管先海+李興利

李興利（焦作市檔案局副研究館員）：據(jù)《四川工人日?qǐng)?bào)》2014年10月9日?qǐng)?bào)道，從7月起，珙縣總工會(huì)全面啟動(dòng)困難職工調(diào)查走訪(fǎng)工作，截至目前，已完成4504戶(hù)困難職工入戶(hù)調(diào)查和建檔核查工作，其中特困職工1776戶(hù)，一般貧困職工1055戶(hù)，普通貧困職工1245戶(hù)，剔除不符合建檔條件和已脫貧的困難職工檔案428戶(hù)。（http：//scgrrb.newssc.org/html/2014-10/09/content_2126770.htm）近年來(lái)，在“經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”的方針指引下，在各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中全國(guó)各地建立了許許多多這樣那樣的“檔案”。這些檔案平時(shí)如何管理，被“剔除”后又該如何管理，請(qǐng)大家發(fā)表看法。王茂躍（安徽師范大學(xué)文學(xué)院教授）：該報(bào)道是記者所寫(xiě)，該記者應(yīng)該是非檔案人員。因此，對(duì)該記者所使用的“剔除”一詞，不宜按照我們檔案工作中的“剔除”去加以理解。文中所說(shuō)的428戶(hù)，其實(shí)已經(jīng)說(shuō)得很清楚，這些本來(lái)要么是不符合建檔條件的一些職工家庭戶(hù)但卻申報(bào)了困難家庭戶(hù)，要么曾經(jīng)是困難職工家庭戶(hù)但現(xiàn)在已脫貧了，不再符合困難職工家庭戶(hù)的條件了。該材料專(zhuān)題沙龍《如何管理被“剔除”的檔案》，很顯然，是指這兩種情況的職工家庭戶(hù)共428戶(hù)的檔案應(yīng)該怎么管理比較好。既然珙縣總工會(huì)已經(jīng)完成了建檔核查工作，這些檔案就是珙縣總工會(huì)進(jìn)行這項(xiàng)工作活動(dòng)所形成的記錄，無(wú)疑是珙縣總工會(huì)檔案的一部分，像小白菜所說(shuō)“把不符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案退還給個(gè)人，作為家庭檔案的一部分進(jìn)行保存”是不恰當(dāng)?shù)?，也是沒(méi)有依據(jù)的。這部分檔案尤其是已脫貧的職工家庭戶(hù)的檔案更有一定的參考價(jià)值，不宜銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)針對(duì)不同家庭的具體情況確定不同的保管期限予以保管。亓?xí)匀A（濮陽(yáng)市檔案局館員）：我同意王茂躍老師的看法，該報(bào)道是記者所寫(xiě)，該記者對(duì)于“檔案”一詞的理解可能還不是很清楚，調(diào)查后把檔案簡(jiǎn)單地分成了困難職工和非困難職工兩類(lèi)，認(rèn)為對(duì)于不符合建檔條件和已脫貧的困難職工428戶(hù)的檔案應(yīng)該剔除。我認(rèn)為，從檔案定義上看，我們所說(shuō)的檔案是指機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。因此，對(duì)于這428戶(hù)非困難職工的材料，我認(rèn)為應(yīng)該分為兩類(lèi)：一類(lèi)是不符合建檔條件的職工材料，我認(rèn)為不屬于檔案，應(yīng)該退還給個(gè)人;另一類(lèi)是已脫貧的困難職工家庭的材料，我認(rèn)為不應(yīng)該銷(xiāo)毀，而應(yīng)該按年度對(duì)其分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行保管，這部分材料一是屬于檔案的范圍，且已經(jīng)按照檔案的方法進(jìn)行整理歸檔;二是真實(shí)地記錄了這些職工從貧困戶(hù)走向脫貧戶(hù)的過(guò)程，對(duì)今后制定困難職工的一些保障制度可起到查考作用。郭東升（臨清市檔案館研究館員）：我贊成王茂躍老師的觀(guān)點(diǎn)，不符合困難職工條件和已脫貧困難職工從困難職工名冊(cè)中除名，與把他們從已經(jīng)形成的檔案中剔除是不能同步的。這部分人不再是困難職工，但這部分人的困難職工檔案并不就意味著跟著剔除。其檔案的剔除與否要看其檔案是不是有保存價(jià)值。這些檔案雖失去了它們的證明與享受困難職工待遇的價(jià)值，但其他價(jià)值可能還是存在著。比如需要證明不夠條件的職工是如何成為困難職工的，脫貧職工脫貧前后的對(duì)比研究，等等。我看不符合困難職工條件和已脫貧困難職工還是不要從困難職工名冊(cè)中剔除，至少還是當(dāng)做定期檔案管理為妥。當(dāng)然，這部分檔案需要長(zhǎng)久保存的，也可以重新編號(hào)進(jìn)館。白樺（濮陽(yáng)市檔案局館員）：對(duì)于珙縣總工會(huì)剔除的428戶(hù)不符合貧困職工條件的檔案，我認(rèn)為不應(yīng)銷(xiāo)毀，也不應(yīng)歸還當(dāng)事人使其自己保管，而應(yīng)以其他類(lèi)別形式進(jìn)行保存，如按照脫貧職工類(lèi)別進(jìn)行保存等。這樣既真實(shí)地記錄了這些職工從貧困戶(hù)走向脫貧戶(hù)全過(guò)程，使其檔案具有統(tǒng)一性、完整性;又為珙縣總工會(huì)或其他單位開(kāi)展宣傳教育活動(dòng)、舉辦專(zhuān)題資料展覽、進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)交流等提供了充實(shí)的第一手素材。另外，此類(lèi)檔案管理的對(duì)象是困難職工，其本身就是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，有出有入，新困難戶(hù)需要列入管理范圍，脫貧戶(hù)也存在返貧可能，這個(gè)變化和更新的過(guò)程，也為黨委政府決策、制定相關(guān)政策提供原始憑證和第一手材料。因此，脫貧困難戶(hù)檔案不應(yīng)被銷(xiāo)毀，應(yīng)該科學(xué)有效地利用檔案信息資料，因地制宜，靈活建立管理體制，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分散管理，充分發(fā)揮其積極作用，為維護(hù)困難職工權(quán)益服務(wù)，為珙縣總工會(huì)有效發(fā)揮相關(guān)職能提供有力保障。李正平（四川省榮縣檔案局）：關(guān)于報(bào)道中的“剔除不符合建檔條件和已脫貧的困難職工檔案428戶(hù)”，我是這樣理解的：其一，“剔除不符合建檔條件”應(yīng)是指不符合困難職工條件但在審批時(shí)因各種原因作為困難職工給予了相應(yīng)政策扶持或待遇的，現(xiàn)在取消其待遇。其二，“剔除已脫貧的困難職工”，應(yīng)是指取消脫貧后職工享受的相應(yīng)待遇。其待遇取消了，但其審批類(lèi)檔案及日常管理類(lèi)檔案是實(shí)施對(duì)困難職工給予相應(yīng)扶持或資助這惠民政策事務(wù)過(guò)程中形成的歷史記錄，其形成、保管、利用與處置應(yīng)按檔案的要求處理。關(guān)于困難職工檔案名冊(cè)，應(yīng)按年度歸檔，哪年形成的就歸哪年;也不存在把以前形成的名冊(cè)中的名字“剔除”的問(wèn)題。何超（清豐縣檔案局局長(zhǎng)）：這個(gè)沙龍實(shí)際上是在討論動(dòng)態(tài)檔案的管理問(wèn)題，動(dòng)態(tài)檔案在實(shí)際工作中很多，大都是專(zhuān)業(yè)檔案，就其管理范圍而言常有變動(dòng)。文中提到的困難職工檔案就是其一。文中“剔除不符合建檔條件和已脫貧的困難職工檔案”的說(shuō)法，證明不管是困難職工，還是不符合建檔條件和已脫貧的困難職工，經(jīng)調(diào)查走訪(fǎng)都已經(jīng)建立了檔案，否則就不存在“剔除檔案”的問(wèn)題，檔案既已建立就應(yīng)加強(qiáng)管理，不是“剔除”，而是分類(lèi)管理為上，所以，從加強(qiáng)檔案管理的角度來(lái)說(shuō)，不管是困難職工檔案，還是不符合建檔條件和已脫貧的困難職工的檔案都應(yīng)加強(qiáng)管理，只是為便于利用與管理起見(jiàn)，應(yīng)將其分類(lèi)管理保存，即分為困難職工檔案、不符合困難職工建檔條件檔案和已脫貧困難職工檔案。王鳳珍（臺(tái)前縣檔案局館員）：近年來(lái)，在“經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”的方針指引下，各地檔案館（室）收集整理了許許多多這樣那樣的“檔案”，館藏檔案的種類(lèi)逐年增多，服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，服務(wù)能力不斷增強(qiáng)，這些檔案在服務(wù)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)中起到了舉足輕重的作用，都應(yīng)該保存。至于《珙縣總工會(huì)三級(jí)調(diào)查，剔除已脫貧困難職工》那篇報(bào)道的內(nèi)容實(shí)質(zhì)也不是為了減輕館庫(kù)壓力而把那428戶(hù)已脫貧困難職工檔案“剔除”移出檔案館（室），而是為了進(jìn)一步摸清全縣困難職工底數(shù)，為有效實(shí)施困難職工個(gè)性化幫扶，積極爭(zhēng)取省、市總工會(huì)幫扶工作項(xiàng)目落戶(hù)珙縣做好準(zhǔn)備?！疤蕹蹦切n案，只是說(shuō)明那428戶(hù)不在幫扶范圍了，即便當(dāng)時(shí)不再是扶貧幫扶的依據(jù)，但那也是當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的歷史見(jiàn)證，是當(dāng)?shù)匦奘肪幹镜闹匾Y料，從“檔案”的角度來(lái)說(shuō)，仍然要繼續(xù)保存，不應(yīng)輕易銷(xiāo)毀。田潤(rùn)（濮陽(yáng)市檔案局館員）：被剔除的428份困難職工檔案分為兩種情況：一種是不符合建檔條件的。也就是說(shuō)有不符合困難職工條件的“困難職工檔案”。這種造假情況一經(jīng)查實(shí)，肯定會(huì)立即將其除名，為其所建立的紙質(zhì)檔案也就沒(méi)有保存的意義，我認(rèn)為應(yīng)該查實(shí)后統(tǒng)一妥善銷(xiāo)毀。另一種是已經(jīng)脫貧的困難職工。據(jù)《四川省總工會(huì)困難職工檔案管理暫行辦法》第十二條“各建檔單位要對(duì)檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，做到隨時(shí)發(fā)現(xiàn)隨時(shí)錄入，隨時(shí)變化隨時(shí)調(diào)整，隨時(shí)脫困隨時(shí)注銷(xiāo)。建檔2年以上的臨時(shí)救助檔案應(yīng)予以注銷(xiāo)。各級(jí)工會(huì)每年11月對(duì)檔案集中進(jìn)行清理更新，并統(tǒng)一于當(dāng)年11月底向上級(jí)工會(huì)報(bào)告清理情況”之規(guī)定，脫貧后的困難職工的電子信息會(huì)及時(shí)被注銷(xiāo)，那么只留下曾申報(bào)為“困難職工”的紙質(zhì)檔案。它的去向是我們探討的核心。據(jù)《四川省總工會(huì)困難職工檔案管理暫行辦法》第十條規(guī)定，困難職工檔案包括：《困難職工檔案》紙質(zhì)原件，身份證、戶(hù)口本、相關(guān)困難證明復(fù)印件。我認(rèn)為這4件檔案只有《困難職工檔案》紙質(zhì)原件有保存價(jià)值，它的價(jià)值也僅是證明某職工曾被工會(huì)認(rèn)定為困難職工這一點(diǎn)，其他是毫無(wú)用處。最好的途徑應(yīng)是工會(huì)檔案室自己保存1至2年，確保曾經(jīng)的困難戶(hù)無(wú)異議后移交檔案館，保管期限應(yīng)該為定期10年。王富忠（濮陽(yáng)縣檔案局副局長(zhǎng)）：我就被“剔除”的困難職工檔案的管理問(wèn)題談些個(gè)人認(rèn)識(shí)：其一，困難職工檔案是一種動(dòng)態(tài)管理的檔案，在沒(méi)有被“剔除”之前，管理部門(mén)的工作人員經(jīng)常使用是肯定的。此時(shí)的困難職工檔案無(wú)法作為辦理完畢的檔案被整理好后，而被存放起來(lái)備查，這與我們縣正在整理的低保檔案如出一轍。其二，被“剔除”的428份檔案，是困難職工檔案的一部分，是當(dāng)時(shí)困難職工的真實(shí)檔案記錄，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的變遷，每年都會(huì)有一批新的因貧困而加入的困難職工檔案，也會(huì)有一批新的因脫貧和其他原因而被“剔除”的困難職工檔案，此時(shí)的被“剔除”的困難職工檔案才是真正的應(yīng)該被整理后保存起來(lái)的困難職工檔案。其三，關(guān)于困難職工檔案的存放地點(diǎn)。沒(méi)有被“剔除”那部分檔案資料，應(yīng)該存放在管理困難職工的職能股室，作為管理人員管理困難職工，發(fā)放扶貧資金的依據(jù)，被“剔除”那部分檔案資料，應(yīng)該整理好后，由職能股室移交到總工會(huì)檔案室或縣檔案館保存。其四，關(guān)于困難職工檔案的種類(lèi)劃分、整理方法和保管期限的界定。困難職工檔案是一種專(zhuān)業(yè)檔案。整理方法視困難職工檔案資料的形成規(guī)律，可參考人事檔案的整理方法而整理。保管期限可定為30年或50年。??? （摘自《檔案界》網(wǎng)站）endprint