孫洪艷

（510370 廣東省廣州市荔灣公證處 廣東 廣州）

論公證的審查范圍和核實義務(wù)

孫洪艷

（510370 廣東省廣州市荔灣公證處 廣東 廣州）

公證活動是圍繞對公證事項的審查與核實而展開的，公證人員在辦理公證業(yè)務(wù)過程中如何做到事實清楚，法律關(guān)系明確，關(guān)鍵在于做好認(rèn)真細(xì)致的證據(jù)核查。雖然在《公證法》和《公證程序規(guī)則》中均有關(guān)于公證審查和公證核實的規(guī)定，但均為原則性的規(guī)定，全國法院已經(jīng)出現(xiàn)多起因當(dāng)事人提供虛假證明材料而判決公證機構(gòu)承擔(dān)賠償責(zé)任的案例。本文主要通過論述公證的審查范圍和核實義務(wù)，闡述我國建立審查制度和核實規(guī)則的必要性。

公證；審查范圍；審查原則；核實義務(wù)

公證的目的是通過對一系列證據(jù)和事實的認(rèn)定來證明當(dāng)事人的某種權(quán)利或資格?！豆C法》第二條規(guī)定“公證是公證機構(gòu)根據(jù)自然人、法人或者其他組織的申請，依照法定程序?qū)γ袷路尚袨?、有法律意義的事實和文書的真實性、合法性予以證明的活動。”［1］公證活動是圍繞對公證事項的審查和核實而展開的，公證人員在辦理公證業(yè)務(wù)過程中如何做到事實清楚，法律關(guān)系明確，關(guān)鍵在于做好認(rèn)真細(xì)致的證據(jù)核查。全國法院已經(jīng)出現(xiàn)多起因當(dāng)事人提供虛假證明材料而判決公證機構(gòu)承擔(dān)賠償責(zé)任的案例。依據(jù)《公證法》和《公證程序規(guī)則》的規(guī)定，結(jié)合我國公證業(yè)務(wù)實際情況，本文簡要論述我國公證的審查范圍和核實義務(wù)，闡述建立公證審查制度和核實規(guī)則的必要性。

一、公證的審查范圍

公證審查，是指在公證機構(gòu)受理當(dāng)事人的公證申請后，制作公證書之前，對當(dāng)事人申請公證的事項及其提供的證明材料從法律和事實兩個方面檢查核對是否真實、合法所進(jìn)行的工作。［2］公證機構(gòu)必須審查當(dāng)事人的身份和行使權(quán)利、履行義務(wù)的能力；審查當(dāng)事人申請公證的事實和文書以及有關(guān)文件是否真實、合法。公證人員應(yīng)當(dāng)通過詢問證人，調(diào)取書證、物證、視聽資料、現(xiàn)場勘驗、進(jìn)行鑒定等方式認(rèn)真收集證據(jù)。公證人員詢問當(dāng)事人和有關(guān)證人時，應(yīng)當(dāng)告知其權(quán)利、義務(wù)、法律責(zé)任和注意事項，并制作談話筆錄。

（一）關(guān)于審查范圍的法律規(guī)定

《公證法》第二十八條規(guī)定：“公證機構(gòu)辦理公證，應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同公證事項的辦證規(guī)則，分別審查下列事項：（一）當(dāng)事人的身份、申請辦理該項公證的資格以及相應(yīng)的權(quán)利；（二）提供的文書內(nèi)容是否完備，含義是否清晰，簽名、印鑒是否齊全；（三）提供的證明材料是否真實、合法、充分；（四）申請公證的事項是否真實、合法。”［3］

《公證程序規(guī)則》第二十四條規(guī)定：“公證機構(gòu)受理公證申請后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同公證事項的辦證規(guī)則，分別審查下列事項：（一）當(dāng)事人的人數(shù)、身份、申請辦理該項公證的資格及相應(yīng)的權(quán)利；（二）當(dāng)事人的意思表示是否真實；（三）申請公證的文書的內(nèi)容是否完備，含義是否清晰，簽名、印鑒是否齊全；（四）提供的證明材料是否真實、合法、充分；（五）申請公證的事項是否真實、合法。”［4］

（二）審查的原則：形式審查和實質(zhì)審查

公證審查重點是根據(jù)所證明的對象不同而進(jìn)行的，對于各類公證事項提供的證據(jù)不可能適用同樣的審查要求。以身份為證明對象的公證，身份審查就是工作記錄或接談筆錄審查重點；以文件、事實為證明對象的公證，審查的重點應(yīng)為文件、事實本身真實性的審查。

由于業(yè)務(wù)量很大、出具公證書的期限短，公證機構(gòu)對于每份申請公證事項都進(jìn)行實質(zhì)審查是不現(xiàn)實的，也是不可能完成的。因此，公證審查應(yīng)當(dāng)堅持形式審查和實質(zhì)審查相結(jié)合的原則。

（三）審查的方式、方法

概括起來，任何類型的公證都必須審查的基本內(nèi)容有如下幾項：當(dāng)事人的身份真實；當(dāng)事人與公證事項有利害關(guān)系；當(dāng)事人具備相應(yīng)的行為能力。筆者僅就實務(wù)中經(jīng)常遇到的一些審查事項的審查方式、方法提出一些個人觀點：

（1）姓名。當(dāng)事人提供的身份證、戶口簿、死亡證明上記載的姓名與財產(chǎn)權(quán)屬證書上的姓名不一致，可以通過查閱戶籍檔案或人事檔案中曾用名的記載、結(jié)婚證、駕駛證等其他證件上姓名予以證明。

（2）出生日期。依據(jù)《最高人民法院關(guān)于貫徹執(zhí)行<中華人民共和國民法通則>若干問題的意見（試行）》第1條的規(guī)定，出生日期以戶籍記載為優(yōu)先，其次是醫(yī)院的出生證明，再次是其他證明。

（3）住所。住所地對于公證業(yè)務(wù)的管轄非常重要，由于戶口遷移并不一定更換居民身份證，公證機構(gòu)一定要注意核實，對于特殊管轄的公證事項應(yīng)要求當(dāng)事人同時提供居民身份證和戶口簿。

（4）死亡及死亡時間、地點。死亡事實可以依據(jù)以下一種或者幾種證據(jù)予以確認(rèn)：①縣級以上人民醫(yī)院出具的醫(yī)學(xué)死亡證明；②殯儀館出具的火化證明；③生前戶籍所在地派出所或公安局出具的死亡證明；④墓證；⑤死亡公證書；⑥繼承公證書；⑦法院的宣告死亡判決書。由于死亡的事實及死亡時間、地點具有非常重要的法律意義，公證機構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)事人提供的資料或者到相關(guān)單位調(diào)查，核實死亡事實以及死亡時間、地點。

（5）婚姻狀況。全國各省民政局婚姻登記管理部門沒有統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)，民政部又于2015年9月21日出臺了《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范（無）婚姻登記記錄證明相關(guān)工作的通知》的規(guī)定，目前公證機構(gòu)只能向當(dāng)事人戶籍所在地民政局婚姻登記發(fā)函協(xié)助查詢。對于當(dāng)事人有意隱瞞其在戶籍地之外的國內(nèi)其他民政局登記結(jié)婚以及在國外結(jié)婚的情況則束手無策。

（6）自然人身份?！豆C機構(gòu)審查自然人身份的指導(dǎo)意見》第二條規(guī)定公證機構(gòu)在辦理公證過程中應(yīng)當(dāng)對當(dāng)事人的身份進(jìn)行審查。目前公證機構(gòu)只能利用二代身份證讀卡器核查身份證，“公安部全國公民身份號碼查詢服務(wù)中心”網(wǎng)站也可以查詢身份證信息。但對于其他身份證件（臨時身份證、戶口簿、中國護(hù)照、外國護(hù)照、軍官證、武警警官證、士兵證、港澳居民來往內(nèi)地通行證、臺灣居民來往大陸通行證，等等）尚沒有專業(yè)的識別儀器，只能采用視讀的方式辨別真假。

（7）人證相符的審查。主要是公證人員將當(dāng)事人提供的身份證件上的照片與前來辦理公證的當(dāng)事人進(jìn)行比對，目前尚無相應(yīng)的辨識機器，只能憑經(jīng)驗進(jìn)行判斷。

（8）利害關(guān)系。根據(jù)當(dāng)事人個人信息、提供的證明材料、申請辦理的公證事項等進(jìn)行判斷。

（9）行為能力。通過與當(dāng)事人的交談、詢問，結(jié)合申請辦理的公證事項，具體判斷當(dāng)事人是否具備相應(yīng)的行為能力。對于涉及人身、身份、處分財產(chǎn)、遺囑、放棄繼承等重大公證事項時，公證機構(gòu)必須嚴(yán)格審查當(dāng)事人的行為能力，一旦有疑義，應(yīng)該立即停止辦理，要求當(dāng)事人提供具有相應(yīng)行為能力的證明。當(dāng)事人不能提供或拒絕提供的，應(yīng)當(dāng)終止辦理。

二、公證的核實義務(wù)

核實是公證機構(gòu)為確認(rèn)公證事項的真實性、合法性而到公證機構(gòu)以外進(jìn)行實地調(diào)取證明材料、審核證明材料是否屬實的工作，是公證機構(gòu)獲取證據(jù)的重要方式之一。［5］出現(xiàn)以下兩種情況時，公證機構(gòu)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行核實：一是按照有關(guān)辦證規(guī)則需要核實的；二是公證機構(gòu)對當(dāng)事人申請公證的事項或提交的證明材料有疑義的。公證人員應(yīng)當(dāng)盡到謹(jǐn)慎注意義務(wù)，無法核實的，告知當(dāng)事人并由當(dāng)事人承擔(dān)舉證不能的責(zé)任。

（一）公證核實義務(wù)的法律規(guī)定

《公證法》第二十九條規(guī)定：“公證機構(gòu)對申請公證的事項以及當(dāng)事人提供的證明材料，按照有關(guān)辦證規(guī)則需要核實或者對其有疑義的，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行核實，或者委托異地公證機構(gòu)代為核實，有關(guān)單位或者個人應(yīng)當(dāng)依法予以協(xié)助?！保?］

（二）核實的方法、范圍和程序

公證機構(gòu)的工作重點在于固定、收集與當(dāng)事人意思表示和待證事項有關(guān)的證明材料。核實的手段比較單一，主要是詢問當(dāng)事人，有時也可以通過互聯(lián)網(wǎng)查詢進(jìn)行印證。而外出調(diào)查證明材料并制作核實記錄的僅限于特定的或極個別的公證事項，如繼承公證中外調(diào)被繼承人檔案等。下面僅就常規(guī)的核實情況的核實方法、范圍和程序提出一些建議。

（1）做好核實的準(zhǔn)備工作。根據(jù)需要核實的內(nèi)容，結(jié)合核實的對象、核實的地點等具體情況，擬定有針對性的核實提綱，做好預(yù)案。

（2）客觀、全面的收集證據(jù)，切忌斷章取義。

（3）注意外出核實時要遵照法定程序，如除核實、收集書證外，應(yīng)由兩名公證人員共同進(jìn)行，做好核實筆錄并交被核實人簽名，等等。

（4）對于無法核實或者經(jīng)過核實仍然存疑的證據(jù)，應(yīng)當(dāng)及時告知當(dāng)事人補充資料。

（5）委托核實。委托核實僅是公證核實的一種特殊方式，目前委托核實的一般多為其他公證機構(gòu)出具的公證書的核實。委托其他公證機構(gòu)代為到其他單位進(jìn)行核實的情況極少且難以執(zhí)行。

三、我國目前急需建立公證審查制度與核實規(guī)則

《公證法》和《公證程序規(guī)則》都明確規(guī)定對當(dāng)事人的身份審查是公證機構(gòu)應(yīng)當(dāng)履行的義務(wù)，但是公證機構(gòu)又應(yīng)當(dāng)如何履行身份審查職責(zé)才是盡到了身份審查義務(wù)呢？《公證法》和《公證程序規(guī)則》沒有明確的規(guī)定。由于相關(guān)法律法規(guī)對于公證機構(gòu)審查范圍和審查義務(wù)沒有明確的界定，造成一旦出現(xiàn)當(dāng)事人提供虛假資料騙取公證書，公證機構(gòu)盡管已經(jīng)盡到了充分注意義務(wù)，最終仍然被判決承擔(dān)賠償責(zé)任的結(jié)果。

依據(jù)《最高人民法院關(guān)于審理涉及公證活動相關(guān)民事案件的若干規(guī)定》，人民法院對于公證過錯的核心觀點是以公證機構(gòu)是否“依法定程序、采用合理方式、審慎做出審查”作為判斷公證機構(gòu)是否存在過錯的判斷標(biāo)準(zhǔn)。只要公證機構(gòu)在履行職責(zé)過程中依法定程序、采用合理方式、審慎做出審查，即使最終不能發(fā)現(xiàn)當(dāng)事人提供虛假資料，也應(yīng)當(dāng)認(rèn)為公證機構(gòu)已依法履行其審查義務(wù)而不能認(rèn)為公證機構(gòu)存在過錯，公證機構(gòu)不應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。因此，無論從規(guī)范公證行業(yè)的角度，還是從人民法院審判有法可依的角度，建立公證審查制度和核實規(guī)則都是十分必要的。

公證機構(gòu)在法定的證據(jù)效力約束下必須承擔(dān)一定的法律審查責(zé)任，但這種審查責(zé)任不能被無限地夸大，公證的審查具有自己的工作規(guī)則，這一點不同于國家行政機關(guān)，也不同于國家司法機關(guān)。對于公證審查，理論和實踐都沒有一個清晰的法理解釋和說明。筆者認(rèn)為，從法理上說，公證的審查應(yīng)該是一種以程序?qū)彶闉橹?，同時結(jié)合了適度實體審查的工作方式。公證證明活動就是證明公證事項具有真實性和合法性，而對于這種真實性和合法性的探究主要采用的是對當(dāng)事人提供的證據(jù)材料以書面審查的方式，依據(jù)相關(guān)的法律規(guī)定，遵照一定的證據(jù)認(rèn)定規(guī)則，從程序上得出符合法律要求的結(jié)論。作為公證機構(gòu)和公證人員，如果在其能力范圍內(nèi)，無法發(fā)現(xiàn)當(dāng)事人一方用偽造身份證件冒充身份，或者用偽造的文件來造成具備某種權(quán)利的表象，或者公證人員在執(zhí)業(yè)中未能克服通過正常途徑得到的官方資料文件中無法預(yù)見的空白或錯誤的困難，應(yīng)當(dāng)解脫所有的責(zé)任。但這要依賴于我國公證審查制度和核實規(guī)則的建立。

［1］《公證法》第二條.

［2］中國公證協(xié)會 組編：《公證員入門》，法律出版社，2007年1月第2版，第85頁.

［3］《公證法》第二十八條.

［4］《公證程序規(guī)定》第二十四條.

［5］中國公證協(xié)會 組編：《公證員入門》，法律出版社，2007年1月第2版，第89頁.

［6］《公證法》第二十九條.