胡海波

（北大荒日?qǐng)?bào)社 黑龍江 哈爾濱 150090）

關(guān)于報(bào)社檔案管理信息化的思考

胡海波

（北大荒日?qǐng)?bào)社 黑龍江 哈爾濱 150090）

當(dāng)今信息化已成為社會(huì)的主流方向，在這種新形勢(shì)下，新聞事業(yè)更是取得了較快的發(fā)展，這也使報(bào)社內(nèi)部新聞檔案的數(shù)量越來(lái)越龐大，傳統(tǒng)的手工管理模式已越來(lái)越無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前報(bào)社內(nèi)檔案的發(fā)展要求，所以需要加快檔案管理信息化建設(shè)。特別是在當(dāng)前部分報(bào)社中，檔案管理工作還采用手工錄入的方式，這不僅影響了檔案工作效率，而且也給查閱帶來(lái)了較大的影響。所以在報(bào)社檔案管理工作中，需要加快信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，從而更好的推動(dòng)檔案工作的順利進(jìn)行。

報(bào)社檔案；管理信息化；應(yīng)用

一、檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

（一）提高辦公效率

報(bào)社的日常工作主要以采集、整理、搜索、采訪、審閱、修改、查閱、統(tǒng)計(jì)和分析為主，這是新聞工作中記者、編輯及管理人員需要相互銜接的工作流程。將檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用在報(bào)社中，系統(tǒng)由于具不各種輔助功能，所以可以根據(jù)報(bào)社中不同人員的不同活動(dòng)來(lái)提供相應(yīng)的輔助功能，如可以輔助記者對(duì)新聞的錄入和上報(bào)，還可以對(duì)當(dāng)日新聞進(jìn)行查閱，記者還可以對(duì)自己上傳的新聞根據(jù)自身的權(quán)限進(jìn)行修改，可以通過(guò)服務(wù)器將所需要的材料進(jìn)行打印，根據(jù)自身權(quán)限對(duì)檔案進(jìn)行歸類和統(tǒng)計(jì)。檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用有效的提高了報(bào)社工作的效率。

（二）有利于信息交流

當(dāng)今我們處于信息社會(huì)，信息的交流和共享具有非常重要的意義。加快檔案信息化建設(shè)，可以更好將報(bào)社內(nèi)部各個(gè)部門或是報(bào)社之間有效的利用網(wǎng)絡(luò)連接起來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)信息的交換，可以橫向和縱向?qū)σ郧暗男畔⑦M(jìn)行查詢，這不僅有利于檔案利用率的提高，而且對(duì)于檔案價(jià)值也能夠更好的體現(xiàn)出來(lái)。

（三）有助于檔案的長(zhǎng)期保存

檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)后，檔案信息就從紙張記載的資源轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y源，具有長(zhǎng)期保存性，利用電子資源來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行保存，并對(duì)其進(jìn)行及時(shí)備份，這不僅有效的滿足了人們對(duì)檔案保存時(shí)間的要求，而且在保存過(guò)程檔案資源的安全性和穩(wěn)定性也得以大幅度的提升。

（四）實(shí)現(xiàn)了文件的安全性

信息化技術(shù)在檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用，通用用戶權(quán)限管理和認(rèn)證技術(shù)，有效的確保了檔案資料的保存和傳輸?shù)陌踩?，沒(méi)有相關(guān)權(quán)限的人員無(wú)法接觸到檔案資料，不僅確保了檔案的安全性，而且還有效的確保了檔案資料的保密性。

（五）實(shí)現(xiàn)資源共享

檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，通過(guò)局域網(wǎng)將報(bào)社內(nèi)各個(gè)部門或是報(bào)社之間有效的聯(lián)結(jié)起來(lái)，可以及時(shí)進(jìn)行檔案資源的交流和傳輸，確保了檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)，提高了檔案利用效率，為現(xiàn)代檔案管理工作的順利推進(jìn)奠定了良好的基礎(chǔ)。特別是對(duì)于報(bào)社來(lái)講，檔案資源的共享就意味著報(bào)社信息的共享，通過(guò)對(duì)報(bào)社內(nèi)各種信息進(jìn)行整合和運(yùn)用，這不僅有利于報(bào)社的健康發(fā)展，而且還能夠加強(qiáng)行業(yè)之間的交流和學(xué)習(xí)，有利于員工工作效率的提升。通過(guò)檔案資源共享，有效的發(fā)揮出了檔案自身的重要價(jià)值，新聞工作者能夠及時(shí)對(duì)自己所需要的信息進(jìn)行查詢，不再受制于時(shí)間和空間的束縛。同時(shí)報(bào)社為了確保檔案管理信息化的順利實(shí)施，還需要加快培養(yǎng)一支專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，采用多種形式加強(qiáng)其專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的提升，提高其綜合化素質(zhì)。

二、檔案信息化管理系統(tǒng)在報(bào)社檔案管理工作中的應(yīng)用

（一）管理流程

一是記者在進(jìn)行新聞采集時(shí)，憑用戶名和密碼登入系統(tǒng)，上傳其采編后的新聞。

二是記者可以實(shí)時(shí)對(duì)自己上傳的新聞進(jìn)行修改、刪除等操作。

三是用戶能查閱所有新聞，但是不能對(duì)其進(jìn)行操作。

四是主編能夠進(jìn)行新聞的統(tǒng)計(jì)工作。

五是新用戶需要管理員分配用戶名和密碼。

（二）主要模塊

一是新聞采集模塊。模塊中可以實(shí)現(xiàn)上傳新聞、編輯新聞功能。記者在登入系統(tǒng)后，可以上傳自己的原創(chuàng)稿件并實(shí)時(shí)進(jìn)行編輯、修改等操作。

二是新聞查詢模塊。用戶可以根據(jù)資料名稱進(jìn)行模糊或者精確查詢。查詢結(jié)果包括資料錄入時(shí)間、錄入記者和具體內(nèi)容。

三是統(tǒng)計(jì)分析模塊。進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析?？梢圆樵?、統(tǒng)計(jì)某一位記者所有已上傳的新聞和稿件?？梢愿鶕?jù)不同的要求對(duì)所有或者部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析。

四是用戶管理模塊。在此模塊中用戶能夠修改自己的密碼，用戶的用戶名一經(jīng)確定便不能更改。新進(jìn)入系統(tǒng)的用戶，由管理員分配用戶名和密碼，并在數(shù)據(jù)庫(kù)中添加其信息，從而完成新用戶的創(chuàng)建工作。

三、報(bào)社檔案管理信息化工作中需要注意的問(wèn)題

（一）網(wǎng)絡(luò)安全性

報(bào)社檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，由于是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行的，其具有較好的開(kāi)放性和便捷性，同時(shí)也導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的增加。因此需要做好報(bào)社檔案管理系統(tǒng)的安全工作，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的防洪。不僅要確保做到信息傳輸過(guò)程中不會(huì)有外泄事件發(fā)生，同時(shí)還要執(zhí)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證制度，對(duì)于用戶名、密碼及相應(yīng)的權(quán)限，管理員要謹(jǐn)慎進(jìn)行分析，還要對(duì)用戶的活動(dòng)隨時(shí)進(jìn)行觀察。報(bào)社內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)還需要加強(qiáng)安全防范措施，配備防火墻、殺毒軟件及備份恢復(fù)系統(tǒng)等，確保系統(tǒng)的安全性。

（二）檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在采用信息化手段管理檔案之后，傳統(tǒng)的檔案管理人員已不能滿足檔案管理工作。在檔案管理信息化工作中，檔案管理人員不僅要具有檔案管理技能，檔案管理人員還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和一定的編程能力。

（三）實(shí)時(shí)進(jìn)行維護(hù)

系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中難免出現(xiàn)差錯(cuò)，其中可能有外界因素，也可能由于編寫(xiě)過(guò)程中不完善，如果發(fā)現(xiàn)運(yùn)行中的錯(cuò)誤，要及時(shí)找相應(yīng)的技術(shù)人員或者開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行故障的排查與修補(bǔ)。

四、結(jié)束語(yǔ)

報(bào)社作為當(dāng)前媒體行業(yè)的重要組成部分，隨著其不斷發(fā)展和完善，對(duì)其檔案管理工作的要求不斷提升，在這種情況下，需要加快報(bào)社檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，加快觀念的更新，充分的利用好新技術(shù)和新方法，從而更好的推動(dòng)檔案管理工作的順利進(jìn)行，確保推動(dòng)報(bào)社健康、穩(wěn)定的發(fā)展。

[1]張靜.對(duì)當(dāng)前報(bào)社檔案管理工作的思考[J].新西部（理論版)，2014-06-30.

[2]孫冬云.新時(shí)期檔案管理信息化的對(duì)策研究 [J]，信息技術(shù)，2011-12-25.

[3]呂文慶.息化時(shí)代檔案管理信息化建設(shè) [J].辦公室業(yè)務(wù)，2014-10-05.