劉益慧

（廣州市城市基礎(chǔ)設(shè)施配套費(fèi)征收中心 廣東 廣州 510120）

淺談城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案的規(guī)范管理

劉益慧

（廣州市城市基礎(chǔ)設(shè)施配套費(fèi)征收中心 廣東 廣州 510120）

不斷規(guī)范城市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案工作，為工程建設(shè)提供真實(shí)詳細(xì)的檔案資料，對(duì)加強(qiáng)建設(shè)單位的黨風(fēng)廉政建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。本文從城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案的特點(diǎn)、存在問題及解決方案進(jìn)行探討。

市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目；招投標(biāo)；檔案管理

城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案是指經(jīng)市人大會(huì)議審議通過，由市發(fā)展改革行政主管部門印發(fā)的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，在招標(biāo)投標(biāo)交易活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、符號(hào)、圖表、聲像等不同載體的原始記錄。重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案是招標(biāo)投標(biāo)過程中的真實(shí)記錄，是招標(biāo)投標(biāo)管理工作的重要依據(jù)，重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目因?yàn)橐?guī)模大，既有勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等服務(wù)，又有主體工程、配套工程、既有土建工程又有機(jī)械設(shè)備的采購安裝，形成周期長(zhǎng)，招投標(biāo)文件具有數(shù)量大種類多，發(fā)揮作用時(shí)間長(zhǎng)的特點(diǎn)。作為檔案工作者，應(yīng)當(dāng)建立健全市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案工作，認(rèn)真研究思考，采取積極的措施，保證招投標(biāo)檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為建設(shè)項(xiàng)目中標(biāo)后的跟蹤管理和咨詢服務(wù)提供依據(jù)。

目前，城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件主要存在以下幾個(gè)問題：

首先，工程招投標(biāo)檔案數(shù)量巨大、規(guī)格不一，給庫房管理帶來壓力。城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目往往參加單位多，招投標(biāo)文件數(shù)量龐大，沒有中標(biāo)的單位招投標(biāo)文件更是數(shù)量巨大，而且各類文件至少一式三套。目前，現(xiàn)行的檔案管理規(guī)范中沒有對(duì)工程招投標(biāo)文件的規(guī)格大小、保管期限等沒有明確的規(guī)定。一些重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目往往工期長(zhǎng)，查閱頻繁，招投標(biāo)文件大小又無法入盒，給檔案保管和利用帶來不小的管理難度。

其次，招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度不完善，造成檔案資料管理混亂等問題。很多建設(shè)單位沒有真正建立招投標(biāo)檔案管理工作機(jī)制，與招標(biāo)代理簽訂合同后，招標(biāo)代理給什么就接收什么；一些單位對(duì)重點(diǎn)工程招投標(biāo)檔案的歸檔范圍、歸檔要求模糊不清，招投標(biāo)文件隨意堆放，沒有分類標(biāo)準(zhǔn)，沒有按照按類排列、組卷，以至于給以后的檔案查詢利用、審計(jì)工作帶來很多困難。

再有，檔案管理專業(yè)軟件的單一性，無法滿足招投標(biāo)文件數(shù)字化的需求，也制約了檔案資源的共享?，F(xiàn)在不少企業(yè)采用了專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，但目前的檔案管理系統(tǒng)只能滿足招投標(biāo)檔案的目錄管理，不能與評(píng)標(biāo)管理軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)接，檔案的查閱利用，只能根據(jù)檔號(hào)到檔案室翻閱原始資料，不僅加大了工作量，也容易造成檔案資料的破損。

針對(duì)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案管理實(shí)際存在的一些問題，下面從管理職責(zé)、制度建設(shè)、規(guī)范要求等方面，提出幾點(diǎn)改進(jìn)建議：

1、明確招投標(biāo)檔案管理分工協(xié)作機(jī)制。應(yīng)明確部門和相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，做到分級(jí)管理、職責(zé)明確。重大建設(shè)項(xiàng)目工程招標(biāo)委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行的，由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)招標(biāo)投標(biāo)檔案原始記錄的收集、整理和移交工作，建設(shè)單位負(fù)責(zé)立卷、歸檔、集中保管。招投標(biāo)交易活動(dòng)結(jié)束后，中標(biāo)通知書發(fā)出一周內(nèi)，應(yīng)按照歸檔范圍移交檔案部門，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)沒有按照要求上交的，可考慮不予劃撥代理費(fèi)用。建設(shè)單位應(yīng)建立由技術(shù)部門、綜合檔案室人員組成的小組，明確檔案管理負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)接收、立卷、歸檔，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實(shí)現(xiàn)集中管理。

2、建立健全招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度。在實(shí)際工作中，建設(shè)單位主要是依據(jù)《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法實(shí)施條例》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》整理招投標(biāo)項(xiàng)目檔案，條例中并沒有對(duì)招投標(biāo)檔案的管理做出詳細(xì)規(guī)定。因此，細(xì)化各地現(xiàn)行的工程招投標(biāo)檔案管理辦法，才能規(guī)范招投標(biāo)檔案管理工作。另外，要與交易中心加強(qiáng)聯(lián)系，業(yè)務(wù)審批人員在文件的收集過程中，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，對(duì)報(bào)送人的文件嚴(yán)格審查，不符合歸檔要求的不予辦理，從源頭上規(guī)范檔案材料。

3、規(guī)范檔案資料的收集、整理、鑒定工作。首先，細(xì)化資料收集清單，是精簡(jiǎn)庫存數(shù)量的前提。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件，建設(shè)單位檔案室收集保管的檔案材料主要有工程前期文件材料和工程招投標(biāo)文件材料兩部分。在《條例》沒有具體規(guī)定的情況下，在實(shí)際工作中，筆者認(rèn)為，市重點(diǎn)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案應(yīng)主要包括：1、前期階段：包括立項(xiàng)批文復(fù)印件、招標(biāo)代理協(xié)議、招標(biāo)申請(qǐng)等。2、過程階段：招標(biāo)公告、投標(biāo)申請(qǐng)人匯總名單、投標(biāo)資格預(yù)審、招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑、工程量清單、預(yù)算控制價(jià)或投標(biāo)限價(jià)、投標(biāo)人標(biāo)書，包括技術(shù)標(biāo)、經(jīng)濟(jì)標(biāo)等；3、簽約階段：評(píng)標(biāo)委員會(huì)名單、開標(biāo)記錄、符合要求的投標(biāo)一覽表、廢標(biāo)情況說明、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、中標(biāo)通知書、合同副本、未中標(biāo)人投標(biāo)文件等。其次，在精簡(jiǎn)招投標(biāo)檔案方面，招投標(biāo)辦公室在條件允許的情況下，建立企業(yè)誠(chéng)信檔案和信用投標(biāo)人，以后的投標(biāo)項(xiàng)目資審文件和投標(biāo)文件可不再提交有關(guān)人員業(yè)績(jī)、人員資歷材料等復(fù)印件。這樣，不但減少投標(biāo)單位的重復(fù)工作量，同時(shí)也減少了檔案的數(shù)量。再有，建設(shè)單位應(yīng)統(tǒng)一移交格式，方便以后的管理工作，移交前將歸檔范圍、移交表統(tǒng)一格式后發(fā)給招標(biāo)代理，中標(biāo)單位投標(biāo)文件一正三副，不中標(biāo)單位一套正本就可以了，改變以往招標(biāo)代理將所有招標(biāo)過程中產(chǎn)生的材料全部交給建設(shè)單位，造成資料重復(fù)，庫存緊張的狀況。最后，關(guān)于歸檔年限的設(shè)定，將市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件劃分為永久、三十年、十年，中標(biāo)單位土建部分建議劃為永久，設(shè)備按使用年限劃分為三十年和十年，未中標(biāo)單位建議作為資料保管五年。

4、清晰招投標(biāo)檔案的組卷。招標(biāo)各階段的勘察設(shè)計(jì)、工程監(jiān)理、施工、裝飾裝修、材料設(shè)備采購等應(yīng)當(dāng)分別組卷。招投標(biāo)文件的立卷和歸檔，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律。同一個(gè)項(xiàng)目分階段招標(biāo)的，每一階段應(yīng)分別組卷，內(nèi)容相同的材料，不必重復(fù)歸檔，在備考表中注明即可，卷與卷之間保持相互聯(lián)系。

5、提高招投標(biāo)檔案信息化管理和服務(wù)水平。通過對(duì)檔案專業(yè)管理系統(tǒng)與招投標(biāo)管理系統(tǒng)的接口連接，實(shí)現(xiàn)條目檢索和全文檢索，逐步實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)檔案的數(shù)字化管理。做好檔案的編研工作，編制招投標(biāo)項(xiàng)目匯編，包括錄入項(xiàng)目名稱、中標(biāo)單位、合同金額、合同簽訂日期，并對(duì)主要數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、匯總、分析，對(duì)各類數(shù)據(jù)按照檔案的分類要求以及數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系進(jìn)行整合，各類分析報(bào)表的進(jìn)行插件處理，改變以往單調(diào)、靜止的文檔提供利用方式，為用戶提供圖文一體化的利用服務(wù)，為投標(biāo)單位和有關(guān)部門提供綜合性信息，實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化、科學(xué)化、信息化，充分發(fā)揮招投標(biāo)檔案價(jià)值。

6、做好檔案的借閱、保管。由于招投標(biāo)檔案的保密性，招標(biāo)投標(biāo)檔案只為工程的招標(biāo)人、投標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)以及紀(jì)檢監(jiān)察部門、司法機(jī)關(guān)等提供查詢服務(wù)。投標(biāo)文件正副本須在封面上注明，正本每一頁均要求加蓋投標(biāo)人公章，副本可以復(fù)印正本與正本具有同等法律效力。檔案的借閱和使用應(yīng)以副本為主。招標(biāo)投標(biāo)檔案應(yīng)在檔案室查閱，需復(fù)制或?qū)n案借出的，應(yīng)按規(guī)定辦理審批手續(xù)。

總之，城市重點(diǎn)建設(shè)工程招投標(biāo)檔案是工程招投標(biāo)工作的記載，它在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中起著重要作用。建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度，不斷創(chuàng)新招投標(biāo)檔案管理方法，是實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程科學(xué)管理必不可少的技術(shù)基礎(chǔ)工作，更是保證重點(diǎn)建設(shè)工程質(zhì)量全面提高的有效措施。