劉微微

（肇州縣民政局 黑龍江 大慶 166400）

企業(yè)檔案利用和保密的關(guān)系探究

劉微微

（肇州縣民政局 黑龍江 大慶 166400）

我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體制在不斷地完善，企業(yè)面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力也越來(lái)越大，每一個(gè)企業(yè)都需要建立屬于本企業(yè)自身的檔案部門(mén)。正確的處理檔案利用與檔案保密之間的關(guān)系也漸漸成為企業(yè)需要思考的重要問(wèn)題。企業(yè)的檔案不是一時(shí)間形成的，是跟隨企業(yè)的發(fā)展歷史不斷地累計(jì)而成，企業(yè)檔案的利用水平也可以直接的反映出該企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。本文就是對(duì)企業(yè)的檔案利用與企業(yè)的檔案保密工作進(jìn)行深入分析，并且闡述二者之間的關(guān)系，希望對(duì)企業(yè)的檔案管理人員有所幫助，經(jīng)驗(yàn)上有所交流，共同促進(jìn)我國(guó)企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。

企業(yè)檔案利用；檔案管理；保密

企業(yè)檔案是企業(yè)文化的聚集，是企業(yè)的根本信息來(lái)源，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中企業(yè)檔案就像是企業(yè)手中的武器，隨企業(yè)在沒(méi)有硝煙戰(zhàn)場(chǎng)上征戰(zhàn)。企業(yè)檔案可以帶來(lái)良好的經(jīng)濟(jì)效益，這一點(diǎn)我國(guó)的大部分企業(yè)都有了一定的認(rèn)知程度，在企業(yè)運(yùn)用各項(xiàng)資源求得企業(yè)利益最大化的同時(shí)，檔案工作也展現(xiàn)著其獨(dú)特的優(yōu)越性。但是檔案管理工作中需要特別注意的是，檔案的利用和檔案保密工作之間的關(guān)系，要保證將檔案的價(jià)值良好的發(fā)揮出來(lái)，同時(shí)要做好保密工作，避免不良企業(yè)對(duì)本企業(yè)檔案資源的窺探，確保企業(yè)的利益不會(huì)受到任何損害。下面就對(duì)此進(jìn)行深入的探討。

一、正確處理檔案利用與保密的關(guān)系

檔案的利用與檔案的保密工作二者之間存在一定的矛盾，卻又相互統(tǒng)一，企業(yè)管理人員需要明確的認(rèn)識(shí)一下兩點(diǎn)：第一點(diǎn)就是檔案的利用，將檔案轉(zhuǎn)化為企業(yè)的生產(chǎn)力，使之能為企業(yè)帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)利益，不然檔案只能被視作企業(yè)歷史進(jìn)程的遺留，沒(méi)有任何意義。第二點(diǎn)就是檔案具有一定的機(jī)密性，檔案會(huì)記錄企業(yè)的客戶(hù)資料、產(chǎn)品內(nèi)涵等多方面內(nèi)容，一旦檔案中的內(nèi)容丟失被不良商家竊取，那么會(huì)對(duì)本企業(yè)造成不可估計(jì)的損失，檔案可以說(shuō)是企業(yè)生存的命脈，一旦丟失造成嚴(yán)重后果，很可能導(dǎo)致企業(yè)會(huì)退出市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的舞臺(tái)。所以相關(guān)的工作人員，要明確檔案存在的價(jià)值，又要通過(guò)合理的方法實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，同時(shí)要做好相應(yīng)的防護(hù)工作，保證檔案具有高度的保密性。

以某企業(yè)為例，工作人員對(duì)于檔案的管理工作太過(guò)于單一，只是對(duì)檔案進(jìn)行整理和存放，受到傳統(tǒng)的檔案管理方式的影響，沒(méi)有將檔案的價(jià)值絲毫的發(fā)揮出來(lái)。在經(jīng)濟(jì)體制不斷完善，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越為激烈的今天公司檔案工作者逐漸轉(zhuǎn)變觀念，在“感恩做人，敬業(yè)做事”的宗旨指導(dǎo)下，轉(zhuǎn)變工作思路，積極謀劃?rùn)n案利用效能為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，在嚴(yán)格遵守保密制度的同時(shí)，轉(zhuǎn)變工作職能，一邊為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)好，一邊在企業(yè)專(zhuān)利注冊(cè)、貨款回收、法律援助等方面提供有價(jià)值的檔案資料，檔案利用率每年都在80%以上，間接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益近千萬(wàn)元。

二、明確范圍，完善機(jī)制，使檔案利用在規(guī)范安全的軌道上追求經(jīng)濟(jì)效益最大化

1.界定保密范圍。嚴(yán)格界定涉密檔案與非涉密檔案，確定哪些檔案能開(kāi)放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)提供利用，哪些還不能提供利用，使涉密檔案提供利用工作按照解密的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化進(jìn)行，不能一味追求檔案的可利用價(jià)值而放開(kāi)范圍。設(shè)立嚴(yán)格保密等級(jí)，并根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級(jí)，只有確定了檔案的密級(jí)，才能讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，為行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、銷(xiāo)售、后勤等不同單位提供不同層次的檔案資源，變“死檔”為“活檔”，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

2.完善工作機(jī)構(gòu)。為了更好地統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，管理、協(xié)調(diào)、監(jiān)督公司各單位、各部門(mén)的保密工作，成立保密領(lǐng)導(dǎo)小組，并由公司黨委領(lǐng)導(dǎo)主管，擔(dān)任保密領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為保密領(lǐng)導(dǎo)小組成員。保密工作日常事務(wù)由公司辦公室承擔(dān)。同時(shí)明確公司職能部門(mén)為保密要害部門(mén)，檔案中心就是保密的主陣地，進(jìn)一步規(guī)范了保密管理工作，也規(guī)范了保密的體制機(jī)制，收到了較好的成效。為公司健康持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。

3.規(guī)范內(nèi)部管理。為了更好地維護(hù)企業(yè)檔案的完整性與安全性，按照系統(tǒng)性、完整性、嚴(yán)密性和精練、可操作性的原則，補(bǔ)充完善了一系列檔案管理制度，，將公司的行政、財(cái)務(wù)、科技、基建、職工檔案等檔案統(tǒng)一管理，并建立了一系列檔案管理制度，如：檔案登記統(tǒng)計(jì)管理制度、檔案管理保密制度、檔案鑒定與銷(xiāo)毀制度、文書(shū)檔案管理制度、科技檔案管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度、平時(shí)歸卷制度、檔案查借閱利用制度、職工檔案管理制度等。

三、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)和對(duì)涉密載體、涉密人員的管理

1.檔案管理人員的素質(zhì)。多年檔案工作經(jīng)歷使我體會(huì)到，擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)，否則就談不上利用創(chuàng)造價(jià)值。提高檔案管理人員素質(zhì)應(yīng)從以下幾方面入手：一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和為企業(yè)創(chuàng)造效益的意識(shí)，愛(ài)崗敬業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉所保密的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素養(yǎng)，要不斷有計(jì)劃、有重點(diǎn)地充實(shí)自己新的知識(shí)內(nèi)容，利用工作的規(guī)律，尋求利用檔案創(chuàng)造效益的“金點(diǎn)子”和新思路。

2、宣傳教育，加強(qiáng)保密隊(duì)伍建設(shè)。除學(xué)習(xí)貫徹各項(xiàng)政策法規(guī)和保密工作規(guī)章制度外，還通過(guò)有效的保密教育活動(dòng)提高全員保密意識(shí)。如進(jìn)行《保密法》頒布周年保密法律法規(guī)知識(shí)競(jìng)賽的學(xué)習(xí)和考試；加強(qiáng)《檔案法》《保密法》《石家莊市歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度；公司領(lǐng)導(dǎo)、涉密人員簽訂《保密協(xié)議》。嚴(yán)格按照規(guī)定，選配思想好、紀(jì)律強(qiáng)、作風(fēng)正、素質(zhì)高的人做這項(xiàng)工作。

3、強(qiáng)對(duì)涉密載體、涉密檔案管理人員的管理。涉密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，在這方面檔案人員需要承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任。嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)制定的規(guī)章制，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)的保密安全。為加強(qiáng)涉密人員管理，公司對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理人員進(jìn)行權(quán)限劃分，避免了重要信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)管理人員外泄，做到涉密計(jì)算機(jī)不上網(wǎng)、涉密介質(zhì)不交叉使用，保證公司文件材料的安全，杜絕一切泄密事故的發(fā)生，為檔案管理和有效利用提供了有力保障。如何在檔案利用和保密的矛盾中做到“魚(yú)與熊掌兼得”，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，是新形勢(shì)下需要我們思考和面對(duì)的新課題。在利用檔案時(shí)不忘保密，在做好保密的同時(shí)又維護(hù)了檔案的完整和統(tǒng)一，更好地實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，這樣才能為企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)造知識(shí)性的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

[1]方晨麗.關(guān)于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用[J].中國(guó)電力企業(yè)管理.2015(06)

[2]許麗清.建立完善的檔案信息服務(wù)體系[J].黑龍江史志.2015(04)