朱惠怡

（中國(guó)電建集團(tuán)成都勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司 四川成都 610072）

基于科技檔案的信息化管理探究

朱惠怡

（中國(guó)電建集團(tuán)成都勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司 四川成都 610072）

企業(yè)的科技檔案是企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理工作的實(shí)時(shí)記錄，包括圖紙、圖表、文字、聲像及數(shù)字等多種載體形式。能否做好企業(yè)科技檔案的現(xiàn)代管理直接關(guān)系到企業(yè)工程建設(shè)質(zhì)量的優(yōu)劣，以及企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的時(shí)限。目前，實(shí)現(xiàn)科技檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了水電企業(yè)形成現(xiàn)代化管理體系中備受關(guān)注的問題。企業(yè)科檔案的信息化管理可以促使科學(xué)技術(shù)向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力滲透和轉(zhuǎn)化，促進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展。因此，本文基于水電企業(yè)科技檔案信息化管理進(jìn)行探究，以促進(jìn)企業(yè)的檔案管理改革發(fā)展。

科技檔案；信息化管理；優(yōu)化

引言

搞好水電企業(yè)科技檔案的管理工作，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)水電企業(yè)管理歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。因此，必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，加快推進(jìn)水利水電科技檔案的科學(xué)管理進(jìn)程。

1 科技檔案管理的概述

科技檔案的形成并不是在某個(gè)階段，而是工程從開始到結(jié)束的整個(gè)過程，科技檔案的建立能起到維護(hù)企業(yè)發(fā)展的重要作用，同時(shí)也是我國(guó)水利水電建設(shè)事業(yè)的珍貴財(cái)富。專業(yè)性是科技檔案管理建設(shè)的重要方面，建立程序、內(nèi)容的鏈接、專業(yè)的交叉都必須建立在專業(yè)性的基礎(chǔ)上。除此之外類型和種類的多樣性也是檔案管理的特征，在建立檔案的各個(gè)階段、各個(gè)專業(yè)都是不可或缺的。在工程建設(shè)的勘察設(shè)計(jì)階段就應(yīng)該開始檔案建立工作了，按照社會(huì)上存在的檔案建立規(guī)則來開展一系列的文件整理，這也說明了當(dāng)前的科技檔案管理存在著一致性，和其他檔案管理相比，科技檔案在歸檔之后更具有現(xiàn)實(shí)性和實(shí)踐性，能夠?qū)?shí)際的工程建設(shè)進(jìn)行指導(dǎo)。要想實(shí)現(xiàn)科技檔案的現(xiàn)代化管理，就必須結(jié)合實(shí)際工程的特點(diǎn)，在建立檔案的時(shí)候，使用任何對(duì)建檔有幫助的方法和技術(shù)，樹立檔案管理人員現(xiàn)代化管理的意識(shí)，進(jìn)一步提高檔案管理的水平，發(fā)揮出檔案管理對(duì)工程建設(shè)的重要作用，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

2 科技檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，必不可少有大量數(shù)據(jù)，各種各類的數(shù)據(jù)會(huì)集中在數(shù)據(jù)記錄部門。為了加快工作效率，提高工作質(zhì)量，解放人力，響應(yīng)國(guó)家科技發(fā)展戰(zhàn)略，新興的科技檔案管理信息化可謂是解決了這一大戰(zhàn)略性問題。因此使得檔案管理理論管理、手段及管理模式的競(jìng)爭(zhēng)力逐漸提高。檔案存放空間不足等技術(shù)環(huán)境發(fā)生深刻的變革，抓住機(jī)遇準(zhǔn)確地提供有建設(shè)性的提案。準(zhǔn)確地提供相關(guān)科研信息，輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科研管理決策，讓信息資源為各項(xiàng)管理和決策提供有效的保障。科技檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)科學(xué)研究發(fā)展，為科研管理人員開展工作提供便利的最佳法則。

基本的傳統(tǒng)的人工檔案管理模式工作效率低，無(wú)法適應(yīng)工作量的增多，信息輸出量增大的綜合性特點(diǎn)。如今，信息來源的廣泛性，對(duì)檔案工作的要求也越來越高，傳統(tǒng)的人工檔案管理并不能實(shí)現(xiàn)科學(xué)研究和科研管理工作的銜接。因此，服務(wù)于科技檔案的工作人員，就必須努力加強(qiáng)科技檔案管理信息化的建設(shè)。需要以檔案為主體的企業(yè)實(shí)現(xiàn)科技檔案管理信息化，能通過科技檔案管理信息化建設(shè)。字跡蛻化等現(xiàn)象無(wú)法遏制，信息時(shí)代的到來管理成本較大。最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案可以實(shí)現(xiàn)科研工作中心和科研管理的對(duì)接，為了社會(huì)的科技發(fā)展提供便利。

3 科技檔案信息化管理的現(xiàn)狀

3.1 企業(yè)對(duì)于科技檔案信息化不夠重視

在科技檔案管理的信息化建設(shè)和應(yīng)用的過程中，部分企業(yè)不夠重視，既沒有充分地認(rèn)識(shí)到科技檔案信息化應(yīng)用的價(jià)值和意義。對(duì)于科技檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不夠，沒有將科技檔案信息化作為企業(yè)管理中的重點(diǎn)內(nèi)容。不少企業(yè)對(duì)于科技檔案信息化應(yīng)用還處于盲口階段，既沒有做好科技檔案信息化的準(zhǔn)備，缺少完善的決策，也沒有制定針對(duì)性的管理規(guī)劃方案等。部分企業(yè)對(duì)于科技檔案管理的思想和觀念落后，不能充分利用現(xiàn)有的信息化技術(shù)來推進(jìn)科技檔案管理工作。

3.2 科技檔案利用范圍小，作用有限

各基層科技檔案館、室服務(wù)對(duì)象大都局限于本單位的科技人員，科技檔案利用范圍極小。由于科技信息缺乏流動(dòng)，對(duì)于全國(guó)來說，可能同一科技成果會(huì)產(chǎn)生重復(fù)科研經(jīng)費(fèi)投入和重復(fù)科研勞動(dòng)，這樣不僅占用國(guó)家大量有限的科研經(jīng)費(fèi)，而且也使科技檔案的經(jīng)濟(jì)效益大打折扣，當(dāng)然科技檔案對(duì)促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重大作用也不能達(dá)到最大化。

3.3 檔案管理設(shè)備、手段、技術(shù)和服務(wù)等方面滿足不了信息化要求

檔案設(shè)施老化、設(shè)備陳舊也是造成許多檔案面臨風(fēng)險(xiǎn)的主要原因，如防火、防蟲害、防腐蝕等措施跟不上，許多檔案面臨被毀的危險(xiǎn)；不能采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段來管理科技檔案，造成查找繁瑣，降低了使用效率；檔案為企業(yè)贏得效益更未有充分顯示出效果，尤其是利用己有的檔案資料進(jìn)行技術(shù)的比對(duì)、設(shè)計(jì)的優(yōu)化、施工技術(shù)創(chuàng)新、工藝上的借鑒等工作還沒有真正開展起來，許多寶貴的水電工程技術(shù)成果尤其是科研成果，沒有為企業(yè)真正創(chuàng)收增效做出應(yīng)有的技術(shù)貢獻(xiàn)。

4 加快水利水電科技檔案管理的信息化建設(shè)

4.1 加強(qiáng)科技檔案管理的人力資源建設(shè)工作

企業(yè)管理人員要高度重視科技檔案信息化應(yīng)用工作，做好企業(yè)檔案信息化規(guī)劃，并且將科技檔案信息化建設(shè)納入到企業(yè)管理中。對(duì)于企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)和應(yīng)用來說要按照現(xiàn)代檔案管理的要求，主動(dòng)地轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，解放思想，對(duì)于科技檔案信息化建設(shè)和應(yīng)用要做好計(jì)劃和安排。企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的科技檔案管理部門，配備專業(yè)的科技檔案管理人員。在檔案管理隊(duì)伍建設(shè)上，要著力引進(jìn)具有檔案、信息技術(shù)背景的專業(yè)人才，提高他們的業(yè)務(wù)能力。要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)科技檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使檔案管理人員能夠及時(shí)地了解和掌握最新的科技檔案管理信息技術(shù)，掌握一般的檔案管理知識(shí)。不斷提高企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理由傳統(tǒng)方式向信息化方向轉(zhuǎn)變。

4.2 深入了解企業(yè)及市場(chǎng)需求，促進(jìn)科技檔案的利用

要把科技檔案管理放到企業(yè)生存和發(fā)展的高度來認(rèn)識(shí)來作為。企業(yè)的發(fā)展是第一要?jiǎng)?wù)，科技檔案對(duì)于水電勘測(cè)設(shè)計(jì)院來講，是多年技術(shù)的積累也是產(chǎn)品的積累，更是技術(shù)實(shí)力和優(yōu)勢(shì)的儲(chǔ)備。企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中要長(zhǎng)期地不斷地調(diào)用、借閱、使用、利用這些技術(shù)檔案，從工程的承攬到工程投運(yùn)的各階段，尤其在規(guī)劃、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工各階段，每當(dāng)遇到技術(shù)問題，進(jìn)行相似、相關(guān)水電工程的研究、比對(duì)、借鑒，必要時(shí)可以用文字式、圖形式、數(shù)據(jù)式、聲像式、使檔案所起到的作用和體現(xiàn)出的優(yōu)勢(shì)更加顯著，在企業(yè)效益提升的過程中檔案自然也做出了應(yīng)有的技術(shù)貢獻(xiàn)。

水電科技檔案是一種特殊的技術(shù)資源，更是企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的背景資源和“靠山”?？萍紮n案不應(yīng)該是躺在那里的死檔案，而應(yīng)該依據(jù)市場(chǎng)和社會(huì)需求，挖掘檔案在企業(yè)效益最大化中所起的作用和價(jià)值才是檔案管理的新理念、新思維。這就需要檔案管理者不僅僅是認(rèn)識(shí)上清楚，行為上也要跟上時(shí)代的節(jié)奏。分析市場(chǎng)需求和社會(huì)需求，在檔案被其他企業(yè)或單位使用、借閱和利用中，以及資源共享中搭建溝通市場(chǎng)和社會(huì)的信息平臺(tái)，達(dá)到互惠互利的目的，為企業(yè)謀取或贏得新的利益，使檔案管理有一個(gè)新的立足點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的新作為。

4.3 引進(jìn)現(xiàn)代科技檔案管理信息設(shè)備

要實(shí)現(xiàn)科技檔案的信息化和數(shù)字化，要引進(jìn)現(xiàn)代科技檔案管理設(shè)備，這是科技檔案信息化的基礎(chǔ)。因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的投入，通過不斷完善檔案管理系統(tǒng)，更好地服務(wù)企業(yè)的發(fā)展需要。首先從資金上解決短缺的現(xiàn)象，因?yàn)樵谙到y(tǒng)的日常維護(hù)和升級(jí)的過程中常常需要和專業(yè)的軟件公司合作，所以其維護(hù)費(fèi)用比較高。同時(shí)檔案管理的信息化技術(shù)也對(duì)硬件的要求比較高，這都需要比較多的資金投入。要正確選擇符合企業(yè)科技檔案管理的軟件和系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具有兼容性強(qiáng)和便于升級(jí)性，能夠和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等連接起來，符合檔案信息化建設(shè)的要求。在現(xiàn)代科技檔案技術(shù)條件下，做好科技檔案案卷、文件的輸入、查詢和維護(hù)工作，提高文件的利用效率。通過原文輸入以及掃描等方式，實(shí)現(xiàn)科技檔案的檢索和查詢，最終建立公司科技檔案信息化管理平臺(tái)。在網(wǎng)絡(luò)化的平臺(tái)下，可以借助局域網(wǎng)等形式為企業(yè)各部門提供科技檔案查詢服務(wù)工作。在企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)站中建立檔案信息子頁(yè)，并且將檔案查詢和檔案管理系統(tǒng)鏈接起來，企業(yè)內(nèi)部工作人員根據(jù)各自的權(quán)限進(jìn)入系統(tǒng)查找自己所需要的文件信息。在信息化條件下，能夠借助局域網(wǎng)和因特網(wǎng)等形式，實(shí)現(xiàn)科技檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，這種服務(wù)方式能夠突破地域和空間上的限制，為社會(huì)以及其它用戶提供科技檔案信息查詢服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源共享。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，科技檔案管理是對(duì)水利水電企業(yè)中的工程建設(shè)的詳細(xì)記錄，是水利水電建設(shè)中重要的組成部分。企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理信息化建設(shè)的重視，合理規(guī)劃?rùn)n案管理的人力資源建設(shè)，深入了解企業(yè)及市場(chǎng)需求，促進(jìn)科技檔案的利用，引進(jìn)現(xiàn)代科技檔案管理信息設(shè)備，以提高企業(yè)科技檔案管理質(zhì)量，提高檔案資源的服務(wù)效率。

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G270.7

A

1004-7344（2016）10-0025-02

2016-3-20

朱惠怡（1974-），女，助理館員，本科，主要從事科技檔案管理相關(guān)工作。