種新問題，及時推動檔案法規(guī)的立、改、廢，與時俱進，實現(xiàn)動態(tài)立法。在檔案管理法制化進程中，既要堅持按法制辦事，保障法制的權威執(zhí)行，也要堅持法制的正確實施，加大執(zhí)法監(jiān)督。

4.構建現(xiàn)代檔案安全保障體系

（1）健全檔案安保制度。高校應在檔案，尤其是數(shù)據(jù)檔案的收集、整理、保存和利用上制訂一整套嚴格的檔案安保制度。定期或不定期舉行檔案安全教育和培訓，提升職工安全意識和安全技能。層層強化安全責任，確保檔案安保制度的精準實施，確保檔案安全的萬無一失。

（2）完善檔案安保設施。按“防火、防盜、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防霉、防高溫、防強光”等安全標準，全力建成現(xiàn)代化檔案庫房。除了配備滅火器、驅蟲藥、溫濕度計、空調機、除濕機等傳統(tǒng)安保設備外，還應配備庫房密集架、數(shù)字高清視頻監(jiān)控系統(tǒng)、紅外防盜系統(tǒng)、自動滅火系統(tǒng)、溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)和電子門禁系統(tǒng)等現(xiàn)代安保設施設備。建成獨立可控的局域網(wǎng)及信息機房，配置網(wǎng)絡安全設備、存儲備份設備及高校檔案管理平臺。

（3）強化網(wǎng)絡信息安全。鑒于檔案數(shù)據(jù)的電子化特征，網(wǎng)絡信息安全建設應得到特別重視。高校檔案館的信息網(wǎng)絡要設置獨立的服務器，加裝單獨的防火墻，對網(wǎng)絡信息進行物理過濾。檔案信息化建設時，采用絕對安全的檔案管理信息系統(tǒng)。檔案數(shù)字化工作盡量由高校檔案館自己完成。條件不具備的，一定要選擇經(jīng)政府部門認可的檔案中介服務機構作為合作對象進行數(shù)字化加工。對檔案數(shù)字化內容要謹慎選擇，對涉密程度很強的檔案可以掃描，但不能上傳到檔案利用服務網(wǎng)絡，以便從源頭保證檔案內容信息的安全。另外，對已形成的數(shù)字檔案應進行及時實現(xiàn)遠距離異地備份，進一步增加安全保險系數(shù)。

5.加強檔案人才隊伍建設

檔案人才隊伍建設是開拓檔案事業(yè)的關鍵。大數(shù)據(jù)帶來的巨大變化，在思想意識、專業(yè)知識與技術水平方面給檔案工作者提出了全新的要求。檔案工作者應實現(xiàn)從檔案專門人才到復合型人才的轉變，除了要精通檔案專業(yè)知識外，還要熟練掌握現(xiàn)代信息知識和技術。檔案管理人員更要具備現(xiàn)化檔案管理知識、大數(shù)據(jù)意識與專業(yè)技能。

加強高校檔案人才隊伍建設，主要通過兩種途徑：一是加大擁有現(xiàn)代檔案知識、技術人才的引進。二是著眼于在職檔案人員隊伍整體素質的提升。鑒于檔案工作在高校工作中的地位和影響，第二種途徑是主要的方式。高?？刹捎美^續(xù)教育、專題培訓、專題講座、學術交流、科學研究等多種多樣的教育培訓。通過培訓，加強職業(yè)道德教育，培育愛崗敬業(yè)精神；加強檔案專業(yè)知識教育，夯實檔案工作基礎；加強市場經(jīng)濟意識教育，提升服務社會意識；加強現(xiàn)代技術技能培訓，適應大數(shù)據(jù)時代要求。

總之，大數(shù)據(jù)時代，檔案管理面臨新的機遇與挑戰(zhàn)。唯有進一步解放思想，加大人、財、物的投入，采用新的檔案數(shù)字與管理技術，推動檔案信息化和法制化進程，才能進一步持續(xù)、規(guī)范、創(chuàng)新、優(yōu)化檔案管理。

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作者單位：湖南師范大學檔案館