文／吳曉茹

高校檔案庫存管理存在的問題及對策

文／吳曉茹

在學校全面深化改革，推進內(nèi)涵發(fā)展的新背景下，高校檔案館如何正確認識新形勢，主動適應新常態(tài)，以新思維做好高校檔案管理工作是檔案館面臨的新課題。隨著檔案館案卷數(shù)量的不斷增加,館藏日益豐富，由此給高校檔案庫存管理帶來了新的問題,諸如案卷質量不高、早期檔案破損、檔案有卷無目、有目無卷、卷目不符等，嚴重制約著檔案的服務利用工作。檔案館應立足現(xiàn)實，從檔案制度建設入手，提出檔案管理相應對策，切實提高檔案庫存管理質量，為學校各項工作服務。

深化改革；檔案；庫存管理

一、研究背景

黨的十八屆三中全會通過的《中共中央關于全面深化改革若干重大問題的決定》掀起了“全面改革大熱潮”。緊接著，全國各高校先后認真貫徹中央精神，紛紛出臺了高校綜合改革方案?！斗桨浮芬髮W校各單位結合實際工作，制定本單位、本部門的改革措施，落實好各項工作任務；要求全校師生理解改革、支持改革、參與改革、推動改革。學校檔案是學校歷史的沉淀，在學校行政管理、教學科研、編史修志、基礎設施建設等方面提供有力依據(jù)。在學校全面深化改革，推進內(nèi)涵發(fā)展的新形勢下，高校檔案館作為學校核心信息資源的保管單位，在這場改革的攻堅戰(zhàn)中正大有可為，因此，高校檔案館必須清醒認識新時期檔案庫存管理工作中存在的問題，并采取有效解決措施，使檔案工作為全面深化改革做出新貢獻。

二、高校檔案庫存管理中存在的主要問題

本人長期從事高校檔案管理工作，在實際工作中發(fā)現(xiàn)學校檔案庫存管理還存在著許多問題，主要表現(xiàn)為：

（一）檔案管理意識淡薄，檔案各項制度不規(guī)范

檔案人員在工作變動時，移交不按程序辦事，不檢查、不清理、不簽字，造成檔案工作松散和檔案流失嚴重。實際工作中，由于檔案管理人員缺乏檔案保護意識，在查（借）閱檔案時不登記，無借條，導致借出檔案無據(jù)可查，以致丟失；或者是檔案管理人員沒有及時催還檔案，而借檔者由于工作的變動已調(diào)離本校，同樣導致外借檔案部分未及時歸還而遺失，給學校檔案資產(chǎn)帶來難以挽回的損害。

（二）檔案立卷歸檔不規(guī)范

檔案歸檔內(nèi)容不完整。[1]主要表現(xiàn)為：（1）是新機構成立及臨時機構在其工作活動中形成的材料，以及學校教職工因公出差、參加會議、交流訪問、進修等公務活動中形成的材料，都是學校的寶貴財富，理應歸檔，可有的未及時歸檔，有的出現(xiàn)正件與附件、請示與批復脫節(jié)現(xiàn)象。例如某高校新校區(qū)基建項目的歸檔材料中只有請示而無上級批復。（2）是個別歸檔部門出現(xiàn)檔案中斷現(xiàn)象，特別是聲像、實物類檔案由于缺乏歸口管理，導致許多重要影像資料、證書等分散在當事人手里，未向檔案館移交。（3）是歸檔部門未按歸檔范圍收集材料，仍然是手上有什么就交什么，一方面出現(xiàn)一份文件多部門同時歸檔的情況發(fā)生，造成文件冗余；另一方面造成文件歸檔不齊全，散失嚴重。（4）是歸檔部門后期補歸的檔案，例如文革時期（如人員處理及復查）材料，檔案館沒有及時整理、編目，造成檔案材料雜亂無章，堆積如山，并已落滿厚厚一層灰，少數(shù)已被蟲蛀、鼠咬或發(fā)生霉變，給被處分人員的平反工作帶來極大困難。

檔案立卷整理不規(guī)范，案卷質量不高。主要表現(xiàn)為：（1）是檔號重號。部分學校檔案館對1992年以前的館藏文書檔案，按黨群檔案、行政檔案這兩個類別分別編排檔號，每個類別內(nèi)檔案均從第1號開始依次編號，而未在檔號前加區(qū)別字符導致檔案檔號的重復性。這種編號法違反了檔號的唯一性，不僅給檔案檢索造成困難，而且導致檔案實體秩序錯亂。（2）是文件排序顛倒。兼職檔案員未按照“正文在前，草稿在后”的歸檔要求排列文件，而是簡單的按文件簽發(fā)流程（即發(fā)文稿紙-草稿-正文）順序排列。（3）是檔案材料編制頁碼時，發(fā)生漏編、錯編、涂改等現(xiàn)象，嚴重影響檔案的美觀。（4）是有的歸檔單位存在著有文必檔、玉石不分的問題，更不要提劃分歸檔材料保管期限的準確性了，造成檔案管理、統(tǒng)計、鑒定、銷毀工作的困難。

由于學校檔案部門經(jīng)費不足，致使檔案館達不到檔案保管的基本條件，嚴重危害了檔案的完整與安全。部分紙質檔案陳舊破損，特別是基建圖紙，由于幅度較大，難于保存且容易磨損破碎。折疊的圖紙經(jīng)過頻繁使用，反復折疊，在折過的地方引起墨跡脫落，甚至一不小心撕破圖紙，且損毀后再修復難與原圖紙一致，造成無法再使用。

檔案數(shù)量的日益增長與檔案庫房有限空間的矛盾日益顯著[2]。由于高校檔案歸檔范圍表對歸檔的“有關文件材料”未作統(tǒng)一界定，歸檔部門收集文件材料時概念籠統(tǒng)、模糊，大量無價值資料就會“以假亂真”混進檔案館，且管理上“只存不銷”也加劇了檔案資料的冗雜性。此外，有關“豐富館藏建設”的呼聲使得檔案館通過不斷地擴充檔案資料以完成任務，人為地擴大了館藏資料的收集范圍。大范圍、大節(jié)奏的收集導致館藏資料過渡膨脹，致使檔案館人員工作量加劇，管庫容量緊張，無用資料大量存在，有用檔案卻拒之門外，降低了檔案館的價值和作用。

庫存檔案信息化工作滯后。目前，多數(shù)檔案館都建立了自己的檔案數(shù)據(jù)庫，但是建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小、類型單一、標準化程度低，并且只能實現(xiàn)檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄的電子檢索，而對于檔案的實體內(nèi)容，利用者必須到檔案館查詢，異地查詢無法實現(xiàn)。

重保管，輕利用。檔案館工作依然停留在立卷、裝訂、上架、保管、你查我找的水平上，而忽視了對庫存檔案資源的開發(fā)利用，導致許多珍貴檔案長眠于檔案館中，不僅造成了人們把檔案館只看做文件的保管單位的這一簡單認識，而且沒有發(fā)揮出檔案館的宣傳教育作用，阻礙了檔案館地位的提升。

三、做好高校檔案庫存管理的對策

（一）建立健全高校檔案管理制度

完善的檔案管理制度，是實現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理的有力措施和強力保證。在制定檔案管理制度時，應著重強調(diào)以下幾點：（1）是規(guī)范檔案的借閱制度，規(guī)定凡借出檔案均須履行登記審批手續(xù)，并限期歸還，必要時還應建立檔案賠償制度。檔案管理人員對借出的檔案應追蹤催回，在一定周期（如一周）內(nèi)要聯(lián)系借閱者送還檔案；此外，還可與人事管理部門溝通，規(guī)定凡學校離退休或離職人員均需履行檔案借閱情況核查手續(xù)。通過對外借程序實施閉環(huán)管理，有效封堵檔案流失渠道，確保學校檔案實體完整安全。（2）是制定臨時機構的歸檔制度，做好臨時機構檔案收集、整理、移交工作。學校檔案館要根據(jù)臨時機構的工作內(nèi)容和工作特點，確定其歸檔范圍，在歸檔時間和移交程序上可靈活多樣，在臨時機構撤銷時，做好臨時機構組織沿革、大事記等資料的編纂工作，連同檔案移交單、卷內(nèi)目錄和檔案材料一起移交給檔案館。（3）是適時修訂檔案歸檔范圍和保管期限表。歸檔范圍表是各歸檔部門收集文件材料的依據(jù)和標準，歸檔范圍表的不規(guī)范、不完整，勢必影響歸檔材料的齊全完整性，為今后檔案的開發(fā)和利用帶來困難。然而隨著高校各歸檔部門機構調(diào)整、職能改變，其歸檔范圍表的內(nèi)容也應及時更正，以確保檔案真正具有查考利用價值。

（二）加強高校檔案規(guī)范化管理

學校各歸檔部門要嚴格按照《高校各類檔案歸檔實施細則》，進行檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，切實提高檔案的規(guī)范化水平。在收集檔案材料時，變被動接受為主動索要，對歸檔范圍中未包含的材料，要究其原因，登記備案。在檔案材料分類整理時，要按相同年度、相同問題、相同保管期限的分類原則進行正確分類，并按照文件的來源、重要程度及時間順序進行排序，編制頁碼時，要仔細認真，確保頁號不漏、不重、不涂改。同時，編制檔案檔號時，也要做到“四不”：不重、不缺、不繁、不變。

（三）加強高校檔案電子化管理

第一是對利用率高的學生成績單、畢業(yè)名冊、基建圖紙等紙質檔案通過掃描，收集、管理其電子文件，建立電子文件數(shù)據(jù)庫，在保護檔案實體的同時，提高檔案利用率。第二是在高校檔案管理網(wǎng)站上設置檔案查詢系統(tǒng)入口，對檔案目錄和部分公開電子文檔實現(xiàn)異地查詢檢索。第三是高校OA系統(tǒng)的運用，使得檔案載體發(fā)生很大變化，高校檔案館應立項研究OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接問題，實現(xiàn)電子文件全文自動上傳歸檔，并在系統(tǒng)中提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。

（四）加強高校檔案隊伍建設

首先，要保障高校檔案管理工作正常開展，需要穩(wěn)定高校檔案管理人員，必要時需對檔案管理人員提高待遇、實行“專技+管理”雙軌制、正常晉升等方式增強檔案管理崗位的吸引力。其次，學校檔案部門要鼓勵全體員工著手實際工作，深入開展理論學習與實踐研究，積極申報課題、撰寫專業(yè)文章，積極參加全國及省檔案局、各高校檔案學會開展的學術交流、在職培訓和繼續(xù)教育，不斷提高業(yè)務水平，讓檔案管理人員干起工作來有盼頭、有盡頭，從而擴大檔案工作的影響力。再次，學校檔案館要對兼職檔案員定期開展業(yè)務培訓，特別是對新成立機構或者臨時機構的兼職檔案員要實現(xiàn)一對一的業(yè)務指導，在培訓時應著重強調(diào)兼職檔案員的工作職責、歸檔的原則和重點以及歸檔的范圍和歸檔時間，同時應按照檔案歸檔流程進行詳細講解，使兼職檔案員充分掌握文件材料的分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、案卷封面及移交單的填寫等方法，特別是針對檔案整理過程中歸檔范圍鑒定不清、檔案保管期限劃分不準確等問題進行重點培訓。

四、總結

在新的形勢背景下，高校檔案管理工作必須緊跟時代步伐，以檔案庫存管理存在的問題為導向，抓住主要矛盾，從檔案制度建設入手，研究檔案管理對策，切實解決檔案歸檔內(nèi)容不完整、立卷整理不規(guī)范，部分檔案破損、遺失，檔案有卷無目、有目無卷、卷目不符，檔案信息化及開發(fā)利用程度低等問題，在提高檔案的規(guī)范化、標準化管理水平的同時，充分發(fā)揮檔案的功能，為學校各項工作服務。

（責任編輯：聞 道）

[1] 秦小紅.高校檔案的立卷歸檔工作探析[J].湖南商學院學報,2000,(7).

[2] 孫潔.檔案館館藏資料建設面對的挑戰(zhàn)及策略[J].中國檔案,2013,(5).

Problems and Countermeasures in the Inventory Management of University Archives

Wu Xiao-ru

G275

A

1005-9652（2016）01-0058-03

吳曉茹（1986—），女，山西運城人，西安建筑科技大學檔案館館員，碩士。