周勇生

很多用戶在使用“查找和替換”功能時(shí)，只能進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的替換，不少靈活多變的特殊替換，他們就知之甚少了。為了幫助大家通曉Word 2007文檔字符替換奧妙，本文現(xiàn)在就從實(shí)戰(zhàn)角度出發(fā)，總結(jié)一些這方面的使用技巧，希望能達(dá)到拋磚引玉的目的！

在局域網(wǎng)工作環(huán)境中，各種各樣的不速用戶在編輯Word 2007文檔時(shí)，采用的操作方法，與傳統(tǒng)版本W(wǎng)ord文檔并沒有明顯區(qū)別，用戶可以巧妙使用Word程序自帶的“查找和替換”功能，來提高操作效率。只是，很多用戶在使用“查找和替換”功能時(shí)，只能進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的替換，不少靈活多變的特殊替換，他們就知之甚少了。為了幫助大家通曉Word 2007文檔字符替換奧妙，本文現(xiàn)在就從實(shí)戰(zhàn)角度出發(fā)，總結(jié)一些這方面的使用技巧，希望能達(dá)到拋磚引玉的目的！

常規(guī)替換操作

與Word 2003程序相比，Word 2007程序的“查找和替換”功能在位置上已經(jīng)發(fā)生變化，初次使用該程序的用戶可能會(huì)感覺很不習(xí)慣。其實(shí)，它們的操作方法還是相同的，具體步驟為：

首先開啟Word 2007程序，打開需要編輯處理的Word文檔，切換到“開始”功能區(qū)域，按下“編輯”分組中的“替換”按鈕，彈出“查找和替換”設(shè)置框，點(diǎn)擊“替換”標(biāo)簽，展開如圖1所示的標(biāo)簽設(shè)置頁面。

其次在“查找內(nèi)容”位置處，輸入待替換的關(guān)鍵字，在“替換為”位置處輸入替換后的內(nèi)容。要想進(jìn)行依次替換時(shí)，只要按下“替換”按鈕，要想將當(dāng)前編輯界面中的所有關(guān)鍵字全部替換掉時(shí)，只要按下“全部替換”按鈕即可。結(jié)束替換任務(wù)后，按下“關(guān)閉”按鈕退出查找和替換設(shè)置框。如果想進(jìn)行復(fù)雜的替換操作，可以單擊查找和替換設(shè)置框中的“更多”按鈕，在其后界面中就能進(jìn)行自定義替換操作了。由于無論進(jìn)行特殊替換還是普通替換，操作路徑基本上都是相同的，大家盡量可以使用Ctrl+H功能鍵，來快速進(jìn)入查找和替換設(shè)置框，以提高工作效率。

進(jìn)行格式替換

對(duì)于文字替換操作，相信很多人都已經(jīng)非常熟悉了。而一些篇幅較長(zhǎng)的Word文檔，往往包含有豐富的版面格式，如果想對(duì)這些特殊的格式進(jìn)行查找、替換或刪除時(shí)，也可以使用“查找和替換”功能，以提升排版工作效率。比方說，要將當(dāng)前文檔編輯界面中的所有黑體文字，全部設(shè)置為紅色字體時(shí)，不妨進(jìn)行下面的替換操作：

首先使用Ctrl+F功能鍵，展開查找和替換設(shè)置對(duì)話框，刪除“查找內(nèi)容”文本框中的已有內(nèi)容，點(diǎn)擊“更多”按鈕，彈出搜索選項(xiàng)設(shè)置區(qū)域，按下“查找”位置處的“格式”按鈕，從彈出的下拉菜單中點(diǎn)擊“字體”命令，打開如圖2所示的查找字體對(duì)話框，在這里將需要查找的字體選擇為“黑體”，確認(rèn)后返回。

其次在搜索選項(xiàng)設(shè)置區(qū)域，點(diǎn)擊“閱讀突出顯示”按鈕，以確保將所有滿足查詢要求的內(nèi)容都突出顯示出來。之后點(diǎn)擊“在以下項(xiàng)中查找”按鈕，選擇下拉菜單中的“主文檔”選項(xiàng)，這樣Word 2007程序僅會(huì)查找主文檔中的所有內(nèi)容，并將與關(guān)鍵字保持匹配的內(nèi)容查找并突出顯示出來。

接著點(diǎn)擊查找替換對(duì)話框中的“替換”標(biāo)簽，在該標(biāo)簽頁面的“搜索選項(xiàng)”設(shè)置區(qū)域，點(diǎn)擊“替換”位置處的“格式”按鈕，選擇下拉菜單中的“字體”命令，切換到字體設(shè)置對(duì)話框，將字體顏色設(shè)置為“紅色”，點(diǎn)擊“確定”按鈕返回，再按下“全部替換”按鈕，所有符合查找條件的文字內(nèi)容都會(huì)被自動(dòng)替換成紅色字體。

設(shè)置結(jié)束后，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊文檔編輯界面中的空白區(qū)域，取消文字內(nèi)容的突出顯示效果。同樣地，我們可以在查找替換格式設(shè)置框中，同時(shí)設(shè)置多項(xiàng)格式選項(xiàng)，以實(shí)現(xiàn)更為復(fù)雜的版面格式替換操作。比方說，可以將某種類型字體的段落內(nèi)容批量設(shè)置為斜體顯示，可以將特定顏色的文字內(nèi)容批量修改為另外一種字體等等。

進(jìn)行模糊替換

有的時(shí)候，需要查找替換的內(nèi)容并不明確，這樣我們就無法在“查找內(nèi)容”文本框中設(shè)置固定關(guān)鍵字，此時(shí)要是靈活使用通配符，進(jìn)行模糊查詢替換，往往能夠收獲奇效。比方說，如果希望將當(dāng)前編輯界面中書名號(hào)里的內(nèi)容，批量替換為某種類型的格式時(shí)，只能將查找關(guān)鍵字設(shè)置為模糊的表達(dá)式，而不能使用具體的內(nèi)容，因?yàn)楫?dāng)前編輯界面中包含書名號(hào)的位置不止一處，而且書名號(hào)里面的內(nèi)容也不相同，我們只能使用“*”這個(gè)通配符，表示書名號(hào)里面的不同內(nèi)容。

常用的通配符“？”代表任意單個(gè)字符，涵蓋任意字母，比方說，使用“s？t”關(guān)鍵字能搜索到“sit”、“set”、“sat”等內(nèi)容?！?”通配符代表任意多個(gè)字符，比方說，使用“1*3”關(guān)鍵字能搜索到所有以“1”開始、“3”結(jié)束的字符串內(nèi)容?！癧]”通配符表示指定其中一個(gè)字符，比方說，使用“s[ie]t”關(guān)鍵字能搜索到“sit”和“set”內(nèi)容?！癧-]”通配符代表特定范圍內(nèi)任意單個(gè)字符，其中特定范圍需要按照升序來指定，比方說使用“[b-h]at”關(guān)鍵字能搜索到cat、fat、eat等內(nèi)容，使用“[0-9]”關(guān)鍵字能搜索到所有數(shù)字內(nèi)容，使用“[a-z]”或“[A-Z]”關(guān)鍵字能搜索到所有字母內(nèi)容。除此而外，還有很多通配符可以利用，例如“{n}” 表示n個(gè)重復(fù)的前一字符或表達(dá)式，“>”表示以指定單詞結(jié)尾，“@”表示一個(gè)以上的前一字符或表達(dá)式，“{n，}”表示至少 n個(gè)前一字符或表達(dá)式等等。

假設(shè)，某一篇Word文檔中包含多個(gè)書名內(nèi)容，排版時(shí)需要將書名內(nèi)容都設(shè)置為黑體、紅字效果，由于文檔中包含多個(gè)不同的書名，所以查找關(guān)鍵字只能使用“*”通配符。在進(jìn)行具體查找替換時(shí)，可以先通過Ctrl+H功能鍵展開替換標(biāo)簽設(shè)置頁面，在“查找內(nèi)容”文本框中輸入“《*》”關(guān)鍵字，如圖3所示。

之后將鼠標(biāo)移動(dòng)到“替換為”文本框中，將其中已有內(nèi)容刪除掉，并在搜索選項(xiàng)區(qū)域處選中“使用通配符”選項(xiàng)，再點(diǎn)擊“格式”按鈕，選擇下拉菜單中的“字體”命令，進(jìn)入字體設(shè)置對(duì)話框，在這里將字體選擇為“黑體”，將文字顏色選擇為“紅色”，確認(rèn)后按下“全部替換”按鈕，就能實(shí)現(xiàn)快速替換操作。

進(jìn)行圖像替換

現(xiàn)在，編輯、排版Word文檔材料時(shí)，不少人都會(huì)追求圖文并茂效果。如果希望在Word文檔材料中插入大量相同的圖標(biāo)時(shí)，按照常規(guī)方法插入，效率肯定不高，而巧妙利用Word 2007程序的“查找和替換”功能，可以獲得意想不到的效果。

在進(jìn)行圖像替換操作時(shí)，可以先在需要插入圖像的位置輸入某個(gè)標(biāo)記符號(hào)，該符號(hào)可以是不常用的字母或數(shù)字，也可以是￥之類的特殊符號(hào)，但必須確保該符號(hào)在當(dāng)前文檔界面中沒有出現(xiàn)過，假設(shè)，我們這里插入“&”符號(hào)。等到Word文檔內(nèi)容全部輸入結(jié)束后，依次點(diǎn)擊“插入”、“圖片”命令，彈出文件選擇對(duì)話框，導(dǎo)入目標(biāo)圖片文件，之后選中導(dǎo)入的圖片，并用鼠標(biāo)右鍵單擊之，執(zhí)行快捷菜單中的“復(fù)制”命令，如圖4所示。

接著使用Ctrl+H功能鍵，展開查找和替換設(shè)置對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”文本框中輸入關(guān)鍵字“&”，在“替換為”文本框中輸入“^c”（這里的c一定是小寫格式），按下“全部替換”按鈕，就能將之前插入的圖片批量插入到Word文檔編輯界面中了。

進(jìn)行標(biāo)記替換

在平時(shí)編輯、排版文件時(shí)，總會(huì)遇到換頁標(biāo)記、跳格制表符、硬回車標(biāo)記、軟回車標(biāo)記、分頁符標(biāo)記、分節(jié)符標(biāo)記等一些特殊的標(biāo)記，如果需要對(duì)這些特殊標(biāo)記符號(hào)進(jìn)行修改或合并時(shí)，不妨通過“查找和替換”功能，對(duì)目標(biāo)標(biāo)記符號(hào)進(jìn)行快速替換操作。在“查找內(nèi)容”或“替換為”文本框中，使用“^p”關(guān)鍵字可以查找指定段落標(biāo)記，使用“^n”關(guān)鍵字可以查找指定分欄符標(biāo)記，使用“^t”關(guān)鍵字可以查找指定制表符標(biāo)記，使用“^m”關(guān)鍵字可以查找指定手動(dòng)分頁符標(biāo)記。值得注意的是，選中“使用通配符”復(fù)選框后，Word 2007程序不識(shí)別在“查找內(nèi)容”文本框中輸入的用于尾注和腳注標(biāo)記或空白區(qū)域的代碼，如果想查找這些項(xiàng)目時(shí)，不妨在“查找內(nèi)容”文本框中輸入下列替換代碼：輸入“^2”關(guān)鍵字，可以查找腳注或尾注標(biāo)記，輸入“^12”關(guān)鍵字，可以查找分節(jié)符標(biāo)記，輸入關(guān)鍵字“空格{1，}”，可以查找文檔編輯界面中的空白區(qū)域等。

例如，某文檔材料中的內(nèi)容是從網(wǎng)上粘貼過來的，包含了若干個(gè)多余的空行符號(hào)，采用手工方法將其刪除，既繁瑣又累人，現(xiàn)在使用標(biāo)記替換方法，可以很輕松地將位于不同位置處的多余空行輕松刪除掉。在進(jìn)行這項(xiàng)操作時(shí)，先用Ctrl+H功能鍵，彈出查找和替換設(shè)置對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”文本框中輸入關(guān)鍵字“^p^p”（如圖5所示），這里的“p”符號(hào)一定要小寫，在“替換為”文本框中不輸入任何內(nèi)容，或者輸入“^p”關(guān)鍵字，按下“全部替換”按鈕后，所有多余的空行全部從Word文檔材料中消失不見了。同樣地，如果要?jiǎng)h除當(dāng)前編輯界面中的所有分節(jié)符標(biāo)記時(shí)，只要在“查找內(nèi)容”文本框中輸入關(guān)鍵字“^b”，“替換為”文本框保持空白，再執(zhí)行“全部替換”命令即可。

進(jìn)行段落替換

在一些長(zhǎng)篇幅的文檔材料中，可能同時(shí)存在多級(jí)標(biāo)題或多個(gè)段落，每級(jí)標(biāo)題或每個(gè)段落采用的字體、字號(hào)可能都不相同。倘若現(xiàn)在想調(diào)整當(dāng)前編輯界面中主體內(nèi)容的字體，要是使用“全選”命令處理，顯然會(huì)影響所有標(biāo)題或段落的字體字號(hào)，要是采用格式刷，長(zhǎng)篇幅的文檔處理起來，簡(jiǎn)直就是費(fèi)心費(fèi)力。其實(shí)，使用Word 2007程序提供的“查找和替換”功能，可以很輕松地避免這種煩惱。

在進(jìn)行段落替換時(shí)，首先使用Ctrl+H功能鍵，調(diào)出查找和替換設(shè)置對(duì)話框，刪除“查找內(nèi)容”文本框中已有內(nèi)容，如果沒有內(nèi)容直接將其保留為空白。接著展開搜索選項(xiàng)設(shè)置區(qū)域，點(diǎn)擊“查找”位置處的“格式”按鈕，從彈出的如圖6所示下拉菜單中，選擇“段落”命令，切換到段落設(shè)置對(duì)話框，對(duì)需要查找的段落進(jìn)行合適設(shè)置。之后，在“替換為”文本框中也不要輸入任何內(nèi)容，同時(shí)點(diǎn)擊“替換”位置處的“格式”按鈕，選擇下拉菜單中的“字體”或“段落”命令，在其后界面中設(shè)置好替換成的字體、字號(hào)或段落設(shè)置，最后按下“全部替換”按鈕，完成段落替換操作任務(wù)。要是擔(dān)心在替換過程中發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，可以單擊“查找下一處”按鈕，進(jìn)行依次替換操作。

進(jìn)行單詞替換

在處理一篇英文文檔材料時(shí)，可能會(huì)涉及到不同時(shí)間點(diǎn)、不同比較級(jí)別、不同數(shù)量的英語單詞替換問題，如果需要替換的英語單詞數(shù)量很多，采用手工方法操作，顯然是一件十分可怕的事情。這時(shí)，使用Word 2007程序提供的“查找和替換”功能，進(jìn)行英語單詞批量替換，可以大大提升編輯處理效率。

比方說，某篇英語試卷文件中，老師希望將試卷中的dog替換為cat的同時(shí)，還想將文檔編輯界面中的“dogs”同步替換為“cats”。要完成這種類型的替換任務(wù)，可以先使用Ctrl+H功能鍵，調(diào)出查找和替換設(shè)置對(duì)話框，要是無法找到“查找單詞的所有形式”選項(xiàng)時(shí)，不妨按下“更多”按鈕，展開搜索選項(xiàng)設(shè)置區(qū)域，選中對(duì)應(yīng)區(qū)域下面的“查找單詞的所有形式”選項(xiàng)。

之后在“查找內(nèi)容”文本框中，輸入要搜索的關(guān)鍵字，這里應(yīng)該輸入“dog、dogs”。下面在“替換為”文本框中，輸入要替換成的內(nèi)容，這里應(yīng)該輸入“cat、cats”（如圖7所示），再按下“查找下一處”或“全部替換”按鈕，對(duì)目標(biāo)文檔內(nèi)容進(jìn)行依次替換或全部替換操作，這樣就能提高修改速度了。

當(dāng)然，要提醒大家注意的是，在進(jìn)行英語單詞替換操作時(shí)，盡量點(diǎn)擊“替換”按鈕，而不要輕易執(zhí)行“全部替換”命令，這樣能確保每一處替換都正確。在查找和替換文本時(shí)，應(yīng)該盡量使用同樣的時(shí)態(tài)和詞性，比方說可以查找“observe”，并將其替換成“see”，這兩個(gè)關(guān)鍵字使用的都是相同時(shí)態(tài)。