傅小雨

（南京市檔案局，江蘇南京，210019）

隨著經(jīng)濟文化水平的進一步提升，我國舉辦的國際大型活動也日趨增多。本人有幸全程參加了南京青奧會的籌辦、舉辦、總結收尾，以及南京亞青會的申辦、籌辦及舉辦工作，親歷了兩個國際性大型活動的檔案管理和指導，其間考察學習了北京奧運會、廣州亞運會、深圳大運會的檔案管理工作，對于大型活動的檔案管理工作的艱巨性和復雜性深有感觸，在此撰文與大家探討。

一、大型活動檔案工作的特點

（一）周期長

大型活動尤其是國際性賽會一般分申辦、籌辦、舉辦、清算等階段，時間跨度比較長。南京青奧會從2009年開始申辦，2010年2月申辦成功，2014年8月成功舉辦，2015年結束，時間跨度為7年；亞青會時間跨度為4年。

（二）種類多

大型活動檔案涉及面廣量多。在活動的籌備及舉辦過程中，除日常的公文往來、出訪、重大國際性會議、重要來賓接待，以及場館的改造、維修、新建，臨時設施的搭建等形成大量的文書資料外，一般還涉及工程、照片、實物、音視頻、會計、審計等各個類別的檔案資料。隨著組織機構不斷擴大，人員逐步增加，對信息化程度要求越來越高，還會伴隨產(chǎn)生大量的電子文件。

（三）收集難

活動籌備期間，組織機構及參與人數(shù)由少到多，辦公地點也不再集中。以南京青奧會為例，2010年籌辦初期僅有8個部門，到2011年擴展至17個部門，2014年進入場館化階段后，設有21個城市專項指揮保障機構、18個競賽/訓練場館團隊、6個非競賽場館團隊、16個專項工作團隊、7個組委會賽時運行部門和11個區(qū)指揮保障中心，分布于全市11個區(qū)。

另外，根據(jù)國際奧委會的要求，組委會籌備工作分為36個職能，每個職能負責一項具體的籌備工作，因此活動籌備期間的很多業(yè)務性工作都掌握在各個職能部門的負責人手中。賽事期間，每個職能在各場館團隊設相應的職能負責人，負責單個團隊中該職能的業(yè)務工作。這種情況使得大量的業(yè)務資料分散在各個職能負責人手中，出于工作連貫性的需要，活動籌備結束之前，很多工作人員都不愿提交手中的文件資料，大大增加了文件資料收集工作的難度。

二、大型活動檔案管理工作的實踐與思考

（一）明確大型活動檔案工作的職責劃分

大型活動一般由政府機構主導，因此，根據(jù)相關檔案工作法律法規(guī)要求，活動所形成的所有文件資料都應在活動結束后交由同級國家檔案館保管。為了避免大型活動結束后，關于檔案整理工作的推諉扯皮現(xiàn)象，在活動伊始明確檔案行政管理部門及大型活動組織機構的職責非常重要。

1.檔案行政管理部門職責

一是幫助大型活動組織機構建立檔案工作規(guī)章制度。新組建的組織機構往往對檔案工作知之甚少，因此檔案行政管理部門應在第一時間主動上門指導，幫助其建立完善的規(guī)章制度，明確檔案工作各項要求，強調檔案工作對于大型活動的重要性。二是根據(jù)大型活動組織機構職責，指導其做好各類文件資料歸檔范圍和保管期限表的編制。很多大型活動的組織機構屬于臨時機構，缺乏檔案工作經(jīng)驗和業(yè)務能力，這就需要檔案行政管理部門及時跟進指導，根據(jù)大型活動組織活動規(guī)律指導其做好各類文件資料的歸檔范圍和保管期限表的編制工作。三是建立大型活動檔案整理工作隊伍。大型活動組織部門一般屬于臨時性機構，活動一旦結束，人員會迅速撤離，如果沒有善后部門，檔案行政管理部門將承擔大量的整理工作。因此檔案行政管理部門在活動籌備期間應及早介入，幫助大型活動組織機構和部門建立檔案工作團隊，并對團隊人員做好培訓指導。

2.大型活動組織機構職責

明確檔案工作任務，確定檔案工作負責人。將檔案工作作為大型活動組織機構的一項重要工作任務列入機構工作職責，并明確分管領導及相關負責人。在檔案行政管理部門的指導下，結合本單位實際情況，建立檔案工作系列規(guī)章制度，為今后檔案工作規(guī)范化運轉打下基礎。二是在檔案行政管理部門的指導下，做好檔案工作預算，并確定檔案整理工作經(jīng)費來源。

（二）明確檔案工作經(jīng)費來源

檔案行政管理部門應該積極協(xié)助指導大型活動組織機構做好檔案工作經(jīng)費預算。一是根據(jù)大型活動規(guī)模、籌備時間、參與人數(shù)及組織機構層級等預估活動產(chǎn)生文件資料的類型及數(shù)量；二是根據(jù)活動可能形成的文件資料數(shù)量預估收集和整理工作所需的人力資源；三是根據(jù)預估文件資料數(shù)量確定檔案整理所需裝具、人力成本及數(shù)字化的費用。

（三）搭建檔案工作團隊

南京青奧會火種采集儀式

根據(jù)大型活動性質及組織機構、人員構成的變動情況，檔案工作團隊應根據(jù)組織機構部門設置的情況進行構建，可一次性搭建，也可以分階段搭建。一般由當?shù)貦n案行政管理部門及活動組織機構共同組建。如果有明確的活動牽頭部門，可由該部門檔案人員牽頭負責該活動檔案管理工作；如果屬于新成立組織，可由主辦地檔案行政管理部門專門派駐人員負責日常檔案管理工作。

由于大型活動籌備工作周期長、跨度大、組織機構由少變多，檔案工作團隊可隨時間及工作量的變化進行調整。根據(jù)實際情況可嘗試以下兩種做法：

一是由大型活動組織機構主導，在現(xiàn)有人員基礎上建立工作團隊，檔案行政管理部門配合跟進指導。以南京青奧會為例，在青奧會籌備工作初期，南京市檔案局即派出一名工作人員入駐組委會，負責組委會檔案工作，并建立工作網(wǎng)絡，在組委會各部門明確一名工作人員負責本部門文件資料的收集管理。進入場館化階段后，活動的籌備工作由組委會管理體制轉化為賽時運行指揮體系，各部門500名工作人員下沉至79個場館和團隊，并新增了3600余名臨時借調人員。根據(jù)新的組織架構，組委會及時建立了賽時指揮體系公文、檔案工作網(wǎng)絡，在各個團隊分設檔案人員，組建新的檔案工作團隊，市區(qū)檔案部門及時跟進，對各團隊檔案員進行培訓指導，確保新的檔案工作團隊在第一時間明確工作目標、任務。

二是由檔案行政管理部門主導，建立檔案收集整理工作團隊，再派駐活動組織機構各部門從事檔案工作。北京奧運會及廣州亞運會均采取這種方法，不同的是北京市檔案局直接從市區(qū)檔案系統(tǒng)中抽調人員組成班子進駐場館，廣州市檔案局則是提前招募人員，集中培訓后組成臨時團隊派駐至場館。兩種方法各有利弊，可根據(jù)實際情況選擇。

（四）建立大型活動檔案工作制度

在大型活動籌備伊始就需要建立相應的各項管理制度，檔案管理工作制度尤其要先行。

1.公文處理辦法。從活動組織機構組建開始，就會產(chǎn)生文件資料，也就是今后的檔案。為從源頭抓好歸檔文件資料的規(guī)范，必須從規(guī)范公文處理開始。對于大型活動組織機構來說，不僅要規(guī)范整個活動組織機構的公文處理工作，更要規(guī)范機構內各個部門的文件運轉機制，做好制度建設和培訓尤為重要。

2.文件資料歸檔范圍和保管期限。明確需要收集的文件資料的詳細范圍，包括照片、實物、會計、音視頻資料等各門類文件資料的歸檔范圍和保管期限。

3.電子文件管理辦法。如前所述，隨著信息化程度的提高，大型活動必然產(chǎn)生大量的電子文件，做好這些電子文件的收集歸檔工作尤為重要。除歸檔范圍和保管期限外，需明確規(guī)定各類電子文件收集格式及相應軟件規(guī)格等。

（五）大型活動文件資料收集

1.注重文件資料收集的完整性及相互聯(lián)系。對于大型活動檔案管理工作來說，文件資料的收集工作絕對是重中之重。對于整個大型活動來說，檔案工作人員必須認識到申辦、籌辦、舉辦以及清算階段形成的文件資料都是同樣重要，各類重要的規(guī)劃、活動方案的修訂版和最終定稿同樣重要。檔案工作者必須要有開闊的思路，著眼于每份檔案之間的聯(lián)系，而不是一味追求最終稿或者定稿。應該說，籌備工作中每一環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的文件資料對于今后的研究利用工作都是有價值的。

2.南京青奧會文件資料收集工作方法

第一，規(guī)范機要文件運轉，確保主要文件資料的收集。大型活動一般設有文電運轉部門，負責整個活動組織機構的文件運轉工作，一般稱為機要處（或綜合辦）。這也是檔案管理工作制度建設最根本的方面，規(guī)范好文件運轉工作，是檔案收集工作的基礎。南京青奧會從組委會組建開始就制定了嚴格的文件管理制度和公文處理辦法，所有需組委會領導審批的文件都須經(jīng)辦公廳機要處編號后統(tǒng)一送簽。組委會各部門請示件、傳閱件，以組委會及組委會辦公廳名義的發(fā)文、簡報、會議紀要均在機要處留存。

機構擴大后，其內設各部門的公文運轉工作也應作相應規(guī)范，建立完善的工作制度，各部門及下屬單位所產(chǎn)生文件資料也應收集歸檔。

第二，利用信息化平臺做好過程性文件收集。大型活動籌備期間，除正式公文運轉外，還有大量的過程性文件，比如一份規(guī)劃的起草過程必定經(jīng)過數(shù)輪的討論和修訂，一場大型會議的組織必定經(jīng)過若干次籌備工作會議的討論。這些過程性文件可以直接反映各項活動組織程序和步驟，也是重要的檔案資料。但這類材料往往散落在各業(yè)務工作人員手里，加上臨時機構的人員調整會比較大，檔案人員不易掌握，這就需要有一個公共的信息化平臺，來進行知識共享。南京青奧會是國際奧委會主辦的國際性大型體育賽會，國際奧委會對于賽會的知識管理工作非常重視，組委會也很重視辦賽知識的傳承和共享，在內部辦公系統(tǒng)PMOA中設立了知識管理模塊，主要分為“文件庫”“圖片庫”“視頻庫”，并要求各職能部門將形成的文件上傳至指定地點，這樣就簡化了過程性文件的收集步驟。

第三，重大活動材料跟蹤收集。根據(jù)大型活動籌備工作規(guī)律，在活動籌備期間會有眾多重要會議及活動，這些會議及活動材料都應該進行跟蹤收集，一般應要求牽頭或主辦部門在會議及活動結束一周內提交。主要包括會議（活動）的方案、會議通知、通行證、參會證件、席卡、活動海報、主持詞、開幕詞、發(fā)言稿、會議總結稿、閉幕詞、會議材料等。另外，會議（活動）照片、參會雙方贈送禮品、會議錄音（錄像）、PPT等，均應按規(guī)定收集。

第四，照片及音視頻檔案的收集。根據(jù)大型活動的舉辦規(guī)模，應有1—2人專門負責活動期間照片及音視頻資料的收集工作，必要時可組織臨時攝影隊進行拍攝?？紤]到今后的利用，尤其是重要活動的攝像，應配置高清錄像設備，并及時整理、篩選后，根據(jù)照片檔案及音視頻資料的歸檔要求進行初步整理，并形成文件包，隨時備查。

（六）大型活動文件資料歸檔范圍

1.大型活動組織部門機構沿革、大事記、工作計劃、規(guī)劃、總結等；

2.大型活動組織機構及內設部門各項工作制度、規(guī)范，反映主要職能的簡報等；

3.大型活動開閉幕式、大型活動組織機構主辦的各類大型會議及活動的請示、批復、方案、出席人員名單、坐席安排、通知、參會證件、領導發(fā)言、紀要、備忘錄、新聞發(fā)布資料、照片、錄音錄像資料等；

4.大型活動組織機構各類領導辦公會議、日常性工作例會、電話視頻會議的方案、通知、紀要、備忘錄、照片、錄音等；

5.上級主管部門關于大型活動相關工作的批復、批示、函件、重要講話、會議紀要等；

6.大型活動組織機構及內設部門對外、對內的發(fā)文，有關職能工作的請示、批復、函件、回函等；

青奧會倒計時110000天徽章發(fā)布

7.大型活動組織機構及其內設部門與其他單位所簽訂的合同、協(xié)議、意向書、合作備忘錄等；

8.大型活動組織機構工作人員代表大型活動組織機構在國內外大型會議、活動中的陳述報告、交流材料等；

9.大型活動組織機構的機構設置及人員編制方案，領導及工作人員任免、培訓、招聘、補貼、表彰、獎勵等相關文件資料；

10.大型活動會徽、吉祥物、主題歌、口號、特許產(chǎn)品等征集、評選以及最終確定、發(fā)布儀式活動的相關文件資料和相應實物資料；

11.大型活動籌備和舉辦期間所形成的各類出席人員名單、接待手冊、交通、住宿、餐飲、語言服務、醫(yī)療、安保等相關接待保障工作材料及注冊證件、車輛通行證、門票等；

12.大型活動各類新聞宣傳資料，各類活動指南、手冊等；

13.大型活動組織機構各項工作預算決算、物資采購、固定資產(chǎn)管理、審計等相關文件資料；

14.大型活動志愿者招募、培訓及相關活動資料、照片、視頻等；

15.大型活動籌備過程中接受的國內外單位和個人贈送的禮品、藝術品等實物，獲得表彰的各類獎牌、獎杯等。

（七）大型活動檔案的整理

檔案整理必須尊重檔案的本質特征、尊重歷史的本來面目、尊重檔案形成過程中的固有聯(lián)系。

1.提前做好規(guī)劃及預算。檔案整理工作尤其是大型活動的整理工作非常繁雜，一切以順利完成整理任務為重。第一，經(jīng)費預算。在大型活動組織機構成立起，即由活動組織部門或檔案行政管理部門牽頭，提出檔案整理工作預算經(jīng)費申請。第二，組建整理工作團隊。由檔案工作團隊負責，即大型活動組織機構檔案人員及各內設部門檔案人員；或者根據(jù)實際情況，由檔案工作團隊將收集文件資料進行初步整理后，提交專門檔案整理團隊整理。

2.輕排列重著錄。所有整理工作都要以提供利用為最終目標。首先，檔案的著錄工作一定要細化，確保各種關鍵詞的完整性，有兩個以上編號的文件，應在備注欄中明確標注。其次，文件資料排列時盡量尊重文件原有的排列順序，將相互聯(lián)系的各類文件資料均納入整理范圍。由于大型活動產(chǎn)生的文件資料種類繁多、數(shù)量龐大，整理過程中不必過于強調按事由結合時間的整理順序，一切應以便于檢索為重點。第三，允許重復件的存在。大型活動組織機構龐大，分工細化，組織機構與其所屬部門之間，組織機構內設各部門之間會有多項文件往來。另外，組織機構與外單位所簽訂的各項活動合同、協(xié)議等文本需經(jīng)財務、法務等多個部門審批，各環(huán)節(jié)均有文本留存。在這些情況下，很容易產(chǎn)生重復件，但是，各文本在部門內部又存在不同的辦理流程，因此，在一定范圍內，原則上允許重復件的存在。這也是借鑒了北京奧運會、廣州亞運會等大型活動檔案整理工作的經(jīng)驗。

3.即時整理原則。特別是照片、音視頻及部分實物資料必須及時整理。如條件允許，建議按年度進行數(shù)字化工作，以便于檔案最大限度地利用。

在整個大型活動結束后，將進行活動總結、表彰、人員解散、物資處理、審計、清算、注銷等多項工作，其間所產(chǎn)生的文件材料依然要按照大型活動文件資料收集范圍進行收集并整理歸檔，在通過檔案行政管理部門驗收合格后，移交國家檔案館永久保管。

大型活動的檔案管理工作，貫穿活動申辦、籌辦、舉辦、清算等各個階段，是整個活動的一項重要工作內容，是大型活動留下的珍貴遺產(chǎn)的主要載體。因此，舉辦城市檔案管理部門應高度重視、密切關注，及時做好跟進服務，這也是提升檔案館館藏水平、豐富館藏內容的重要契機。