奚 昕，吳 昊，閻 濤

（中國船舶重工集團公司 第704研究所，上海 200031）

0 引言

國防科技報告是重要的特種文獻，是科研管理部門按照有關(guān)規(guī)定，由科研項目完成者按照《中國國防科學技術(shù)報告編寫規(guī)則》格式要求撰寫和提交的，能夠完整而真實地記錄該科研階段先進科學技術(shù)內(nèi)容和經(jīng)驗教訓，以技術(shù)積累、傳播和交流為目的的科學技術(shù)報告。它是國家寶貴的知識、信息產(chǎn)品和重要的戰(zhàn)略資源[1]。

船舶科研院所提交的國防科技報告是指本單位所承擔的與艦船有關(guān)的國防科研、預(yù)研、技術(shù)基礎(chǔ)、型號裝備等項目的科技人員按照規(guī)定格式撰寫的，能夠完整而真實反映其所從事科研活動的技術(shù)內(nèi)容和經(jīng)驗的特種文獻[2]。

1 國防科技報告管理工作現(xiàn)狀

某船舶設(shè)備研究所的國防科技報告工作從2000年開始，經(jīng)過14年的發(fā)展，國防科技報告工作取得了一定的成績。

首先，報告篇數(shù)不斷增加。從2000年至2013年，共提交國防科技報告1193篇，近幾年一直呈現(xiàn)上升趨勢。如圖1所示。

其次，報告質(zhì)量不斷提高。在1193篇國防科技報告中，被評為一級報告的達到431篇，占總數(shù)的36.1%，近三年的一級報告率均超過了38%。說明科研人員真正把撰寫國防科技報告作為科研任務(wù)中一項重要工作來做，努力將報告寫得真實、詳盡。這不僅是對自己工作的一種記錄和總結(jié)，也為單位、為年輕同志留下了一筆寶貴的財富。

圖1 某船舶設(shè)備研究所提交國防科技報告數(shù)量

該研究所國防科技報告現(xiàn)在的管理模式是：科研人員根據(jù)科研項目要求撰寫完國防科技報告后，交所技術(shù)管理部門對報告進行形式審查，審查合格的交由相關(guān)專業(yè)副總工程師進行技術(shù)內(nèi)容審查，填寫審查意見。國防科技報告撰寫者收到形式和技術(shù)內(nèi)容審查合格的國防科技報告后，按照《中國國防科學技術(shù)報告編寫規(guī)則》編制出國防科技報告紙質(zhì)版及電子版交所技術(shù)管理部門，技術(shù)管理部門統(tǒng)一在審定表上加蓋所章后，上報集團公司國防科技報告管理辦公室。具體如圖2所示。

圖2 國防科技報告管理模式

2 管理工作中存在的問題

2.1 國防科技報告工作未能正真納入科研項目程序

國防科技報告的征集工作應(yīng)貫穿于科研項目的整個過程，包括科研項目立項時、項目研制過程中、項目驗收等環(huán)節(jié)。某個科研項目應(yīng)該在哪些節(jié)點時間提交多少篇國防科技報告應(yīng)該在任務(wù)下達通知時就應(yīng)該明確下來，把國防科技報告提交完成與否同項目執(zhí)行率結(jié)合起來，項目管理部門應(yīng)將此作為考核的一個指標。但由于種種原因，現(xiàn)在的國防科技報告工作并未與項目各環(huán)節(jié)緊密結(jié)合?，F(xiàn)在國防科技報告主要有兩部分來源：一是集團國防科技報告管理辦公室每年給單位下達的國防科技報告提交計劃；二是由科技人員自主選擇寫作題目進行撰寫，隨意性較大。

2.2 國防科技報告管理人員工作量不斷增加

該船舶設(shè)備研究所國防科技報告管理人員一直是配備一名人員，但隨著國防科技報告提交量的逐年提升，管理人員的工作量也逐年增加。國防科技報告管理人員的工作職責是收集全單位的科技人員撰寫的國防科技報告（電子版），對每篇報告進行形式審查，發(fā)現(xiàn)有格式方面問題的報告退回并告知撰寫者，待撰寫者修改完畢后，再次進行審查。若格式正確，給予當年的基層編號，將國防科技報告按專業(yè)分發(fā)給主管專業(yè)副總工程師進行技術(shù)內(nèi)容審查。形式和技術(shù)內(nèi)容都審查好的國防科技報告再次轉(zhuǎn)交撰寫者進行打印（紙質(zhì)版）。最終匯集齊紙質(zhì)版國防科技報告，將審定表蓋上單位公章，統(tǒng)一通過機要渠道上報集團公司國防科技報告管理辦。

粗略計算一下，國防科技報告管理員平均針對一篇報告所花的工作時間約1.5個小時。如果一年全單位提交200篇國防科技報告，那么國防科技報告管理工作所花的時間將達到300小時，每年要花費近兩個月的工作時間進行國防科技報告的收集和上報工作。隨著報告書的逐年遞增，工作時間還將進一步增加。

2.3 國防科技報告利用率較低

現(xiàn)在本單位的科研人員撰寫國防科技報告的作用主要是為了項目結(jié)題、試驗驗收、課題查新、評定職稱等，這些國防科技報告上交后就較少有人再去查詢利用它們，致使國防科技報告沒有得到充分交流使用。

國防科技報告因不受篇幅限制，往往內(nèi)容詳盡、具體，包括大量的圖表、數(shù)據(jù)以及科技工作成功的經(jīng)驗或失敗的教訓，可操作性強，極有實用價值。普通期刊只能發(fā)表非密的論文，而國防科技報告可以發(fā)表涉密內(nèi)容，能為從事國防科技研究的人員提供一個發(fā)表和交流學術(shù)見解的平臺。因此如何利用好國防科技報告這一豐富資源是國防科技報告管理部門的又一重要工作。

3 對國防科技報告工作的幾點建議

3.1 將國防科技報告工作真正納入科研管理程序

在科研項目立項階段，項目建議書或任務(wù)通知書就應(yīng)該將提交國防科技報告的數(shù)量、時間等明確，在項目驗收、鑒定、報獎等階段都應(yīng)考察國防科技報告工作的完成情況。國防科技報告工作應(yīng)該由科研項目（技術(shù)）管理部門、科研項目承擔單位和情報信息管理部門合作，將國防科技報告工作與科研項目完全掛起鉤來，融入科研項目的全過程管理[3]。

3.2 國防科技報告部分管理工作下放到基層單位

在現(xiàn)有機關(guān)管理人員編制數(shù)不再擴大的前提下，建議在每個基層單位設(shè)立一位國防科技報告聯(lián)絡(luò)員，每篇國防科技報告在撰寫完后不直接提交到技術(shù)管理部門的管理人員，而是先由各基層單位的國防科技報告聯(lián)絡(luò)員收集各自部門所寫的國防科技報告，由聯(lián)絡(luò)員先對報告進行初步審查，如發(fā)現(xiàn)問題直接在部門內(nèi)部就修改完畢，待一個部門的報告收集齊后，由聯(lián)絡(luò)員統(tǒng)一發(fā)給技術(shù)管理部門管理員，技術(shù)管理部門管理員在完成形式審查及最后技術(shù)內(nèi)容審查后，也統(tǒng)一將最終稿轉(zhuǎn)發(fā)給各聯(lián)絡(luò)員。技術(shù)管理部門管理人員負責對各部門的聯(lián)絡(luò)員進行國防科技報告編寫規(guī)則的培訓。這一做法的好處有：

1）能夠減少技術(shù)管理部門對報告的審查時間。因有些格式問題已經(jīng)被聯(lián)絡(luò)員發(fā)現(xiàn)，在部門內(nèi)即可修改完畢，大大減少了國防科技報告提交到管理部門的出錯率。

2）能夠減少技術(shù)管理部門管理人員的反饋次數(shù)。原先每位撰寫者寫完國防科技報告后直接提交到技術(shù)管理部門，如果每年有100位作者寫國防科技報告，那么管理人員就要面對100位作者進行審查意見的反饋，有時甚至要往復(fù)好幾次，面對這么多作者，難免有遺漏或出錯的時候。但有了聯(lián)絡(luò)員后，技術(shù)管理部門管理員只需面對十幾位聯(lián)絡(luò)員，所有審查意見統(tǒng)一反饋給聯(lián)絡(luò)員，再由聯(lián)絡(luò)員分發(fā)到各個撰寫者。

3）便于各部門進行國防科技報告的統(tǒng)計。因為有了聯(lián)絡(luò)員制度，聯(lián)絡(luò)員就能對各自部門每年撰寫國防科技報告的情況進行方便的統(tǒng)計，并對這些報告進行有效的管理和再利用。

3.3 加強信息化建設(shè)，加大國防科技報告利用率

現(xiàn)在，該船舶設(shè)備研究所正在推進國防科技報告工作的信息化進程。情報信息管理部門正在建設(shè)本單位數(shù)字圖書館，國防科技報告作為科技文獻的重要組成部門將被納入數(shù)字圖書館，供科技人員閱覽使用[4]。這一舉措將把那些沉睡在檔案室里的國防科技報告重新喚醒，新來的科技人員或其他需要檢索國防科技報告的人員可以輕松得看到“前輩”所做的科研項目，汲取他們的成功經(jīng)驗，吸取他們的失敗教訓，使自己能少走彎路，盡快取得科研的成功[5]。當然，國防科技報告大多涉及國家秘密，在被使用前要制定一套行之有效的規(guī)章制度，在使用時要嚴格控制知悉范圍，審查查閱、使用者的密級和使用目的，防止國家秘密的泄露。

4 結(jié)束語

國防科技報告是國防科技發(fā)展的重要資源，對于促進裝備現(xiàn)代化建設(shè)具有非常重要的意義，同時也是科研單位的寶貴財富。應(yīng)該集合單位領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)職能部門、基層單位、科研人員等各方面力量，共同做好本單位的國防科技報告工作。

[1]時春麗.關(guān)于國防科技報告工作的思考——以中國原子能科學研究院為例[J].科技成果管理與研究,2010(12): 52-53, 90.

[2]代玉東, 魏敬.淺議航天國防科技報告的開發(fā)與利用[J].航天工業(yè)管理, 2004(3): 27-29.

[3]陳衛(wèi)紅.航天國防科技報告知識管理研究[J].航天器工程, 2009, 18(2): 95-99.

[4]張剛.關(guān)于加強航天國防科技報告利用的幾點思考[J].航天工業(yè)管理, 2005(1): 21-22.

[5]尹益輝, 胡文軍.簡論GF報告的作用與使用[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊, 2008(8): 14-16.