文/曹文起

關(guān)于大數(shù)據(jù)背景下檔案管理問題的思考

文/曹文起

大數(shù)據(jù)泛指那些超過傳統(tǒng)流程和工具處理或分析能力的數(shù)據(jù)。簡(jiǎn)而言之就是巨量資料、海量信息。從本質(zhì)上看，大數(shù)據(jù)主要解決的是海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、計(jì)算、挖掘和利用的問題。本文筆者就大數(shù)據(jù)背景下檔案管理改革進(jìn)行了論述。

大數(shù)據(jù)；檔案管理；改革；對(duì)策

當(dāng)前檔案信息化建設(shè)雖然有一段時(shí)間，但是其發(fā)展水平仍不高。傳統(tǒng)載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、電子政務(wù)系統(tǒng)的建立，都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)字信息。即便是云計(jì)算、云儲(chǔ)存、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新型信息技術(shù)被廣泛引進(jìn)到檔案管理中來，也難以滿足檔案管理工作的需要。在這種情況下，檔案管理技術(shù)革新勢(shì)在必行。

一、檔案管理與大數(shù)據(jù)的關(guān)系

中國(guó)檔案信息化建設(shè)之路，走過20余年的歷程。由于檔案目錄數(shù)據(jù)的著錄、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化到電子文件的歸檔管理，從計(jì)算機(jī)輔助檔案管理、檔案信息化建設(shè)到數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)，并由此向著智慧檔案館邁進(jìn)。全國(guó)檔案行業(yè)產(chǎn)生了巨大的數(shù)字信息，這些信息來自包括各級(jí)各類檔案館、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)檔案室、企事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)，各類傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，電子文件的歸檔以及各種類專業(yè)檔案的數(shù)字資源。這些信息即通過對(duì)于云計(jì)算、云存儲(chǔ)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、

物聯(lián)網(wǎng)等新型IT服務(wù)模式在檔案管理工作中的大范圍運(yùn)用，依然是無(wú)法滿足社會(huì)日新月異發(fā)展的需要。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨相比其他信息技術(shù)則更加契合檔案管理工作的需要，尤其是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，將檔案信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)資源，將成為新時(shí)期檔案管理工作一個(gè)必然的發(fā)展方向，大數(shù)據(jù)將起到舉足輕重的作用。

二、大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)檔案管理改革的意義

一是有利于優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)工作流程，提升檔案業(yè)務(wù)管理工作能力。傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)中，檔案管理主要靠人工，檔案的收集主要靠“索要”，檔案的管理純粹靠“手工”、檔案的利用服務(wù)很“被動(dòng)”。大數(shù)據(jù)時(shí)代，云計(jì)算、云存儲(chǔ)、微服務(wù)、云服務(wù)、遠(yuǎn)程服務(wù)、大數(shù)據(jù)挖掘和分析等技術(shù)，檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)和應(yīng)用平臺(tái)的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案“收”、“管”、“用”的全流程控制、全技術(shù)支持、全智能服務(wù)，可以有效減輕檔案工作者任務(wù)負(fù)擔(dān)，利用信息科學(xué)技術(shù)提高檔案管理工作水平。

二是有利于挖掘檔案增值信息，創(chuàng)造社會(huì)、經(jīng)濟(jì)雙重效益。檔案的最終價(jià)值體現(xiàn)在提供利用。眾所周知，在浩瀚的檔案資源中，現(xiàn)在使用和利用的僅僅是其中的冰山一角，還有更多的檔案資源被迫歸于沉寂，等待我們?nèi)グl(fā)掘它們的價(jià)值，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)使用檔案管理軟件和系統(tǒng)，有利于把具有民族價(jià)值、文化價(jià)值、民生價(jià)值、社會(huì)價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值的檔案進(jìn)行深挖分析，以供全社會(huì)共享共用。

三是有利于加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的職能職責(zé)，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系。隨著信息社會(huì)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足檔案信息數(shù)量與日俱增的管理需求，二者之間的矛盾日漸突出。大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式創(chuàng)新研究尤其是對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)的準(zhǔn)確定位和職能優(yōu)化，有利于提高檔案信息資源存量與增量保存的效率，有利于加強(qiáng)檔案部門與其他部門的協(xié)同合作，同時(shí)又節(jié)省了人力、物力和財(cái)力，為建立科學(xué)的現(xiàn)代化檔案管理模式創(chuàng)造了可能。

三、大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)檔案管理的對(duì)策

1.要改變檔案管理觀念

檔案館長(zhǎng)期以來采取的是“供給導(dǎo)向”的發(fā)展模式，往往從自身業(yè)務(wù)的角度出發(fā)，有什么樣的內(nèi)容就提供什么樣的服務(wù)，利用者常常面臨著“提供的服務(wù)不需要，需要的服務(wù)找不到”的尷尬情況。隨著大數(shù)據(jù)在其他領(lǐng)域應(yīng)用優(yōu)勢(shì)的不斷凸顯，用戶對(duì)檔案館精品化、多元化、個(gè)性化的服務(wù)需求越來越強(qiáng)烈，如果繼續(xù)采取無(wú)所作為的觀念，那么檔案館將會(huì)失去未來的發(fā)展機(jī)會(huì)，甚至?xí)ゴ嬖诘囊饬x，成為一座“信息孤島”。因此，檔案館要實(shí)現(xiàn)從供給導(dǎo)向到需求導(dǎo)向的觀念轉(zhuǎn)變，以用戶的需求為導(dǎo)向，充分挖掘和利用各方面的資源和能力來滿足用戶的需求。

檔案館還應(yīng)該樹立大數(shù)據(jù)、大檔案、大資源的思想意識(shí)，體現(xiàn)大系統(tǒng)的檔案工作方式，數(shù)據(jù)保管要從館庫(kù)存儲(chǔ)轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，從資料查閱轉(zhuǎn)向數(shù)字資訊，從管檔案向管數(shù)據(jù)拓展，收集和保存各種渠道、各種類型、各種結(jié)構(gòu)，過去、現(xiàn)在甚至未來的檔案資源。

2.設(shè)大數(shù)據(jù)資源平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

檔案管理信息化就是要使檔案信息資源聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享，如果只是做到單機(jī)運(yùn)行或是簡(jiǎn)單的幾臺(tái)電腦聯(lián)網(wǎng)，便無(wú)法達(dá)到預(yù)期的目的。為使檔案信息資源最大限度地發(fā)揮作用，應(yīng)建立一個(gè)以省級(jí)單位為中心的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)檢索、服務(wù)利用中心。這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)檢索、服務(wù)利用中心涵蓋系統(tǒng)所有的檔案資源，通過中心可以向各級(jí)機(jī)構(gòu)提供利用服務(wù)，方便檢索，最大限度地提高檢索效率。同時(shí)這個(gè)中心的建立，也會(huì)極大地減少不必要的重復(fù)歸檔立卷工作，如省級(jí)單位下發(fā)的文件，各市級(jí)單位不再進(jìn)行歸檔，直接可以在數(shù)據(jù)中心通過借閱審批進(jìn)行利用；市級(jí)單位只是將本單位的文件及其他載體檔案做好歸檔工作即可。

3.提升檔案質(zhì)量管理品質(zhì)

提升檔案質(zhì)量管理品質(zhì)，確保檔案數(shù)據(jù)安全。電子文件的產(chǎn)生，給檔案管理帶來諸多方便，但由于電子檔案的易復(fù)制性、易轉(zhuǎn)移性和易修改性，給檔案管理帶來了安全隱患。例如，由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)的文件大多是doc、xls等格式，這些文件是可以進(jìn)行編輯、修改的，對(duì)檔案的安全不利。按照檔案管理要求，應(yīng)使檔案管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的文件為不可編輯、不可修改的，須將doc、xls文件轉(zhuǎn)化為pdf、ceb文件，理想的方法是在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)后，再轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)。這樣做，既保證了檔案管理的要求，也確保了檔案的真實(shí)和安全。在此基礎(chǔ)上，為確保電子文件的原始性，要求存貯與電子文件相關(guān)的背景數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)。

4.挖掘信息，提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)傾向于被動(dòng)提供，服務(wù)方式也比較單一，僅僅是應(yīng)對(duì)查閱者的查閱需求，查詢并提供相關(guān)檔案。面對(duì)大數(shù)據(jù)，檔案服務(wù)方式可以進(jìn)行拓展，服務(wù)側(cè)重點(diǎn)也需要進(jìn)行相應(yīng)的改變首先，對(duì)于掌握的大量規(guī)劃?rùn)n案數(shù)據(jù)，通過發(fā)掘更多的信息，積極主動(dòng)公布一些知識(shí)成果，為規(guī)劃人員提供參考和咨詢。其次，根據(jù)對(duì)查詢借閱記錄的數(shù)據(jù)分析，還可以進(jìn)行相關(guān)檔案的主動(dòng)推送服務(wù)，使規(guī)劃?rùn)n案的利用服務(wù)工作更加精準(zhǔn)。

5.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，對(duì)于檔案管理者提出了更高的要求，不僅僅只是對(duì)檔案資源的被動(dòng)保管，而是要在熟悉館藏，有扎實(shí)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的基礎(chǔ)上，還要有一定的數(shù)據(jù)采集、整理、分析能力。特別是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)，其規(guī)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施、管理、維護(hù)等都需要相關(guān)人員具有較高的綜合素質(zhì)，而目前這方面的人才比較缺乏。在技術(shù)手段上，檔案工作者要與專門進(jìn)行大數(shù)據(jù)開發(fā)的專業(yè)公司或人才合作，開發(fā)出適合檔案行業(yè)特點(diǎn)的大數(shù)據(jù)分析工具。

6 加強(qiáng)合作，提高編研水平

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，海量的數(shù)據(jù)就是財(cái)富。但我們還需要財(cái)富的發(fā)掘者，需要挖掘技術(shù)的掌控者。作為海量數(shù)據(jù)的擁有者，檔案工作者需要和技術(shù)掌控者通力合作，來挖掘數(shù)據(jù)背后的價(jià)值。面對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)，單靠檔案人員或單一學(xué)科領(lǐng)域的知識(shí)是無(wú)法完成的，需要綜合計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等多學(xué)科知識(shí)。因此，我們不僅要通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)提高自身能力，更需要廣泛利用社會(huì)資源，借助信息開發(fā)公司或數(shù)據(jù)挖掘人員，通過聯(lián)合編研、合作科研等多種方式，運(yùn)用多種資源，拓寬思維，研究開發(fā)出更多的檔案服務(wù)產(chǎn)品，提高檔案的編研工作水平和能力。

7 拓展檔案宣傳方式

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)很重要的載體。檔案網(wǎng)站雖然提供了一種宣傳方式，但互聯(lián)網(wǎng)上還誕生了很多其他的新興媒介，它們同樣也都是檔案部門可以利用的媒介形式，如博客、微博、微信等。檔案部門可以通過“搭車”、“借力”的方式，利用其它部門已先入為主擁有了一批粉絲或關(guān)注者的事實(shí)和優(yōu)勢(shì)幫助檔案部門向這些粉絲和關(guān)注者進(jìn)行宣傳，然后經(jīng)過粉絲或關(guān)注者的轉(zhuǎn)發(fā)互動(dòng)，來挖掘更多的潛在檔案利用者。檔案部門在新媒介環(huán)境中開展檔案宣傳工作時(shí)，需要同時(shí)利用傳統(tǒng)媒介和新興媒介，雙管齊下，相互融合，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)對(duì)方的缺點(diǎn)，以盡可能多的途徑和方式將民眾感興趣的檔案內(nèi)容傳遞給民眾，時(shí)刻感受到檔案的氣息。

總之，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對(duì)檔案管理工作來說，是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。檔案行業(yè)、部門和檔案人應(yīng)抓住這個(gè)機(jī)會(huì)，制定科學(xué)的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)和管理決策，努力推廣、學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)，用數(shù)據(jù)說話，使檔案資源得到更深層次的開發(fā)和利用。

［1］張冉妮，楊松平.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策研究［J］.蘭臺(tái)世界，2015.

［2］王瑞博.關(guān)于大數(shù)據(jù)背景下檔案信息安全和工作的思考［J］.蘭臺(tái)世界，2014.

［3］鄒華英.試論大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案工作［J］.檔案與建設(shè)，2013.

（作者單位：長(zhǎng)沙商貿(mào)旅游職業(yè)技術(shù)學(xué)院）