趙冬梅

（齊齊哈爾市昂昂溪交通運輸局 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

交通檔案管理信息化的研究

趙冬梅

（齊齊哈爾市昂昂溪交通運輸局 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

本文對交通局檔案管理信息化進行研究，對交通檔案管理信息化建設(shè)必要性、意義、策略以及存在的問題進行分析。交通檔案管理的信息化建設(shè)，已經(jīng)成為交通檔案管理的重要趨勢，各交通單位應(yīng)當積極的探索適合當?shù)匕l(fā)展的交通檔案管理的信息化更好的服務(wù)于我國的交通事業(yè)。

交通檔案管理；信息化；必要性

隨著社會的進步,經(jīng)濟的發(fā)展,交通檔案的數(shù)量也會越來越大，且具有很大的流動性。如何對交通檔案實施行之有效的方法也是交通部門現(xiàn)在急需解決的問題之一。近年來,隨著網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生以及管理檔案的新型軟件的誕生與發(fā)展,我國交通檔案管理的工作逐步向技術(shù)化、信息化發(fā)展。因此,提升交通檔案信息化建設(shè)是一種必然的趨勢。

一、檔案管理實現(xiàn)信息化的必要性

檔案管理的信息化，是指檔案的管理是通過信息化形式向社會提供服務(wù)，改變以往是以檔案實體保管作為重點。

交通檔案管理的信息化建設(shè)，指的是通過使用計算機網(wǎng)絡(luò)對交通系統(tǒng)的檔案、資料等進行管理，從而達到便于使用者進行查找檔案。這對大量的交通局檔案的管理帶來很大的便利，可以實現(xiàn)檔案實體的信息化，并對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理的工作效益。由于電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。因此，交通局的檔案管理必須進行信息化建設(shè)。

1、信息收集方便。交通檔案管理的信息化建設(shè)，在收集檔案和存儲檔案的時候是通過OCR識別、圖像掃描以及手工輸入等手段來實現(xiàn)的，檔案資料都是通過數(shù)字化的信息進行存儲，因此，在進行信息收集時比較方便。

2、信息處理方便。交通檔案管理的信息化建設(shè)，通過交通檔案管理的信息化，既方便了信息的編制和處理，還有效的節(jié)約了儲存空間，因此，在進行處理的時候非常方便。

3.信息儲存方便。交通檔案管理的信息化建設(shè)，在儲存信息時是在大容量硬盤、光盤更新以后，這樣既消除了儲存環(huán)境對資料保存的影響，又有效的節(jié)約了空間，使得交通檔案在儲存的時候變得非常方便。

4.信息檢索方便。交通檔案管理的信息化建設(shè)，在進行信息檢索時候，可以迅速的在許多的資料里，瞬間定位到自己要查找的資料，因此，建設(shè)交通檔案管理的信息化最為明顯的優(yōu)勢便是能夠很好的方便用戶使用。

二、交通檔案管理的信息化建設(shè)意義

交通檔案管理的信息化建設(shè)是非常重要的，在交通管理中也將會起到巨大的作用：

1、利用計算機對文獻信息進行再次加工，能夠有效的縮短交通檔案的加工時間，從而提高信息的有效性、準確性，使其更方便提供有效信息，提高工作效率。

2、檔案管理的信息化建設(shè)，能夠通過一次資金的投入，獲得多次的成果。在進行信息加工的時候，交通檔案管理可以彌補在管理過程中存在的資金缺乏的等問題。此外，通過建設(shè)交通檔案的信息化，能夠利用計算機平臺，將信息成果在交通網(wǎng)站中進行公布，很好的實現(xiàn)了信息管理工作和新技術(shù)的結(jié)合，提高工作的時效性與有效性。

交通檔案的信息化建設(shè)的主要內(nèi)容有硬件建設(shè)、軟件建設(shè)、電子檔案的收集和紙質(zhì)資源電子化以及檔案的規(guī)范建設(shè)、標準建設(shè)和人才隊伍的建設(shè)等。

三、交通信息化檔案管理的策略

1.檔案管理信息化人才隊伍培養(yǎng)。專業(yè)的人才隊伍，是保證檔案管理信息化建設(shè)工作能夠順利有序開展的堅實基礎(chǔ)。首先，要認識到檔案管理的重要性，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度。其次，為檔案管理信息化建設(shè)配備人才。在人才招募中要多招納專業(yè)人才，對于只會傳統(tǒng)檔案管理的人員，要進行信息技術(shù)的培訓(xùn)。

2.加大交通檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，硬件和軟件設(shè)施投入是必須的。例如購買檔案管理系統(tǒng)，計算機、打印機、掃描儀和數(shù)碼存儲設(shè)備等。

3.加大硬件設(shè)施投入。一些硬件設(shè)施是信息化建設(shè)必須的，比如數(shù)據(jù)庫服務(wù)器用房和辦公等，其中防火、防水都是必須做好的工作，空調(diào)機、除濕機和滅火器都需要投入，保持室內(nèi)潔凈度。

4.加快數(shù)字化檔案館建設(shè)，保證信息安全。建立有效的數(shù)據(jù)庫，利用局域網(wǎng)優(yōu)化館藏資源，通過數(shù)字設(shè)備對紙質(zhì)的檔案進行文字、圖形和表格的掃描，將紙質(zhì)檔案變成可存儲的數(shù)字資源。此外，要做好網(wǎng)絡(luò)安全防范體系的構(gòu)建工作，做好數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和局域網(wǎng)的安全管理，避免非法操作。對于重要的信息要加以適當?shù)臋?quán)限，非檔案管理員不能登錄系統(tǒng)。要對信息管理系統(tǒng)進行定期維護、升級，保證館藏資源信息的安全。

5.建立起一個實用的檔案信息網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站是交通檔案部門在網(wǎng)上建設(shè)的信息網(wǎng)站，一般以網(wǎng)頁形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時，也是檔案數(shù)字化的重要標志和重要手段。

在檔案的信息化建設(shè)中，應(yīng)該把檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個一體化系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。還應(yīng)選用那些使用有升級能力和開發(fā)能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這是實現(xiàn)檔案管理信息化的一種重要條件。軟件適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)管理的需求，具有強大的檢索功能，才能夠充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。建設(shè)信息檔案的網(wǎng)站時，要選用標準化的設(shè)備。

6、逐漸實現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化。檔案信息化建設(shè)的一個重要的前提和基礎(chǔ)，是檔案信息資源的數(shù)字化，這也是對檔案原件進行保護的種重要方式。檔案數(shù)字化應(yīng)該通過使用先進的信息手段，把檔案部門的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并在網(wǎng)上發(fā)布，以提供服務(wù)。

四、檔案管理信息化存在的問題

1.信息化平臺維護及更新速度問題。在檔案進行信息化的過程中，會出現(xiàn)很多信息比較老舊的問題，這主要體現(xiàn)在新近檔案的內(nèi)容更新及信息化管理平臺模塊設(shè)置的更新上。

2.信息化平臺的使用率問題。我們進行檔案管理信息化的主要目的有兩個：一是通過信息化精簡檔案管理的諸多環(huán)節(jié)，降低行政成本；二是通過信息化平臺的使用，讓更多需要查詢相關(guān)檔案資料的信息需求者能夠及時準確地搜索到自己想要的信息。

3.從事檔案管理人員的綜合素質(zhì)問題。隨著信息化管理的推進，從事檔案管理的人員會在以下幾個方面出現(xiàn)問題：一是應(yīng)用的計算機技能跟不上技術(shù)發(fā)展的節(jié)奏；二是對于信息平臺的具體內(nèi)容及應(yīng)有缺乏足夠的知識；三是面對越來越多的信息需求量，不能很好地做到服務(wù)意識的轉(zhuǎn)變。

五、結(jié)束語

隨著信息化時代的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會發(fā)展的各個領(lǐng)域，檔案管理的方法和觀念也會發(fā)生變化。尤其是在交通檔案的管理中，通過信息化管理能夠最大限度的方便管理人員和使用者隨著全國信息化建設(shè)步伐的加快，加何實現(xiàn)交通檔案管理的信息化建設(shè)，成為廣大交通檔案的管理人員不得不面對的一個重要課題。相信隨著技術(shù)的發(fā)展，對交通檔案信息化管理的不斷深入研究，檔案管理的系統(tǒng)會更加完善。

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