文／向澤紅

跨界.融合.聯(lián)動(dòng)
——論大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案事業(yè)發(fā)展的新思路

文／向澤紅

大數(shù)據(jù)橫跨了互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)與傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，大數(shù)據(jù)時(shí)代在不斷改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的同時(shí)，也對傳統(tǒng)檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)。因此，開闊思維、視角，實(shí)施跨界聯(lián)動(dòng)戰(zhàn)略，通過跨界與聯(lián)合，共同進(jìn)行檔案信息的開發(fā)，共享人才和資源，共同提供服務(wù)，是檔案事業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的必然選擇。

大數(shù)據(jù)；高校；檔案

隨著信息技術(shù)在高校的普遍應(yīng)用以及校園網(wǎng)的無限延伸，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化已深刻地影響了高校師生的學(xué)習(xí)、工作和生活，人們已經(jīng)不可逆轉(zhuǎn)的進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，將是檔案部門面臨的一次大機(jī)會(huì)，也將是檔案工作的一次大變革，伴隨著數(shù)字校園、智慧校園的建設(shè)對高校檔案管理理念、方式、手段都將產(chǎn)生重大影響，高校檔案工作將會(huì)面臨一場顛覆性的改革浪潮。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案館面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案館功能定位的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)高校檔案館是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)，其功能主要定位于對學(xué)校檔案信息的積累保存功能，所以規(guī)模不大、工作人員數(shù)量不多，館藏條件有限，檔案的查閱率和利用率都不是很高，更不用說開展檔案編研、展覽、宣傳和檔案信息化等工作。[1]作為高校歷史發(fā)展與現(xiàn)實(shí)管理活動(dòng)記錄的集中保存中心，高校檔案館除記錄歷史外，還應(yīng)該大力開發(fā)檔案信息，為教學(xué)、科研提供服務(wù)，同時(shí)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能，因此高校檔案館的功能應(yīng)該逐漸由管理型向一種面向社會(huì)公眾的信息服務(wù)型發(fā)展。

（二）檔案管理模式的挑戰(zhàn)

隨著辦公自動(dòng)化及各業(yè)務(wù)系統(tǒng)在高校的普遍應(yīng)用，基于系統(tǒng)的海量信息資源帶來了高校檔案管理的挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)不僅意味著從信息爆炸時(shí)代中產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)，更意味著從無盡的數(shù)據(jù)中探尋出數(shù)據(jù)價(jià)值的能力，從大數(shù)據(jù)到大價(jià)值，期間還有許多的路要走。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案的載體由傳統(tǒng)形態(tài)向數(shù)字形態(tài)過渡，檔案管理的對象由有形實(shí)體文檔轉(zhuǎn)變?yōu)闊o形虛擬信息，館藏結(jié)構(gòu)發(fā)生了巨大改變，館藏范圍從印刷資料、縮微資料、視聽資料等延伸到各種數(shù)字資源，這些跨系統(tǒng)、跨部門、跨載體的電子文件使得檔案館的數(shù)字資源日益豐富，[2]但傳統(tǒng)的“實(shí)體檔案管理模式”對各項(xiàng)工作領(lǐng)域中形成的電子文件、電子數(shù)據(jù)、數(shù)字化信息已經(jīng)無法實(shí)施有效管理，一方面形成大量的“信息孤島”，檔案信息資源無法共享，另一方面這些電子檔案缺乏管控，長期處于“游離”狀態(tài)，致使高校面臨信息化時(shí)代“失憶”的潛在危險(xiǎn)。

（三）檔案信息需求的挑戰(zhàn)

現(xiàn)代高校的競爭，不僅是人才和管理策略之間的競爭，還是一場獲取和利用信息的較量，隨著Internet的出現(xiàn)，打破了信息環(huán)境時(shí)間和空間的限制，同時(shí)也喚醒了人們一個(gè)長期存在但又潛在的渴望，即對全世界文化資源和歷史資源全面綜合的利用。[3]檔案信息可以說是對歷史資料最權(quán)威、最完整、最全面的保存，它是一個(gè)信息資源寶庫。我們現(xiàn)在往往是守著一個(gè)寶庫，不知道如何利用它，很多人想查這些有用的檔案資料又不知道如何入手？而且檔案用戶的多層次性，也帶來檔案需求的多樣化，如希望獲取更加快速、準(zhǔn)確和便捷的檔案信息；更多的需要對問題的解決方案；需要提供導(dǎo)航服務(wù)；需要全文信息和深加工信息，這些需求傳統(tǒng)的檔案服務(wù)已經(jīng)無法應(yīng)對，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，給人們提供了這方面的條件，檔案信息化建設(shè)就是要去開發(fā)、利用這個(gè)寶庫的資源，發(fā)揮它的價(jià)值。

（四）檔案管理人才的挑戰(zhàn)

長期以來，檔案從業(yè)人員的素質(zhì)問題一直制約著高校檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，這一問題在當(dāng)前高校大興信息化建設(shè)的新形勢下尤顯凸出，高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才本來就少，同時(shí)具備檔案專業(yè)和信息技術(shù)的復(fù)合型人才更是奇缺。信息時(shí)代檔案工作對象、工作環(huán)境、工作手段都發(fā)生了改變，這必將對館藏發(fā)展、業(yè)務(wù)活動(dòng)、服務(wù)方式產(chǎn)生深刻影響，對檔案工作人員提出嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，但很多高校檔案人員的思想還停留在傳統(tǒng)檔案管理時(shí)期，其知識結(jié)構(gòu)和技術(shù)手段都沒有作相應(yīng)的更新。檔案信息化是以檔案信息資源開發(fā)利用為核心，以信息技術(shù)（計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通訊、信息處理）等高科技技術(shù)為依托的一種新技術(shù)應(yīng)用過程。[4]這就要求檔案工作者不僅要有檔案學(xué)專業(yè)知識，還要有計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和信息處理技術(shù)知識，以及具備網(wǎng)絡(luò)信息搜索能力和信息分析能力。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案事業(yè)發(fā)展的新思路

未來高?？沙掷m(xù)發(fā)展不僅需要高校在學(xué)術(shù)科研領(lǐng)域?qū)で髣?chuàng)新、尋求協(xié)同合作，更需要高校依托相對完整的科學(xué)知識群或?qū)W科知識鏈在高校科研競爭中保持優(yōu)勢。大數(shù)據(jù)時(shí)代信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理展現(xiàn)了一個(gè)和諧的動(dòng)態(tài)的世界，跨部門的應(yīng)用、各部門的協(xié)同、智能化搜索、自動(dòng)化導(dǎo)航，以及基于全局?jǐn)?shù)據(jù)、歷史數(shù)據(jù)的分析和利用，為師生提供綜合的信息資源共享和業(yè)務(wù)協(xié)同服務(wù)。

（一）整合——大數(shù)據(jù)時(shí)代的呼喚

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校大量基于校園基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)平臺的各應(yīng)用系統(tǒng)逐步投入應(yīng)用，各個(gè)系統(tǒng)建設(shè)于不同的時(shí)間，采取不同的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)庫，在不同的開發(fā)環(huán)境，因此系統(tǒng)間彼此獨(dú)立，各自為政，從而形成了校園網(wǎng)上一個(gè)個(gè)“信息孤島”，信息和資源無法實(shí)現(xiàn)高效共享，也造成了信息的重復(fù)管理，數(shù)據(jù)無法實(shí)時(shí)更新，應(yīng)用系統(tǒng)功能分散，來源多樣，各個(gè)流程所提供的信息被業(yè)務(wù)單元切分，相互割裂。以電子文件管理和館藏檔案數(shù)字化為切入點(diǎn)，“聯(lián)島成陸”，建設(shè)涵蓋高校所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)、覆蓋全校師生員工的檔案信息資源共享平臺是信息社會(huì)發(fā)展的需求，是時(shí)代的呼喚。以檔案為主體，有效整合各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、信息、知識等資源，利用數(shù)據(jù)挖掘及分析技術(shù)，有針對性地向用戶提供他們感興趣的內(nèi)容和信息，建立一批公開專題數(shù)據(jù)庫；將檔案信息服務(wù)與其他信息服務(wù)進(jìn)行整合，增加用戶接觸檔案信息資源的機(jī)會(huì)；同時(shí)整合檔案收藏、編研及展覽等功能，提升檔案信息資源的利用率，降低管理成本，提高信息、知識服務(wù)質(zhì)量。

（二）跨界——強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)手的合作共贏

大數(shù)據(jù)背景下，跨界帶來的破壞性創(chuàng)新，意味著可以用更低的成本，更高效的做大蛋糕，跨界代表了一種區(qū)別于傳統(tǒng)的單一思維和視角，合作共贏正在成為一股不可抵擋的潮流。由于整合高校檔案信息資源需要面對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)不同的操作平臺和軟硬件環(huán)境，使用的不同語言和不同的數(shù)據(jù)庫等變化的信息環(huán)境，為確保電子文件的真實(shí)、準(zhǔn)確，電子文件的收集與積累工作必須從電子文件的形成階段開始貫穿于辦公自動(dòng)化或計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)等電子信息處理工作的全過程。也就是說在這個(gè)電子資源呈現(xiàn)爆炸性發(fā)展的信息時(shí)代，檔案工作必須向前延伸到電子文件的形成階段，介入各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)過程，使其數(shù)據(jù)庫記錄遵循或兼容有關(guān)檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)據(jù)值標(biāo)準(zhǔn)及檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)等，[5]這樣才能保證系統(tǒng)遷移時(shí)格式和內(nèi)容等方面的一致性和兼容性，才能實(shí)現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)。因此高校檔案部門必須跳出檔案做檔案，樹立“大檔案觀”，將一切具有保存價(jià)值的文件、信息、數(shù)據(jù)、視頻、實(shí)物等都視為檔案，打破數(shù)據(jù)、信息、文件和檔案的分界線，以“支撐”取代“尾隨”，實(shí)現(xiàn)對高校數(shù)字資源的全面自動(dòng)化采集、有效監(jiān)控以及便捷化利用。

（三）融合——相互滲透的威力

檔案信息資源的共享不是一個(gè)獨(dú)立的技術(shù)實(shí)現(xiàn)，而是一個(gè)全面的、協(xié)同合作的解決方案，因此檔案部門應(yīng)該與各業(yè)務(wù)部門融合，檔案管理應(yīng)該與文件管理、數(shù)據(jù)管理、信息管理融合，每一個(gè)用戶既是檔案資源的創(chuàng)造者又是檔案資源的利用者。建設(shè)電子文件中心是電子校務(wù)建設(shè)不可或缺的項(xiàng)目，檔案部門應(yīng)該抓住機(jī)會(huì)“主動(dòng)融入”，以電子文件中心為載體，參與電子校務(wù)建設(shè)，找準(zhǔn)工作切入點(diǎn)，把握電子校務(wù)的歷史脈動(dòng)，建立檔案、文秘機(jī)要、業(yè)務(wù)、信息化和保密部門共同參與的電子文件管理制度，逐漸從后臺走到前臺，走近領(lǐng)導(dǎo)視野，走近學(xué)校的建設(shè)發(fā)展，走近師生生活，提升服務(wù)水平，提高服務(wù)效率。

（四）聯(lián)動(dòng)——社會(huì)化時(shí)代的創(chuàng)新

今天，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算蓬勃發(fā)展，以facebook、微博、微信為代表的社會(huì)化媒體，使社會(huì)變成一個(gè)萬物互聯(lián)的社會(huì)?；ヂ?lián)的萬物不僅只是報(bào)告原始數(shù)據(jù)，而是通過對數(shù)據(jù)、信息以及知識的有效管理、挖掘和應(yīng)用，引發(fā)更高層次的知識創(chuàng)新——智慧，以便管理者能夠做出進(jìn)一步的評估和做出更快、更明智的決策。大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案建設(shè)應(yīng)該依托于專業(yè)建設(shè)，依托于信息服務(wù)，依托于教書育人才會(huì)呈現(xiàn)勃勃生機(jī)，因此要努力探索檔案館與檔案形成單位的合作方式，加強(qiáng)與相關(guān)職能部門的溝通與協(xié)作，跨行業(yè)的聯(lián)合能體現(xiàn)更多的互補(bǔ)性，讓多部門、多系統(tǒng)、多載體的資源顯現(xiàn)出其1+1﹥2的立體效應(yīng)。將聯(lián)合服務(wù)運(yùn)用于檔案信息服務(wù)領(lǐng)域，將會(huì)進(jìn)一步拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新檔案資源開發(fā)利用模式，引導(dǎo)社會(huì)力量參與檔案信息資源開發(fā)，實(shí)現(xiàn)由“小編研”向“大編研”的邁進(jìn)，推動(dòng)檔案信息資源成果的轉(zhuǎn)化；積極探索利用博客、微博、微信等新渠道加大對檔案工作的宣傳，加強(qiáng)與公眾的互動(dòng)交流，提升社會(huì)公眾對檔案工作的認(rèn)知度和滿意度，結(jié)合現(xiàn)代傳媒技術(shù)，積極開拓網(wǎng)絡(luò)平臺，增大檔案信息資源的受眾面和社會(huì)影響力。

三、結(jié)束語

身處大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前各級檔案部門面臨的新課題，沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)和模式可以照搬套用，需要在不斷探索和創(chuàng)新的過程中尋求發(fā)展。我們都知道獨(dú)木難成林，要擁有開放與分享的心態(tài)，尋找更多的戰(zhàn)略和策略伙伴，長期合作、追求共贏。過去，我們可以說得人才者得天下，現(xiàn)在要加上一句：得盟友者才能基業(yè)長存。各高校通過跨界、融合、聯(lián)動(dòng)開創(chuàng)協(xié)同合作、多方參與、互惠互利的檔案工作新局面，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨層級、跨部門的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，建設(shè)高校各檔案館之間優(yōu)勢互補(bǔ)，有機(jī)結(jié)合、互相聯(lián)系的檔案資源信息服務(wù)網(wǎng)，是大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案事業(yè)發(fā)展的方向。

（責(zé)任編輯：閻海燕）

[1] 章華明.高校檔案館的功能定位與發(fā)展路徑選擇——以上海高校為例[J].池州學(xué)院學(xué)報(bào),2009(6).

[2] 向澤紅.論數(shù)字檔案館的功能拓展[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(8).

[3] 張衛(wèi)東、王萍.檔案用戶需求驅(qū)動(dòng)的個(gè)性化服務(wù)模式研究[J].檔案學(xué)通訊,2007(3).

[4] 郭紅霞.醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)探析[J].辦公自動(dòng)化,2012(5).

[5] 熊志云.檔案信息資源的整合趨勢及整合措施淺議[J].檔案學(xué)研究,2005(1).

Crossover. Fusion. New ideas of linkage -- on the age of big data in Colleges and universities for the development of the archives cause

Xiang Ze-hong

G271

A

1005-9652（2016）01-0064-03

向澤紅（1970—），女，湖南桃源人，廣東交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館，副研究館員。