趙薇娜
(中國核動力研究設計院,四川 成都 610213)
論項目管理軟件的重要性
趙薇娜
(中國核動力研究設計院,四川 成都 610213)
隨著我國企業(yè)管理方式的不斷進步,項目管理軟件獲得了普遍的使用。本文分析了缺乏項目管理軟件給企業(yè)帶來的問題,重點介紹了采用項目管理軟件能夠給企業(yè)解決的問題以及對企業(yè)發(fā)展的重要意義。
項目管理;項目管理軟件;重要性
現(xiàn)階段隨著我國軟件技術(shù)的快速發(fā)展,很多公司都采用了項目管理軟件對本公司的項目進行管理,通過實踐證明項目管理軟件能夠提高公司項目的管理效率,并且能夠保證項目的有序進行。
從一般意義而言項目的投資情況、工程進度和施工質(zhì)量是企業(yè)管理層面最為關(guān)心的方面。在這其中最為重要的是公司每個部門需要對信息進行共享,由于每一個不同的項目都會關(guān)聯(lián)到公司的各個方面甚至還和政府以及其他企業(yè)有一定的聯(lián)系,所以需要相互之間溝通的信息很多。為了掌握項目的進度等信息企業(yè)一般采用傳統(tǒng)開會等方式,但這種方式有時會受到各個方面的制約效率比較低。
企業(yè)各個項目相關(guān)審核文件、施工進度、合同以及原材料的采購等信息非常復雜并且隨著工程進度發(fā)展會牽扯到更加復雜的事情。尤其是對于大型項目而言相關(guān)的管理者很難對項目的進展程度做到實時的掌握。并且相關(guān)的項目進展信息都是以紙質(zhì)檔的形式保存在查閱的時候很難查找。
2.1建立完善的授權(quán)機制
在相關(guān)公司對項目建立相應的授權(quán)機制時有幾點需要特別注意。首先項目管理軟件的最高權(quán)限屬于領(lǐng)導者,從此可以放心將重要文件放在網(wǎng)絡之上,而不必擔心泄密。其次,當項目的領(lǐng)導者擁有軟件的最高權(quán)限后,相關(guān)的項目執(zhí)行軟件者將擁有相對應權(quán)限,并且隨著授權(quán)機制的采用使項目管理者能夠?qū)崟r的掌握項目信息并且保證項目相關(guān)的信息的安全性。
2.2增強部門之間的溝通效率
在企業(yè)內(nèi)部每個項目包含的信息量非常大,并且會涉及到不同的部門之間的合作。如果項目的相關(guān)信息溝通不暢將造成項目進展的進度降低并且影響員工的工作效率。所以應該依靠項目管理軟件建立完善的信息交互共享機制,這樣項目相關(guān)的信息能夠得到最大限度的溝通共享。項目管理軟件在功能上應該具備強大的自動記憶功能能夠滿足相關(guān)人們實時的信息查詢需求。另外,還應該具備相關(guān)文件的快速傳遞能力,相關(guān)的工作人員能夠通過項目管理軟件快速接收項目文件。最后,能夠?qū)崿F(xiàn)不同部門間、員工間、領(lǐng)導和員工間之間的實時交流。
2.3建立協(xié)同的工作管理系統(tǒng)
公司中的每一個項目不是單獨的一個部門能夠完成的,這需要每個部門之間的通力合作才能夠?qū)崿F(xiàn)的。由于每一個部門主要負責的業(yè)務內(nèi)容不同,作業(yè)應當建立一個有效的工作管理系統(tǒng)??梢允褂肳BS技術(shù)實現(xiàn)不同部門之間的有效溝通,并且依靠本系統(tǒng)能夠?qū)㈨椖恐械拿恳粋€任務分配到具體的個人上面,從而有利于提高項目的進度并且有利于相關(guān)考核工作的實行。
2.4能夠?qū)崿F(xiàn)對項目的動態(tài)控制
由于公司的每一個項目牽扯到不同的部門,并且還有可能涉及到其他的公司,項目在實施過程中有很多的不確定因素,所以對項目的實時信息的掌握在一定程度上決定著項目質(zhì)量。相關(guān)實踐證明,采用相關(guān)網(wǎng)絡計劃技術(shù)能夠?qū)⑾鄳慕ㄔO周期縮短到原來的80%左右,并且整個工程的施工成本將降低到原來的90%左右。所以可以將網(wǎng)絡計劃技術(shù)作為對項目實施信息掌控的重要核心技術(shù)之一。應用網(wǎng)絡計劃技術(shù)能夠?qū)⒄麄€項目進行科學合理劃分,對工程進度能夠合理的安排并且進行統(tǒng)一的規(guī)劃,從而使用最少的時間和最少的資源保證項目進度和施工質(zhì)量,提高項目實施效率同時降低成本。
2.5 實現(xiàn)全員管理
對于項目進行管理從本質(zhì)上而言是對參與項目的人員的科學管理,對全員進行管理時應該合理的處理好不同部門之間的權(quán)利和責任等不同問題,應用那些具體的矩陣式組織形式的項目管理軟件從而充分發(fā)揮人的積極性,從而保證項目實施的質(zhì)量提高人員的工作效率。
項目管理是企業(yè)改革、創(chuàng)新的重要管理方法,市場競爭越來越大,并且隨著經(jīng)濟環(huán)境的不斷發(fā)展,企業(yè)需要不斷根據(jù)實際情況適應性的市場變化,重新組織企業(yè)資源,整合工作流程,加強技術(shù)創(chuàng)新是企業(yè)提升競爭力的有效方法,變革管理已經(jīng)成為企業(yè)適應變化而生存的基本出路,而項目管理正是被實踐證明、且行之有效的變革管理方法。
以項目管理軟件系統(tǒng)為基礎,可將公司各種與項目相關(guān)的關(guān)系通過集中、明晰的方式管理起來,進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。在企業(yè)的經(jīng)營活動中, 存在著事務型和項目型兩種工作類型,這兩者之間存在一定的重疊。另外,項目的管理需要設計、技術(shù)、實施、財務、市場、設備、物資、運營等部門的密切配合,利用項目管理軟件系統(tǒng),能夠打破部門的界限按照項目管理的需要建立企業(yè)網(wǎng)絡化的工作模式,將與項目管理相關(guān)的部門通過集中、明晰的方式管理起來。這樣可以將事務型工作和項目型工作區(qū)分開來,避免因二者隱含和混淆的關(guān)系而影響項目的管理效率。
將公司的項目管理軟件系統(tǒng)與其他軟件系統(tǒng)進行相應的關(guān)聯(lián),從而形成一個整體高效的管理平臺?,F(xiàn)階段各個大型企業(yè)常用的項目管理軟件已經(jīng)能夠?qū)⑵髽I(yè)網(wǎng)資源、應用軟件管理、信息交流、數(shù)據(jù)安全和遠程監(jiān)控等一體化管理,從而共同形成統(tǒng)一高效的企業(yè)管理平臺,是企業(yè)各個部門和管理系統(tǒng)進行同步。這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)上級領(lǐng)導對企業(yè)相關(guān)信息的實時掌握和決策,另外采用項目管理軟件能將相關(guān)的管理等部分整合進去,從而提高項目實施的效率降低企業(yè)的管理成本。
通過上面的分析可知,企業(yè)采用項目管理軟件能夠給企業(yè)解決諸多實際問題,能夠提高企業(yè)的工作效率對于企業(yè)的長遠發(fā)展具有重要的意義。因此,在未來項目管理軟件具有很好的發(fā)展和應用前景。
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