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        黨校檔案管理信息化建設(shè)的思考

        2016-01-05 08:10:32陳陽
        檔案管理 2015年5期
        關(guān)鍵詞:黨校檔案管理信息化

        陳陽

        黨校檔案是記載黨校發(fā)展的重要憑證,它詳細而真實地反映了黨校發(fā)展的整個歷史軌跡,真實而客觀地記載著黨校管理及教研過程中的每一環(huán)節(jié),是認識和把握黨校發(fā)展規(guī)律的重要依據(jù),是黨校發(fā)展可借鑒的重要資料?,F(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展,給黨校檔案工作提出更高要求,面臨諸多必須回答的課題。

        1 ?黨校檔案信息化管理的意義

        1.1 ?黨校檔案業(yè)務(wù)工作發(fā)展的需要。信息化成為當今社會發(fā)展的大趨勢。黨校檔案工作作為檔案事業(yè)的重要組成部分, 要順應(yīng)時代的發(fā)展,建立與之相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理模式。隨著黨校教研改革的深入,檔案門類增多,數(shù)量增長;檔案載體類型由單一的紙質(zhì)發(fā)展為多種并存,傳統(tǒng)的檔案管理已不適應(yīng)工作需要,信息化建設(shè)成為必然趨勢。

        1.2 ?黨校檔案信息資源開發(fā)利用的需要。隨著社會信息化程度的深入,社會對檔案信息的依賴程度越來越高。近幾年,組織部和黨校聯(lián)合建立了干部教育培訓(xùn)信息庫,將參加黨校培訓(xùn)的個人基本信息輸入信息庫,并及時維護管理。這就要求黨校的學(xué)籍檔案管理進行改革,實行電子注冊制,實現(xiàn)學(xué)籍管理向校園外延伸。為方便有關(guān)部門核查干部學(xué)歷檔案和培訓(xùn)情況,就要迅速推進檔案管理信息化建設(shè),提高檔案信息服務(wù)水平和效率。

        2 ?黨校檔案管理信息化的現(xiàn)狀

        2.1 ?檔案工作缺乏系統(tǒng)化的管理網(wǎng)絡(luò)。檔案的歸檔、交接和檢索等環(huán)節(jié)仍延續(xù)傳統(tǒng)的模式,不能充分利用現(xiàn)代化管理媒介和設(shè)備,束縛了檔案信息化的建設(shè)步伐。

        2.2 ?隊伍建設(shè)要求高,缺乏專業(yè)人才。黨校大多數(shù)檔案工作人員沒有受過檔案專業(yè)培訓(xùn),專業(yè)水平偏低,計算機操作技術(shù)不高。另外受用人體制的制約,檔案管理人才難以引進,人才缺乏。

        2.3 ?資金投入規(guī)模大,辦公經(jīng)費不足。推進黨校檔案信息化建設(shè),制約的瓶頸是資金。信息化建設(shè),需要購置設(shè)備,開通局域網(wǎng),連接因特網(wǎng),進行安全防護等,都需要較大的經(jīng)費投入。同時,電子產(chǎn)品更新快,后續(xù)維修、升級投入大,黨校的辦公經(jīng)費遠遠不夠。

        2.4 ?建設(shè)任務(wù)繁重,工作難度大。要對現(xiàn)存檔案資源進行數(shù)據(jù)化處理,要對客戶提供網(wǎng)上利用平臺,要進行安全防護措施,要對電子文件進行轉(zhuǎn)換升級,要按老方法管理紙質(zhì)檔案,又要按信息化要求數(shù)據(jù)化電子文檔,工作難度之大可想而知。

        3 ?黨校檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的策略

        3.1 ?檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。黨校要把檔案信息化建設(shè)納入本單位總體規(guī)劃,加大基礎(chǔ)設(shè)施經(jīng)費投入。推進運用微機管理進程,實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)與辦公網(wǎng)絡(luò)的接口,是推進黨校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

        3.2 ?檔案信息化資源建設(shè)。黨校要充分利用信息化檔案管理軟件,有重點、分步驟地將現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化。一是由黨校各個部門將本年度產(chǎn)生的歸檔文件按照要求直接錄入檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。二是由檔案部門將現(xiàn)存檔案轉(zhuǎn)化為機檢數(shù)據(jù)。實行電子文件和紙質(zhì)文件歸檔雙軌制。

        3.3 ?檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。從文件材料的產(chǎn)生開始,運用統(tǒng)一的計算機管理系統(tǒng),完成輸入、檢索、借閱、編研等過程,使文件材料的公文處理與檔案管理緊密結(jié)合,既滿足當前工作需要,又兼顧信息技術(shù)發(fā)展的趨勢。黨校各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)對這些檔案信息資料的共享。

        3.4 ?檔案信息化的保障體系建設(shè)。一是建立統(tǒng)一的信息化工作體制,整合單位各信息部門的工作,使與學(xué)校發(fā)展有關(guān)的信息能集中處理。組成以分管校長為領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)處室負責(zé)人為成員的學(xué)校檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組,負責(zé)全校檔案信息化建設(shè)的組織協(xié)調(diào)。二是加強檔案信息化標準和規(guī)范建設(shè)。制定出符合實際的具體辦法和規(guī)章制度,規(guī)范和指導(dǎo)黨校檔案信息化建設(shè)。三是加強檔案信息安全保障體系建設(shè)。完善檔案信息安全管理體制,遵守相關(guān)法律法規(guī),采用有效的安全防護措施,確保檔案信息系統(tǒng)的安全運轉(zhuǎn)。四是提高檔案工作者的素質(zhì)和能力。使黨校檔案工作人員努力成為具備一定的語言文字水平和歷史知識,有熟練的信息處理能力,具備運用數(shù)字化技術(shù)進行檔案網(wǎng)站的設(shè)計和維護能力,既熟悉檔案管理的流程,又掌握一定的新型載體檔案的保護和管理技術(shù)。成為信息資源的組織者、管理者、分析者,信息利用的導(dǎo)航者,這是推進檔案管理信息化建設(shè)的重要人力資源保證。

        信息化建設(shè)是黨校檔案工作面臨的新挑戰(zhàn),在思想上要高度重視,行動上要大膽創(chuàng)新,實踐上要積極進取,一定會加速黨校檔案管理信息化建設(shè)的進程。

        (作者單位:中共商丘市委黨校 ?來稿日期:2015-06-18)

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