梁顯剛，何允剛，劉麗萍，李衛(wèi)華

淺談規(guī)范庫(kù)存物資編碼的方法及原則

梁顯剛，何允剛，劉麗萍，李衛(wèi)華

目的：對(duì)庫(kù)存物資編碼的方法及原則進(jìn)行研究，以實(shí)現(xiàn)設(shè)備器材庫(kù)和玻璃器材庫(kù)庫(kù)存物資的科學(xué)管理和統(tǒng)計(jì)分析、規(guī)范物資采購(gòu)渠道、方便科研人員對(duì)庫(kù)存物資的申領(lǐng)。方法：通過(guò)變更倉(cāng)庫(kù)名稱和規(guī)范庫(kù)存物資采購(gòu)渠道，并依據(jù)系統(tǒng)、有序、集中、唯一、完整、記憶、尺寸等原則對(duì)庫(kù)存物資的編碼進(jìn)行有序的排序。結(jié)果：確保庫(kù)存物資編碼的規(guī)范性和完整性，使物資編碼目錄架構(gòu)相對(duì)合理。結(jié)論：有利于庫(kù)存物資的統(tǒng)計(jì)分析、規(guī)劃擺放、計(jì)劃盤點(diǎn)，避免了交叉采購(gòu)，方便了今后的庫(kù)存管理。

物資編碼；采購(gòu)渠道；目錄架構(gòu)；有序排列

0 引言

物資編碼是物資管理系統(tǒng)賴以運(yùn)行的最基本數(shù)據(jù)，是整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，貫穿于物流的各個(gè)環(huán)節(jié)[1]。為方便今后庫(kù)存科學(xué)管理和統(tǒng)計(jì)分析、規(guī)范采購(gòu)渠道，通過(guò)對(duì)設(shè)備器材庫(kù)、玻璃器材庫(kù)庫(kù)存物資的全盤考量、統(tǒng)籌兼顧，系統(tǒng)設(shè)置物資編碼結(jié)構(gòu)，使物資編碼目錄架構(gòu)相對(duì)合理。

1 編碼現(xiàn)狀

設(shè)備器材庫(kù)目前庫(kù)存物資共有六大類900余種次，分別是進(jìn)口設(shè)備、國(guó)產(chǎn)設(shè)備、實(shí)驗(yàn)耗材、電工電料、醫(yī)療器材、辦公用品，分別用M、N、P、Q、R、S 6個(gè)字母表示物資的大類。其中P類物資不但包括了部分進(jìn)口免稅設(shè)備、部分國(guó)產(chǎn)設(shè)備及配件、部分日雜，同時(shí)還包括了多個(gè)廠家、多個(gè)品種的實(shí)驗(yàn)耗材類物資，而且分別對(duì)應(yīng)3名采購(gòu)員。P類物資對(duì)應(yīng)多個(gè)采購(gòu)員如圖1所示。

玻璃器材庫(kù)庫(kù)存物資目前共有三大類800余種次，分別是玻璃儀器、實(shí)驗(yàn)耗材、勞保日雜，分別對(duì)應(yīng)2名采購(gòu)員，不利于庫(kù)存物資的規(guī)范管理和統(tǒng)計(jì)分析，也不方便科研人員對(duì)庫(kù)存物資的申領(lǐng)。玻璃器材庫(kù)對(duì)應(yīng)2名采購(gòu)員、多類物資如圖2所示。

圖2 玻璃器材庫(kù)對(duì)應(yīng)2名采購(gòu)員、多類物資

2 編碼方法

在物資編碼的過(guò)程中，根據(jù)庫(kù)存物資的屬性仍保持原有六大類，沿用過(guò)去的5位編碼格式：M+ 1234。用 1位大寫字母表示物資的大類，如（M****）；用1位大寫字母+1位阿拉伯?dāng)?shù)字表示物資的中類，如（M1***）；用1位大寫字母+2位阿拉伯?dāng)?shù)字表示物資的小類，如（M12**）；用最后2位阿拉伯?dāng)?shù)字表示物資具體的品名和規(guī)格，確保同一品名不同規(guī)格的物資對(duì)應(yīng)相應(yīng)的編碼具有唯一性[2]。

2.1 根據(jù)倉(cāng)庫(kù)名稱規(guī)范物資編碼

此次物資編碼的規(guī)范，取消了玻璃器材庫(kù)UJ和US非常規(guī)編碼，增加T（實(shí)驗(yàn)耗材）類編碼，使實(shí)驗(yàn)耗材類物資全部并入T類（UJ****→T****）；將設(shè)備器材庫(kù)P類物資中的30余種實(shí)驗(yàn)耗材類物資并入玻璃器材庫(kù)的T類（P****→T****）；將玻璃器材庫(kù)中的50余種US（勞保日雜）類物資并入設(shè)備器材庫(kù)（US****→S****），取消了設(shè)備器材庫(kù)中的實(shí)驗(yàn)耗材類物資，增加了勞保日雜類物資；整合了勞保類和實(shí)驗(yàn)耗材類物資的分散管理和供應(yīng)，規(guī)范了玻璃器材庫(kù)的編碼格式，方便了科研人員對(duì)勞保日雜和實(shí)驗(yàn)耗材的申領(lǐng)。玻璃器材庫(kù)更名為玻璃耗材庫(kù)。玻璃耗材庫(kù)物資結(jié)構(gòu)如圖3所示。

圖3 玻璃耗材庫(kù)物資分類

2.2 根據(jù)采購(gòu)渠道規(guī)范物資編碼

此次規(guī)范物資編碼，將進(jìn)口及免稅物資全部歸入進(jìn)口設(shè)備M類，將原來(lái)免稅購(gòu)入的吉森加樣器等設(shè)備從P類并入進(jìn)口設(shè)備M類；將原來(lái)國(guó)產(chǎn)加樣器、磁力攪拌器等國(guó)產(chǎn)設(shè)備及配件從P類并入國(guó)產(chǎn)設(shè)備N類。該編碼方法規(guī)范了物資采購(gòu)渠道，方便了對(duì)庫(kù)存物資的動(dòng)態(tài)管控，使設(shè)備器材庫(kù)庫(kù)存物資采購(gòu)渠道清晰明了。設(shè)備器材庫(kù)物資采購(gòu)如圖4所示。

圖4 設(shè)備器材庫(kù)物資分類采購(gòu)

3 編碼原則

根據(jù)物資屬性、用途、類別、尺寸大小分別依據(jù)系統(tǒng)、有序、集中、唯一、完整、記憶、尺寸等原則對(duì)物質(zhì)編碼進(jìn)行科學(xué)有序地全面排序，并留有足夠空間拾遺補(bǔ)新，確保物資編碼完整無(wú)缺[3]。物資編碼原則如圖5所示。

圖5 物資編碼原則

3.1 系統(tǒng)原則

通過(guò)對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行全盤考量，統(tǒng)籌兼顧，系統(tǒng)設(shè)置物資編碼結(jié)構(gòu)，使物資編碼目錄架構(gòu)相對(duì)合理[4-5]，設(shè)備器材庫(kù)物資分類見表1。

表1 設(shè)備庫(kù)物資分類

3.2 有序原則

在對(duì)每一大類物資編碼過(guò)程中，根據(jù)每一大類物資的屬性和用途進(jìn)行科學(xué)有序排列，構(gòu)成物資的中類。比如對(duì)大類物資N（國(guó)內(nèi)設(shè)備）從N1～N5進(jìn)行有序設(shè)置。國(guó)內(nèi)設(shè)備類物資分類見表2。

表2 國(guó)內(nèi)設(shè)備物資分類

3.3 集中原則

在對(duì)每一中類物資編碼過(guò)程中，根據(jù)物資的屬性和用途，嚴(yán)格遵守相近物資作為小類集中編碼的原則進(jìn)行有序排列[6]。比如對(duì)中類物資N3（國(guó)內(nèi)實(shí)驗(yàn)儀器）中的力學(xué)類實(shí)驗(yàn)儀器作為小類進(jìn)行集中編碼。力學(xué)儀器作為小類集中編碼見表3。

表3 力學(xué)儀器集中編碼

3.4 唯一原則

對(duì)具有同一品名、同一國(guó)別廠家、不同型號(hào)規(guī)格的小類物資力求其編碼唯一性[7-8]，比如：南丁格爾短袖白大衣不同型號(hào)規(guī)格對(duì)應(yīng)不同的編碼。同一品名、不同規(guī)格的小類物資分類見表4。

3.5 完整原則

為了保證庫(kù)存物資編碼的完整性，對(duì)庫(kù)存編碼需要留有足夠空間來(lái)拾遺補(bǔ)新，確保物資編碼完整性[9]。比如：彎有勾止血鉗庫(kù)存常備的只有12、16和18 cm的，此次編碼將14和20 cm一起納入編碼，保證了物資編碼的完整性。彎有勾止血鉗編碼見表5。

表4 同類物資唯一編碼

表5 同類物資完整編碼

3.6 記憶原則

為方便記憶，將部分物資的型號(hào)規(guī)格用作物資編碼的編號(hào)[10]。如美國(guó)伯樂(lè)公司的電泳梳，其型號(hào)規(guī)格表示為165-33**，每種型號(hào)規(guī)格代表不同規(guī)格的梳子，比如：165-3360就代表了規(guī)格為15孔、厚度為1.0 mm的電泳梳。我們用M3360命名該規(guī)格型號(hào)的物資，方便記憶。物資編碼與型號(hào)一致，見表6。

表6 物資編碼與型號(hào)一致

3.7 尺寸原則

庫(kù)存物資中有些物資尺寸過(guò)大，普通貨架很難滿足存放要求，這些物資只能單獨(dú)存放，在編碼過(guò)程中，我們將根據(jù)尺寸原則將這類物資在中類物資中單獨(dú)編碼，方便了大件物資的存儲(chǔ)和管理[11]。大尺寸物資集中編碼見表7。

4 編碼效果

通過(guò)規(guī)范庫(kù)存物資編碼，設(shè)備器材庫(kù)現(xiàn)對(duì)應(yīng)2名采購(gòu)員，其中采購(gòu)員1只對(duì)應(yīng)進(jìn)口設(shè)備類物資；玻璃耗材庫(kù)只對(duì)應(yīng)采購(gòu)員3。變更倉(cāng)庫(kù)名稱和規(guī)范采購(gòu)渠道后，避免了交叉采購(gòu)，有利于庫(kù)存物資收發(fā)的統(tǒng)計(jì)分析[12]，方便了科研人員對(duì)科研物資的申領(lǐng)、對(duì)庫(kù)存物資的規(guī)劃擺放以及庫(kù)管人員對(duì)物資編碼的記憶，為今后規(guī)范庫(kù)存物資的正規(guī)化和信息化管理起到了一定的奠基作用。

表7 大尺寸物資集中編碼

5 結(jié)語(yǔ)

目前世界上沒(méi)有一套十全十美的編碼體系，此次設(shè)備器材庫(kù)和玻璃器材庫(kù)在編碼過(guò)程中規(guī)范倉(cāng)庫(kù)名稱和采購(gòu)渠道，符合物資編碼的基本原則，簡(jiǎn)單、實(shí)用。這有利于科研物資保障過(guò)程中的統(tǒng)計(jì)分析、規(guī)劃擺放、計(jì)劃盤點(diǎn)，避免了交叉采購(gòu)，方便了以后的庫(kù)存管理[13]，為今后規(guī)范庫(kù)存物資的正規(guī)化和信息化管理起到了一定的奠基作用。在今后實(shí)際的庫(kù)管工作中我們將通過(guò)對(duì)物資編碼的逐步修正，可以進(jìn)一步完善庫(kù)存物資的編碼體系。

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（收稿：2014-10-10 修回：2015-03-20）

Methods and principles for coding of stock materials

LIANG Xian-gang,HE Yun-gang,LIU Li-ping,LI Wei-hua
（Department of Science and Technology,Academy of Military Medical Sciences,Beijing 100850,China）

ObjectiveTo explore the methods and principles for the coding of stock materials in order to realize efficient management,summarization and analysis of the stock materials in the equipment and glass equipment warehouses,to standardize the purchase channel and to facilitate the application for the stock materials.MethodsThe warehouse name was changed and the purchase channel was standardized,and the coding was sequenced with the principles of system,order,concentration,uniqueness,completeness,memory,size and etc.ResultsThe standardization and completeness of the coding of the stock materials were improved to realize proper directory architecture for materials coding.ConclusionThe coding facilitates the summarization,planned allocation and accounting of stock materials,with repeated purchase avoided and stock management enhanced.[Chinese Medical Equipment Journal，2015，36（9）：123-125]

material coding;purchase channel;directory architecture;orderly arrangement

R318；R197.324

A

1003-8868（2015）09-0123-03

10.7687/J.ISSN1003-8868.2015.09.123

梁顯剛（1973—），男，工程師，主要從事科研物資供應(yīng)管理和庫(kù)存控制方面的研究工作，E-mail：LXG6068@sina.com。

100850北京，軍事醫(yī)學(xué)科學(xué)院科技部（梁顯剛，何允剛，劉麗萍，李衛(wèi)華）