馬 睿

（南京大學(xué)信息管理學(xué)院，江蘇南京，210093）

1傳統(tǒng)銀行檔案工作的弊端

1.1 傳統(tǒng)銀行檔案的載體形式單一、數(shù)量龐大

傳統(tǒng)的銀行檔案，往往是以紙張作為唯一載體。隨著銀行日常工作的日積月累，隨之產(chǎn)生的是數(shù)量極其龐大的紙質(zhì)檔案，銀行往往需要安排專門的檔案工作人員，每天對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂整理，工作量巨大。而且，在同一銀行的各個(gè)分行之間，由各自的業(yè)務(wù)工作而產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案往往是分別保管，這就造成了檔案憑證分散且查閱困難，檔案利用效率低下，紙質(zhì)憑證信息也無法與銀行電子化業(yè)務(wù)系統(tǒng)配合使用，更無法實(shí)現(xiàn)各分行間的信息共享。與此同時(shí)，以紙張作為銀行檔案載體，大量占用物理存放空間，絕大部分銀行檔案庫(kù)房可存放面積接近飽和。有資料顯示，截至2011年12月，僅調(diào)研一家地市級(jí)分行及所屬的專用檔案室數(shù)量，最少的有6個(gè)、最多達(dá)到62個(gè)；又如某一級(jí)分行信用卡中心信用卡檔案自2003年新業(yè)務(wù)產(chǎn)生以來，每年以2.1倍的速度增長(zhǎng)，如此快的增長(zhǎng)速度導(dǎo)致該行已經(jīng)沒有物理空間來存儲(chǔ)與此業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案憑證［1］。

1.2 對(duì)銀行檔案工作尤其是其開發(fā)利用缺乏重視

一方面，我國(guó)的銀行界長(zhǎng)期以來普遍存在重視金融業(yè)務(wù)、輕視檔案工作，既不注重檔案管理，更不注重檔案開發(fā)利用的現(xiàn)象。另一方面，由于不同銀行之間以及同一銀行不同分行之間存在競(jìng)爭(zhēng)性關(guān)系，傳統(tǒng)的思想認(rèn)為銀行檔案是金融工作者在日常工作中長(zhǎng)期積累所得，記錄本銀行日常運(yùn)營(yíng)信息和商業(yè)機(jī)密的原始記錄，含金量很高而且來之不易，不可輕易開發(fā)利用，更不能輕易共享。所以，這就導(dǎo)致了我國(guó)銀行檔案信息往往是存而不用，造成了資源的極大浪費(fèi)。

1.3 現(xiàn)有銀行檔案管理方式粗放，缺少現(xiàn)代化技術(shù)手段

隨著銀行業(yè)務(wù)的不斷拓展，銀行檔案資料的數(shù)量也快速增多，即使很多銀行加強(qiáng)了對(duì)紙質(zhì)檔案的影像化、電子化處理，但是按照要求，仍需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行一段時(shí)間的保存?zhèn)洳椤，F(xiàn)有的銀行紙質(zhì)檔案保存很多都沒有采用密集型書架管理，也沒有利用RFID電子標(biāo)簽技術(shù)進(jìn)行分類標(biāo)注，因此無法利用計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)進(jìn)行管理，在檔案存儲(chǔ)和利用的過程中需要耗費(fèi)大量的人力物力。這些也就造成了我國(guó)現(xiàn)在銀行檔案的管理方式粗放，利用效率低下。

2 銀行檔案工作創(chuàng)新的必要性

2.1 檔案工作的發(fā)展需要不斷的制度創(chuàng)新

檔案管理無疑是企業(yè)管理的一個(gè)子系統(tǒng)。建立一套科學(xué)的檔案管理制度，是企業(yè)檔案管理工作和檔案人員行為規(guī)范化、系統(tǒng)化、程序化的有力保證。而制度的時(shí)效性特點(diǎn)，決定了制度本身必須緊跟經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展，及時(shí)做出有針對(duì)性的調(diào)整。作為一種重要的信息資源和企業(yè)管理的輔助工具，檔案面對(duì)著不斷變化和發(fā)展的社會(huì)環(huán)境，其規(guī)范化管理面臨著更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，這對(duì)檔案制度的更新與發(fā)展提出了更為迫切的要求。在日常工作中，企業(yè)檔案部門必須隨時(shí)關(guān)注各方面的變化，將新的檔案管理理念、管理方式、管理手段融進(jìn)企業(yè)的檔案工作制度，根據(jù)需要不斷調(diào)整其工作制度的內(nèi)容，積極推進(jìn)制度創(chuàng)新，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。

2.2 銀行檔案工作的壓力持續(xù)增長(zhǎng)

紙質(zhì)化銀行檔案是造成當(dāng)前物理存儲(chǔ)空間不足，不方便銀行檔案信息檢索和利用的最主要原因。根據(jù)我國(guó)法律環(huán)境的現(xiàn)狀，除涉及債權(quán)債務(wù)關(guān)系的資料有必要保留紙質(zhì)形式外，在銀行高度電子化的環(huán)境下，其他資料實(shí)行電子化歸檔完全可以滿足銀行檔案日常管理工作的需要［2］。但是由于相關(guān)制度的規(guī)定，銀行仍保存了大量的紙質(zhì)檔案，且隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案呈幾何倍數(shù)增長(zhǎng)，對(duì)檔案庫(kù)房造成了巨大壓力，銀行檔案的電子化已經(jīng)勢(shì)在必行。

2.3 銀行檔案工作面臨信息化時(shí)代的考驗(yàn)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、現(xiàn)代通訊技術(shù)在全社會(huì)的普遍應(yīng)用，人類進(jìn)入了信息社會(huì)，信息成為維持社會(huì)活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)以及生產(chǎn)活動(dòng)的重要資源，信息化建設(shè)也就成為建立現(xiàn)代化企業(yè)管理機(jī)制和構(gòu)筑核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重大發(fā)展戰(zhàn)略。在銀行信息化過程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式和工作流程必然面臨一次變革，檔案領(lǐng)域涌現(xiàn)出許多新生事物，它們對(duì)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提出了更高的要求，如電子文件管理、網(wǎng)絡(luò)傳輸中檔案信息安全維護(hù)等。處理不好這些問題，將使銀行檔案工作中原有的問題在新環(huán)境下進(jìn)一步被放大。因此，調(diào)整和變革現(xiàn)有的檔案管理制度是提升銀行檔案工作質(zhì)量的必然要求。

2.4 提升銀行發(fā)展水平的必然要求

為了迎合現(xiàn)代金融服務(wù)業(yè)發(fā)展的需要，銀行也在不斷地尋求自我發(fā)展。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，銀行間的競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，一部分有遠(yuǎn)見卓識(shí)的銀行管理者意識(shí)到，合理地利用銀行檔案，實(shí)施銀行紙質(zhì)檔案電子化，再通過大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)挖掘等現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)這些原本躺在檔案庫(kù)里的，未曾被人重視的檔案材料進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，往往能取得意想不到的效果，進(jìn)一步鞏固本銀行在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的地位。同時(shí)，越來越多的檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)和金融領(lǐng)域的專家投身到銀行檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)和利用領(lǐng)域，這又進(jìn)一步促進(jìn)了銀行檔案資源的高效利用。

3 銀行檔案工作創(chuàng)新的舉措

3.1 建立統(tǒng)一的銀行檔案管理規(guī)范

傳統(tǒng)意義上的銀行檔案，主要是指會(huì)計(jì)檔案。在紙質(zhì)檔案時(shí)代，各銀行對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所產(chǎn)生的檔案信息已經(jīng)有一套完善的檔案管理規(guī)范。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，銀行新業(yè)務(wù)的不斷創(chuàng)新，現(xiàn)代銀行的工作模式已經(jīng)從以往單一的柜臺(tái)處理逐步轉(zhuǎn)移到電子銀行、電話銀行、手機(jī)銀行共同組成的，多種形式、多種服務(wù)模式并存的格局。尤其是當(dāng)前大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等的發(fā)展，整合了來自不同應(yīng)用系統(tǒng)、不同部門的信息發(fā)布、格式標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)和最后歸檔等工作。這些信息往往來自銀行不同的部門，屬于不同的業(yè)務(wù)門類，很多并不屬于傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案，但又會(huì)影響到客戶后期賬戶的處理，這就需要制定統(tǒng)一的銀行檔案管理規(guī)范，通過信息格式和信息處理方式的標(biāo)準(zhǔn)化，來統(tǒng)一規(guī)范銀行信息。

3.2 進(jìn)一步做好傳統(tǒng)銀行檔案的電子化

近年來，隨著高速掃描技術(shù)、海量存儲(chǔ)技術(shù)、二維碼技術(shù)、大數(shù)據(jù)檢索技術(shù)等新興技術(shù)的飛速發(fā)展，帶來了電子化文檔存儲(chǔ)和管理的革命。在銀行系統(tǒng)內(nèi)，用電子檔案逐步代替紙質(zhì)檔案，進(jìn)一步提高銀行檔案信息的開發(fā)利用效率，正逐步得到廣大銀行人的認(rèn)可。銀行檔案的電子化可以大幅節(jié)約檔案的物理存儲(chǔ)空間，可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)銀行檔案信息的海量存儲(chǔ)。電子檔案?jìng)鬏斔俣瓤?，方便檢索和查詢，使得銀行內(nèi)部和銀行的各分行之間檔案信息實(shí)時(shí)互通、充分共享成為可能。傳統(tǒng)銀行的檔案電子化包括掃描錄入、影像傳輸、影像編目、影像存儲(chǔ)四個(gè)步驟。

3.3 探索新的銀行檔案集中管理利用模式

隨著銀行檔案事業(yè)的發(fā)展和社會(huì)各界對(duì)銀行檔案工作的進(jìn)一步重視，檔案集中儲(chǔ)存已經(jīng)是大勢(shì)所趨。銀行檔案按照集中統(tǒng)一管理模式，在新建的檔案存儲(chǔ)基地，由專業(yè)人員保管檔案，從而徹底解決以往由各個(gè)分行分別管理檔案所帶來的空間和人力資源上的極大浪費(fèi)。新建的銀行檔案管理中心，將有效地加強(qiáng)檔案集中后的全方位管理。檔案集中儲(chǔ)存的實(shí)現(xiàn)，檔案管理中心機(jī)構(gòu)的設(shè)立與檔案管理專業(yè)人員的增加，為實(shí)現(xiàn)銀行檔案的專業(yè)化管理提供了條件。檔案管理中心可以更好地履行保管銀行檔案的職責(zé)。

4 銀行檔案工作創(chuàng)新的意義

4.1 大力提升銀行的競(jìng)爭(zhēng)力

銀行的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)是以最大限度地滿足客戶需求為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)的，銀行的檔案管理工作是銀行高效開展經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的前提。銀行檔案按照價(jià)值大小設(shè)定不同的等級(jí)，通過編目分類、紙質(zhì)文獻(xiàn)電子化等一系列步驟，最終提供給銀行管理者，為銀行的各級(jí)經(jīng)營(yíng)管理者探索業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)律、規(guī)劃市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)策略、總結(jié)經(jīng)營(yíng)成敗得失，提供了詳實(shí)、系統(tǒng)、全面的參考依據(jù)，節(jié)約了時(shí)間成本，大幅提高了銀行的競(jìng)爭(zhēng)力。

4.2 進(jìn)一步維護(hù)銀行的合法權(quán)益

當(dāng)銀行與客戶發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)，銀行檔案就可以在澄清是非、劃清責(zé)任的過程中起到有力的舉證作用。會(huì)計(jì)檔案和授信檔案是銀行資產(chǎn)和權(quán)益的憑證，齊全完整的檔案有利于維護(hù)銀行與客戶的權(quán)益，澄清業(yè)務(wù)糾紛，并有效地防范和化解風(fēng)險(xiǎn)。

4.3 進(jìn)一步規(guī)范銀行的日常工作

銀行檔案所記錄的專業(yè)內(nèi)容，輔之以專業(yè)化的管理，就能在銀行的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起到關(guān)鍵性的作用，為業(yè)務(wù)人員辦理業(yè)務(wù)提供歷史依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)參考。據(jù)統(tǒng)計(jì)，銀行檔案的使用者有一半以上來自銀行本身，其使用目的主要是查詢客戶交易信息和進(jìn)行業(yè)務(wù)檢查。銀行定期對(duì)各類檔案信息進(jìn)行收集、整理、加工等工作，對(duì)銀行的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)具有規(guī)范作用并提供參考價(jià)值。

［1］王秀云.商業(yè)銀行檔案管理集中化、電子化與編研深化的思考［J］.科技與企業(yè)，2012（15）.

［2］陳寶東，王戎，楊茜.商業(yè)銀行會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題與建議［J］.中國(guó)金融，2009（24）.