李學(xué)慧

（肇州縣審計(jì)局 黑龍江 大慶 166400）

審計(jì)檔案管理在審計(jì)質(zhì)量工作中的作用探討

李學(xué)慧

（肇州縣審計(jì)局 黑龍江 大慶 166400）

審計(jì)機(jī)關(guān)是對(duì)于國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，其工作對(duì)于推動(dòng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)的快速，持續(xù)，健康發(fā)展有著不可忽視的影響力。審計(jì)工作的展開(kāi)涉及多方面的內(nèi)容，審計(jì)機(jī)關(guān)履行職能最重要的一方面便是審計(jì)檔案和檔案管理工作，審計(jì)檔案可以真實(shí)而有效的反映審計(jì)工作開(kāi)展和執(zhí)行的具體情況，檔案的管理工作是審計(jì)管理項(xiàng)目工作的重要組成部分，更是保證審計(jì)質(zhì)量，防范和避免審計(jì)工作出現(xiàn)錯(cuò)誤的重要方式途徑。

審計(jì)；檔案管理；審計(jì)質(zhì)量

一、審計(jì)檔案管理在審計(jì)工作中發(fā)揮著不可替代的作用

1.1 審計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分。1996年，審計(jì)署印發(fā)《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作的規(guī)定》(審辦發(fā)〔1996〕356號(hào))，1997年12月11日審計(jì)署發(fā)布《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)文件材料立卷歸檔作業(yè)規(guī)程》（審辦發(fā)〔1997〕267號(hào)）和《審計(jì)文件材料立卷歸檔工作程序》的通知（審辦發(fā)[1991]158號(hào)）第三條規(guī)定：審計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，建立和管理審計(jì)檔案是各級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)的重要任務(wù)，是審計(jì)工作中必不可少的環(huán)節(jié)。審計(jì)檔案來(lái)源于審計(jì)實(shí)踐，反映審計(jì)工作的整個(gè)過(guò)程，是考查審計(jì)工作、研究審計(jì)歷史的重要依據(jù)，是審計(jì)監(jiān)督活動(dòng)真實(shí)、完整的記錄，是反映審計(jì)監(jiān)督工作的成果和結(jié)晶。隨著審計(jì)工作地位的逐步提高，對(duì)審計(jì)工作的要求越來(lái)越高，審計(jì)檔案利用機(jī)會(huì)越來(lái)越多，其重要性也日益明顯。

1.2 審計(jì)檔案是審計(jì)工作的真實(shí)記錄。自1983年國(guó)家審計(jì)署成立以來(lái)，審計(jì)工作已經(jīng)有三十年的成長(zhǎng)歷史，審計(jì)工作由小到大、由弱到強(qiáng)，逐步形成了一套較完整的工作制度體系，審計(jì)檔案記載著審計(jì)工作的物質(zhì)文明和精神文明，記載著審計(jì)工作的方方面面：特別是隨著政府投資規(guī)模愈來(lái)愈大，對(duì)固定資產(chǎn)工程審計(jì)的工作量隨之增大，相關(guān)檔案材料不斷增多，記錄和反映了工程項(xiàng)目重點(diǎn)投向、工程規(guī)模以及工程形成產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效果，也記錄著為國(guó)家節(jié)省建設(shè)投資、核實(shí)工程成本的工作成果；隨著領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)的廣泛開(kāi)展，領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案量明顯增加。檔案記錄著審計(jì)機(jī)關(guān)在促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)干部隊(duì)伍建設(shè)的實(shí)際效果，以及提高領(lǐng)導(dǎo)干部科學(xué)化建設(shè)水平的實(shí)際功效。

二、審計(jì)檔案管理在現(xiàn)代審計(jì)質(zhì)量控制中的地位及作用

（一）審計(jì)檔案在現(xiàn)代審計(jì)質(zhì)量控制中是為審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定、審計(jì)意見(jiàn)提供強(qiáng)有力的證據(jù)支撐。由于審計(jì)工作最為突出的特點(diǎn)便是其權(quán)威性和嚴(yán)肅性，因此在審計(jì)工作的開(kāi)展過(guò)程中非常重視審計(jì)證據(jù)的作用，在所有的審計(jì)環(huán)節(jié)中，每一項(xiàng)審計(jì)工作都以事實(shí)為依據(jù)，由此，所有的審計(jì)材料都應(yīng)以審計(jì)檔案的形式保存下來(lái)，作為以后復(fù)查之證據(jù)。

（二）審計(jì)檔案是集中反映審計(jì)活動(dòng)歷史性真實(shí)狀況的有效工具，它直接、全面地紀(jì)錄了過(guò)去審計(jì)工作的全過(guò)程。通過(guò)對(duì)審計(jì)工作進(jìn)行歷史的研究和分析，可以更好地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，有助于審計(jì)管理者做出正確的審計(jì)計(jì)劃和決策，預(yù)測(cè)籌劃和安排未來(lái)的審計(jì)工作，以指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)的審計(jì)工作，使其發(fā)揮咨詢、參謀的重要作用。

（三）建立審計(jì)檔案是貯存大量審計(jì)信息的理想方法。審計(jì)檔案是一種特殊的、大容量的綜合性信息，它凝聚容納了過(guò)去審計(jì)工作活動(dòng)中產(chǎn)生的所有審計(jì)信息，有很強(qiáng)的原始性和真實(shí)性。將大量的審計(jì)信息集中以檔案的形式進(jìn)行貯存保管，并進(jìn)行時(shí)間上的無(wú)限傳遞，既可最大限度地減少審計(jì)信息的畸變、失真和損失損壞，又便于對(duì)過(guò)去審計(jì)信息的集中檢索、查閱、使用。因此，這也是進(jìn)行審計(jì)時(shí)間傳遞的最方便有效的貯存?zhèn)鬟f方式和工具。

（四）審計(jì)檔案是對(duì)審計(jì)項(xiàng)目的質(zhì)量和成果進(jìn)行評(píng)價(jià)的主要依據(jù)。要評(píng)價(jià)總結(jié)已經(jīng)完成的審計(jì)工作，光憑個(gè)人頭腦里的印象記憶顯然是不行的，這樣不僅容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，而且容易產(chǎn)生先入為主的主觀偏見(jiàn)。而自從有了審計(jì)檔案，可根據(jù)審計(jì)檔案的記錄，就能做到實(shí)事求是的總結(jié)、比較和評(píng)價(jià)過(guò)去的審計(jì)工作，可以更好地克服不足，發(fā)揚(yáng)長(zhǎng)處。近幾年審計(jì)署在開(kāi)展全國(guó)優(yōu)秀審計(jì)項(xiàng)目的評(píng)比活動(dòng)中，審計(jì)檔案是優(yōu)秀審計(jì)項(xiàng)目評(píng)比的唯一依據(jù)。由此可見(jiàn)，審計(jì)檔案在評(píng)價(jià)審計(jì)質(zhì)量和成果中的舉足輕重的作用。

（五）為國(guó)家開(kāi)展審計(jì)宣傳提供大量可用素材。由于審計(jì)檔案保留有審計(jì)工作開(kāi)展過(guò)程中的所有證據(jù)性材料，因此，在每次進(jìn)行審計(jì)宣傳時(shí)便可以作為一項(xiàng)極具可信度的宣傳材料，同時(shí)，他還可以向廣大國(guó)家干部和廣大人民群眾進(jìn)行國(guó)家財(cái)經(jīng)政策法規(guī)的宣傳，對(duì)于國(guó)民了解國(guó)家財(cái)政項(xiàng)目是一項(xiàng)極為透明的方式，審計(jì)檔案中包含著有關(guān)國(guó)家經(jīng)濟(jì)效益、財(cái)務(wù)收支以及經(jīng)濟(jì)規(guī)律的大量詳實(shí)材料，這些材料具有很強(qiáng)的說(shuō)服力，為公開(kāi)透明的政府工作進(jìn)行了強(qiáng)有力的支持。而透明的財(cái)政稅收工作可以進(jìn)一步提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，因此，審計(jì)檔案管理工作可以很好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和深化改革起到的宣傳教育作用。

三、今后如何進(jìn)一步提高檔案管理工作的水平

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)審計(jì)工作的一個(gè)重要組成部分是審計(jì)檔案，它是審計(jì)人員辛苦勞動(dòng)的成果，同時(shí)它也真實(shí)、全面地記錄著整個(gè)審計(jì)工作的過(guò)程。我們要始終堅(jiān)持檔案工作的基本原則，重點(diǎn)把握檔案工作的基本環(huán)節(jié)，完全符合檔案工作的基本要求，為了保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，我們應(yīng)該把檔案管理工作納入機(jī)關(guān)日常考核制度中，從而也能更好地推進(jìn)審計(jì)檔案的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（二）提高檔案工作人員素質(zhì)。為了使檔案管理工作能夠有效進(jìn)行，檔案工作人員要不斷提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，這就要求有關(guān)部門(mén)加強(qiáng)對(duì)他們專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。審計(jì)人員要嚴(yán)格按照要求對(duì)每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行裝訂以及歸檔處理。此外，要把檔案管理和整理工作作為檔案人員業(yè)務(wù)評(píng)比與考核的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入績(jī)效考核制度中，讓檔案管理人員具有更強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)。

（三）使檔案工作制度進(jìn)一步健全。完善檔案管理工作制度，加強(qiáng)檔案管理工作法制建設(shè)，體現(xiàn)審計(jì)程序的規(guī)范性、審計(jì)定性的準(zhǔn)確性、證據(jù)要素的可靠性、歸檔文件的完整性等特點(diǎn)，要使審計(jì)檔案的格式、核查、內(nèi)容、借閱、管理、考核以及歸檔等一系列文件更加完善，要求檔案整理人員嚴(yán)把檔案形成關(guān)、收集關(guān)、檢查關(guān)以及歸檔關(guān)，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化、法制化以及規(guī)范化。

（四）加強(qiáng)審計(jì)檔案管理過(guò)程中的數(shù)據(jù)化、信息化。審計(jì)工作過(guò)程中其精確化、嚴(yán)肅性的特點(diǎn)勢(shì)必要求在審計(jì)工作的開(kāi)展中引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)，因此，審計(jì)機(jī)關(guān)在進(jìn)行審計(jì)檔案管理環(huán)節(jié)的工作時(shí)也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，不斷升級(jí)檔案管理技術(shù)，更新審計(jì)檔案管理的軟硬件設(shè)施，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，定期加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。提升檔案管理精確化、規(guī)范化水平，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案管理工作的數(shù)據(jù)化、信息化。

[1]李曉玉.檔案管理人員繼續(xù)教育的必要性和建議[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào).2013