馮艷

1991年中組部、國(guó)家檔案局修訂下發(fā)的《干部檔案工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》），對(duì)于人事檔案的內(nèi)容和作用做了明確規(guī)定：即干部檔案是組織人事等有關(guān)部門(mén)，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料。長(zhǎng)期以來(lái)，事業(yè)單位人事檔案參照《條例》管理，并且作為專業(yè)技術(shù)人員晉升和調(diào)資的重要依據(jù)。隨著事業(yè)單位人事制度改革和工資制度改革，事業(yè)單位的人事檔案歸檔內(nèi)容發(fā)生了很大變化，成為檔案研究的新課題。

1991版的《干部檔案工作條例》中規(guī)定：干部檔案由正本和副本組成（副本根據(jù)工作需要建立），正本內(nèi)容包括：履歷材料;自傳材料;鑒定、考核、考察材料;學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料;政治歷史情況的審查材料;參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料;獎(jiǎng)勵(lì)材料;處分材料;錄用、任免材料;其他材料。副本是干部檔案正本主要材料的復(fù)制件。

1996年中組部、原人事部頒布的《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《暫行規(guī)定》），規(guī)定流動(dòng)人員的檔案是由人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，流動(dòng)人員檔案材料按照干部檔案整理工作的有關(guān)規(guī)定整理。至今，人事檔案管理仍然按照上述兩個(gè)規(guī)定管理。

1 ?文獻(xiàn)研究

以1994年1月至2014年12月為期限，以“事業(yè)單位人事檔案歸檔內(nèi)容改革”為主題檢索《知網(wǎng)》全文數(shù)據(jù)庫(kù)收錄期刊發(fā)現(xiàn)223篇文獻(xiàn)，從文獻(xiàn)學(xué)科分類、文獻(xiàn)來(lái)源、研究層次、發(fā)表年度、作者、關(guān)鍵詞等多個(gè)角度，對(duì)有關(guān)人事檔案內(nèi)容發(fā)展變化進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)分析。

1.1 ?高校和醫(yī)院研究集中，涉及行業(yè)廣泛。按照知網(wǎng)分類標(biāo)準(zhǔn)，研究文獻(xiàn)涉及的學(xué)科共分為15大類。其中檔案及博物館類168篇，占75.3%，高等教育38篇，占17% ;醫(yī)藥衛(wèi)生方針政策與法律法規(guī)研究18篇，占8.7% ;剩余行業(yè)只占不到4%。統(tǒng)計(jì)分析表明：人事檔案內(nèi)容改革研究集中在檔案學(xué)科內(nèi)，占比例較高的是高等教育和醫(yī)藥衛(wèi)生行業(yè)。

1.2 ?檔案學(xué)期刊研究較多，核心期刊發(fā)文量較小。文獻(xiàn)來(lái)源涉及的期刊共有40種刊物。在所有的刊物中，檔案學(xué)期刊14種，占17.5%，發(fā)表文獻(xiàn)80篇，占全部文獻(xiàn)量的 35.9%;在檔案學(xué)期刊中核心期刊3種，占40種刊物的 7.5%;刊均載文量（5.7篇），高于其他刊物均載文量（5.5篇）。說(shuō)明刊載關(guān)于人事檔案內(nèi)容發(fā)展變化研究的主要是檔案類期刊，并得到檔案學(xué)核心期刊的關(guān)注。

1.3 ?社科類、理論性文章較多，核心研究群尚未形成。從研究層次上分析，屬于社會(huì)科學(xué)類基礎(chǔ)研究的107篇，占50%;屬于行業(yè)指導(dǎo)的53篇，占23.8%;屬于職業(yè)指導(dǎo)的16篇，占7.2%;屬于政策研究的3篇，占1.3%。研究主要集中在社科類的基礎(chǔ)性研究和行業(yè)指導(dǎo)，理論性研究多于實(shí)踐性指導(dǎo)。

從作者分布上看，從署名的46篇文獻(xiàn)中，發(fā)表文獻(xiàn)2篇以上的作者有周啟元3篇，駱衛(wèi)華、王玉武、任春霞、韓鳳鳴2篇，其余作者均為1篇;獨(dú)著的22 篇，占47.8%;2人合著的16篇，占34.7%;3人及以上合著的3篇，占6.5%;46篇署名文獻(xiàn)共涉及作者63名，人均載文量為1.36篇。研究人員分布比較分散，尚未形成核心研究群。

1.4 ?文獻(xiàn)發(fā)表年度集中在2006年以后。從文獻(xiàn)發(fā)表的年度分布看，1994年1月至2014年12月期間，發(fā)表最高年份是2014年，平均年發(fā)表文獻(xiàn)量為13.5篇。從2006年開(kāi)始，進(jìn)入快速發(fā)文期，在2009年至2014年期間，這一階段共發(fā)表文獻(xiàn)155篇，年平均發(fā)表文獻(xiàn)量為25.8篇。表明對(duì)于這一問(wèn)題的關(guān)注在2006年以后，特別是近5年有明顯提高，文獻(xiàn)量大幅度提高。與事業(yè)單位人事制度和工資制度改革變動(dòng)不無(wú)關(guān)系。

1.5 ?關(guān)鍵詞主要是人事檔案、管理和改革。出現(xiàn)在相關(guān)文獻(xiàn)里使用頻率較高的關(guān)鍵詞是：人事檔案69次，管理34次，改革16次，檔案管理16次，人事檔案管理14次，高校14次，對(duì)策10次，創(chuàng)新8次，檔案8次、問(wèn)題8次，醫(yī)院8次。反映研究與人事檔案管理改革密切相關(guān)。

2 ?實(shí)地調(diào)查研究

對(duì)河南省人口計(jì)生科研院（財(cái)政全供事業(yè)單位）、濟(jì)源文化廣電新聞出版局（事業(yè)差供）、駐馬店市中心醫(yī)院（事業(yè)差供）、周口沈丘檔案局（事業(yè)參公）等不同類型的事業(yè)單位進(jìn)行了實(shí)地考察和個(gè)人訪談，并針對(duì)單位發(fā)放了調(diào)查問(wèn)卷。經(jīng)過(guò)實(shí)地考察調(diào)研和對(duì)問(wèn)卷的綜合分析研究，發(fā)現(xiàn)：

2.1 ?事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1.1 ?人事檔案管理模式改變。事業(yè)單位普遍存在在職人員和聘用人員人事檔案管理，分為單位人事檔案管理和人事代理機(jī)構(gòu)管理兩種模式;單位人事管理又分為上級(jí)人事主管部門(mén)管理和本單位自主管理兩種模式。

2.1.2 ?事業(yè)單位聘用員工數(shù)量快速增加，聘用員工占職工總數(shù)相當(dāng)大的比例。

2.1.3 ?形成于上世紀(jì)90年代的《暫行規(guī)定》法規(guī)內(nèi)容較為陳舊，與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)。

2.1.4 ?聘用員工和聘用單位管理檔案意識(shí)不強(qiáng)。員工認(rèn)為是臨時(shí)聘用，有沒(méi)有檔案都一樣;聘用單位認(rèn)為聘用員工工資沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定，也沒(méi)有上級(jí)單位審批，與人事檔案關(guān)系不大，要求不嚴(yán)。

2.2 ?存在的主要問(wèn)題

2.2.1 ?專業(yè)技術(shù)人員檔案內(nèi)材料不夠充分。目前分類方法不能有效收集能夠反映專業(yè)技術(shù)人員專業(yè)特長(zhǎng)的材料，大量存在著入黨申請(qǐng)書(shū)、研究生考試成績(jī)、實(shí)習(xí)鑒定等材料，與專業(yè)技術(shù)人員以后的職稱晉升沒(méi)有關(guān)系，卻占用了大量空間，加重了裝訂的困難;反映專業(yè)特長(zhǎng)的材料比如外聘學(xué)會(huì)專家的聘書(shū)復(fù)印件卻不知放在哪類材料內(nèi)。

2.2.2 ?聘用員工的檔案存放較為混亂。人事檔案有的轉(zhuǎn)到工作單位或戶口所在地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu);有的檔案一直留在學(xué)校;有的自己存放;檔案流失較為嚴(yán)重，建檔不全。部分聘用員工沒(méi)有自己的人事檔案，重新建檔后，只能收集到新單位后的工作經(jīng)歷材料，來(lái)單位前的材料缺失無(wú)法彌補(bǔ)。

2.2.3 ?檔案轉(zhuǎn)交接率低。聘用單位在招聘員工時(shí)一般只要求提供學(xué)歷、獎(jiǎng)懲、成果、個(gè)人工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷等證明，錄用后對(duì)于轉(zhuǎn)移檔案，沒(méi)有硬性要求，轉(zhuǎn)接率較低。

2.2.4 ?用人單位利用檔案不方便。比如聘用人員在職稱評(píng)聘、調(diào)整工資、人才培養(yǎng)、入黨、“五險(xiǎn)一金”辦理等方面都需要查閱檔案，檔案利用率相對(duì)較高，到人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)查閱或者遞交檔案材料很不方便，影響對(duì)聘用員工的培養(yǎng)使用和相關(guān)待遇的落實(shí)。

3 ?建議和措施

3.1 ?加強(qiáng)人事檔案重要性的宣傳，實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理。加強(qiáng)對(duì)聘用員工人事檔案重要性的宣傳，強(qiáng)調(diào)人事檔案是證明個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治面貌、社會(huì)實(shí)踐等狀況的重要依據(jù)，幫助他們樹(shù)立檔案意識(shí)，也可以通過(guò)檔案實(shí)例講解人事檔案的重要性，制定相關(guān)流程，發(fā)放取檔流程表，督促他們按照要求辦理，做到“檔隨人走”，減少“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象。同時(shí)實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理。人事檔案應(yīng)隨著招工、聘用而構(gòu)建，隨著辭職、辭退而調(diào)轉(zhuǎn)。要及時(shí)隨勞動(dòng)合同的續(xù)約或終止及時(shí)地確立人事檔案歸屬，以避免出現(xiàn)勞務(wù)糾紛問(wèn)題。

3.2 ?盡快出臺(tái)專業(yè)技術(shù)人員人事檔案管理辦法，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分類管理?，F(xiàn)在人事檔案管理辦法發(fā)布于上個(gè)世紀(jì)90年代，目前的情況與當(dāng)年有很大不同。國(guó)家應(yīng)當(dāng)適時(shí)出臺(tái)新的管理辦法，利于管理。事業(yè)單位崗位管理制度實(shí)行后，單位內(nèi)部存在兩類人員，一類是專業(yè)技術(shù)人員，一類是行政管理人員，對(duì)于專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)出臺(tái)《專業(yè)技術(shù)人員檔案管理規(guī)定》，用于專業(yè)技術(shù)人員職稱的晉升和工資調(diào)整，其他材料可以省略或者裁掉。

建議新的專業(yè)技術(shù)人員人事檔案歸檔內(nèi)容主要有五大類：1.基礎(chǔ)材料。個(gè)人基本情況;學(xué)歷、學(xué)位證明;繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書(shū);專業(yè)技術(shù)工作總結(jié)。2.專業(yè)技術(shù)資格任職材料。專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請(qǐng)表、申報(bào)表、考核表和審批表;專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書(shū)、聘任證書(shū)和聘任合同。3.科研技術(shù)成果材料。著作專題研究報(bào)告，學(xué)術(shù)（分級(jí)），專業(yè)技術(shù)成果鑒定書(shū)等。4.其他材料。在學(xué)會(huì)任職證書(shū);優(yōu)秀工作者的材料、證書(shū)和獎(jiǎng)狀;專業(yè)技術(shù)失誤差錯(cuò)材料。5.社會(huì)保險(xiǎn)類。勞動(dòng)合同書(shū)、辦理各類社會(huì)保險(xiǎn)的材料等，方便利用。對(duì)于聘用員工，除人事代理的正本外，單位建立和存放副本，只收集與本人工資定級(jí)相關(guān)的和反映個(gè)人綜合能力的材料，對(duì)于行政管理人員的人事檔案，仍然按照《條例》管理。

3.3 ?建立健全聘用員工人事檔案管理制度。細(xì)化《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，參照在編員工檔案管理辦法，完善收集、鑒定、整理、保管、利用的檔案流程，確保其檔案完整、安全;規(guī)范轉(zhuǎn)交接程序。事業(yè)單位在招聘人員后應(yīng)及時(shí)與存放檔案的各級(jí)人才交流中心取得聯(lián)系，開(kāi)具相應(yīng)調(diào)檔函，堅(jiān)決杜絕檔案由個(gè)人私自轉(zhuǎn)遞情況發(fā)生;高校畢業(yè)生檔案應(yīng)由各高校固定專人派送，轉(zhuǎn)接時(shí)間應(yīng)在用人單位與畢業(yè)生簽訂勞動(dòng)就業(yè)協(xié)議書(shū)后;建立統(tǒng)一管理模式，按規(guī)范建檔，按照有關(guān)手續(xù)登記借閱。如發(fā)現(xiàn)編外人員人事材料或材料內(nèi)容缺失，應(yīng)及時(shí)與畢業(yè)院?；蛘咴萌藛挝宦?lián)系，進(jìn)行補(bǔ)充、補(bǔ)救或催交。

4 ?加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范管理。

建議盡快建立全國(guó)人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)及用人單位在內(nèi)的人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，各地人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)和聘用員工使用統(tǒng)一的人事軟件，可以實(shí)現(xiàn)全國(guó)在線聯(lián)網(wǎng)查詢、監(jiān)督和管理，登錄和查閱都有固定的程序和密碼，沒(méi)有授權(quán)不能更改，保障聘用員工人事檔案信息安全。在事業(yè)單位盡快普及人事檔案數(shù)字化，設(shè)計(jì)專用軟件，錄入檔案信息，利于查找和核對(duì)。地方的人事檔案軟件與國(guó)家信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，傳輸數(shù)據(jù)和校驗(yàn)數(shù)據(jù)，利于永久保存，為以后實(shí)現(xiàn)個(gè)人網(wǎng)上查詢打下基礎(chǔ)。

近20年來(lái)人事檔案內(nèi)容發(fā)展變化研究隨著機(jī)構(gòu)改革而變，可以預(yù)見(jiàn)隨著事業(yè)單位人事制度和工資制度的改革，人事檔案內(nèi)容還將發(fā)生諸多變化，可能成為檔案學(xué)理論與實(shí)踐研究新的熱點(diǎn)，產(chǎn)生更多的研究成果，從而推進(jìn)整個(gè)人事檔案工作的進(jìn)步與發(fā)展。

﹡本文系2013年度河南省檔案局科技項(xiàng)目《事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容發(fā)展變化趨勢(shì)研究》的階段性成果，項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)為：2013-R-33。

（作者單位：河南省人口和計(jì)劃生育科研院 ?來(lái)稿日期：2015-06-12）