孟曉

（黑河市群眾訴求調(diào)處中心 黑龍江 黑河 164300）

淺析檔案管理信息化的優(yōu)勢與措施

（黑河市群眾訴求調(diào)處中心 黑龍江 黑河 164300）

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各類管理工作也都逐步實現(xiàn)了信息化和網(wǎng)絡(luò)化的調(diào)整和轉(zhuǎn)變。作為管理工作中的重點內(nèi)容的檔案管理也應(yīng)該更新理念，積極尋求信息化的管理方式。下文中筆者將結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，對該問題進(jìn)行探討。旨在探討更加高效有序的擋案管理模式。筆者將從當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀、檔案信息化管理的優(yōu)勢、實現(xiàn)檔案管理信息化的主要措施等幾個方面進(jìn)行論述，諸多不足，還望批評指正。

檔案管理；更新理念；信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)在生產(chǎn)生活領(lǐng)域中的推廣和應(yīng)用，各種行業(yè)和機關(guān)事業(yè)單位的管理活動都發(fā)生了變化，尤其是對于機關(guān)事業(yè)單位來說，更是借助信息化的高效快速的管理手段和方式，實現(xiàn)了管理水平的飛躍。下文中筆者將對影響管理活動的重要內(nèi)容的檔案管理進(jìn)行探討，旨在希望管理工作者能夠更新觀念，采用信息化的管理方式和手段來提高檔案管理的水平。

一、當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀

就目前來看，我國的檔案管理工作的水平還有待提高，一些單位的檔案管理存在著人員素質(zhì)不高、重保管輕利用等現(xiàn)象，有的單位的檔案管理人員甚至還存有應(yīng)付檢查等觀念，嚴(yán)重制約了我國檔案管理工作的發(fā)展。管理人員普遍沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，只根據(jù)工作需要進(jìn)行必要的信息整理，而沒能使檔案管理發(fā)揮其真正的價值。這種陳舊的管理理念必然會導(dǎo)致工作人員在工作中的行為不夠積極，不能主動的改變和創(chuàng)新管理方式，從而影響了檔案管理的整體水平。在信息時代，各種理論和技術(shù)不斷的向前發(fā)展，其更新速度也越來越快，如果檔案管理人員不能及時有效的汲取新的理論知識，更新自身知識結(jié)構(gòu)，完善自身技術(shù)水平，那么將很快落后于檔案管理的時代要求。這也是我國檔案管理工作缺乏創(chuàng)新的最主要原因。此外，隨著各類管理和存儲技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作對于工作人員的專業(yè)知識和技能的要求也逐漸提高。只有具備了相關(guān)的職業(yè)技能的人才，才能夠滿足相關(guān)的設(shè)備和系統(tǒng)控制需求。但是，就我國目前的檔案管理工作人員的整體水平來看，還有待提高，尤其是一些資深的檔案管理工作人員，由于從業(yè)較早，其無論是知識結(jié)構(gòu)還是技術(shù)能力，都相對陳舊。

二、檔案信息化管理的優(yōu)勢

所謂檔案管理信息化，就是通過一定的現(xiàn)代信息管理技術(shù)對現(xiàn)有的檔案管理進(jìn)行全方位的升級和改造，使其從管理模式和方法上更多的采用信息化檔案管理方式。并且能夠在高效管理的同時，做到對檔案信息的合理利用，使其能夠在工作中最大限度的發(fā)揮價值，服務(wù)于單位管理和社會管理。筆者在認(rèn)真分析了信息化檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理后，總結(jié)信息化的優(yōu)勢有以下幾點：首先，其可以克服傳統(tǒng)的檔案管理低效率的手工作業(yè)形式，將工作人員從繁重的體力勞動中解放出來，并且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的更加高效和精準(zhǔn)的管理。因為在信息化檔案管理的過程中，采用的是硬盤、光盤等體積小、容量大的存儲設(shè)備，運用的是先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的靈活存??；其次，信息化的檔案管理可以克服傳統(tǒng)檔案管理的定期分類數(shù)據(jù)搜集和整理工作，因為在信息化的檔案管理過程中可以在信息和資料錄人的同時，完成對其屬性和類目的管理，不僅便于查找利用，還可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，也更加方便、快速、及時提高檔案管理的維護(hù)性；再次，在傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案的檢索、查詢都要靠手工來完成，手續(xù)繁瑣，程序復(fù)雜，給檔案管理和利用帶來很多不便。而檔案實現(xiàn)信息化管理后可在電子文件歸擋的同時進(jìn)行主題詞標(biāo)引，還可以編制多角度、全方位的檢索工具，檢索、查詢信息更加方便迅捷。

三、實現(xiàn)檔案管理信息化的主要措施

1、提高對檔案管理信息化重大意義的認(rèn)識

人事檔案工作向來以默默無聞、無私奉獻(xiàn)著稱，檔案和管理人員都處于一種相對封閉的狀態(tài)。要改變這種局面，就要不斷地更新觀念，勇于進(jìn)取，努力學(xué)習(xí)建設(shè)有中國特色的社會主義理論。關(guān)注改革開放的新形勢、新問題，把檔案管理工作與社會活動結(jié)合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變；在信息化不斷深入的新時代，要不斷強化檔案管理的現(xiàn)代化、科技化意識，不斷強化計算機管理檔案的意識，這在加快檔案由手工管理向計算機數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變過程中是至關(guān)重要的。

2、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在。這就需要培養(yǎng)出一支專業(yè)化的管理干部隊伍。隨著信息時代不斷發(fā)展，對每位檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理工作者除了要強化事業(yè)心之外，還要加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力和綜合分析能力，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和管理技術(shù)，掌握文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)知識，涉獵一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案管理有關(guān)的其他專業(yè)知識及管理科學(xué)，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定。努力使自己成為既精通檔案管理業(yè)務(wù)知識，又熟悉計算機管理技術(shù)的復(fù)合型人才。

3、強化檔案管理的安全意識

信息技術(shù)為檔案管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。目前，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時，安全意識往往不夠，造成檔案信息的丟失和泄密，從而帶來巨大的損失，在檔案管理中一定要對檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，要正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，確保檔案資料的安全完整。

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的方式和手段也會不斷的更新，這就需要管理人員根據(jù)檔案管理的發(fā)展情況，不斷調(diào)整觀念，革新方法，以適應(yīng)新時代背景下的檔案管理工作。

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