朱 強(qiáng)（大連機(jī)車車輛有限公司,遼寧 大連 116022）

?

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在制造業(yè)企業(yè)中的應(yīng)用

朱 強(qiáng)
（大連機(jī)車車輛有限公司,遼寧 大連 116022）

摘 要：目前隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在制造業(yè)企業(yè)獲得普遍應(yīng)用。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在制造業(yè)企業(yè)主要應(yīng)用是通過(guò)分別授權(quán)的方式實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息的分別管理，使得信息更加處理更加快速，容易共享并且安全性提高。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展辦公自動(dòng)化在制造業(yè)企業(yè)的應(yīng)用也越來(lái)越普遍。本文通過(guò)分析辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在制造業(yè)企業(yè)的應(yīng)用，分析問(wèn)題提出對(duì)策以期為我國(guó)制造業(yè)企業(yè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；制造業(yè)企業(yè)；應(yīng)用

1 前言

辦公自動(dòng)化在各個(gè)行業(yè)中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，各行業(yè)的辦公人員必須不斷地提升使用辦公自動(dòng)化的能力以適應(yīng)現(xiàn)代OA系統(tǒng)的發(fā)展，從業(yè)人員要積極圍繞社會(huì)以及行業(yè)的需求，不斷地提升OA系統(tǒng)的理論和實(shí)踐性應(yīng)用，以滿足各行業(yè)的自動(dòng)化辦公需求。

在制造業(yè)企業(yè)尤為如此，其生產(chǎn)復(fù)雜性更需要辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，制造業(yè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化過(guò)程中，要積極進(jìn)行辦公自動(dòng)化的更新?lián)Q代以及注重辦公人員辦公自動(dòng)化使用技術(shù)的培訓(xùn)，制造業(yè)企業(yè)要加強(qiáng)與軟件開(kāi)發(fā)商或者其他辦公自動(dòng)化培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的合作，使辦公人員能夠在自動(dòng)化辦公中游刃有余。制造業(yè)企業(yè)辦公人員也要加強(qiáng)自身的自主學(xué)習(xí)意識(shí)，積極學(xué)習(xí)一些辦公自動(dòng)化技術(shù)，例如常用的辦公軟件以及各種操作系統(tǒng)的使用，軟件的安裝啟動(dòng)以及使用、電子郵件的接收以及發(fā)送等基本操作。

2 OA系統(tǒng)發(fā)展歷史

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）是目前都制造業(yè)企業(yè)普遍使用的辦公系統(tǒng)，它主要分為四個(gè)不同階段，從最初的簡(jiǎn)單的表格編輯、打字到目前的信息化辦公，以下將詳細(xì)介紹。

第一個(gè)階段是簡(jiǎn)單的文字信息數(shù)字化，就是把一些文字圖表通過(guò)手工上傳到電腦之中，這也是辦公自動(dòng)化最基本的功能。第二個(gè)階段是LotusNotes還有后來(lái)的各種電子郵件等等，它實(shí)現(xiàn)了不同部門之間的信息共享，這也是不同環(huán)節(jié)之間的溝通基本方法，第三個(gè)階段是以B/S應(yīng)用模式為主，在這個(gè)階段就出現(xiàn)了比較成熟的辦公系統(tǒng)接近于目前使用的，甚至很多企業(yè)還在使用。最后一個(gè)階段是協(xié)同辦公，這個(gè)概念是制造業(yè)企業(yè)把工作流、知識(shí)管理等融入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，使得辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有了更深的提升并且加入了門戶技術(shù)。

在目前的制造業(yè)企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，一般的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都包括了幾個(gè)不同的模塊，有電子郵件、個(gè)人事務(wù)管理、公共數(shù)據(jù)管理、綜合業(yè)務(wù)、系統(tǒng)維護(hù)與管理等等，這一些不同的模塊分別包括了辦公信息管理、信息共享、信息反饋、門戶等等多個(gè)方面。

3 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在我國(guó)制造業(yè)企業(yè)的功能分析

3.1 方便領(lǐng)導(dǎo)作出決策

通過(guò)總覽整個(gè)的企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理決策者就可以對(duì)制造業(yè)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行分析，找出節(jié)能降耗的關(guān)鍵點(diǎn)，對(duì)于那些時(shí)間效率不高的環(huán)節(jié)進(jìn)行提升，財(cái)務(wù)部門可以根據(jù)每個(gè)環(huán)節(jié)的生產(chǎn)效率以及績(jī)效等等進(jìn)行比對(duì)，從而科學(xué)的制定每一個(gè)生產(chǎn)工人的工資等。

3.2 加強(qiáng)制造業(yè)企業(yè)內(nèi)部信息交流

作為一個(gè)企業(yè)的信息溝通平臺(tái)們制造業(yè)企業(yè)都可以發(fā)布很多信息，職工原來(lái)必須通過(guò)全廠的宣傳欄才能了解的信息通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就可以了解，當(dāng)然不同職別的員工有不同的權(quán)限，普通員工只能收到面向全體工人的宣傳文件等，生產(chǎn)管理者就可以收到每個(gè)月的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)分析，月度計(jì)劃，年度預(yù)算等等這樣對(duì)自己管理區(qū)域的生產(chǎn)有一個(gè)促進(jìn)和先導(dǎo)作用。另外倉(cāng)庫(kù)管理人員也可以通過(guò)查看生產(chǎn)環(huán)節(jié)的原料投入發(fā)現(xiàn)是否存在多拿原料的情況，采購(gòu)部門可以及時(shí)的掌握每個(gè)環(huán)節(jié)的用料情況，制定自己的采購(gòu)計(jì)劃。

3.3 提高了辦公現(xiàn)代化自動(dòng)化水平

在目前的制造業(yè)企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，這是一個(gè)相互協(xié)調(diào)的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)，對(duì)于公司的各種文件都可以有效地處理使得公司的各種信息傳遞更加科學(xué)合理提高了公司的共同效率，同時(shí)也降低了公司的溝通成本，比如制造業(yè)企業(yè)內(nèi)部的上游環(huán)節(jié)可以通過(guò)下游環(huán)節(jié)生產(chǎn)的實(shí)際情況了解本部門需要的生產(chǎn)量以免造成供貨不足以及壓貨現(xiàn)象，生產(chǎn)副總可以與銷售部門進(jìn)行協(xié)調(diào)及時(shí)通過(guò)銷售部門反饋的數(shù)據(jù)來(lái)決定生產(chǎn)產(chǎn)品的種類。

OA系統(tǒng)升級(jí)后,支持移動(dòng)辦公,利用VPN可以實(shí)現(xiàn)外出人員隨時(shí)接入局域網(wǎng),了解單位內(nèi)部工作動(dòng)態(tài),完成公文處理、業(yè)務(wù)審批,郵件收發(fā)等工作,實(shí)現(xiàn)真正意義的移動(dòng)辦公。使外出人員和本廠完全無(wú)距離溝通,在任何情況下,企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理都不會(huì)受到影響。減少了由于外出產(chǎn)生的文件積壓、正在辦理事件的停頓。目前由于受VPN數(shù)量的制約,只能實(shí)現(xiàn)廠領(lǐng)導(dǎo)的移動(dòng)辦公。

3.4 運(yùn)用廣泛

一般來(lái)說(shuō)制造業(yè)企業(yè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都比較講究實(shí)用性，比較樸實(shí)，目前制造業(yè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)深入的制造業(yè)的每個(gè)環(huán)節(jié)，包括原材料的采購(gòu)，原材料初級(jí)加工，深加工，入庫(kù)出庫(kù)等等，每個(gè)加工環(huán)節(jié)都可以通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)查詢自己環(huán)節(jié)的信息，只有生產(chǎn)副總采用查閱所以生產(chǎn)環(huán)節(jié)的信息，但是不同環(huán)節(jié)之間可以通過(guò)郵件以及信息模塊進(jìn)行溝通，及時(shí)掌握上下游環(huán)節(jié)的生產(chǎn)進(jìn)度，生產(chǎn)情況。制造業(yè)企業(yè)職工也可以通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)了解企業(yè)的各種通過(guò)生產(chǎn)計(jì)劃等等，車間主任比普通員工有更大的權(quán)限，除了了解本環(huán)節(jié)，還對(duì)上下環(huán)節(jié)有查看的權(quán)利，還有制造業(yè)企業(yè)一般工人眾多包括工會(huì)信息，廉政信息，放假通知等等都是通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行傳播的。

4 結(jié)語(yǔ)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是目前信息化快速發(fā)展的情況下制造業(yè)企業(yè)與現(xiàn)代化信息化辦公的一個(gè)良好結(jié)合，實(shí)踐證明制造業(yè)企業(yè)在實(shí)施了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之后它們的工作效率會(huì)大大提升。制造業(yè)企業(yè)一般生產(chǎn)流程都是比較復(fù)雜，并且制造環(huán)節(jié)很多，通過(guò)引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以很好地促進(jìn)制造業(yè)每個(gè)環(huán)節(jié)的銜接，并且采用分級(jí)授權(quán)的方式使得每個(gè)環(huán)節(jié)都有自己環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)的管理權(quán)限以及使用模塊。這樣在每個(gè)環(huán)節(jié)分別使用的同時(shí)也提升了制造業(yè)企業(yè)信息的安全性。

辦公自動(dòng)化軟件在制造業(yè)企業(yè)的應(yīng)用實(shí)踐中發(fā)揮了極大的作用,為企業(yè)信息化建設(shè)做出了貢獻(xiàn),但其自身的發(fā)展、完善必不可少。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱繼生.辦公自動(dòng)化閱[M].北京:科學(xué)技術(shù)出版社,2014:416.

[2]黃海鷹.辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)教程[M].北京:國(guó)防科技大學(xué)出版社,2013:252.

[3]張娟娟.制造業(yè)企業(yè)營(yíng)業(yè)辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)教程[M].北京:經(jīng)濟(jì)出版社,2014:26.

DOI:10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.02.116