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        新加坡國家檔案館網(wǎng)站的服務(wù)功能

        2015-12-28 02:45:30張妍妍
        檔案與建設(shè) 2015年9期
        關(guān)鍵詞:數(shù)據(jù)庫用戶服務(wù)

        張妍妍

        (遼寧大學(xué)歷史學(xué)院,遼寧沈陽,110036)

        新加坡國家檔案館成立于1968年,隸屬于文化部,屬半官方組織。作為國家記錄和歷史記憶的保存者,長期以來,承擔(dān)著保存與保護(hù)公共機(jī)構(gòu)和私人資源的責(zé)任。目前,所收藏的檔案最早可以追溯到1805年,涵蓋了政府文件、地圖、演講稿、照片等各方面,是國家重要的歷史記憶和精神寶庫。步入信息時(shí)代,檔案網(wǎng)站逐漸成為檔案館功能發(fā)揮和價(jià)值實(shí)現(xiàn)的重要窗口,扮演著提供綜合性服務(wù)平臺的角色。因此,為了滿足當(dāng)前乃至今后新加坡人和世界各國人探尋、欣賞和傳承人類共同的精神文化遺產(chǎn)需求,新加坡國家檔案館將更多的精力投入到網(wǎng)站服務(wù)功能方面,已建成設(shè)計(jì)獨(dú)特、圖文并茂、信息充沛、別具特色的新加坡國家檔案館(NATIONAL ARCHIVES OF SINGAPORE,簡稱NAS)網(wǎng)站(如圖1)。

        目前,NAS網(wǎng)站共設(shè)有6大類目,包括首頁(Home)、關(guān)于我們(About Us)、檔案在線(Archives Online)、檔案閱讀室(Archives Reading Room)、保存與維護(hù)(Conservation&Preservation)、宣傳(Outreach)等。其中“檔案在線”打破了傳統(tǒng)按全宗門類查找利用限制,通過啟用在線檢索、獲取模式,用戶可以“無縫搜索新加坡國家檔案館的各類獨(dú)立數(shù)據(jù)庫的信息”[1];“檔案閱讀室”為公眾獲取檔案信息提供了最基礎(chǔ)的空間,滿足其學(xué)術(shù)和科研活動的需要;“在線展覽”為利用者穿行于歷史和現(xiàn)實(shí)之間提供了可能,使珍貴的史料為世人所共享,實(shí)現(xiàn)檔案保存的最終目的。從2000年新加坡國家檔案館的檔案利用渠道由實(shí)體檔案館逐漸向互聯(lián)網(wǎng)轉(zhuǎn)移開始,到“2006年,檔案館網(wǎng)站訪問量達(dá)140萬人次,其中國外利用者16%,本國利用者84%”[2]。

        圖1新加坡檔案館網(wǎng)站首頁

        1 完善的數(shù)據(jù)庫檢索服務(wù)

        為了滿足日益增長的檔案用戶需求,新加坡國家檔案館網(wǎng)站全力打造“一站式”檔案門戶網(wǎng)站。通過web與數(shù)據(jù)庫的完美結(jié)合,使得全球任何國家、任何人,在任何的時(shí)間、地點(diǎn),可以借助于互聯(lián)網(wǎng)實(shí)時(shí)獲取到新加坡國家檔案館網(wǎng)站所提供的全部數(shù)據(jù)信息,充分發(fā)揮其網(wǎng)站的巨大威力。

        1.1 龐大的公共數(shù)據(jù)庫

        “檔案網(wǎng)站的靈魂是檔案數(shù)據(jù)信息”[3],若無豐富的資源,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)站的預(yù)期目標(biāo)則猶如建設(shè)空中樓閣。NAS網(wǎng)站資源建設(shè)主要是基于其浩如煙海的館藏資源。據(jù)統(tǒng)計(jì),館藏現(xiàn)存“縮微膠片28萬盤,錄像資料76620小時(shí),照片檔案38.8萬張,數(shù)字影像200萬張,數(shù)字視頻9310小時(shí),數(shù)字錄音3997小時(shí)”[4]。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流,新加坡國家檔案館已實(shí)現(xiàn)全部館藏檔案數(shù)字化,并建成包括照片數(shù)據(jù)庫、口述歷史檔案數(shù)據(jù)庫、聲像檔案數(shù)據(jù)庫、演講稿和新聞稿數(shù)據(jù)庫等8個(gè)相對獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(如表1)。用戶通過訪問http://www.nas.gov.sg/nas/網(wǎng)址,在“檔案閱讀室”(ARR)中,便可以輕松實(shí)現(xiàn)在線瀏覽各類照片、地圖、計(jì)劃,傾聽口述歷史采訪的樣本,觀看聲像檔案的資料等。據(jù)統(tǒng)計(jì),ARR一個(gè)月接受300多次訪問,受訪的記錄超過40萬條。

        表1新加坡國家檔案館網(wǎng)站公共數(shù)據(jù)庫簡介

        表2各數(shù)據(jù)庫高級檢索項(xiàng)目

        1.2 多樣化的檢索途徑

        檢索能力是衡量一個(gè)檔案網(wǎng)站服務(wù)質(zhì)量高低重要標(biāo)準(zhǔn)。在有了豐富的檔案信息資源,龐大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之后,要想能夠高效、快捷地調(diào)用檔案信息,就必須依靠強(qiáng)有力的檢索工具。新加坡國家檔案館經(jīng)過長期的努力設(shè)計(jì)出功能強(qiáng)大、滿足用戶多元化需求的檢索途徑,提高了網(wǎng)站整體的查全率和查準(zhǔn)率。

        NAS網(wǎng)站的檢索方式包括,基礎(chǔ)檢索和高級檢索兩類。其中,基礎(chǔ)檢索較為簡單,而在高級檢索中除設(shè)有關(guān)鍵字(Keyword)、來源(Source)、時(shí)間范圍(Date Range) 、獲 取 號 (Accession Number)、標(biāo)題(Title)、縮微號(Microfilm Number)、訪問控制條件(Conditions Governing Access)和頁數(shù)(Record Per Page)等常見檢索項(xiàng)目外,還根據(jù)各數(shù)據(jù)庫所涵蓋檔案自身的特點(diǎn),向用戶提供欲檢索信息的特殊檢索項(xiàng)(如表2)。用戶可以自由選擇檢索項(xiàng)目及其邏輯關(guān)系,制定出靈活的檢索策略??梢?,高級檢索更有利于用戶實(shí)現(xiàn)站內(nèi)數(shù)據(jù)庫選擇性檢索,大大提升檢索工具的易用性和精確性。

        1.3 個(gè)性化的檢索體驗(yàn)

        面對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下用戶多元化的信息需求,NAS在編制檢索工具的過程中,根據(jù)用戶類型、訪問目的或是檔案類型本身等進(jìn)行多角度分類、匯集。即便用戶對于所需要的信息較為模糊,也可以通過瀏覽類目或主題逐漸定位,具有較強(qiáng)的針對性。在如演講稿和新聞稿數(shù)據(jù)庫中,在專題導(dǎo)航下,又以演講者姓名開頭A-Z字母的順序排列檢索鏈接,方便用戶選擇。

        而網(wǎng)站將數(shù)字化技術(shù)、自動標(biāo)引和全文檢索等技術(shù)相互配合,更在很大程度上易化了檢索過程,提升了用戶檢索的整體體驗(yàn)。如植入個(gè)性化Cookie技術(shù),自動識別已注冊或經(jīng)常來訪的用戶。采用RSS技術(shù),允許用戶進(jìn)行信息的定制或跟蹤。當(dāng)用戶再次訪問時(shí),系統(tǒng)根據(jù)所掌握的用戶信息和歷次查詢經(jīng)歷,對檢索結(jié)果進(jìn)行智能篩選與排序,并為其提供信息的推送服務(wù),界面友好。檢索服務(wù)水平的不斷提升,將改變以往檔案網(wǎng)站只作為“中介”的角色,是一種質(zhì)的飛躍。

        2 全面的網(wǎng)上互動服務(wù)

        隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展,單向發(fā)布信息的檔案館網(wǎng)站已經(jīng)沒有競爭優(yōu)勢,各國在進(jìn)行檔案館網(wǎng)站建設(shè)時(shí),都更加注重研究如何為用戶提供更好的互動服務(wù),從而吸引用戶、留住用戶。如澳大利亞國家檔案館除設(shè)置“我們的網(wǎng)站”、機(jī)構(gòu)日志、社交媒體等基礎(chǔ)互動項(xiàng)目外,還為人們專門設(shè)計(jì)了如“目的地:澳大利亞”、“澳大利亞的面貌”等專欄,為人們分享故事,找尋記憶提供一個(gè)自由交流互動的平臺。

        2.1 “用戶至上”的互動理念

        隨著檔案網(wǎng)站日益成為用戶獲取檔案信息的首選途徑,其在發(fā)展過程中也凸顯出跨時(shí)空、多媒體、交互式等不可比擬的優(yōu)點(diǎn)。信息時(shí)代,新加坡國家檔案館為謀求更高層次的發(fā)展,便將網(wǎng)站建設(shè)的定位由展示型向互動型轉(zhuǎn)變,樹立起“以用戶為中心”的互動性服務(wù)理念。網(wǎng)站根據(jù)用戶的不同需求,充分挖掘自身的優(yōu)勢,把檔案信息融入社會信息流中,拓展網(wǎng)站的功能,提升服務(wù)質(zhì)量,使其服務(wù)更加的個(gè)性化和人性化,“時(shí)刻把用戶記心頭”,增加公眾對檔案網(wǎng)站的參與熱情和信任度。實(shí)際上,“網(wǎng)絡(luò)本來就是一種雙向互動式的服務(wù)手段”,作為用戶與用戶間,用戶與檔案館間的空間和平臺——檔案網(wǎng)站在Web2.0時(shí)代更應(yīng)該提供先進(jìn)的技術(shù)支持,優(yōu)化網(wǎng)站性能和界面,使交互行為更為快捷、方便,“成為社會意識和檔案社會意識的融合的舞臺”[5]。

        2.2 類型繁多的互動欄目

        NAS在其官方網(wǎng)站首頁設(shè)置“在線幫助(FAQ)”欄目,針對公眾利用檔案過程中遇到的如檔案館在線提供信息和服務(wù)的內(nèi)容,查詢利用各種載體形式檔案的相關(guān)規(guī)定以及其它的注意事項(xiàng)等常見問題給予解答;設(shè)置網(wǎng)站地圖(Site Map),引導(dǎo)用戶有效利用網(wǎng)站所提供的各部分內(nèi)容;設(shè)置反饋欄(Feedback),用戶可通過在線填寫表單或發(fā)送電子郵件將個(gè)人的建議及時(shí)反饋給檔案館;設(shè)置網(wǎng)站評價(jià)(Rate the Site),對公眾的信息需求度、理解度和滿意度進(jìn)行調(diào)查、分析,逐漸提升檔案網(wǎng)站的服務(wù)水平。此外,用戶還可以利用社交媒體(如 Twitter、Google、Facebook)實(shí)時(shí)進(jìn)行信息的溝通、交流與分享,互動頻繁,效果較好。通過以上多渠道、多形式、多樣化的在線咨詢與實(shí)時(shí)幫助等方式,建立起有效的互動服務(wù)模式,逐漸擴(kuò)大檔案館的公眾影響力。

        2.3 共建共享的互動平臺

        NAS不斷加強(qiáng)同國家圖書館、公共圖書館、國際檔案理事會及東南亞地區(qū)分會等文化資源機(jī)構(gòu)的緊密合作,給用戶提供深層次、一體化的數(shù)字信息資源服務(wù),構(gòu)建起面向公眾的數(shù)字化互動服務(wù)平臺。如在“檔案在線”類目下設(shè)置“圖書檔案一站式服務(wù)平臺”(One Search Libraries and Archives,簡 稱 OSLA)。 其 中 ,OSLA的“在線幫助”主要是向用戶列舉One Search中經(jīng)常被問及的事項(xiàng),包括平臺所涵蓋的內(nèi)容來源,資源組織形式與獲取方式,如何登陸、查詢及提交反饋問題等。而在“Support Us”中,用戶又可以以個(gè)人的名義為圖書館捐贈書籍,或成為圖書館的一名志愿者。這種信息服務(wù)平臺的建設(shè)不僅為用戶查詢利用信息提供了極大便利,同時(shí)也加強(qiáng)了檔案館與圖書館互動服務(wù)的共建、共享,是數(shù)字時(shí)代背景下NAS網(wǎng)站發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變。

        表3新加坡網(wǎng)上展覽一覽表

        3 優(yōu)質(zhì)的公共教育服務(wù)

        開展公眾教育服務(wù)已然成為NAS一種成熟的職業(yè)理念,新加坡國家檔案館基于館藏檔案資源,利用多種公共傳播媒體,多層次、多視角地建立和開展公眾教育項(xiàng)目,打造一流的公共教育平臺。

        3.1 特色的網(wǎng)上展覽

        巡展是NAS提供公眾教育的品牌活動之一,隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,NAS逐漸將較為受歡迎的巡回展覽放到網(wǎng)上并增加多媒體的版本,網(wǎng)上展覽使用戶不再受時(shí)間、空間的限制,只要用戶輕點(diǎn)鼠標(biāo)即可瀏覽館藏資源,逐漸提升公眾的參與度,培養(yǎng)其對國家歷史和文化遺產(chǎn)的濃厚興趣。目前,NAS推出的網(wǎng)上展覽主要如下(見表3)。

        NAS網(wǎng)站的“網(wǎng)上展覽”在主題的選擇上既要具有國際視野,又要結(jié)合本國特色;既要對歷史事件進(jìn)行回顧,又要順應(yīng)時(shí)代的主流。圖文并茂、資料翔實(shí),再配上背景音樂,真實(shí)生動地將國家歷史風(fēng)貌和人文風(fēng)俗呈現(xiàn)出來。讓人們走進(jìn)了歷史,受到歷史文化熏陶,提升了愛國熱情的同時(shí),也展望了未來,激勵年輕一代奮發(fā)向上、開拓進(jìn)取。如2008年新加坡檔案館聯(lián)合新加坡土地管理局,舉辦首屆“看圖讀史:新加坡從商埠崛起為都市的歷程”(From Emporium to Singapore City:Mapping the Journey)地圖展,為了配合主題,共展出1819—1954年間的包括新加坡海港圖、新加坡全圖、市區(qū)街道圖、警區(qū)圖等,共計(jì)2853幅地圖。它們見證了歷史,讓人們的記憶躍然紙上。

        3.2 高質(zhì)量的電子出版物

        信息時(shí)代,人們更加傾向于經(jīng)過篩選、加工、組合后而形成的信息集合。新加坡國家檔案館一方面基于館藏資源出版發(fā)行重要?dú)v史時(shí)期,如日本占領(lǐng)期、國家建設(shè)期等的著名出版物,跨越歷史700多年。另一方面則是與海外檔案機(jī)構(gòu),如馬來西亞國家檔案館、中國國家檔案館、云南省檔案館等合作出版出版物,如“新中國建交重要里程碑——加強(qiáng)友誼、深化合作、攜手并進(jìn)、共創(chuàng)美好(1965—2010)”、“南僑機(jī)工:一批熱血華僑回中國抗日的不平凡故事”、“日本統(tǒng)治下的新加坡(1942—1945)”等。這些出版物為學(xué)生、科研人員,甚至是任何一個(gè)只要是對這個(gè)國家歷史文化遺產(chǎn)感興趣的人提供了必不可少的工具,更廣泛地促進(jìn)了方法論的研究和史學(xué)方面的交流,共享國家的集體記憶與智慧結(jié)晶。

        3.3 惠民的電子產(chǎn)品

        NAS還在網(wǎng)站上設(shè)置了“網(wǎng)上訂購(Ordering)”欄目,免費(fèi)或有償為用戶提供網(wǎng)上延伸服務(wù),銷售檔案文化產(chǎn)品和紀(jì)念品,包括歷史明信片、海報(bào)、筆記本等。其中,電子賀卡(E-Cards)是NAS網(wǎng)站為用戶提供的一款頗具趣味性的公共教育參與式服務(wù)產(chǎn)品。NAS網(wǎng)站不定期選擇某一主題,再從其檔案資源中挑選與主題相符的電子圖像,制作電子賀卡。目前推出的主題有母親節(jié)、父親節(jié)、兒童節(jié)、教師節(jié)、國慶節(jié)等15個(gè),每個(gè)主題均有多張圖片,且輔以詳細(xì)的文字說明。用戶通過寄送賀卡,在向親友傳遞問候的同時(shí),也了解到國家優(yōu)秀的歷史文化遺產(chǎn)。

        [1]毛建軍.新加坡國家檔案館A2O建設(shè)研究[J].浙江檔案,2013(06).

        [2][4]桂玉蘭.澳大利亞-新加坡檔案館印象[J].北京檔案,2008(01).

        [3]李秀鳳.基于數(shù)字時(shí)代的檔案網(wǎng)站建設(shè)反思[J].南陽師范學(xué)院學(xué)報(bào),2009(02).

        [5]閆靜.檔案網(wǎng)站:從展示性到互動性[J].湖北檔案,2004(11).

        [6]劉春霞.美國國家檔案網(wǎng)在線服務(wù)建設(shè)及啟示[J].檔案管理,2012(02).

        [7]趙山山.淺談當(dāng)前我國檔案網(wǎng)站的互動功能建設(shè)[J].云南檔案,2009(03).

        [8]鍋艷玲.國內(nèi)外檔案網(wǎng)站信息服務(wù)比較及啟示[J].檔案管理,2011(04).

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