劉春強(qiáng)　江素華

摘 要： 在學(xué)校等教育機(jī)構(gòu)的行政管理過程中，常常需要對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，但很多行政管理人員仍然習(xí)慣于人工方法核算數(shù)據(jù)。為了提高行政管理工作效率，以青島濱海學(xué)院監(jiān)考表及監(jiān)考時(shí)間和監(jiān)考次數(shù)計(jì)算為例，從Excel應(yīng)用思想出發(fā)，使用Excel函數(shù)和圖表等Excel的功能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析。實(shí)踐證明，Excel的應(yīng)用可以有效地提高行政管理的工作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。

關(guān)鍵詞： 行政管理； Excel； 函數(shù)； 監(jiān)考時(shí)間； 監(jiān)考次數(shù)

中圖分類號(hào)：TP391.1 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1006-8228（2016）01-56-04

Application of Excel in school administrative management

Liu Chunqiang， Jiang Suhua

（Qingdao Binhai University， Qingdao， Shandong 266555， China）

Abstract： In the administration of the schools and other educational institutions， a variety of data is often needed to process， but many administrators are still accustomed to the manual methods. In this paper， the calculation of the invigilation table in Qingdao Binhai University is taken as the example to demonstrate that the use of Excel functions and charts can improve administrative efficiency and data accuracy.

Key words： administration； Excel； function； invigilation time； invigilation number of times

0 引言

在學(xué)校等教育機(jī)構(gòu)的行政管理過程中，常常需要借助于Excel辦公軟件對(duì)職工或?qū)W生的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行輸入、處理及分析，而目前Excel在行政管理中的應(yīng)用不盡如人意，主要表現(xiàn)在以下方面。

⑴ 理論與實(shí)踐脫節(jié)，行政人員基本上都學(xué)習(xí)過Excel，但在辦公過程中對(duì)數(shù)據(jù)的處理，還總是使用傳統(tǒng)的計(jì)算方式，或者使用手機(jī)或電腦計(jì)算器進(jìn)行計(jì)算[1]，缺乏使用Excel提高數(shù)據(jù)處理效率的意識(shí)。

⑵ 部分行政人員選擇使用Excel對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，但主要局限在使用求和或平均值等簡(jiǎn)單函數(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，使用排序、篩選等簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)分析工具對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

⑶ 對(duì)于大量且較為復(fù)雜的數(shù)據(jù)，辦公人員還總是選用傳統(tǒng)人工的方式進(jìn)行處理，一般要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行傳統(tǒng)的計(jì)算。

⑷ 對(duì)于每天、每周、每月等經(jīng)常需要處理的同類數(shù)據(jù)，辦公人員常常選擇每次使用同一種方法進(jìn)行重新操作一遍，在反復(fù)計(jì)算的過程中，無形中浪費(fèi)了寶貴的時(shí)間[2]。

1 行政管理中加強(qiáng)Excel應(yīng)用

為了簡(jiǎn)化辦公管理人員的數(shù)據(jù)處理過程，針對(duì)目前行政管理應(yīng)用Excel的現(xiàn)狀，對(duì)各部門的行政管理辦公提出以下建議。

⑴ 加強(qiáng)行政管理人員Excel應(yīng)用能力的培訓(xùn)。在培訓(xùn)過程中，做到有的放失，使用日常用到的數(shù)據(jù)，將傳統(tǒng)數(shù)據(jù)處理與Excel數(shù)據(jù)處理進(jìn)行對(duì)比，充分展示Excel在數(shù)據(jù)處理中的優(yōu)勢(shì)，逐步提高辦公人員對(duì)Excel數(shù)據(jù)處理各種功能的應(yīng)用能力。

⑵ 對(duì)于經(jīng)常用到的數(shù)據(jù)文檔或表格，建議設(shè)計(jì)為模板[3]，在應(yīng)用時(shí)只需要做部分修改，即使對(duì)Excel應(yīng)用不太熟悉的辦公人員也能夠很快的完成工作。

⑶ 引進(jìn)具備現(xiàn)代化管理水平和方法的高素質(zhì)人才[4]。

2 以監(jiān)考工作為例對(duì)Excel在行政管理中的應(yīng)用進(jìn)行驗(yàn)證

加班、加班次數(shù)、加班時(shí)長(zhǎng)、加班工資的計(jì)算，監(jiān)考次數(shù)、監(jiān)考時(shí)間的計(jì)算等工作都是經(jīng)常性的工作，為了提高計(jì)算、核算的工作效率，我們引入Excel的數(shù)據(jù)處理思想，制作成模板，方便各位教師、管理人員等對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。此處，以監(jiān)考工作的數(shù)據(jù)處理為例，簡(jiǎn)述Excel在行政管理過程中的應(yīng)用對(duì)工作效率的提高產(chǎn)生的影響。

監(jiān)考工作是教師工作的一部分，根據(jù)學(xué)校情況或?qū)W校規(guī)模，有的學(xué)校有專門的考試中心負(fù)責(zé)監(jiān)考的安排與教師監(jiān)考工作量的計(jì)算，有的則以部門為單位對(duì)監(jiān)考工作進(jìn)行安排，無論以哪種形式，都需要平衡老師的監(jiān)考次數(shù)或時(shí)間，怎樣對(duì)監(jiān)考工作統(tǒng)籌安排，如果不使用專門的軟件來實(shí)現(xiàn)，則可以選用Excel函數(shù)完成此項(xiàng)工作，最后保存為模板，提供給相關(guān)管理人員進(jìn)行使用[5]。

2.1 監(jiān)考表的數(shù)據(jù)構(gòu)成及目前數(shù)據(jù)處理存在的問題

根據(jù)學(xué)校監(jiān)考工作的計(jì)算規(guī)定，教師每承擔(dān)90分鐘的監(jiān)考相當(dāng)于一節(jié)課的工作量。監(jiān)考安排表一般由學(xué)校或各學(xué)院統(tǒng)一制作，其組成部分如表1所示。

從表中數(shù)據(jù)組成分析，考試時(shí)間是完整的日期（時(shí)間）表示方式，而監(jiān)考教師每考場(chǎng)兩位，到目前為止，每位教師的監(jiān)考總時(shí)間通常使用下述的方法計(jì)算，工作量大且容易出錯(cuò)。

⑴ 每位教師根據(jù)自己的監(jiān)考計(jì)算出自己的監(jiān)考總時(shí)間

由于每門課程的課程性質(zhì)、難易程序等多種因素造成每場(chǎng)次的考試時(shí)間長(zhǎng)度并不一致，最終導(dǎo)致每位教師的每場(chǎng)監(jiān)考時(shí)間都不盡相同，所以每位教師在計(jì)算自己的監(jiān)考時(shí)間時(shí)總是要先計(jì)算自己每場(chǎng)次的監(jiān)考時(shí)間，然后再計(jì)算所有場(chǎng)次的時(shí)間總和，很多老師，尤其是老教師常常通過計(jì)算器手工計(jì)算，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

⑵ 審核時(shí)耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)

在教師自己的計(jì)算完成并上報(bào)后，院辦工作人員會(huì)再次對(duì)此數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，得出的監(jiān)考總時(shí)間與教師上報(bào)的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)，有些工作人員為了慎重，常常使用計(jì)算器進(jìn)行計(jì)算或者使用計(jì)算機(jī)輸入每場(chǎng)次的監(jiān)考時(shí)間，然后用求和函數(shù)進(jìn)行計(jì)算，經(jīng)過此次核對(duì)，常常會(huì)耗費(fèi)相關(guān)人員很長(zhǎng)的時(shí)間。

為了改進(jìn)此類工作的計(jì)算方法，提高工作效率，本文擬使用Excel相關(guān)函數(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，并制作成模板。在以后的此類工作計(jì)算時(shí)，只需要把監(jiān)考表導(dǎo)入或復(fù)制到此模板中就可以快速的計(jì)算出每位教師的監(jiān)考總時(shí)間。

2.2 利用Excel函數(shù)計(jì)算教師監(jiān)考時(shí)間

⑴ 計(jì)算每場(chǎng)次的監(jiān)考時(shí)間

根據(jù)監(jiān)考安排表中數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，使用Excel中的MID函數(shù)提取監(jiān)考開始和結(jié)束時(shí)間[6]，使用“=MID（D2，13，5）”提取開始時(shí)間，使用“=MID（D2，19，5）”提取結(jié)束時(shí)間。然后使用HOUR函數(shù)和MINUTE函數(shù)計(jì)算出每場(chǎng)次監(jiān)考時(shí)間，公式為“=HOUR（J2-I2）*60+MINUTE（J2-I2）”，如果想要制作成模板，使用者無需輸入公式，只需使用該表，可以綜合應(yīng)用函數(shù)，在I2單元格中輸入公式“=HOUR（MID（D2，19，5）-MID（D2，13，5））*60+MINUTE（MID（D2，19，5）-MID（D2，13，5））”，如圖1所示，然后使用Excel的填充功能，計(jì)算出所有場(chǎng)次的監(jiān)考時(shí)間。

因?yàn)槊繉W(xué)期的監(jiān)考場(chǎng)次不同，為了模板的通用性，使數(shù)據(jù)的增減性較強(qiáng)，可以對(duì)整列數(shù)據(jù)使用計(jì)算公式進(jìn)行填充，但當(dāng)沒有監(jiān)考時(shí)間數(shù)據(jù)時(shí)，會(huì)出現(xiàn)“#VALUE！”的提示信息，那么，可以使用IF函數(shù)對(duì)公式進(jìn)行改進(jìn)， 在I2單元格中輸入公式“=IF（D2=""，""，HOUR（MID（D2，19，5）-MID（D2，13，5））*60+MINUTE（MID（D2，19，5）-MID（D2，13，5）））”。

計(jì)算出每場(chǎng)次的監(jiān)考時(shí)間后，可以對(duì)每位教師的監(jiān)考次數(shù)和監(jiān)考總時(shí)間進(jìn)行計(jì)算，為了便于公式或函數(shù)的引用，可能對(duì)使用的區(qū)域定義名稱，在“監(jiān)考安排”工作表中選中G列，定義區(qū)域名稱為“監(jiān)考教師1”，選中H列，定義區(qū)域名稱為“監(jiān)考教師2”，選中I列，定義區(qū)域名稱為“每場(chǎng)監(jiān)考時(shí)間”。在表格的設(shè)計(jì)上，可以設(shè)計(jì)為占用一個(gè)工作表來存儲(chǔ)教師的監(jiān)考次數(shù)和總時(shí)間。

⑵ 計(jì)算教師監(jiān)考次數(shù)

對(duì)監(jiān)考次數(shù)的計(jì)算，可以選用常用的COUNTIF函數(shù)，在C2單元格中使用公式“=COUNTIF（監(jiān)考教師1，B2）+COUNTIF（監(jiān)考教師2，B2）”，使用Excel的填充功能，計(jì)算出每位教師的監(jiān)考次數(shù)。

⑶ 計(jì)算教師監(jiān)考總時(shí)間

對(duì)于教師監(jiān)考總時(shí)間的計(jì)算，可以選用SUMIF函數(shù)[7]，在D2單元格中使用公式“=SUMIF（監(jiān)考教師1，B2，每場(chǎng)監(jiān)考時(shí)間）+SUMIF（監(jiān)考教師2，B2，每場(chǎng)監(jiān)考時(shí)間）”，使用Excel的填充功能，計(jì)算出每位教師的監(jiān)考總時(shí)間，如圖2所示。

⑷ 計(jì)算監(jiān)考的折合工作量

在E2單元格中使用簡(jiǎn)單的公式“=D2/90”計(jì)算出每位教師監(jiān)考折合后的工作量，并設(shè)置保留2位小數(shù)。

⑸ 使用圖表進(jìn)行直觀數(shù)據(jù)分析

如果辦公人員在安排時(shí)便于直觀顯示教師的監(jiān)考次數(shù)或總時(shí)間，可以選擇使用圖表對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行直觀的分析。在選用圖表進(jìn)行分析時(shí)，可以分別對(duì)監(jiān)考次數(shù)或總時(shí)間建立圖表，也可以把監(jiān)考次數(shù)和總時(shí)間在同一個(gè)圖表中表示。選中數(shù)據(jù)區(qū)域，如B1：D29，使用“插入”選項(xiàng)卡中“圖表”選項(xiàng)組中的“柱形圖”按鈕，插入一個(gè)柱形圖，根據(jù)教師人數(shù)改變圖表的大小，設(shè)置橫坐標(biāo)軸顯示的教師姓名字體大小，但從圖表中顯示，在同一個(gè)縱坐標(biāo)下，監(jiān)考人數(shù)與監(jiān)考總時(shí)間在縱軸上相差太大，致使監(jiān)考次數(shù)不能很好的區(qū)分。對(duì)圖表進(jìn)行修改，右擊圖表中的“監(jiān)考總時(shí)間”系列，單擊“設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式”命令，在彈出的對(duì)話框中“系列選項(xiàng)”中“分類間距”處設(shè)置間距值，如20%；單擊圖表中的“監(jiān)考次數(shù)”系列，在“系列選項(xiàng)”中“系列繪制在”選擇“次坐標(biāo)軸”，在“分類間距”處設(shè)置間距值，如100%，那么圖表就以左右兩個(gè)坐標(biāo)軸分析數(shù)據(jù)。

⑹ 對(duì)計(jì)算公式進(jìn)行保護(hù)

在實(shí)際工作中，有些管理人員可能對(duì)Excel函數(shù)不太熟悉，為了防止他們無意中對(duì)公式進(jìn)行修改，可以對(duì)公式所在的單元格設(shè)置保護(hù)[8]，禁止操作人員進(jìn)行修改。單擊“監(jiān)考安排”工作表，單擊全選按鈕選定整個(gè)工作表，右擊選擇“設(shè)置單元格格式”命令，打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，在“保護(hù)”選項(xiàng)卡中取消“鎖定”和“隱藏”的勾選，單擊“確定”按鈕；然后再選中放監(jiān)考時(shí)間的I列，再次打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，在“保護(hù)”選項(xiàng)卡中勾選“鎖定”和“隱藏”，單擊“確定”按鈕；然后使用“文件”列表“信息”列表中“保護(hù)工作簿”選項(xiàng)中的“保護(hù)當(dāng)前工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”對(duì)話框，設(shè)置允許用戶進(jìn)行的操作，單擊“確定”。那么對(duì)于公式所在列的單元格不可以選定，同時(shí)也不顯示公式。以相同的方法，對(duì)教師監(jiān)考次數(shù)、監(jiān)考總時(shí)間和折合工作量進(jìn)行保護(hù)。

⑺ 另保存為模板

設(shè)計(jì)完成后，可以選擇另存為模板，也可以選擇發(fā)給行政人員進(jìn)行直接使用。

從監(jiān)考表數(shù)據(jù)處理的小例子可以體現(xiàn)出，使用Excel中的相關(guān)函數(shù)及功能處理監(jiān)考表中的數(shù)據(jù)，解決了原來大部分由人工計(jì)算繁瑣而容易出錯(cuò)的問題，在很大程度上提高了工作效率。同時(shí)，每次使用時(shí)把監(jiān)考表數(shù)據(jù)復(fù)制或?qū)氲街付ㄎ恢眉纯梢酝瓿山處煴O(jiān)考時(shí)間的計(jì)算。而在設(shè)計(jì)過程將相關(guān)使用公式的單元格進(jìn)行保護(hù)，既方便應(yīng)用又可防止入門用戶錯(cuò)誤修改相關(guān)公式。

3 結(jié)束語

從Excel函數(shù)在監(jiān)考表中的應(yīng)用體現(xiàn)了應(yīng)用Excel各種功能對(duì)提高工作效率產(chǎn)生的影響，所以，把Excel思想引入到學(xué)校等教育機(jī)構(gòu)的日常行政管理過程中，將會(huì)大大提高日常管理工作效率和準(zhǔn)確率，減輕管理人員負(fù)擔(dān)。同時(shí)，使用Excel的模板等功能，工作中的表格、數(shù)據(jù)規(guī)范性等情況都有明顯的改善，對(duì)數(shù)據(jù)的分析和處理都有著極大的優(yōu)勢(shì)。一旦行政管理人員習(xí)慣于使用Excel相關(guān)功能處理和分析大量數(shù)據(jù)，那么工作效率就會(huì)大大提高，同時(shí)降低數(shù)據(jù)處理中的錯(cuò)誤率，提高整個(gè)行政管理的有效性。

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