文／陳水生

高校檔案機構人員定編因素探析

文／陳水生

高校檔案機構的人員編制與學校歷史、規(guī)模及檔案工作的開展程度等關系密切。高校檔案機構人員配置的影響因素是多方面的，主要有學生數(shù)、教職工數(shù)、檔案館藏量、檔案服務項目、以及檔案利用工作量等，也包含了檔案場館的面積，檔案信息化和數(shù)字化的程度，相關的科技設備與管理水平，檔案館的基本建設基礎與年度經(jīng)費等也是重要的影響因素。

高等學校；檔案機構；人員編制；影響因素

高校檔案機構的人員編制與學校歷史、規(guī)模及檔案工作的開展程度等關系密切。新形勢下，高校檔案機構的館藏規(guī)模、館舍面積都有較大的增長，《高等學校檔案管理辦法》的頒布和實施，很多高校檔案機構都具有升級的條件，也存在著人員增加的問題，如何在升級擴編過程中做好檔案機構的人員編制落實，是檔案主管部門、各高校以及高校檔案部門都十分關注的問題。開展檔案機構人員編制方案的研究在當前和今后都是需要面對、無法回避和并且需要去落實和解決的問題。

一、高校檔案機構人員定編依據(jù)

高校檔案機構的人員編制依據(jù)主要是指人員配制的政策，人員配置的理論及實踐。2008年教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布的《高等學校檔案管理辦法》第十條：“高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員。高校專職檔案工作人員列入學校事業(yè)編制。其編制人數(shù)由學校根據(jù)本校檔案機構的檔案數(shù)量和工作任務確定”[1]。該辦法對編制人數(shù)關注的是檔案數(shù)量和工作任務的差別問題，明確提出高校校長負責領導學校的檔案工作：重視高校檔案機構的崗位設置、人員編制、館庫建設、經(jīng)費保障等方面的建設和發(fā)展，確保高校檔案機構能與學校的整體發(fā)展規(guī)模相協(xié)調(diào)。[2](p34)

二、高校檔案機構人員定編原則

根據(jù)檔案機構人員定編依據(jù)，確定高校檔案機構人員編置應遵從下列原則：

（一）科學規(guī)范、精簡高效

編制具有經(jīng)濟性。在核定人員編制時要堅持科學規(guī)范、精簡高效的原則。檔案人員編制的確定主要是根據(jù)學校檔案的數(shù)量和工作任務的發(fā)展需要，與檔案部門自身發(fā)展需要相適應。通過測評和規(guī)劃，以有利于業(yè)務運行管理、有利于整體效益發(fā)揮，科學設置人員崗位，充分發(fā)揮編制效益。

（二）以國家政策為依據(jù)

編制具有規(guī)范性和約束性。定編時要以國家編制管理部門的規(guī)定為執(zhí)行依據(jù)，從嚴從緊控制人員編制。《普通高等學校編制管理規(guī)程(草案)》將檔案人員列為“教學輔助人員編制”，明確規(guī)定“學校教學科研人員和教育教學輔助人員應占學校人員總數(shù)的80%以上，其他人員不超過學校人員總數(shù)的20%”[3]。檔案人員設崗定編必須以此為基本依據(jù)，與學?？鼐幙蚣芟噙m應。

（三）參照關聯(lián)行業(yè)定編規(guī)定

高校圖書館與檔案有密切關系，其定編規(guī)定有較好的參考性，《普通高等學校編制管理規(guī)程(草案)》提出編制依據(jù)是師生比和員生比?！镀胀ǜ叩葘W校圖書館規(guī)程(修訂)》對人員編制的規(guī)定是：“高等學校應根據(jù)讀者人數(shù)、資源數(shù)量、服務項目與時間、設備設施維護的要求、館舍分布等因素，配備相應的圖書館工作人員?！盵4]

三、高校檔案機構人員定編影響因素分析

《高等學校檔案管理辦法》對高校檔案管理體制、工作范圍、業(yè)務要求、人員配置、崗位職責、檔案管理范圍都提出了相關規(guī)定，明確提出由學校根據(jù)本校檔案機構的檔案數(shù)量和工作任務確定高校檔案機構編制人數(shù)，顯然，檔案數(shù)量是確定的，主要是指檔案載體，檔案類別；工作任務也是能基本確定的，并沒有提出具體的人員編制標準。高校檔案機構人員編制的影響因素涉及面很多，高校檔案機構人員配置影響因素主要有學生數(shù)、教職工數(shù)、檔案館藏量、檔案服務項目、以及檔案利用工作量等，也包含了檔案場館的面積大小，數(shù)字化程度及相關的科技設備與管理水平，以及檔案館的基本建設基礎與年度經(jīng)費等。

（一）高校檔案管理體制

我國高校檔案管理的變化是從分散到分管，從分管到集中，基本實現(xiàn)了檔案的集中統(tǒng)一管理?？偟恼f來有三次重大飛躍。一是50年代中期，文書檔案室和科技檔案室在高校的成立，高校檔案機構從無到有，從分散到分管是高校檔案管理體制的第一次飛躍；二是80年代中期，文書檔案室和科技檔案室的合并，綜合檔案室和檔案館在全國高校的普遍建立，是高校檔案管理體制的第二次飛躍；21世紀初，大檔案管理體制的初步建立和拓展是高校檔案管理體制的第三次飛躍。[5]體現(xiàn)在檔案管理體制改革上即是進行了綜合檔案室、學生檔案室的集中統(tǒng)一管理。《高等學校檔案管理辦法》拓展了檔案機構管理功能，一批檔案機構升級，不少高校綜合檔案室升級為檔案館，一批高校的學生檔案和人事檔案劃歸高校檔案館進行統(tǒng)一管理。管理體制決定了高校檔案機構的職能與設置，也是高校檔案機構的人員編制的基礎。

（二）高校檔案管理模式與業(yè)務范圍

《高等學校檔案管理辦法》頒布與實施后，開拓了檔案機構業(yè)務范圍和工作職能，盡管目前，檔案機構的名稱不統(tǒng)一，有檔案室、檔案館、信息資料中心和檔案中心等名稱；檔案機構隸屬關系復雜，有獨立建制，有附屬于圖書館，附屬于學校辦公室等部門；有高校把學生檔案和人事檔案劃歸檔案館，也有不少檔案機構拓展了年鑒編纂和校史館、博物館的管理。高校檔案機構的業(yè)務范圍和職能的拓展應有合適的依據(jù)，《高等學校檔案管理辦法》歸檔范圍增設了學生類檔案，首次賦予高校檔案服務社會的新職能，指出：高校檔案機構應充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；有條件的高校檔案機構，可以申請創(chuàng)設愛國主義教育基地?！凹涌鞌?shù)字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數(shù)字化校園建設同步進行?！?要求推進檔案信息化建設，推進數(shù)字檔案館（室）工作，舉辦檔案展覽、陳列檔案珍品、建設檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館等，逐步把檔案機構保管職能建設成檔案信息管理和服務中心，加強愛國主義和素質(zhì)教育基地、校史展覽和研究基地的建設。

《高等學校檔案管理辦法》對人事類檔案劃歸學校檔案機構統(tǒng)一管理并未提及，高校人事檔案管理和歸屬不明晰。高校人事檔案管理的基本模式主要包括檔案館模式和組織人事模式。檔案館模式是將人事檔案統(tǒng)一歸入檔案館管理，但管理人員有歸口檔案館，也有歸口組織或人事部門。組織人事模式一是在人事部門專設檔案室負責人事檔案管理，二是組織部門和人事部門都下設檔案管理科室，分別管理干部和教職工的人事檔案。

（三）高校檔案機構崗位設置

高校檔案內(nèi)部機構既有按功能分工進行設置，也有按業(yè)務分工設置。檔案機構級別差異較大，有處級、副處級、科級、副科級、以及歸屬于學校辦公室、人事組織部門和學生管理部門等不同部門的幾個并列的科級機構等；有的學者還提出要按照國家檔案局和檔案館的館局合署辦公模式，在高校也設立檔案處和檔案館，兩塊牌子一套人馬?！督魇嵤锤叩葘W校檔案管理辦法〉細則》第八條：“具備下列條件之一的高校應當設立獨立建制的檔案館，規(guī)模較大的學校應設立檔案處，實行兩塊牌子一套人馬，合署辦公……未設立檔案處（館）的高校應當設立綜合檔案科（室）”[6]。檔案局與檔案館的職能、性質(zhì)顯然是不同的，但在1996 年并未將局館合一管理體制修正進《檔案法》。

高校檔案機構人員配置影響因素主要有學生數(shù)、教職工數(shù)、檔案館藏量、檔案服務項目和檔案利用數(shù)量等多種檔案工作量。以檔案機構人員與在校學生比和人員與館藏案卷比這兩個主要依據(jù)來探討人員編制方案，同時也考慮因業(yè)務分工設置工作崗位等相關因素有一定的合理性。員工與教師之比也是在高校編制框架內(nèi)的可比數(shù)據(jù)，至于因館而異的客觀因素，如檔案服務項目的基礎與檔案信息化的建設與水平等，也影響著檔案機構工作崗位的設置和人員的調(diào)配。

（四）檔案機構人員效益

編制的目的在于提高效益，隨著國家政策的變化，高校規(guī)模的穩(wěn)定，高校檔案機構人員的經(jīng)濟效益目標將會被日益重視。有多少錢辦多少事，也就是“配多少人”要與“做多少事”相聯(lián)系。很顯然，各高校檔案機構的基礎條件是有差異的，檔案信息化和檔案數(shù)字化等基礎工作進展的程度是不同的，具體的工作業(yè)務因工作特色而存在一些差異，但整體的檔案工作是基本相同，共性與差異性并存。人員配置也有成本，高校檔案機構也有投人產(chǎn)出的經(jīng)濟效益評價，但必須而且也是能在比較中找到相關的效益指標，在以員生比等主要依據(jù)核定編制數(shù)以后，各相關業(yè)務如檔案技術條件與檔案管理水平、檔案數(shù)字化程度、檔案信息化建設基礎等都可作為效益目標作為調(diào)節(jié)人員數(shù)量的依據(jù)。自從《高等學校檔案管理辦法》頒發(fā)以來，檔案機構專業(yè)人員素質(zhì)已有很大提高，高校檔案機構已經(jīng)形成了一支以專業(yè)本科及研究生學歷為主流，以中、高級專業(yè)職稱為基本，以中青年為主力的檔案專業(yè)隊伍，加強對檔案機構人員的學歷與學科背景、職稱、年齡及性別結構的科學規(guī)劃，建立有效的崗位業(yè)績考核制度，完善崗位聘任制來提高管理水平與服務質(zhì)素。

影響機構設置和人員編制的因素很多，各個學校的情況差異也比較大，如何做到客觀并與實際情況相符，有一定的難度。在多元社會的今天，高校檔案機構人員編制方案模式也應是多元的，隨著研究工作的開展，研究資料和研究數(shù)據(jù)的充實，遵循符合檔案機構業(yè)務規(guī)律，建立適應主管部門的發(fā)展要求，符合高校辦學方針，適應高校的辦學目標，適應檔案機構的自身發(fā)展，建立長遠穩(wěn)定、分工明晰和結構合理的檔案人員編制方案，充分發(fā)揮各類檔案人員的專業(yè)特長，以精簡的人員達到最高的管理效能，平衡各方利益，得到相關部門的認同，建立與學校崗位設置方案相適應的人員編制方案，推進我國檔案事業(yè)的建設和發(fā)展。

（責任編輯：無盡藏）

[1] 教育部、國家檔案局.《高等學校檔案管理辦法》(中華人民共和國教育部令第27號)[EB/OL]. http://www.edu.cn/ news_127/20080912/t20080912_325115.shtml.

[2] 教育部辦公廳.《高等學校檔案管理辦法》解讀[M].北京:高等教育出版社,2010.

[3]中編辦、教育部、財政部.《普通高等學校編制管理規(guī)程(草案)》[EB/OL].http://www.doc88.com/p-401540544180.html

[4]教育部.《普通高等學校圖書館規(guī)程(修訂)》[EB/OL].http://www.moe.edu.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/ moe_23/200202/221.html.

[5] 潘玉民,李云波.我國檔案事業(yè)管理體制的三次改革[J].山西檔案,1996,(6).

[6] 譚燕萍.論高校檔案機構實行處(館)合一的合理性[J].北京檔案,2012,(5).

Analysis on the Factors of Personnel Allocation in University Archives Staff

Chen Shui-sheng

G271.2

A

1005-9652（2016）01-0061-03

陳水生（1965—），男，江西石城人，五邑大學綜合檔案室主任，副研究員。