◎ 文 《法人》特約撰稿 劉愛和 周蕾

如何用信息化手段管控合同風(fēng)險(xiǎn)

◎ 文 《法人》特約撰稿 劉愛和 周蕾

在整個(gè)合同信息化管理過程中，每個(gè)過程究竟該管什么，管到什么程度，才能將合同的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，很多企業(yè)其實(shí)都沒有清晰的思路

欄目特邀主持機(jī)構(gòu)：慧點(diǎn)科技

北京慧點(diǎn)科技有限公司作為中國領(lǐng)先的管理軟件與服務(wù)提供商，通過創(chuàng)新性地引入風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制理念，與先進(jìn)的信息技術(shù)相結(jié)合，打造了慧點(diǎn)科技法律事務(wù)管理系統(tǒng)。目前，已成功為以首都機(jī)場、神華集團(tuán)、中海油、中國航油、中國銀聯(lián)等為代表的50余家大型客戶提供了服務(wù)，發(fā)揮“助力企業(yè)規(guī)范法務(wù)工作，提升法務(wù)管控效力”的作用。

合同是企業(yè)通向市場的橋梁和紐帶，合同管理的水平?jīng)Q定企業(yè)自身在交易過程中是否安全，所以合同管理的重要性無須贅言。然而在合同管理的過程中，無處不伴隨著風(fēng)險(xiǎn)。如何防范法律風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)自身的利益是企業(yè)非常關(guān)心的問題。大家能想到的防范措施無外乎以下幾種：一是加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)，提高法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識；二是完善制度流程，提升合同管理體系防范風(fēng)險(xiǎn)的能力；三是利用信息化手段，管控合同風(fēng)險(xiǎn)。

從形式看，利用信息化手段，是防范合同風(fēng)險(xiǎn)非常有效的手段之一。所以目前很多企業(yè)尤其是大型企業(yè)都建立了自己的合同管理信息系統(tǒng)，將合同全生命周期的管理過程落實(shí)在系統(tǒng)中。但是在整個(gè)合同信息化管理過程中，每個(gè)過程究竟該管什么，管到什么程度，才能將合同的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，很多企業(yè)其實(shí)都沒有清晰的思路。本文以筆者所參與實(shí)施的多家大型企業(yè)合同管理系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，簡要介紹如何將這些風(fēng)險(xiǎn)管控要求落實(shí)在信息系統(tǒng)中，通過信息化的手段，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的防控。

按照《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》-16號文件的要求，多家大型企業(yè)將合同管理全生命周期劃分為簽訂前、簽訂中、履行中、履行后四個(gè)階段。每個(gè)階段常見的信息系統(tǒng)功能主要包含合同簽約背景、相對方的管理、合同范本管理、合同訂立、合同履行、合同變更、合同解除、合同評估、合同歸檔、查詢統(tǒng)計(jì)等管理模塊（見圖一）。

圖一：合同全生命周期管理過程

在這些過程中，每個(gè)過程管理的最終目標(biāo)都是實(shí)現(xiàn)合同的風(fēng)險(xiǎn)防控。由于篇幅所限，本文重點(diǎn)闡述一下合同管理的幾個(gè)

重要過程：相對方、合同訂立和合同履行可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)及IT防控的措施。

相對方管理的風(fēng)險(xiǎn)及IT防控措施

目前各單位對相對方的管理差異較大。大部分單位相對方都沒有統(tǒng)一的歸口管理部門；有些特殊類的相對方有統(tǒng)一管理的部門，如采購供應(yīng)商在公司的采購部門管理，客戶在公司的銷售部門管理；信息化程度較高的單位可能已經(jīng)建立了專門的供應(yīng)商或客戶管理的系統(tǒng)，如SAP、電子商務(wù)系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)一般管理的是某一類別的相對方或者相對方的基本信息，而對于相對方的準(zhǔn)入、評價(jià)或者對相對方的安全等級、關(guān)聯(lián)關(guān)系等并無統(tǒng)一的管理，相對方數(shù)據(jù)無法共享，安全等級出現(xiàn)問題也無相應(yīng)的預(yù)警，這可能會(huì)存在較大風(fēng)險(xiǎn)。如某供應(yīng)商和某公司上海分公司簽約，但最終出現(xiàn)了比較嚴(yán)重的違約事件，雙方需要對簿公堂，但是其他分公司并不知情，仍然在跟此供應(yīng)商簽訂新合同，那么這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)可想而知。

相信以上風(fēng)險(xiǎn)是各個(gè)企業(yè)都存在的問題，而且有些企業(yè)也曾出現(xiàn)過對應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)事件，但是從筆者接觸的眾多企業(yè)法律部人員來看，他們也都時(shí)常抱怨：“這就是管理現(xiàn)狀，法律部不可能統(tǒng)一管理所有相對方，也沒那個(gè)能力?！贝_實(shí)，企業(yè)這么多相對方也不是法律部一個(gè)部門可以管理的。那么在企業(yè)相對方原本就分散管理的現(xiàn)狀下，究竟如何借助信息化的手段管理相對方，從源頭上降低簽約風(fēng)險(xiǎn)，是非常值得探討的事情。從我們的信息化實(shí)踐來看，可以從四個(gè)方面來探索（見圖二）。

圖二：相對方管理

周蕾慧點(diǎn)科技風(fēng)險(xiǎn)管理與控制事業(yè)部合同與法務(wù)管理產(chǎn)品咨詢顧問，參與多家大型集團(tuán)合同管理系統(tǒng)和法務(wù)管理系統(tǒng)的咨詢和實(shí)施，專注于為大型、集團(tuán)型客戶提供合同管理和法務(wù)管理的IT解決方案。

1）相對方準(zhǔn)入。多數(shù)集團(tuán)型企業(yè)的相對方是按類別來管理的，不同類型相對方的對應(yīng)部門也不一致，如集采類的供應(yīng)商由集團(tuán)公司采購部門管理，業(yè)務(wù)貿(mào)易類相對方由下屬成員單位相關(guān)部門管理。針對分散管理的情況集團(tuán)首先建立統(tǒng)一的相對方信息數(shù)據(jù)庫，將不同類型的相對方統(tǒng)一在此庫中管理，所有相對方入庫都有相應(yīng)的準(zhǔn)入機(jī)制。這些準(zhǔn)入機(jī)制均為不同類型相對方的管理單位所設(shè)置，按照他們的要求建立不同的準(zhǔn)入流程，這樣既能實(shí)現(xiàn)相對方的統(tǒng)一集中管理，也能滿足不同管理部門的要求。

2）相對方分級。談到分級，好多業(yè)務(wù)人員甚至法律人員可能會(huì)直接不假思索地?fù)u頭說No，認(rèn)為相對方的分級太復(fù)雜了，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，很難在實(shí)際的業(yè)務(wù)過程中實(shí)施。筆者建議，相對方分級應(yīng)該是逐漸完善的，不能期望一步到位。對于管理相對成熟的相對方類型，可將其已有的分級體制納入信息系統(tǒng)中管理；對于管理不成熟或未管理的相對方，可先建立統(tǒng)一的、較粗的分類。例如可以將相對方分為三個(gè)級別：白名單、黑名單、灰名單，并按照簡單的條件設(shè)定三級的標(biāo)準(zhǔn)，在信息系統(tǒng)中對這三級相對方進(jìn)行嚴(yán)格的控制。如黑名單的相對方禁止與之簽約，灰名單的相對方如果需要簽約則在合同訂立和履行過程中都會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)提示。對于管理程度較高的相對方類型，如集采類，可將其管理過程納入系統(tǒng)中管理，建立相應(yīng)的評級機(jī)制，并能在每次信息變動(dòng)時(shí)，動(dòng)態(tài)維護(hù)相對方的評級信息。筆者認(rèn)為無論采用何種程度的分級方式，最重要的是通過相對方數(shù)據(jù)的共享，在全集團(tuán)范圍內(nèi)防控與資信不良相對方簽約的風(fēng)險(xiǎn)。

3）區(qū)分關(guān)聯(lián)相對方。在信息系統(tǒng)中建立統(tǒng)一的相對方管理的數(shù)據(jù)庫，并在數(shù)據(jù)庫中建立相對方之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。當(dāng)在同一筆業(yè)務(wù)中出現(xiàn)同一公司跟兩個(gè)有關(guān)聯(lián)關(guān)系的對方簽約，則系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)提示，提醒相關(guān)人員規(guī)避交易中的風(fēng)險(xiǎn)。

4）交易記錄和履約評價(jià)。合同履行跟蹤人員可以在系統(tǒng)中記錄每個(gè)簽約的履行評價(jià)信息，為他人選商提供歷史數(shù)據(jù)。同時(shí)通過與SAP等的集成，可以動(dòng)態(tài)跟蹤每個(gè)對方的財(cái)務(wù)信息，為選商提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的支撐。

合同訂立的風(fēng)險(xiǎn)及IT防控措施

不同類型的合同，風(fēng)險(xiǎn)類型、發(fā)生頻率和影響程度均不一致，要想實(shí)現(xiàn)合同訂立過程的風(fēng)險(xiǎn)防控，首先應(yīng)區(qū)分不同類型合同的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施等，并將這些措施固化在系統(tǒng)中。對于合同訂立過程，可以從兩方面借助信息化手段來防范風(fēng)險(xiǎn)。

1）事項(xiàng)審批的強(qiáng)制前置?，F(xiàn)在有很多企業(yè)為了提升審批的效力，搶占商機(jī)，進(jìn)行了很多審批流程的簡化，很多合同都是事項(xiàng)審批和合同審批合并進(jìn)行，但是對于風(fēng)險(xiǎn)較大的合同，則不適合。但是在實(shí)際執(zhí)行的過程，業(yè)務(wù)部門的人通常會(huì)為了簡化審批環(huán)節(jié)，對于高風(fēng)險(xiǎn)的合同也進(jìn)行事項(xiàng)和合同的合并審批。遇到這種問題，基本是通過法律部門的審核人發(fā)現(xiàn)該合同不符合審查的流程規(guī)范，打回去讓業(yè)務(wù)部門的人重新走流程。這樣既耽誤時(shí)間，造成商機(jī)的流失；同時(shí)受審核人的責(zé)任心影響，可能造成管理的不規(guī)范，容易引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。為了規(guī)避此問題，在合同系統(tǒng)中通過合同類型進(jìn)行了區(qū)分，界定了必須進(jìn)行前置事項(xiàng)審批的合同類型，則針對此類型的合同，如果未上傳事項(xiàng)審批結(jié)果作為合同的附件，則系統(tǒng)控制不能進(jìn)行合同的提交，這樣既提高了審核效率，也更好地防范風(fēng)險(xiǎn)。

2）基于合同類別的風(fēng)險(xiǎn)提示。不同類型的合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)不一致，各個(gè)審核環(huán)節(jié)不同部門的人審核的關(guān)鍵點(diǎn)也不一致，因此需要基于合同分類來梳理不同環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和審核要素?？梢栽谛畔⑾到y(tǒng)上線前，基于合同類型進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)梳理，然后借助信息化將這些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)固化在系統(tǒng)中。信息系統(tǒng)可以在合同審核流程的每個(gè)環(huán)節(jié)提醒相關(guān)的審核人，在該環(huán)節(jié)需要注意的風(fēng)險(xiǎn)有哪些。這樣還可以明確審核過程中不同部門的審核職責(zé)，以降低合同訂立過程的風(fēng)險(xiǎn)。

合同履行的風(fēng)險(xiǎn)及IT防控措施

根據(jù)筆者接觸過的大型企業(yè)，從主觀上看，多數(shù)企業(yè)的法律部門都非常重視合同的訂立過程，但忽視合同的履行監(jiān)控。從客觀上看，雖然在職責(zé)要求其監(jiān)控合同的執(zhí)行情況，但受限于人力有限，更受限于沒有合適的工具，多數(shù)企業(yè)的法律部門沒有監(jiān)控合同的履行。而有經(jīng)驗(yàn)的法律人員都明白，80%的合同風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生在合同履行階段，那我們?nèi)绾谓柚畔⒒侄螏椭覀兘鉀Q這個(gè)難題呢？我們可以從三個(gè)角度來進(jìn)行有益的嘗試。

1）按照合同類別建立履行反饋機(jī)制。由于不同類型的合同在履行過程中風(fēng)險(xiǎn)也不一致，企業(yè)也很難實(shí)現(xiàn)針對所有合同履行的統(tǒng)一的管理或監(jiān)控。目前很多企業(yè)在合同管理的過程中，法律部門無法監(jiān)管合同的執(zhí)行過程，只有當(dāng)合同發(fā)生糾紛后，法律部門才知曉情況，這對企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)防控是非常不利的。但是如果希望將合同的履行過程全部監(jiān)管起來，一方面是從管理上比較難進(jìn)行統(tǒng)一要求；另一方面業(yè)務(wù)部門的人一般也都是一人多崗的情況，日常事務(wù)太多，也無法及時(shí)反饋所有合同的執(zhí)行信息，使得管理要求或制度成為一紙空談。因此企業(yè)需要對合同進(jìn)行區(qū)分，識別哪些類型的合同履行風(fēng)險(xiǎn)較高，哪些類型的合同履行風(fēng)險(xiǎn)較低。對于風(fēng)險(xiǎn)較高的合同類型可以加強(qiáng)法律部門對合同履行過程的監(jiān)控，對于風(fēng)險(xiǎn)較低的合同類型可以放權(quán)業(yè)務(wù)部門自己管理，并建立定期報(bào)告的機(jī)制。這兩種履行方式，系統(tǒng)可通過合同類別自動(dòng)判斷，無須人工選擇，以減少失誤，同時(shí)也防止管理過程容易出現(xiàn)的漏洞。

2）建立關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的提醒和超期的警示機(jī)制來防控風(fēng)險(xiǎn)。對于風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，可以通過設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的方式，系統(tǒng)在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)發(fā)消息提醒，以郵件或短信的形式提醒相關(guān)人員及時(shí)跟進(jìn)履行進(jìn)度，規(guī)避履行風(fēng)險(xiǎn)。對于履約超期的合同，系統(tǒng)可以建立警示機(jī)制，并可通過警示逐漸升級的方式，使相關(guān)人員、領(lǐng)導(dǎo)重視合同的執(zhí)行情況，防范合同履約風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

3）通過與資金支付系統(tǒng)的集成來控制合同履約的風(fēng)險(xiǎn)。合同系統(tǒng)如果僅作為單獨(dú)系統(tǒng)，不與資金支付系統(tǒng)集成則很難完整監(jiān)控合同執(zhí)行的過程。只有和資金支付系統(tǒng)做有效對接，真正地實(shí)現(xiàn)每筆付款金額的控制，才能有效防范風(fēng)險(xiǎn)。通過信息系統(tǒng)對合同付款金額的嚴(yán)格控制，可以預(yù)防合同金額早付或多付的風(fēng)險(xiǎn)。合同付款完成后，將實(shí)際的付款數(shù)據(jù)傳到合同系統(tǒng)，這樣無論從資金支付系統(tǒng)或者合同系統(tǒng)都可以很完整地監(jiān)控合同的收付款的過程，使合同的履行過程更加透明，監(jiān)管也更加容易。

以上是筆者基于多家大型企業(yè)合同管理信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，從合同相對方管理、合同訂立、合同履行三個(gè)過程列舉了一些合同風(fēng)險(xiǎn)防控的信息化手段。由于每個(gè)企業(yè)的管理基礎(chǔ)和信息化基礎(chǔ)不同，所以每個(gè)企業(yè)在利用信息化手段加強(qiáng)合同管理、防范風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，也需要根據(jù)自身的實(shí)際來設(shè)計(jì)對應(yīng)的信息化策略。