中國機(jī)械工業(yè)建設(shè)集團(tuán)有限公司 北京 100045

摘要：本文從相關(guān)背景入手，首先對國際EPC項(xiàng)目文件控制的作用進(jìn)行分析，進(jìn)而提出國際EPC項(xiàng)目文件控制管理的建議。

關(guān)鍵詞：文件控制管理；國際EPC項(xiàng)目；項(xiàng)目管理

一、文件控制在設(shè)計(jì)過程中的作用

1.保持健全的文件控制管理流程高效運(yùn)行，有利于項(xiàng)目設(shè)計(jì)進(jìn)度的控制 在國際EPC項(xiàng)目中，業(yè)主會聘用監(jiān)理公司（即PMC）審核設(shè)計(jì)圖紙和設(shè)計(jì)文件，文件往來是承包商與業(yè)主和監(jiān)理咨詢工程師溝通的重要形式。不同類型的文件或者文件的不同狀態(tài)（如批準(zhǔn)、按意見修改后批準(zhǔn)、未提交等）反應(yīng)了項(xiàng)目的進(jìn)度狀態(tài)，實(shí)施完善的文件控制，記錄收發(fā)時(shí)間、版次和狀態(tài)等信息，文件控制記錄是項(xiàng)目管理部實(shí)施項(xiàng)目進(jìn)度控制的重要依據(jù)。

2.嚴(yán)格的文件控制能提高設(shè)計(jì)質(zhì)量在國際工程項(xiàng)目中，業(yè)主利用版次設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)對設(shè)計(jì)全過程的控制，并不斷地把監(jiān)理公司咨詢專家的意見和業(yè)主方其他參與人員的意見反饋到設(shè)計(jì)中。這種設(shè)計(jì)流程，增加了文件往來過程和交接，需要高效健全的文件控制管理流程對提交圖紙和審查意見實(shí)行嚴(yán)格的控制，以做到設(shè)計(jì)文件的每次提交和相對應(yīng)的審查意見都能在文件控制系統(tǒng)中可查，方便設(shè)計(jì)人員索要查詢資料，按照要求修改文件和重新提交，以保證設(shè)計(jì)質(zhì)量。

3.完善的文件控制流程有利于專業(yè)之間的協(xié)調(diào)和溝通 在國際工程項(xiàng)目的文件控制管理中，各專業(yè)之間相互提資以及專業(yè)會簽，都需要通過文件控制。提資單和會簽記錄，以及項(xiàng)目協(xié)調(diào)會議記錄等，都在文件控制管理下。這樣各專業(yè)之間的溝通協(xié)調(diào)都有據(jù)可查，避免信息傳達(dá)不到位或者互相推卸責(zé)任等情況出現(xiàn)，這對設(shè)計(jì)進(jìn)度和質(zhì)量都是有利的。

二、文件控制在采購過程中的作用

1.采購文件的有效控制有利于采購設(shè)計(jì)和施工三方之間的協(xié)調(diào) 采購工作作為EPC項(xiàng)目中的三人板塊之一，涉及工程公司、設(shè)備供應(yīng)商以及運(yùn)輸三方的文件，因此文件數(shù)量和類型都很多。每個(gè)采購合同包都包含有招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同文件、監(jiān)造文件、運(yùn)輸文件、設(shè)備竣工文件等。這三方之間的任意一方文件沒有得到有效的控制，都可能會影響到其他兩方的工作。

2.采購文件的有效控制有利于控制設(shè)備交貨質(zhì)量和時(shí)間

采購文件貫穿整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)程，從項(xiàng)目開始有招標(biāo)文件、合同文件等，到項(xiàng)目收尾階段有完工文件、開箱檢驗(yàn)文件等。

三、文件控制在施工過程中的作用

1.健全完善的文件控制系統(tǒng)有利于施工進(jìn)度的管理 國外項(xiàng)目業(yè)主往往會要求承包商在項(xiàng)目現(xiàn)場設(shè)立文件控制，按照項(xiàng)目文件控制管理方案對現(xiàn)場文件實(shí)施控制。

2.對施工文件納入項(xiàng)目文件管理流程，能提高施工質(zhì)量 施工是項(xiàng)目的實(shí)施階段，也是項(xiàng)目的關(guān)鍵階段。施工承包商都是按照施工圖紙進(jìn)行設(shè)計(jì)，此外，施工過程中還會產(chǎn)生變更和質(zhì)詢單等文件，這些施工文件一旦沒有得到很好的控制，產(chǎn)生混亂，容易出現(xiàn)用于施工的圖紙不是最新版本、設(shè)備的安裝圖紙不到位以及施工方的意見沒有及時(shí)反饋等問題。而完善的文件管理流程就能避免出現(xiàn)這些問題，從而提高施工質(zhì)量。

四、國際EPC項(xiàng)目文件控制管理的建議

（一）制定相應(yīng)的企業(yè)管理制度

對外承包工程企業(yè)文件管理工作涉及多方利益。為了實(shí)現(xiàn)對外承包工程企業(yè)文件管理的要求目標(biāo)，必須從國家層面對文件管理體制進(jìn)行設(shè)計(jì)，掃清對外承包工程企業(yè)文件管理的法律障礙和技術(shù)障礙，在充分厘清國內(nèi)、國外、行業(yè)、系統(tǒng)等各方利益結(jié)構(gòu)的前提下，明確對外承包工程企業(yè)文件的權(quán)益關(guān)系，建立相應(yīng)的跨國家、地區(qū)和跨行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)調(diào)機(jī)制，在國家現(xiàn)有文件管理體制的基礎(chǔ)上，建立對外承包工程企業(yè)文件管理的相應(yīng)體制，并配套制定對外承包工程企業(yè)文件管理制度，以解決對外承包工程企業(yè)文件管理工作中的法律沖突問題。

（二）制定完整的文件控制管理系統(tǒng)

針對不同的分包商之間的往來信函及文件，我們制定了具體的文件分類方式，方便管理工程中所涉及的各類文件：

文件收發(fā)登記表，主要是用來登記所有進(jìn)出的文件，可以用來后期的文件查詢，當(dāng)某一文件出現(xiàn)紕漏時(shí)，也能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)處理，提高工作效率。而以下所列出的所有文件類型都可以通過文件收發(fā)登記表來查詢，這樣能更好的控制文件管理。

Letter，主要是供來往信件之用，信件的主題、編號、發(fā)出日期及接收日期、簽發(fā)人等信息都體現(xiàn)在Letter上。

Document Transmittal，主要是傳送來往文件（除信函之外）之用，文件的編號、名稱、版次、提交日的、簽發(fā)人、發(fā)出日期及簽收人、簽收日期等信息都體現(xiàn)在Document Transmittal上。

Submittal，主要用于提交業(yè)主或咨詢商以批復(fù)材料樣品、技術(shù)資料的文件格式，此文件記錄材料或技術(shù)文件的種類、用途、版次、提交日期、批復(fù)日期及咨詢商的批復(fù)意見。工程中，幾乎所有的材料及技術(shù)資料都是用此文件提交，使其批復(fù)狀況一目了然。

FON（Field Observation Notice），即現(xiàn)場觀測通知，供咨詢商發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場出現(xiàn)問題或存在隱患時(shí)，通知承包商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)加以整改，從而滿足工程要求及技術(shù)規(guī)定。

文件處理單，用于記錄接收到的文件的具體來源、發(fā)送人員及部門、項(xiàng)目經(jīng)理對文件的處理意見、問題負(fù)責(zé)人和需要采取的行動(dòng)。

發(fā)文申請單，主要針對發(fā)出的信件，記錄有文件主送人、文件類型、狀態(tài)、編制人、審核人、主管批準(zhǔn)人、行管翻譯及校審人，最后為文件核準(zhǔn)及簽發(fā)人，使得每個(gè)問題在項(xiàng)目內(nèi)部均得到良好溝通。

RFI（Request For Information），即信息請求，主要是要求咨詢商對一些存在爭議或模糊的圖紙及技術(shù)問題進(jìn)行澄清的一種文件形式。

MOM（Minutes of Meeting），即會議紀(jì)要，通常由標(biāo)題、與會單位、與會人員、正文、主送、抄送單位構(gòu)成。會議紀(jì)要是會議宗旨、基本精神和所議定事項(xiàng)的概要紀(jì)錄，不能隨意增減和更改內(nèi)容，任何不真實(shí)的材料都不得寫進(jìn)會議紀(jì)要。

Daily/Weekly/Monthly Report，即日報(bào)、周報(bào)、月報(bào)。這3類報(bào)表能反應(yīng)項(xiàng)目運(yùn)行過程中的質(zhì)量、進(jìn)度、投資、安全、環(huán)保等信息。日報(bào)能夠提供項(xiàng)目的第一手資料，使項(xiàng)目決策更加靈活和適應(yīng)市場變化，及時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略，避免企業(yè)損失。通過周報(bào)和月報(bào)對比，促進(jìn)和鞭策各部門做好工作，積極工作，不斷創(chuàng)新，帶動(dòng)全體項(xiàng)目員工，圍繞項(xiàng)目既定口標(biāo)努力工作，不斷進(jìn)取。

COR（Change Order Request），即由業(yè)主方引起的工程變更。該變更包 括：推遲提交業(yè)主應(yīng)提交的項(xiàng)目；功能描述書的缺陷，包括差錯(cuò)或遺漏；工作 范圍變更；計(jì)劃調(diào)整指示；加速施工指示；工程暫停；有歧義的或相互沖突的 合同條款；合同終比。工作范圍變更是最普遍的工程變更，通常表現(xiàn)為工作范 圍的增減，是變更控制的主要對象。

CON（Change Order Notice），即由總承包商引起的工程變更。此變更涉及對合同有利和不利兩方面，一般包括：設(shè)計(jì)變更；材料設(shè)備變更；設(shè)備供應(yīng)商變更；未能按計(jì)劃開工；施工措施變更；分包商履行合同的失??；供應(yīng)商履行合同的失??；有缺陷的工序和低劣的工程；工期延誤。設(shè)計(jì)是EPC項(xiàng)目的重中之重，設(shè)計(jì)工作的好壞直接關(guān)系承包商的項(xiàng)目效益。

參考文獻(xiàn)：

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[2]賀玉娟. 國際EPC項(xiàng)目管理中文件控制的重要性[J]. 城市建筑，2013，16：100.