【摘要】企業(yè)中的檔案部門(mén)是儲(chǔ)存各種企業(yè)信息的中心，企業(yè)檔案的信息化建設(shè)是企業(yè)信息化的重要組成部分，為企業(yè)提供和保存著重要的檔案資料。檔案信息化資源在企業(yè)技術(shù)和文化發(fā)展中有著不可替代的作用。本文對(duì)檔案信息化開(kāi)發(fā)的重要性做了分析，同時(shí)對(duì)檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了闡述。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息化；開(kāi)發(fā)

引言

檔案的保存和利用與檔案管理工作者的素質(zhì)有著非常密切的關(guān)系，且它們相輔相成的同時(shí)又對(duì)立統(tǒng)一。為了做好檔案利用和管理工作，提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)非常重要。檔案工作者的整體素質(zhì)得到提高后，對(duì)待工作的態(tài)度也會(huì)有所改變，擁有積極的工作態(tài)度和較高的工作素養(yǎng)才能對(duì)各項(xiàng)工作做到得心應(yīng)手，認(rèn)真負(fù)責(zé)。

1、檔案信息化的重要性

企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理以及人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等進(jìn)行了記錄，因此檔案可以看作是企業(yè)的一個(gè)重要且特殊的資源。檔案信息化主要包括企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的方針、戰(zhàn)略等相關(guān)政策方面的信息，還有企業(yè)產(chǎn)品、設(shè)備、基建等工程和技術(shù)改造的信息，同時(shí)還包含人事部門(mén)中人才培養(yǎng)的信息、財(cái)務(wù)信息以及企業(yè)從開(kāi)始到當(dāng)下的發(fā)展史料的信息等。

2、檔案信息化資源的開(kāi)發(fā)和利用

在現(xiàn)代化的大中型企業(yè)中，如何通過(guò)利用信息化建設(shè)來(lái)提高對(duì)企業(yè)檔案的有效管理和利用已經(jīng)成為一項(xiàng)具有實(shí)際意義的課題。在競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈的現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)下，檔案信息的管理模式和思維也應(yīng)該進(jìn)行轉(zhuǎn)變，運(yùn)用現(xiàn)代化手段對(duì)傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行改善，可以通過(guò)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的方式，提高企業(yè)檔案的信息利用率和利用價(jià)值。

2.1 總體規(guī)劃

加強(qiáng)企業(yè)的基礎(chǔ)管理、完善業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)體系，是做好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，為了使檔案管理和和利用的基礎(chǔ)功能得到充分發(fā)揮，可以通過(guò)使檔案信息化與企業(yè)信息化同步發(fā)展，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)電子化檔案管理和利用的系統(tǒng)，使企業(yè)檔案信息化具備數(shù)據(jù)收集、管理、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等功能。

2.2 檔案信息化資源的開(kāi)發(fā)和利用

2.2.1 檔案信息化原則和標(biāo)準(zhǔn)的制定

在符合企業(yè)檔案實(shí)際情況的條件下，為本企業(yè)制定符合要求的數(shù)字化原則和標(biāo)準(zhǔn)，使檔案的管理和利用趨向現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，并為檔案信息資源的共享打下良好的基礎(chǔ)；為了使數(shù)字檔案信息的管理系統(tǒng)可以安全、可靠的運(yùn)行，可以為檔案信息化制定管理和利用制度；為了使檔案信息和信息產(chǎn)品的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、企業(yè)的保密技術(shù)和商業(yè)機(jī)密得到更好的保護(hù)，可以為檔案信息制定保密制度。

2.2.2 引進(jìn)數(shù)字化檔案內(nèi)容

根據(jù)企業(yè)檔案保管與利用的實(shí)際情況和需求，對(duì)檔案進(jìn)行有選擇、有順序的運(yùn)用數(shù)字化內(nèi)容。對(duì)企業(yè)的檔案依據(jù)企業(yè)或者國(guó)家的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行開(kāi)展數(shù)字化、電子文件歸檔、數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和檔案網(wǎng)站的管理等工作，在保障數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、擁有規(guī)范的數(shù)據(jù)、長(zhǎng)期可讀、方便共享的前提下，使企業(yè)的檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用工作逐步轉(zhuǎn)向科學(xué)化和規(guī)范化，并將檔案數(shù)據(jù)的備份和災(zāi)難回復(fù)機(jī)制進(jìn)行健全和完善。

2.2.3 檔案編制工作的提升

從深層次對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，使其的高級(jí)形式得以被利用。為了使檔案信息的利用者得到更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)使檔案信息的利用率得以提高，可以通過(guò)將零散不成系統(tǒng)的檔案信息經(jīng)過(guò)多次深加工編制成為具有針對(duì)性強(qiáng)、系統(tǒng)性高、時(shí)效性及時(shí)的檔案信息。在檔案信息的編制過(guò)程中需要注意的是被選題針對(duì)性、內(nèi)容的適應(yīng)性和供給的時(shí)效性等特性是否具備。

2.2.4 企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)發(fā)和進(jìn)一步建設(shè)

為了使本企業(yè)檔案的利用時(shí)效性得到提高，可以依據(jù)該企業(yè)的檔案特點(diǎn)，通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案管理進(jìn)行加強(qiáng)，并設(shè)計(jì)和調(diào)整其檔案信息的欄目和功能的模塊；為了使檔案的保密性得到加強(qiáng)和提高，可以根據(jù)該企業(yè)檔案的類(lèi)別和性質(zhì)設(shè)置權(quán)限，將檔案信息分為公開(kāi)的和非公開(kāi)的兩種類(lèi)型；運(yùn)用統(tǒng)計(jì)功能進(jìn)行設(shè)計(jì)，為利用檔案的效益提供分析和計(jì)算的數(shù)據(jù)提供依據(jù)。

3、檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)

實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)不能盲目跟風(fēng)、脫離實(shí)際，也不能自困腳步、墨守成規(guī)；看數(shù)量的同時(shí)不能丟棄質(zhì)量。檔案的信息化建設(shè)繁冗復(fù)雜，選擇過(guò)程需要謹(jǐn)慎、慎重，多調(diào)查、分析和研究，然后再定位。以下介紹了如何加快檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)。

3.1 提升檔案管理者的現(xiàn)代化意識(shí)

使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)領(lǐng)域得到更新，對(duì)檔案信息管理的現(xiàn)代化建設(shè)的加快具有實(shí)際意義。檔案管理者的現(xiàn)代化意識(shí)得到增強(qiáng)后，在檔案管理工作中會(huì)下意識(shí)的運(yùn)用和引進(jìn)現(xiàn)代化、信息化的設(shè)備和理念，使檔案信息化建設(shè)落到現(xiàn)實(shí)上。另外，為了使檔案信息化建設(shè)能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需求，可以通過(guò)組織專(zhuān)業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，改變檔案管理干部的知識(shí)結(jié)構(gòu)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

3.2 開(kāi)發(fā)檔案信息化的專(zhuān)用軟件

為了加快檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，企業(yè)可以開(kāi)發(fā)檔案信息化專(zhuān)用的軟件。這便需要企業(yè)增加資金投入、配置軟件和硬件設(shè)施。軟件的配置方面：（1）各企業(yè)根據(jù)自身實(shí)際情況，安排職員參加相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)課程，通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)使職員的計(jì)算機(jī)水平得到提高，進(jìn)行檔案網(wǎng)站的設(shè)計(jì)，以達(dá)到減少資料收集與見(jiàn)面討論制作等環(huán)節(jié)的時(shí)間、方便資料保密與網(wǎng)站維護(hù)的目的。（2）與專(zhuān)業(yè)進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)制作和維護(hù)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，檔案管理部門(mén)通過(guò)與其溝通在網(wǎng)站上為檔案數(shù)據(jù)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，方便在網(wǎng)上查詢(xún)各種數(shù)據(jù)，使工作變得方便快捷，使網(wǎng)站更加專(zhuān)業(yè)化，達(dá)到檔案信息化建設(shè)得以加快步伐的目的。

3.3 現(xiàn)代化高素質(zhì)管理型人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

無(wú)論何種行業(yè)、何種事業(yè)，專(zhuān)業(yè)性人才在企業(yè)的興衰中有決定性的作用。作為全新事業(yè)的檔案信息資源整合工作，可以說(shuō)是未來(lái)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，因此，需要有一大批不但懂得信息化知識(shí)，還熟悉檔案管理、會(huì)操作計(jì)算機(jī)并懂信息組織知識(shí)的專(zhuān)業(yè)型人才。企業(yè)或者機(jī)關(guān)單位可以通過(guò)對(duì)人員的培訓(xùn)進(jìn)行人才選擇。另外，可以通過(guò)對(duì)檔案人員的專(zhuān)業(yè)、年齡、性別結(jié)構(gòu)和人員數(shù)量等方面信息的調(diào)整，從而達(dá)到電子檔案管理需求、進(jìn)行檔案信息的綜合有效開(kāi)發(fā)的目的。

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