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        基于科技檔案的信息化管理探究

        2016-01-28 07:44:11朱惠怡
        大科技 2016年10期
        關(guān)鍵詞:檔案管理科技信息化

        朱惠怡

        (中國(guó)電建集團(tuán)成都勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司 四川成都 610072)

        基于科技檔案的信息化管理探究

        朱惠怡

        (中國(guó)電建集團(tuán)成都勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司 四川成都 610072)

        企業(yè)的科技檔案是企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理工作的實(shí)時(shí)記錄,包括圖紙、圖表、文字、聲像及數(shù)字等多種載體形式。能否做好企業(yè)科技檔案的現(xiàn)代管理直接關(guān)系到企業(yè)工程建設(shè)質(zhì)量的優(yōu)劣,以及企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的時(shí)限。目前,實(shí)現(xiàn)科技檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了水電企業(yè)形成現(xiàn)代化管理體系中備受關(guān)注的問題。企業(yè)科檔案的信息化管理可以促使科學(xué)技術(shù)向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力滲透和轉(zhuǎn)化,促進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展。因此,本文基于水電企業(yè)科技檔案信息化管理進(jìn)行探究,以促進(jìn)企業(yè)的檔案管理改革發(fā)展。

        科技檔案;信息化管理;優(yōu)化

        引言

        搞好水電企業(yè)科技檔案的管理工作,是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,是維護(hù)水電企業(yè)管理歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。因此,必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo),加快推進(jìn)水利水電科技檔案的科學(xué)管理進(jìn)程。

        1 科技檔案管理的概述

        科技檔案的形成并不是在某個(gè)階段,而是工程從開始到結(jié)束的整個(gè)過程,科技檔案的建立能起到維護(hù)企業(yè)發(fā)展的重要作用,同時(shí)也是我國(guó)水利水電建設(shè)事業(yè)的珍貴財(cái)富。專業(yè)性是科技檔案管理建設(shè)的重要方面,建立程序、內(nèi)容的鏈接、專業(yè)的交叉都必須建立在專業(yè)性的基礎(chǔ)上。除此之外類型和種類的多樣性也是檔案管理的特征,在建立檔案的各個(gè)階段、各個(gè)專業(yè)都是不可或缺的。在工程建設(shè)的勘察設(shè)計(jì)階段就應(yīng)該開始檔案建立工作了,按照社會(huì)上存在的檔案建立規(guī)則來開展一系列的文件整理,這也說明了當(dāng)前的科技檔案管理存在著一致性,和其他檔案管理相比,科技檔案在歸檔之后更具有現(xiàn)實(shí)性和實(shí)踐性,能夠?qū)?shí)際的工程建設(shè)進(jìn)行指導(dǎo)。要想實(shí)現(xiàn)科技檔案的現(xiàn)代化管理,就必須結(jié)合實(shí)際工程的特點(diǎn),在建立檔案的時(shí)候,使用任何對(duì)建檔有幫助的方法和技術(shù),樹立檔案管理人員現(xiàn)代化管理的意識(shí),進(jìn)一步提高檔案管理的水平,發(fā)揮出檔案管理對(duì)工程建設(shè)的重要作用,促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

        2 科技檔案管理信息化建設(shè)的必要性

        隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來,必不可少有大量數(shù)據(jù),各種各類的數(shù)據(jù)會(huì)集中在數(shù)據(jù)記錄部門。為了加快工作效率,提高工作質(zhì)量,解放人力,響應(yīng)國(guó)家科技發(fā)展戰(zhàn)略,新興的科技檔案管理信息化可謂是解決了這一大戰(zhàn)略性問題。因此使得檔案管理理論管理、手段及管理模式的競(jìng)爭(zhēng)力逐漸提高。檔案存放空間不足等技術(shù)環(huán)境發(fā)生深刻的變革,抓住機(jī)遇準(zhǔn)確地提供有建設(shè)性的提案。準(zhǔn)確地提供相關(guān)科研信息,輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科研管理決策,讓信息資源為各項(xiàng)管理和決策提供有效的保障。科技檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)科學(xué)研究發(fā)展,為科研管理人員開展工作提供便利的最佳法則。

        基本的傳統(tǒng)的人工檔案管理模式工作效率低,無(wú)法適應(yīng)工作量的增多,信息輸出量增大的綜合性特點(diǎn)。如今,信息來源的廣泛性,對(duì)檔案工作的要求也越來越高,傳統(tǒng)的人工檔案管理并不能實(shí)現(xiàn)科學(xué)研究和科研管理工作的銜接。因此,服務(wù)于科技檔案的工作人員,就必須努力加強(qiáng)科技檔案管理信息化的建設(shè)。需要以檔案為主體的企業(yè)實(shí)現(xiàn)科技檔案管理信息化,能通過科技檔案管理信息化建設(shè)。字跡蛻化等現(xiàn)象無(wú)法遏制,信息時(shí)代的到來管理成本較大。最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案可以實(shí)現(xiàn)科研工作中心和科研管理的對(duì)接,為了社會(huì)的科技發(fā)展提供便利。

        3 科技檔案信息化管理的現(xiàn)狀

        3.1 企業(yè)對(duì)于科技檔案信息化不夠重視

        在科技檔案管理的信息化建設(shè)和應(yīng)用的過程中,部分企業(yè)不夠重視,既沒有充分地認(rèn)識(shí)到科技檔案信息化應(yīng)用的價(jià)值和意義。對(duì)于科技檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不夠,沒有將科技檔案信息化作為企業(yè)管理中的重點(diǎn)內(nèi)容。不少企業(yè)對(duì)于科技檔案信息化應(yīng)用還處于盲口階段,既沒有做好科技檔案信息化的準(zhǔn)備,缺少完善的決策,也沒有制定針對(duì)性的管理規(guī)劃方案等。部分企業(yè)對(duì)于科技檔案管理的思想和觀念落后,不能充分利用現(xiàn)有的信息化技術(shù)來推進(jìn)科技檔案管理工作。

        3.2 科技檔案利用范圍小,作用有限

        各基層科技檔案館、室服務(wù)對(duì)象大都局限于本單位的科技人員,科技檔案利用范圍極小。由于科技信息缺乏流動(dòng),對(duì)于全國(guó)來說,可能同一科技成果會(huì)產(chǎn)生重復(fù)科研經(jīng)費(fèi)投入和重復(fù)科研勞動(dòng),這樣不僅占用國(guó)家大量有限的科研經(jīng)費(fèi),而且也使科技檔案的經(jīng)濟(jì)效益大打折扣,當(dāng)然科技檔案對(duì)促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重大作用也不能達(dá)到最大化。

        3.3 檔案管理設(shè)備、手段、技術(shù)和服務(wù)等方面滿足不了信息化要求

        檔案設(shè)施老化、設(shè)備陳舊也是造成許多檔案面臨風(fēng)險(xiǎn)的主要原因,如防火、防蟲害、防腐蝕等措施跟不上,許多檔案面臨被毀的危險(xiǎn);不能采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段來管理科技檔案,造成查找繁瑣,降低了使用效率;檔案為企業(yè)贏得效益更未有充分顯示出效果,尤其是利用己有的檔案資料進(jìn)行技術(shù)的比對(duì)、設(shè)計(jì)的優(yōu)化、施工技術(shù)創(chuàng)新、工藝上的借鑒等工作還沒有真正開展起來,許多寶貴的水電工程技術(shù)成果尤其是科研成果,沒有為企業(yè)真正創(chuàng)收增效做出應(yīng)有的技術(shù)貢獻(xiàn)。

        4 加快水利水電科技檔案管理的信息化建設(shè)

        4.1 加強(qiáng)科技檔案管理的人力資源建設(shè)工作

        企業(yè)管理人員要高度重視科技檔案信息化應(yīng)用工作,做好企業(yè)檔案信息化規(guī)劃,并且將科技檔案信息化建設(shè)納入到企業(yè)管理中。對(duì)于企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)和應(yīng)用來說要按照現(xiàn)代檔案管理的要求,主動(dòng)地轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,解放思想,對(duì)于科技檔案信息化建設(shè)和應(yīng)用要做好計(jì)劃和安排。企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的科技檔案管理部門,配備專業(yè)的科技檔案管理人員。在檔案管理隊(duì)伍建設(shè)上,要著力引進(jìn)具有檔案、信息技術(shù)背景的專業(yè)人才,提高他們的業(yè)務(wù)能力。要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)科技檔案管理人員的培訓(xùn)工作,使檔案管理人員能夠及時(shí)地了解和掌握最新的科技檔案管理信息技術(shù),掌握一般的檔案管理知識(shí)。不斷提高企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平,實(shí)現(xiàn)科技檔案管理由傳統(tǒng)方式向信息化方向轉(zhuǎn)變。

        4.2 深入了解企業(yè)及市場(chǎng)需求,促進(jìn)科技檔案的利用

        要把科技檔案管理放到企業(yè)生存和發(fā)展的高度來認(rèn)識(shí)來作為。企業(yè)的發(fā)展是第一要?jiǎng)?wù),科技檔案對(duì)于水電勘測(cè)設(shè)計(jì)院來講,是多年技術(shù)的積累也是產(chǎn)品的積累,更是技術(shù)實(shí)力和優(yōu)勢(shì)的儲(chǔ)備。企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中要長(zhǎng)期地不斷地調(diào)用、借閱、使用、利用這些技術(shù)檔案,從工程的承攬到工程投運(yùn)的各階段,尤其在規(guī)劃、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工各階段,每當(dāng)遇到技術(shù)問題,進(jìn)行相似、相關(guān)水電工程的研究、比對(duì)、借鑒,必要時(shí)可以用文字式、圖形式、數(shù)據(jù)式、聲像式、使檔案所起到的作用和體現(xiàn)出的優(yōu)勢(shì)更加顯著,在企業(yè)效益提升的過程中檔案自然也做出了應(yīng)有的技術(shù)貢獻(xiàn)。

        水電科技檔案是一種特殊的技術(shù)資源,更是企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的背景資源和“靠山”??萍紮n案不應(yīng)該是躺在那里的死檔案,而應(yīng)該依據(jù)市場(chǎng)和社會(huì)需求,挖掘檔案在企業(yè)效益最大化中所起的作用和價(jià)值才是檔案管理的新理念、新思維。這就需要檔案管理者不僅僅是認(rèn)識(shí)上清楚,行為上也要跟上時(shí)代的節(jié)奏。分析市場(chǎng)需求和社會(huì)需求,在檔案被其他企業(yè)或單位使用、借閱和利用中,以及資源共享中搭建溝通市場(chǎng)和社會(huì)的信息平臺(tái),達(dá)到互惠互利的目的,為企業(yè)謀取或贏得新的利益,使檔案管理有一個(gè)新的立足點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn),實(shí)現(xiàn)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的新作為。

        4.3 引進(jìn)現(xiàn)代科技檔案管理信息設(shè)備

        要實(shí)現(xiàn)科技檔案的信息化和數(shù)字化,要引進(jìn)現(xiàn)代科技檔案管理設(shè)備,這是科技檔案信息化的基礎(chǔ)。因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的投入,通過不斷完善檔案管理系統(tǒng),更好地服務(wù)企業(yè)的發(fā)展需要。首先從資金上解決短缺的現(xiàn)象,因?yàn)樵谙到y(tǒng)的日常維護(hù)和升級(jí)的過程中常常需要和專業(yè)的軟件公司合作,所以其維護(hù)費(fèi)用比較高。同時(shí)檔案管理的信息化技術(shù)也對(duì)硬件的要求比較高,這都需要比較多的資金投入。要正確選擇符合企業(yè)科技檔案管理的軟件和系統(tǒng),系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具有兼容性強(qiáng)和便于升級(jí)性,能夠和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等連接起來,符合檔案信息化建設(shè)的要求。在現(xiàn)代科技檔案技術(shù)條件下,做好科技檔案案卷、文件的輸入、查詢和維護(hù)工作,提高文件的利用效率。通過原文輸入以及掃描等方式,實(shí)現(xiàn)科技檔案的檢索和查詢,最終建立公司科技檔案信息化管理平臺(tái)。在網(wǎng)絡(luò)化的平臺(tái)下,可以借助局域網(wǎng)等形式為企業(yè)各部門提供科技檔案查詢服務(wù)工作。在企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)站中建立檔案信息子頁(yè),并且將檔案查詢和檔案管理系統(tǒng)鏈接起來,企業(yè)內(nèi)部工作人員根據(jù)各自的權(quán)限進(jìn)入系統(tǒng)查找自己所需要的文件信息。在信息化條件下,能夠借助局域網(wǎng)和因特網(wǎng)等形式,實(shí)現(xiàn)科技檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù),這種服務(wù)方式能夠突破地域和空間上的限制,為社會(huì)以及其它用戶提供科技檔案信息查詢服務(wù),從而實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源共享。

        5 結(jié)束語(yǔ)

        綜上所述,科技檔案管理是對(duì)水利水電企業(yè)中的工程建設(shè)的詳細(xì)記錄,是水利水電建設(shè)中重要的組成部分。企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理信息化建設(shè)的重視,合理規(guī)劃?rùn)n案管理的人力資源建設(shè),深入了解企業(yè)及市場(chǎng)需求,促進(jìn)科技檔案的利用,引進(jìn)現(xiàn)代科技檔案管理信息設(shè)備,以提高企業(yè)科技檔案管理質(zhì)量,提高檔案資源的服務(wù)效率。

        [1]丁文軍.對(duì)科技檔案管理的思考[J].新西部(理論版),2015,05:94~95.

        [2]陳 芳.小議水利水電科技檔案的科學(xué)管理[J].蘭臺(tái)世界,2015,S3:59~60.

        [3]劉春梅.信息時(shí)代如何加強(qiáng)水庫(kù)移民檔案管理工作[J].檔案天地,2015,S1:24~25.

        G270.7

        A

        1004-7344(2016)10-0025-02

        2016-3-20

        朱惠怡(1974-),女,助理館員,本科,主要從事科技檔案管理相關(guān)工作。

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