張麗蘋

（四平市鐵西區(qū)檔案局 吉林 四平 136000）

論檔案數(shù)字化建設(shè)

張麗蘋

（四平市鐵西區(qū)檔案局 吉林 四平 136000）

21世紀(jì)隨著數(shù)字化信息時代的到來，數(shù)字技術(shù)已廣泛實(shí)施到各個領(lǐng)域之中，也成為一個國度知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要標(biāo)志和建設(shè)信息化社會的基礎(chǔ)，在數(shù)字化時代，隨著數(shù)字文件的大量產(chǎn)生，近年來，檔案數(shù)字化管理引起了國內(nèi)學(xué)者的廣泛關(guān)注，檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理過程中一場深刻的革命，探析企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)具有十分重要的意義。

檔案；數(shù)字化；建設(shè)

信息技術(shù)的不斷革新帶動了各行各業(yè)的發(fā)展，也為各行業(yè)發(fā)展帶來諸多便利，尤其對于信息量較大的檔案工作，檔案的數(shù)字化建設(shè)極大的促進(jìn)了檔案工作的效率，提高了檔案工作管理水平，然而檔案數(shù)字化工作的開展也同時給目前管理工作帶來諸多的麻煩，工作方式的轉(zhuǎn)變，導(dǎo)致很多管理人員不能夠很快的適應(yīng)，所以本文就將對檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行論述，以供參考。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的必然性

1、檔案數(shù)字化建設(shè)是形勢發(fā)展的需要。21世紀(jì)是信息化的時代，數(shù)字檔案館是數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，一方面檔案館就是保管和提供利用檔案信息的職能部門；一方面檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化，目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

2、檔案數(shù)字化可以改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，進(jìn)而使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3、檔案數(shù)字化建設(shè)是社會強(qiáng)烈需求。當(dāng)今，人們的時間觀念越來越強(qiáng)，必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)措施

1、提高檔案人員素質(zhì)和全員檔案意識。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員，作為檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯；要切實(shí)抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，一是各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件的培訓(xùn)；二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實(shí)際操作技能培訓(xùn)。同時，檔案管理人員還應(yīng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識，以適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求；三是引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才。企業(yè)應(yīng)結(jié)合工作需要，不惜成本，吸引具有現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識、計(jì)算機(jī)知識的高層次人才，規(guī)范檔案管理工作；四是對檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)字檔案管理知識的培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，提高檔案人員的數(shù)字化檔案管理意識和管理水平；五是培養(yǎng)一批檔案資源加工與管理、系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、知識產(chǎn)權(quán)使用與保護(hù)、數(shù)字化檔案管理等方面的專業(yè)人才。

2、加強(qiáng)對檔案使用者的培訓(xùn)。在電子環(huán)境下，檔案信息共享化、社會化服務(wù)成為必然與必需，為了使用戶能夠更方便地獲取和利用數(shù)字化信息資源，檔案工作者要以用戶為中心，樹立“以人為本”的思想，除了要提供更加豐富的檔案信息資源外，更重要的是要增強(qiáng)檔案用戶檢索利用檔案信息資源的能力，使他們快捷地找到所需檔案信息，同時，企業(yè)檔案管理部門要通過多種途徑，如舉辦講座、開設(shè)信息檢索培訓(xùn)班、咨詢?nèi)藛T現(xiàn)場指導(dǎo)等提高和增強(qiáng)使用者的查找能力。

3、完善數(shù)字化文件歸檔制度。一是要加強(qiáng)對各種文檔的收集管理。計(jì)算機(jī)在企業(yè)的使用已經(jīng)十分普遍，各種電子文檔也日趨增多，很多企業(yè)沒有歸檔意識，電子文檔轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文檔后，反而忽視對電子文檔的歸檔和管理，隨意儲存在計(jì)算機(jī)中甚至遺失，增加了檔案數(shù)字化建設(shè)的成本，企業(yè)應(yīng)要求檔案管理人員加強(qiáng)對紙質(zhì)文檔、電子文檔的收集、分類和歸檔；二是建立和完善文件歸檔制度。隨著計(jì)算機(jī)的普及以及信息化的加快，企業(yè)每天處理的數(shù)字化文件不斷增多，如果企業(yè)檔案管理部門不對文件格式、文件質(zhì)量等方面提出要求，將影響到數(shù)字化檔案信息資源的質(zhì)量，甚至造成不必要或難以彌補(bǔ)的損失，為檔案數(shù)字化建設(shè)帶來負(fù)面的影響；三是加大網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的開發(fā)和整合。檔案網(wǎng)站建設(shè)是數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，是數(shù)字化檔案信息開發(fā)利用的加速器，檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的必然要求，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的發(fā)展方向，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得信息的傳播超越了時空的限制，因此，為了使開發(fā)出來的檔案信息能及時滿足社會的廣泛需求，應(yīng)積極進(jìn)行檔案網(wǎng)站建設(shè)，把開發(fā)出來的檔案信息及時上網(wǎng)傳輸，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，電子文件大量產(chǎn)生，面對如此龐大的數(shù)字化信息資源，就需要對其進(jìn)行分析、篩選、研究和綜合整理，使之變得更加有序更加合理，然后上網(wǎng)發(fā)布，僅靠單個檔案管理部門無法很好地完成這些工作，因此不同企業(yè)的檔案部門應(yīng)搞好合作，在數(shù)字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協(xié)調(diào)，注重?cái)?shù)字化信息資源建設(shè)的質(zhì)量，避免重復(fù)建設(shè)，并且能為用戶提供全方位、多元化、一體化的信息服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

4、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)，目前，我們企業(yè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體，數(shù)據(jù)庫的含義就是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用，建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)過程，經(jīng)過實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等，當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

[1]楊公之主編《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》，中國檔案出版社2010年版.

[2]梁兵.淺析檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案，信息管理[J].2003，5.