李賀

（哈爾濱電機廠有限責任公司 黑龍江哈爾濱 150040）

如何做好信息化項目的整體管理

李賀

（哈爾濱電機廠有限責任公司 黑龍江哈爾濱 150040）

本文作者作為項目經(jīng)理參與了某大型國有企業(yè)信息化項目的實施。該項目于2015年8月，通過了業(yè)主方的驗收，贏得了用戶的好評。本文結合作者的實際經(jīng)驗，以該項目為例，詳細總結了信息系統(tǒng)項目建設過程中的“整體管理”的一些方式方法。

項目章程；項目范圍說明書（初步）；項目管理計劃；指導和管理項目執(zhí)行；監(jiān)督和控制項目工作；整體變更控制；項目收尾

2014年8月，我作為項目經(jīng)理參與了某大型國有企業(yè)的《電子采購招標管理系統(tǒng)》項目。該項目投資共500萬人民幣，建設工期為1年，通過該項目的建設，實現(xiàn)了該企業(yè)通過網(wǎng)上招標采購物資，能夠規(guī)范招標采購流程，節(jié)省招標方、投標方的招投標時間，建立公平、公正、公開的科學管理體系。通過網(wǎng)上競標的方式，增大供應商的競爭壓力，降低采購成本，從而降低庫存資金和生產(chǎn)成本，既保證了招投標“公開透明、公平競爭、公正合理、誠實信用”原則，又提高了整個評標管理的質量和速度，將采購活動置于透明的環(huán)境之中，來保證企業(yè)招標項目獲得最佳的質量和成本。該項目于2015年8月，通過了業(yè)主方的驗收，贏得了用戶的好評。本文結合作者的實際經(jīng)驗，以該項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設過程中的整體管理，主要從以下幾個方面進行闡述：制定項目章程、制定項目范圍說明書（初步）、制定項目管理計劃、指導和管理項目執(zhí)行、監(jiān)督和控制項目工作、整體變更控制和項目收尾。

1 制定項目章程

項目章程是實施項目開發(fā)的前提和確定項目開發(fā)什么產(chǎn)品的依據(jù)。在本項目章程中，我被任命為該項目的項目經(jīng)理。由于項目的規(guī)模比較大，工期較緊，我們根據(jù)合同、項目工作說明書等過程資產(chǎn)確定了另外3名項目經(jīng)理。我作為總經(jīng)理統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

2 制定項目范圍說明書（初步）

根據(jù)項目章程，我邀請客戶方、監(jiān)理方、各團隊的項目經(jīng)理、業(yè)務專家和技術專家確定了大致的項目開發(fā)的范圍包括：招標管理流程、投標管理流程、開標管理流程、短信技術應用、系統(tǒng)安全管理五大功能，還確定了里程碑式的交付物。

3 制定項目管理計劃

要想將項目做好，必須要有一個合理的計劃，在實施項目開發(fā)之前，做好應有的準備工作是很有必要的。完備的計劃是項目實施的根本前提。為此我組織召開了“項目工作計劃的會議”，會議邀請了各團隊的項目經(jīng)理、業(yè)務專家和技術專家，制定了以下計劃：

制定范圍管理計劃，在進行WBS分解的時候，我發(fā)現(xiàn)由于涉及的人員較多，個人的知識水平也參差不齊，信息尚不明確。因此我們決定采用滾動波式計劃，對于即將開戰(zhàn)的活動進行詳細分析和計劃，對于后期的活動盡量粗略估計，避免出現(xiàn)大范圍的變更。

制定進度計劃，在活動歷時估算時，因為我有過多次類似項目管理的經(jīng)驗，所以對于大部分的活動，我采用了類比估算法，利用以前類似項目工作的完成時間來估計當前工作的完成時間。此外我還考慮項目的一些不確定因素，例如：在delphi開發(fā)環(huán)境中首次通過計算機串口結合數(shù)據(jù)庫，使用短信貓來向手機發(fā)送短信，這項技術之前還沒有研發(fā)過，因此我?guī)ьI我的團隊即使召開會議，邀請技術專家和團隊成員調(diào)整了估算方法，采用了三點估算法，估計活動的最可能時間、最樂觀時間、以及最悲觀時間，利用三點估算法的公式：期望時間=（最悲觀時間+最樂觀時間+最可能時間×4）/6，最后估算出該活動的歷時為5個工作日。這項工作為項目的按時完工打下了基礎。

制定質量管理計劃，我們發(fā)現(xiàn)客戶的有些要求自相矛盾，為此我及時通知了客戶，并與之進行溝通，最后我們修改了相關質量標準，使項目的質量得到了保證。

制定人力資源計劃，為了保證有充足的資源去完成項目，團隊的所有項目經(jīng)理、相關業(yè)務專家和技術專家，通過使用活動的資源估算來決定項目所需的人力資源，根據(jù)估算結果制定了層次結構圖對OBS進行了分解，并詳細描述了每個成員的職責與權力。比如熟悉JUSTEP平臺3大模塊開發(fā)的程序員共5名，外網(wǎng)開發(fā)人員1名，系統(tǒng)安全開發(fā)人員1名。據(jù)此完成了人員配備管理計劃，以保證項目有足夠的人力資源可被利用，并不發(fā)生沖突。

此外我們還制定項目成本控制管理計劃、溝通計劃、采購管理計劃、風險管理計劃等，來為項目保駕護航。

4 指導和管理項目執(zhí)行

人們常說“隔行如隔山”，一旦我們的軟件開發(fā)人員沒有理解企業(yè)招投標管理的流程，就進行開發(fā)，有可能導致嚴重的返工，最終影響的是項目進度。因此在項目開發(fā)階段，我要求每個項目開發(fā)的具體功能必須要求相關小組負責人組織相關干系人對開發(fā)人員進行交底，避免返工的發(fā)生，每完成一個里程碑式的交付物我都會邀請客戶來進行簽字確認，保證了我們開發(fā)產(chǎn)品的質量與進度，減少了無謂的變更。

5 監(jiān)督和控制項目工作

在項目執(zhí)行的過程中總會遇到這樣那樣的問題，怎樣才能預防和控制各種問題發(fā)生呢？

每周我都會根據(jù)績效信息與進度計劃進行比較，利用增值技術計算偏差，分析偏差，及時采取糾正和預防措施。我規(guī)定我的團隊每周定期召開例會，為業(yè)務人員和研發(fā)人員創(chuàng)造更多溝通機會，大家一起討論形成解決方案，并做好相關文檔的記錄。

6 整體變更控制

項目開發(fā)過程中客戶的需求經(jīng)常會有變更。為了防止頻繁的變更對項目進度等帶來的不利影響。項目初期我們成立由客戶方、開發(fā)方和監(jiān)理方組成的項目變更控制委員會CCB。在開發(fā)階段，客戶或開發(fā)方每個需求的變更都要經(jīng)過CCB的批準才能執(zhí)行。

7 項目收尾

項目的收尾階段我們做了一些行政管理方面的收尾，比如對項目進行評價，總結經(jīng)驗教訓等。還做了合同收尾的工作，履行合同條款，并關閉了合同。

本項目的成功之處在于我作為該項目的項目經(jīng)理，成功的進行了項目整體管理。當然，還有一些不足之處，比如與客戶的溝通方式比較單一，需求分析得還不夠全面等等問題，不過經(jīng)過我后期的糾偏，并沒有對項目產(chǎn)生什么影響。在后續(xù)的學習和工作中，我將不斷充電學習，和同行多進行交流，總結經(jīng)驗教訓，提升自己的業(yè)務和管理水平，力爭為我國的信息化建設做出自己的努力。

F270.7

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1004-7344（2016）10-0287-01

2016-3-15