馮月瑤

（廣東工業(yè)大學(xué)教務(wù)處，廣東廣州510520）

高等院校學(xué)籍管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)探析

馮月瑤

（廣東工業(yè)大學(xué)教務(wù)處，廣東廣州510520）

近年來，高等院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，多校區(qū)分散教學(xué)成為趨勢；同時，高校教育也不斷向多層次、多元化的趨勢發(fā)展，學(xué)籍管理工作也隨之變得更加紛繁復(fù)雜。面對當(dāng)前新的形勢，如何有效開展高校學(xué)籍管理工作是每個教務(wù)工作者應(yīng)該積極思考的關(guān)鍵問題。

高等院校；信息管理；學(xué)籍管理

科技的快速發(fā)展，帶來了各行各業(yè)的變化，在學(xué)籍管理方面，信息化的體現(xiàn)也越來越明顯，學(xué)籍信息管理已經(jīng)發(fā)展到了以計(jì)算機(jī)為主體的管理體系，信息化已經(jīng)變成了學(xué)校自動化管理的主要特點(diǎn)，因此成為高?，F(xiàn)代化和科學(xué)化管理的重要標(biāo)志［1］。

一、學(xué)籍管理系統(tǒng)的發(fā)展和存在的問題

目前高校的學(xué)籍管理主要使用的是MIS，MIS的全稱為信息管理系統(tǒng)，它的主要功能是建立數(shù)據(jù)庫和維護(hù)后臺的正常運(yùn)行，發(fā)展目標(biāo)是對其應(yīng)用程序的開發(fā)。學(xué)籍管理系統(tǒng)的開發(fā)，首要的是要確保信息管理系統(tǒng)具有能夠滿足需求的數(shù)據(jù)庫，并且數(shù)據(jù)庫要有一定的完整性，在安全方面也要達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)。對應(yīng)用程序的開發(fā)主要目的是使種類齊全并且要保證操作簡單。對國外和國內(nèi)的高校信息管理進(jìn)行比較會發(fā)現(xiàn)，國外有專屬于自己的以及具有一定規(guī)模的專門技術(shù)部門，技術(shù)部門的組成人員有較強(qiáng)的專業(yè)技能，能保證信息管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，而國內(nèi)的高校信息管理則相對發(fā)展緩慢，主要是因?yàn)閲鴥?nèi)的高校對信息化的重視比國外要晚得多。我國國內(nèi)高校信息化水平低于其他國家的原因除了起步晚，還有經(jīng)費(fèi)的投入比重小，并且在服務(wù)的質(zhì)量方面也存在問題。但是整體的發(fā)展情況穩(wěn)步向上，已經(jīng)由原來的傳統(tǒng)模式進(jìn)入到了現(xiàn)在的信息化模式，呈現(xiàn)了跨越式的發(fā)展。我國高校信息管理現(xiàn)在主要聚焦的問題是關(guān)于構(gòu)建系統(tǒng)功能模塊和改革管理模式。

我國高校信息管理系統(tǒng)大部分是由具備一定規(guī)模的科研單位或?qū)W校自己研發(fā)的一系列系統(tǒng)，主要涉及教學(xué)管理和學(xué)籍管理等方面。國內(nèi)軟件公司開發(fā)的學(xué)籍管理系統(tǒng)是面向全國大部分高等院校，功能設(shè)置上只實(shí)現(xiàn)了院校的基本通用需求，未能滿足院校間不同管理模式下的差異需求，缺少符合各高校的個性化設(shè)計(jì)，部分操作仍處于無法前臺操作，需要后臺處理。功能冗余不匹配，容易產(chǎn)生沖突等。本文嘗試從一個新的角度來對學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行分析，并提出對應(yīng)的一些補(bǔ)充設(shè)計(jì)來促使學(xué)籍管理發(fā)揮最大的效應(yīng)。

二、數(shù)據(jù)的收集和需求調(diào)研

學(xué)籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的收集和對學(xué)籍系統(tǒng)需求的調(diào)查，是為了更好地讓學(xué)籍管理系統(tǒng)為學(xué)校服務(wù)，并且使研發(fā)者更能有效地把握應(yīng)該如何設(shè)計(jì)使得學(xué)籍管理系統(tǒng)更合理。針對學(xué)籍管理中的業(yè)務(wù)情況進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)，就必須掌握和了解這些業(yè)務(wù)。

對學(xué)籍管理的數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集主要用到的方法包括問卷調(diào)查、訪談、小組討論等方式，收集數(shù)據(jù)的內(nèi)容包括對學(xué)籍管理部門的情況以及學(xué)籍管理部門的業(yè)務(wù)流程內(nèi)容等方面，對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整合，制作《需求調(diào)研報(bào)告》。在這些數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上制作數(shù)據(jù)模型，討論修改后，以至最終形成定稿［3］。

在對需求調(diào)研的過程中，不同的方法會有不同的效果，收集到的數(shù)據(jù)也是不同方面的。在對信息獲取的過程中一定要把握方法的使用目的和過程，用合適的方法對不同項(xiàng)目的數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集。盡量使搜集的數(shù)據(jù)能夠代表目前學(xué)籍系統(tǒng)的發(fā)展?fàn)顩r，為研發(fā)者提供盡量全面有效的數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)來源的真實(shí)性，為學(xué)籍系統(tǒng)的研發(fā)作鋪墊［4］。

三、面向?qū)ο笱芯糠治雠c系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

（一）面向?qū)ο蠓治?/p>

面向?qū)ο蠓治鼍褪且浞挚紤]對象的特點(diǎn)，準(zhǔn)確把握具體信息，在此基礎(chǔ)上建立相應(yīng)的需求模型。需求模型的準(zhǔn)確建立會為開發(fā)者的分析帶來準(zhǔn)確的方向，并在分析的過程中不斷地加深對用戶需求的了解，準(zhǔn)確為用戶的需求服務(wù)，解決用戶的問題［5］。

在建造需求模型的過程中通常會使用UML，UML是一種建模語言，主要的優(yōu)點(diǎn)是可以較全面準(zhǔn)確的形容建模的需求，其強(qiáng)大功能主要源于UML采用的建模技術(shù)的成熟性和完整性，所以UML可以運(yùn)用到各個領(lǐng)域。對系統(tǒng)的設(shè)計(jì)一般包括三個步驟：第一，對用戶的需求進(jìn)行準(zhǔn)確的描述；第二，在各種需求的基礎(chǔ)上建立靜態(tài)模型，進(jìn)而對系統(tǒng)結(jié)構(gòu)進(jìn)行構(gòu)建；第三，用準(zhǔn)確的語言把系統(tǒng)敘述表達(dá)出來［6］。

綜上，根據(jù)UML方式確定系統(tǒng)具有以下功能需求：

1.學(xué)生

學(xué)生是學(xué)籍管理系統(tǒng)中最重要的服務(wù)對象之一，因此情況復(fù)雜并且數(shù)據(jù)量龐大。

通過Internet瀏覽器進(jìn)入系統(tǒng)可以修改密碼，查看學(xué)籍信息情況，如注冊情況、獎勵或處分情況、學(xué)籍異動情況、每學(xué)期的成績及個人課表，已修選分，計(jì)算績點(diǎn)，累計(jì)選修學(xué)分等。通過Internet瀏覽器進(jìn)入系統(tǒng)，申請緩考、免修、免聽、休學(xué)等，并具備打印查詢功能，經(jīng)學(xué)院以及相關(guān)部門同意，提交到教務(wù)處進(jìn)行審批。使用學(xué)生IC卡在自助服務(wù)機(jī)上可以打印成績單和在校證明。學(xué)生畢業(yè)時查詢畢業(yè)資格審核情況包括輔修、雙專業(yè)、雙學(xué)位情況，畢業(yè)后可以通過賬戶查詢以往所有的學(xué)籍資料。

2.教師

教師也是學(xué)籍管理系統(tǒng)中最重要的服務(wù)對象之一，由于涉及學(xué)生的學(xué)籍信息操作，因此需要保證信息的準(zhǔn)確和安全。通過Internet瀏覽器進(jìn)入系統(tǒng)可以修改密碼，查詢教師個人課表信息、教學(xué)任務(wù)書、課程學(xué)生名冊，并具備打印功能。通過雙層密碼進(jìn)入成績錄入界面，預(yù)存各學(xué)生成績并確認(rèn)提交，并打印簽名存檔于學(xué)院。確認(rèn)提交后如需要變更成績，在系統(tǒng)提交成績變更申請，經(jīng)學(xué)院同意并進(jìn)行相關(guān)手續(xù)，提交到教務(wù)處審批。成績錄入完畢后，可查看分?jǐn)?shù)段的分布和平均成績。

3.教務(wù)處相關(guān)負(fù)責(zé)人員

學(xué)籍管理系統(tǒng)是教務(wù)處相關(guān)負(fù)責(zé)人員使用的重要工具，主要用于收集學(xué)生的標(biāo)志性學(xué)籍信息，并對這些數(shù)據(jù)準(zhǔn)確進(jìn)行分析。整理的過程不是某一個時間段，而是學(xué)生整個學(xué)習(xí)生涯的學(xué)籍信息，不間斷對這些信息進(jìn)行增加、修改、刪除的管理。從導(dǎo)入新生的入學(xué)注冊信息，產(chǎn)生新的教學(xué)班級信息，查詢在校生的注冊情況，審批和處理各類學(xué)籍異動，以及錄入獎勵或處分文件，并進(jìn)行備案。查詢學(xué)生所上的各課程信息，包括總學(xué)時、周學(xué)時、學(xué)分、名稱、代碼、類型等。管理成績的錄入以及變更。發(fā)放教師系統(tǒng)錄入成績的密碼，如老師需要變更成績，需在系統(tǒng)提交成績變更申請，經(jīng)學(xué)院同意并進(jìn)行相關(guān)手續(xù)，提交到教務(wù)處審批，備注修改時間及理由。批量導(dǎo)入學(xué)生成績，如大學(xué)英語競賽、專業(yè)英語、四級和六級成績等。定期對學(xué)生成績數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，保證數(shù)據(jù)安全性。畢業(yè)資格審核，包括審核是否修夠?qū)W分，學(xué)生的第二學(xué)位和輔修是否達(dá)到畢業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。對畢業(yè)生名冊的制作也要有這方面的支持，方便管理畢業(yè)證的發(fā)放以及報(bào)送省教育廳。

4.學(xué)院教務(wù)員及輔導(dǎo)員

學(xué)院教務(wù)員及輔導(dǎo)員也是通過學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)工作的，系統(tǒng)使他們可以更快捷了解學(xué)生和教師情況，更方便處理各種情況。對某一個教師的課表安排可以方便地查到，并且還能從中獲知這個教師的教學(xué)任務(wù)情況，另外學(xué)籍管理系統(tǒng)還能準(zhǔn)確查到學(xué)生所選課程的情況。查詢學(xué)生獎勵處罰和學(xué)籍異動，跟蹤學(xué)籍異動學(xué)生的個人成績，通過系統(tǒng)分析成績，如學(xué)生班級分?jǐn)?shù)排名以及各班成績分?jǐn)?shù)段等。統(tǒng)計(jì)全院學(xué)生信息，追蹤學(xué)生新學(xué)期注冊情況。

5.管理員

管理員操作于學(xué)籍管理系統(tǒng)的后臺，保障系統(tǒng)的安全和運(yùn)行。根據(jù)用戶的不同性質(zhì)，管理員授予其不同的權(quán)限，同時進(jìn)行用戶信息的管理。解決系統(tǒng)突發(fā)性問題，維護(hù)系統(tǒng)的穩(wěn)定通暢運(yùn)行，收集用戶對系統(tǒng)的反饋意見。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，保護(hù)數(shù)據(jù)的安全。導(dǎo)入導(dǎo)出數(shù)據(jù)，與其他部門進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

（二）系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

學(xué)籍的組成是多方面的，也就必然具有建立多個子系統(tǒng)的必要性。子系統(tǒng)存在的目的主要是為了能更好地對學(xué)籍進(jìn)行管理，學(xué)籍管理系統(tǒng)包括五個子系統(tǒng)，如圖1所示

圖1 學(xué)籍管理系統(tǒng)功能模塊圖

學(xué)生信息管理子系統(tǒng)：主要數(shù)據(jù)是學(xué)生在注冊時的信息，特別是學(xué)生高考以后的數(shù)據(jù)錄入，對這些數(shù)據(jù)的錄入是大批量進(jìn)行的。另外因各種原因而進(jìn)行學(xué)籍的調(diào)動，就對相應(yīng)的學(xué)籍進(jìn)行相應(yīng)的修改。教務(wù)處負(fù)責(zé)相關(guān)人員錄入學(xué)籍信息，學(xué)生可以隨時查詢自己學(xué)籍信息的情況，當(dāng)出現(xiàn)失誤時，提供教務(wù)處負(fù)責(zé)相關(guān)人員修改的功能權(quán)限，此外可以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)操作。

輸入：學(xué)生學(xué)籍各方面信息，包括學(xué)生學(xué)籍上變化的信息

加工：對各項(xiàng)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，變動學(xué)生的班級以及培養(yǎng)方案

輸出：學(xué)籍信息庫、學(xué)籍信息變動備份數(shù)據(jù)庫、學(xué)生個人學(xué)籍表。

成績管理子系統(tǒng)：對學(xué)生的成績整個過程進(jìn)行綜合性管理，學(xué)生對成績具有查詢的功能，教師以及教務(wù)處相關(guān)負(fù)責(zé)人員對成績具有錄入功能，僅對教務(wù)處相關(guān)負(fù)責(zé)人員開放修改的功能。此外，還能對學(xué)生的成績進(jìn)行導(dǎo)出、打印、統(tǒng)計(jì)等。

輸入：成績，學(xué)生，教師

加工：對成績的各項(xiàng)處理包括對成績錄入、修改、查詢、打印、導(dǎo)出、統(tǒng)計(jì)。

輸出：個人成績單，班級成績表，成績分析表。

課程信息管理子系統(tǒng)：主要對學(xué)生的課程信息進(jìn)行讀取，自動計(jì)算學(xué)時、學(xué)分，為教學(xué)過程做好準(zhǔn)備。系統(tǒng)具有查詢、打印、統(tǒng)計(jì)功能。

輸入：課程、教師、學(xué)生班級。

加工：查詢、統(tǒng)計(jì)。

輸出：課程表，教學(xué)計(jì)劃，教師任務(wù)書。

IC卡服務(wù)子系統(tǒng)：學(xué)生用IC卡在自助服務(wù)機(jī)進(jìn)行查詢打印。系統(tǒng)具有身份驗(yàn)證、查詢打印、統(tǒng)計(jì)繳費(fèi)功能。

輸入：IC卡晶片資料，學(xué)生個人賬號密碼。

加工：包括對操作者的身份進(jìn)行驗(yàn)證，還會提供查詢、打印等的功能。

輸出：收費(fèi)憑證，中文和英文的在讀證明和成績單。

用戶身份管理子系統(tǒng)：管理用戶信息，對各個用戶授予不同的權(quán)限。系統(tǒng)具有用戶信息管理，權(quán)限授予功能。

輸入：學(xué)號，工號。

加工：用戶信息管理，權(quán)限授予。

輸出：密碼，權(quán)限。

四、結(jié)束語

總之，我國各高校對學(xué)籍的管理越來越先進(jìn)，充分運(yùn)用了信息管理的方式和科技的發(fā)展，逐漸使學(xué)籍管理趨向自動化。高校教育改革的不斷深化，學(xué)生培養(yǎng)方案的不斷創(chuàng)新，對學(xué)籍的管理方法和模式的需求也是在不斷增加的。學(xué)籍管理的發(fā)展具有廣闊的空間，也面臨諸多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

［1］薛碩.基于B/S結(jié)構(gòu)的高校學(xué)籍管理系統(tǒng)研究與探討［J］.科技創(chuàng)業(yè)月刊,2011（4）:88-89.

［2］徐進(jìn).高校教務(wù)信息化現(xiàn)狀及趨勢［J］.中國新技術(shù)新產(chǎn)品,2008（10）:182-183.

［3］MACIASZEK Leszek A.Requirements Analysis andSystem Desgin［M］.北京:電子工業(yè)出版社,2009,9.

［4］趙振輝.學(xué)年學(xué)分制教務(wù)管理系統(tǒng)的研究與實(shí)現(xiàn)［D］.廣州:廣東工業(yè)大學(xué),2005.

［5］李代平.面向?qū)ο蠓治雠c設(shè)計(jì)［M］.北京:冶金工業(yè)出版社,2005,07.

［6］BOOCH Grady,RUMBAUGH James,JACOBSON Ivar.The UnifiedModelingLanguageUser Guide［M］.北京:人民郵電出版社,2006．

（責(zé)任編輯：梁念瓊liangnq123@163.com）

Analysison theDesign of Students’Enrollment Management Systemin Higher Education Sector

FENG Yue-yao
（GuangdongUniversityofTechnology,Guangzhou510520,China）

In recent years,with expansion on the scale of colleges and universities,multi-campuses operation becomes realistic.In the meantime,education of universities develops into multi-level and diversification. Educational administration management also becomes more and more complex.Facing to current new situation, how to effectively carry out students’enrollment management in higher education sector turns to be key issue for consideration for educator.

colleges and universities;information management;students’enrollment management system

G647

A

1008-018X（2015）03-0093-04

2015-01-20

馮月瑤（1985-），女，廣東清遠(yuǎn)人，廣東工業(yè)大學(xué)實(shí)習(xí)研究員。