劉 晶

（吉林省機電研究設(shè)計院 吉林 長春 130012）

新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的幾點思考

劉 晶

（吉林省機電研究設(shè)計院 吉林 長春 130012）

目前，在社會發(fā)展的要求下，如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作已成為當(dāng)今社會人們普遍關(guān)注的重要課題之一。本文首先重點強調(diào)了事業(yè)單位做好文書檔案管理工作的重要性和必要性，其次進一步分析了目前事業(yè)單位文書檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀及存在的主要問題，最后針對這些問題提出了幾點建設(shè)性的應(yīng)對措施。僅供參考。

事業(yè)單位；文書檔案；檔案管理工作；發(fā)展現(xiàn)狀；應(yīng)對措施

一、前言

近些年來，隨著生產(chǎn)力水平的不斷提高，我國國民經(jīng)濟發(fā)展速度始終保持著穩(wěn)中求進的良好態(tài)勢。在此前提下，為進一步促進社會的進步和發(fā)展，各領(lǐng)域事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r是不容忽視的。其中，最為重要的就是文書檔案管理工作，科學(xué)高效的文書檔案管理工作不僅能使人事單位做出合理正確的決策，同時還能提高人事單位的管理水平，是促進人事單位進步和發(fā)展的有效舉措。眾所周知，文書檔案管理工作一般對專業(yè)性要求較高，因此我們必須給予其高度重視，不斷提高文書檔案管理工作水平。值得注意的是，在新形勢下，隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，使事業(yè)單位的檔案信息量越來越大，而且信息內(nèi)容繁瑣，這為事業(yè)單位的文書管理工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。為不斷使事業(yè)單位做好文書檔案管理工作，為不斷滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求，努力提高事業(yè)單位文書檔案管理工作水平是勢在必行的。一般來說，檔案是指對員工個人信息和單位工作信息的記錄，因此具有很強的專業(yè)性和機密性。具體來說，一方面對于事業(yè)單位的文書檔案管理工作一定要讓專業(yè)人員進行管理，科學(xué)收集、分類、整理，防止出現(xiàn)誤差，影響單位決策；另一方面要注重文書檔案信息的機密性，即要對檔案信息進行保密，不能隨意泄露，否則將會嚴(yán)重影響到個人信息安全和事業(yè)單位的發(fā)展。

二、事業(yè)單位做好文書檔案管理工作的重要性和必要性

文書檔案是事業(yè)單位的一種重要信息資源，直接影響到事業(yè)單位的重要決策，因此我們應(yīng)給予其高度重視。首先，文書檔案是一種重要的信息憑證。我們知道一般文獻(xiàn)內(nèi)容具有主觀性，而文書檔案不同于一般文獻(xiàn)，它是對員工個人信息和事業(yè)單位工作的真實記載，具有強烈的客觀性，法律作用十分明顯。其次，文書檔案彌補了國家檔案的不足。事業(yè)單位的文書檔案是國家檔案的重要組成部分，由于一些國家檔案信息并不詳細(xì)，此時事業(yè)單位的文書檔案信息便很好的彌補了這一缺陷。最后，為社會提供信息服務(wù)。事業(yè)單位的文書檔案信息較全面地記載了事業(yè)單位的各方面信息，能夠較好的為我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展提供信息服務(wù)。

三、當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題

1.對文書管理工作不夠重視，收集不完整。文書檔案工作不易體現(xiàn)其成績，因此使單位領(lǐng)導(dǎo)不大愿意投入更多和關(guān)注，“重技術(shù)、輕檔案”的比較突出，僅要求保管好文件，需要時可以提供參考即可。這些想法造成各科室也不重視文書檔案工作，在收集文件資料時往往不太配合和協(xié)作，一些科室覺得自己留檔方便工作，致使文書檔案的收集難以完整，進而影響到文書檔案管理工作的開展。

2.文書檔案管理不夠規(guī)范。主要表現(xiàn)為檔號不規(guī)范、案卷標(biāo)題不規(guī)范、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重等情況。

3.文書檔案管理人員專業(yè)能力偏低。目前，單位雖然有了穩(wěn)定而發(fā)展的檔案人員，但文書檔案管理隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進入信息化時代以來，熟悉檔案內(nèi)容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

四、新時期做好文書檔案管理工作的對策和措施

1.加強文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高

文書檔案人員的專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理水平的一個重要因素。因此，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)，讓他們參加各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)，特別是電子檔案管理方面，不斷增加和豐富自己的知識，學(xué)習(xí)新技術(shù)，學(xué)習(xí)檔案管理的新方法，更新觀念，使專業(yè)知識得到提高和更新，改變知識老化和知識面較窄的狀況尤為必要，這樣才能與時俱進地搞好文書檔案管理工作。

2.文書規(guī)范管理是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)

公文的種類、格式、處理程序是否規(guī)范直接影響到檔案的管理，尤其在辦公自動化迅速發(fā)展的今天，這種關(guān)系顯得更為密切。許多文件歸檔工作，需提前在文件形成時來做。因此文書工作的處理程序上要注意與檔案管理緊密銜接,做到把文書工作與檔案管理有機地聯(lián)系起來。

3.進一步完善文書檔案管理制度

檔案制度的健全與否關(guān)系著文書檔案管理工作的發(fā)展，健全的檔案管理制度是醫(yī)院開展文書檔案管理工作的準(zhǔn)則和保證。既要根據(jù)形勢發(fā)展的需要，對已經(jīng)過時的制度規(guī)范進行修訂，又要盡快制定補充原來欠缺的檔案管理制度。

4.加快推進文書檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)

應(yīng)用計算機技術(shù)，加快文書檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進程。將計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分運用檔案信息資源的處置、保存和管理活動中，提高檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化水平。要從以下三個方面進行工作：①要重視各類紙質(zhì)檔案數(shù)字化和信息數(shù)據(jù)的建庫工作，確保數(shù)字檔案格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、安全可靠、長期管用；②要在檔案資料收集、整理、錄入過程中逐步實現(xiàn)計算機管理，提高自動化水平；③要加快醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，將各類檔案信息納人其中，構(gòu)建醫(yī)院信息中心。

五、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位的文書檔案工作是十分重要的，嚴(yán)重影響著事業(yè)單位的進步與發(fā)展，因此，我們應(yīng)給予其高度重視。并在了解目前事業(yè)單位的文書檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀惡化主要問題的基礎(chǔ)上采取以上措施進行解決，不斷完善事業(yè)單的文書檔案管理工作，從而提高文書檔案管理工作水平。

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