趙薇娜

（中國核動力研究設(shè)計院，四川 成都 610213）

論項目管理軟件的重要性

趙薇娜

（中國核動力研究設(shè)計院，四川 成都 610213）

隨著我國企業(yè)管理方式的不斷進(jìn)步，項目管理軟件獲得了普遍的使用。本文分析了缺乏項目管理軟件給企業(yè)帶來的問題，重點介紹了采用項目管理軟件能夠給企業(yè)解決的問題以及對企業(yè)發(fā)展的重要意義。

項目管理；項目管理軟件；重要性

現(xiàn)階段隨著我國軟件技術(shù)的快速發(fā)展，很多公司都采用了項目管理軟件對本公司的項目進(jìn)行管理，通過實踐證明項目管理軟件能夠提高公司項目的管理效率，并且能夠保證項目的有序進(jìn)行。

1　缺乏項目管理軟件給企業(yè)帶來的問題

從一般意義而言項目的投資情況、工程進(jìn)度和施工質(zhì)量是企業(yè)管理層面最為關(guān)心的方面。在這其中最為重要的是公司每個部門需要對信息進(jìn)行共享，由于每一個不同的項目都會關(guān)聯(lián)到公司的各個方面甚至還和政府以及其他企業(yè)有一定的聯(lián)系，所以需要相互之間溝通的信息很多。為了掌握項目的進(jìn)度等信息企業(yè)一般采用傳統(tǒng)開會等方式，但這種方式有時會受到各個方面的制約效率比較低。

企業(yè)各個項目相關(guān)審核文件、施工進(jìn)度、合同以及原材料的采購等信息非常復(fù)雜并且隨著工程進(jìn)度發(fā)展會牽扯到更加復(fù)雜的事情。尤其是對于大型項目而言相關(guān)的管理者很難對項目的進(jìn)展程度做到實時的掌握。并且相關(guān)的項目進(jìn)展信息都是以紙質(zhì)檔的形式保存在查閱的時候很難查找。

2　項目管理軟件要解決的問題

2.1建立完善的授權(quán)機(jī)制

在相關(guān)公司對項目建立相應(yīng)的授權(quán)機(jī)制時有幾點需要特別注意。首先項目管理軟件的最高權(quán)限屬于領(lǐng)導(dǎo)者，從此可以放心將重要文件放在網(wǎng)絡(luò)之上，而不必?fù)?dān)心泄密。其次，當(dāng)項目的領(lǐng)導(dǎo)者擁有軟件的最高權(quán)限后，相關(guān)的項目執(zhí)行軟件者將擁有相對應(yīng)權(quán)限，并且隨著授權(quán)機(jī)制的采用使項目管理者能夠?qū)崟r的掌握項目信息并且保證項目相關(guān)的信息的安全性。

2.2增強(qiáng)部門之間的溝通效率

在企業(yè)內(nèi)部每個項目包含的信息量非常大，并且會涉及到不同的部門之間的合作。如果項目的相關(guān)信息溝通不暢將造成項目進(jìn)展的進(jìn)度降低并且影響員工的工作效率。所以應(yīng)該依靠項目管理軟件建立完善的信息交互共享機(jī)制，這樣項目相關(guān)的信息能夠得到最大限度的溝通共享。項目管理軟件在功能上應(yīng)該具備強(qiáng)大的自動記憶功能能夠滿足相關(guān)人們實時的信息查詢需求。另外，還應(yīng)該具備相關(guān)文件的快速傳遞能力，相關(guān)的工作人員能夠通過項目管理軟件快速接收項目文件。最后，能夠?qū)崿F(xiàn)不同部門間、員工間、領(lǐng)導(dǎo)和員工間之間的實時交流。

2.3建立協(xié)同的工作管理系統(tǒng)

公司中的每一個項目不是單獨的一個部門能夠完成的，這需要每個部門之間的通力合作才能夠?qū)崿F(xiàn)的。由于每一個部門主要負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)內(nèi)容不同，作業(yè)應(yīng)當(dāng)建立一個有效的工作管理系統(tǒng)?？梢允褂肳BS技術(shù)實現(xiàn)不同部門之間的有效溝通，并且依靠本系統(tǒng)能夠?qū)㈨椖恐械拿恳粋€任務(wù)分配到具體的個人上面，從而有利于提高項目的進(jìn)度并且有利于相關(guān)考核工作的實行。

2.4能夠?qū)崿F(xiàn)對項目的動態(tài)控制

由于公司的每一個項目牽扯到不同的部門，并且還有可能涉及到其他的公司，項目在實施過程中有很多的不確定因素，所以對項目的實時信息的掌握在一定程度上決定著項目質(zhì)量。相關(guān)實踐證明，采用相關(guān)網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)能夠?qū)⑾鄳?yīng)的建設(shè)周期縮短到原來的80%左右，并且整個工程的施工成本將降低到原來的90%左右。所以可以將網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)作為對項目實施信息掌控的重要核心技術(shù)之一。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)能夠?qū)⒄麄€項目進(jìn)行科學(xué)合理劃分，對工程進(jìn)度能夠合理的安排并且進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，從而使用最少的時間和最少的資源保證項目進(jìn)度和施工質(zhì)量，提高項目實施效率同時降低成本。

2.5 實現(xiàn)全員管理

對于項目進(jìn)行管理從本質(zhì)上而言是對參與項目的人員的科學(xué)管理，對全員進(jìn)行管理時應(yīng)該合理的處理好不同部門之間的權(quán)利和責(zé)任等不同問題，應(yīng)用那些具體的矩陣式組織形式的項目管理軟件從而充分發(fā)揮人的積極性，從而保證項目實施的質(zhì)量提高人員的工作效率。

3　項目管理軟件對企業(yè)管理的重要性

項目管理是企業(yè)改革、創(chuàng)新的重要管理方法，市場競爭越來越大，并且隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的不斷發(fā)展，企業(yè)需要不斷根據(jù)實際情況適應(yīng)性的市場變化，重新組織企業(yè)資源，整合工作流程，加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新是企業(yè)提升競爭力的有效方法，變革管理已經(jīng)成為企業(yè)適應(yīng)變化而生存的基本出路，而項目管理正是被實踐證明、且行之有效的變革管理方法。

以項目管理軟件系統(tǒng)為基礎(chǔ)，可將公司各種與項目相關(guān)的關(guān)系通過集中、明晰的方式管理起來，進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。在企業(yè)的經(jīng)營活動中， 存在著事務(wù)型和項目型兩種工作類型，這兩者之間存在一定的重疊。另外，項目的管理需要設(shè)計、技術(shù)、實施、財務(wù)、市場、設(shè)備、物資、運營等部門的密切配合，利用項目管理軟件系統(tǒng)，能夠打破部門的界限按照項目管理的需要建立企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化的工作模式，將與項目管理相關(guān)的部門通過集中、明晰的方式管理起來。這樣可以將事務(wù)型工作和項目型工作區(qū)分開來，避免因二者隱含和混淆的關(guān)系而影響項目的管理效率。

將公司的項目管理軟件系統(tǒng)與其他軟件系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的關(guān)聯(lián)，從而形成一個整體高效的管理平臺。現(xiàn)階段各個大型企業(yè)常用的項目管理軟件已經(jīng)能夠?qū)⑵髽I(yè)網(wǎng)資源、應(yīng)用軟件管理、信息交流、數(shù)據(jù)安全和遠(yuǎn)程監(jiān)控等一體化管理，從而共同形成統(tǒng)一高效的企業(yè)管理平臺，是企業(yè)各個部門和管理系統(tǒng)進(jìn)行同步。這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)上級領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)相關(guān)信息的實時掌握和決策，另外采用項目管理軟件能將相關(guān)的管理等部分整合進(jìn)去，從而提高項目實施的效率降低企業(yè)的管理成本。

結(jié)語

通過上面的分析可知，企業(yè)采用項目管理軟件能夠給企業(yè)解決諸多實際問題，能夠提高企業(yè)的工作效率對于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的意義。因此，在未來項目管理軟件具有很好的發(fā)展和應(yīng)用前景。

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