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        以檔案信息化建設(shè)為抓手為紀(jì)檢監(jiān)察工作提供有力保障

        2016-02-02 23:30:55史文莉朱雯靜
        山東檔案 2016年3期
        關(guān)鍵詞:紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理信息化

        文·史文莉 朱雯靜

        以檔案信息化建設(shè)為抓手為紀(jì)檢監(jiān)察工作提供有力保障

        文·史文莉 朱雯靜

        近年來,省紀(jì)委監(jiān)察廳機關(guān)緊緊圍繞紀(jì)檢監(jiān)察中心工作,服務(wù)大局,開拓創(chuàng)新,按照科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、信息化的要求,以發(fā)揮檔案資源的基礎(chǔ)性作用為依托,在檔案信息化建設(shè)方面進(jìn)行了有益的探索與實踐,為紀(jì)檢監(jiān)察工作提供了有力保障。

        一、領(lǐng)導(dǎo)重視,創(chuàng)造良好氛圍

        省紀(jì)委監(jiān)察廳歷來高度重視檔案工作,并作為一項重要工作來抓,在全機關(guān)形成了重視、支持、共同做好檔案工作的良好氛圍。

        一是高度重視,確保組織領(lǐng)導(dǎo)到位。堅持把檔案信息化建設(shè)納入機關(guān)信息化建設(shè)總體規(guī)劃,一起部署、一起落實。專門成立了由省紀(jì)委常委、秘書長任組長、辦公廳主任為副組長的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,做到堅持對檔案工作定期分析研究,及時有效解決問題,為加強檔案工作信息化建設(shè)提供了組織保障。

        二是加大投入,確?;A(chǔ)設(shè)施到位。專門將檔案管理工作的經(jīng)費列入財務(wù)預(yù)算,在人、財、物等方面給予保證,多渠道解決工作中的實際困難。近年來,投資14萬余元進(jìn)行數(shù)字化掃描,配備了計算機、掃描儀、刻錄機等硬件設(shè)備,并進(jìn)行軟件升級,為加強檔案管理提供保證。

        三是加強培訓(xùn),確保隊伍建設(shè)到位。一方面,積極參加省檔案局組織的專業(yè)培訓(xùn),另一方面,邀請專家對機關(guān)各部門、單位兼職檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo),重點對檔案管理軟件的使用進(jìn)行專題培訓(xùn),大大提高了檔案工作人員業(yè)務(wù)水平。

        二、標(biāo)準(zhǔn)先行,明確目標(biāo)和思路

        堅持把檔案信息化建設(shè)納入辦公信息化建設(shè)之中,充分考慮檔案信息化建設(shè)的條件和要求,在總結(jié)經(jīng)驗、統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上,提出了檔案工作“在管理措施上要有新突破,在歸檔質(zhì)量上要有新提高,在檔案的利用效果上要有新成效”的目標(biāo),確立了突出重點、先易后難、分步實施的工作思路。

        按照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》《計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》和國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》,以及省檔案局的業(yè)務(wù)要求,在充分調(diào)研、論證的基礎(chǔ)上,依托省紀(jì)委監(jiān)察廳機關(guān)內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)和辦公平臺,設(shè)計開發(fā)了“紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)檔案管理軟件系統(tǒng)”。該系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)是以檔案信息資源建設(shè)為核心,以電子信息管理為重點,確保具有保存價值的檔案信息真實、完整、有效、安全地保存在數(shù)據(jù)庫中,并可提供方便、快捷的利用服務(wù),實現(xiàn)檔案的資源數(shù)字化、歸檔自動化和管理標(biāo)準(zhǔn)化。

        省紀(jì)委監(jiān)察廳檔案管理系統(tǒng)主要包括:面向檔案室的全委檔案管理;面向各廳室檔案管理員的廳室歸檔;面向委內(nèi)所有人員的檔案目錄查詢;面向系統(tǒng)管理員的系統(tǒng)設(shè)置四個部分。根據(jù)我委工作的實際情況,從廳室檔案人員的預(yù)歸檔、審核、檔案提交、檔案室審核、歸檔等形成一系列工作流程。

        三、改革創(chuàng)新,推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

        檔案信息化建設(shè)是新時期檔案工作人員面臨的一個重要課題,也是檔案事業(yè)發(fā)展適應(yīng)信息時代需要的必然選擇。我們立足工作全局,堅持改革創(chuàng)新,使檔案工作不斷取得新成績、躍上新臺階。

        一是著力實現(xiàn)文檔一體化。從開始規(guī)劃機關(guān)辦公自動化,就把檔案管理現(xiàn)代化列入規(guī)劃之中,一起考慮,一起謀劃。從1990年在全國紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)第一家搞檔案管理軟件試點,到1999年與中央紀(jì)委信息中心、山東浪潮集團(tuán)辦公自動化研究所共同研發(fā)新一代檔案管理系統(tǒng)軟件,再到2002年文書檔案立卷改革,在原有軟件基礎(chǔ)上改進(jìn)文書檔案管理系統(tǒng),以及2004年省紀(jì)委信息中心與浪潮集團(tuán)辦公自動化研究所研發(fā)B/S版紀(jì)檢監(jiān)察檔案信息系統(tǒng),同時建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫,一步一個臺階,逐步提高了檔案工作的科技含量。目前,已達(dá)到了通過檔案信息的一次性輸入,實現(xiàn)檔案的自動分類、排序,案件封面、卷內(nèi)目錄和檢索卡片的自動編制、打印,檔案保管期限的自動鑒定、主題詞的自動標(biāo)引以及多種途徑的檢索、統(tǒng)計功能。同時,針對紀(jì)檢監(jiān)察工作特點,軟件系統(tǒng)還能對歸檔情況、檔案保管期限、各類案件的處理等情況進(jìn)行綜合統(tǒng)計分析。通過紀(jì)檢監(jiān)察信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),公文從起草到領(lǐng)導(dǎo)審閱簽批,直至辦結(jié)歸檔,全部流程都在內(nèi)網(wǎng)上流轉(zhuǎn),當(dāng)年形成的文件隨辦隨歸,檔案處隨時都能查看到機關(guān)各廳室單位檔案的錄入情況,發(fā)現(xiàn)問題及時提出修改意見。真正實現(xiàn)了文檔一體化,減輕了工作強度,提高了工作效率。

        二是積極推進(jìn)室藏數(shù)字化。本著“制度先行、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)”的原則,充分利用信息化手段,對室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,促進(jìn)檔案信息資源總量增加,質(zhì)量提高,推進(jìn)服務(wù)機制創(chuàng)新。2008年,經(jīng)上級主管部門同意,確定完成省紀(jì)委監(jiān)察廳機關(guān)1987年至2006年永久、長期和30年的文書、案件、照片檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。我們從人力、物力、硬件配備、檢索利用方便、存儲空間、掛接等多方面進(jìn)行考察論證,做了大量準(zhǔn)備工作。為解決案件檔案的保密問題,首先制定了掃描工作的保密制度、工作制度、檢查制度、交接制度、備份制度、工作量統(tǒng)計制度,還做到掃描用機房與辦公室、休息室分開,機房裝防盜門、防盜窗并設(shè)24小時監(jiān)控錄像;掃描用微機都提前做格式化處理,安裝好新購硬盤;工作時間檔案處人員不離機房,出入庫房都由專人辦交接手續(xù)。對合作單位人員嚴(yán)挑細(xì)選,上崗前進(jìn)行保密培訓(xùn)并逐一簽定保密協(xié)議,做到萬無一失。為保證掃描質(zhì)量,嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)和山東省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》,嚴(yán)把質(zhì)量關(guān),做到每卷、每份文件都附一張質(zhì)量檢查表。填表時工作人員先注明如大幅圖表、模糊證據(jù)材料等特殊情況,然后在圖像掃描時作特殊技術(shù)處理。另外在案卷裝訂、圖像掃描、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)備份諸環(huán)節(jié)都填寫情況說明和質(zhì)量檢查責(zé)任人,保證掃描檔案質(zhì)量過關(guān)。

        三是大力推行提供利用電子化。隨著檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展,現(xiàn)代信息技術(shù)的全面應(yīng)用,檔案管理模式已經(jīng)發(fā)生轉(zhuǎn)變,從以檔案實體保管和利用為重點,轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和電子化提供利用服務(wù)為重心。為做到既方便提供利用又符合保密要求,專門設(shè)置了一臺專供查閱的計算機,不連接互聯(lián)網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng),不設(shè)打印、拷貝功能,獨立運行,封閉運轉(zhuǎn)。借閱時先以借閱人身份登錄,提出借閱申請,輸入關(guān)鍵字詞進(jìn)行檢索,很快就能找到所需目錄。然后檔案人員以審批人身份登錄,根據(jù)查閱審批手續(xù),看提交的目錄是否符合借閱要求,審批后選中同意,借閱人才能看到詳細(xì)內(nèi)容。電子化提供利用替代檔案原件利用,檔案管理人員和借閱人不接觸檔案原件,較好地避免了檔案在頻繁調(diào)閱過程中可能被篡改、丟失等不安全因素,使檔案材料的真實性和安全性得到保障,既方便了領(lǐng)導(dǎo)和同志們查閱,又為數(shù)字檔案信息安全提供了可靠保證。

        四、總結(jié)經(jīng)驗,樹立長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)

        一是要高端視角,全局考慮。檔案管理軟件是機關(guān)信息化建設(shè)系統(tǒng)工程的組成部分,因此在軟件設(shè)計過程中必須充分考慮與其他業(yè)務(wù)軟件的銜接,要有一定的前瞻性,要預(yù)留模塊,設(shè)計有彈性,為將來的整合升級留出空間。

        二是需持之以恒,不懈努力。檔案信息化是一個持續(xù)、不斷的發(fā)展過程,隨著社會發(fā)展、管理需求、技術(shù)更新等因素不斷進(jìn)行完善。檔案信息化在這個發(fā)展過程中,其內(nèi)涵、方式、手段、目標(biāo)會不斷發(fā)生變化。比如我們在檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中,就面臨著因舊版軟件不斷進(jìn)行升級改造整合而出現(xiàn)的數(shù)據(jù)遷移的問題,以及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入新軟件后出現(xiàn)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)問題。所以檔案信息化過程中,不可能一蹴而就、一步到位,應(yīng)堅持與時俱進(jìn),牢固樹立長遠(yuǎn)發(fā)展觀念。

        三是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),互聯(lián)互通。檔案信息化是不斷標(biāo)準(zhǔn)化的過程,只有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),方能互聯(lián)互通、共建共享。一方面,檔案信息化建設(shè)自身是一個有機系統(tǒng)工程,各環(huán)節(jié)、各要素相互連接、互為支撐,需經(jīng)過調(diào)研、論證、軟件開發(fā)、平臺構(gòu)建等諸多環(huán)節(jié)才能完成;另一方面,要注重用標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)實踐,在推進(jìn)信息化建設(shè)的同時提升規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。

        (作者單位:山東省紀(jì)委辦公廳)

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