張 娟

（雞東縣文化廣播體育局 黑龍江 雞東 158200）

探析機(jī)關(guān)檔案的提供利用服務(wù)

張 娟

（雞東縣文化廣播體育局 黑龍江 雞東 158200）

在做好日常業(yè)務(wù)工作和接待服務(wù)工作的同時(shí)，機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)結(jié)合本機(jī)關(guān)工作特點(diǎn)和工作需要，積極做好檔案主動(dòng)提供利用工作，這樣才能最大限度地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。

機(jī)關(guān)檔案；利用；服務(wù)

一、機(jī)關(guān)檔案提供利用服務(wù)的概念和重要意義

（一）機(jī)關(guān)檔案提供利用服務(wù)的概念

機(jī)關(guān)檔案提供利用服務(wù)，亦稱機(jī)關(guān)檔案利用服務(wù)，是機(jī)關(guān)檔案工作人員采用多種方式積極提供檔案信息為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。

（二）機(jī)關(guān)檔案提供利用服務(wù)的重要意義

1.機(jī)關(guān)檔案提供利用服務(wù)，是實(shí)現(xiàn)檔案工作為機(jī)關(guān)工作服務(wù)這個(gè)總目標(biāo)的直接工作，是機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)和中心任務(wù)。機(jī)關(guān)檔案提供利用服務(wù)是機(jī)關(guān)檔案工作的根本目的和基本任務(wù)，其他檔案業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)都應(yīng)為這個(gè)中心基本任務(wù)服務(wù)。

1.機(jī)關(guān)檔案提供利用的服務(wù)，是實(shí)現(xiàn)檔案工作為機(jī)關(guān)服務(wù)這個(gè)總目標(biāo)的直接工作，是機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作的最重要的環(huán)節(jié)和中心任務(wù)。機(jī)關(guān)檔案提供利用服務(wù)是機(jī)關(guān)檔案工作根本目的和基本任務(wù)，其他檔案業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)都應(yīng)為這個(gè)中心基本任務(wù)服務(wù)。

2.機(jī)關(guān)檔案提供利用服務(wù)工作，是檢驗(yàn)和推動(dòng)其他各項(xiàng)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作發(fā)展的根本動(dòng)力。在檔案的提供利用服務(wù)工作中，會(huì)發(fā)現(xiàn)其他基礎(chǔ)性檔案業(yè)務(wù)工作的不足之處，以便于采取措施改善檔案管理工作。例如，利用者需要的檔案文件，由于搜集不完整而不能提供利用；檔案文件保管不當(dāng)，產(chǎn)生丟失、損壞，而不能提供利用或不能較好的提供利用；檔案文件的保管期限斷定失誤，造成保管期滿的檔案因銷毀而不能提供利用；檔案檢索工具編制的不完備、質(zhì)量不高，致使不能迅速、全面、準(zhǔn)確地查到要提供的檔案文件；檔案實(shí)體保管秩序混亂，不能迅速?gòu)臋n案庫(kù)房里取出要提供的案卷等。在檔案的提供利用工作中，發(fā)現(xiàn)了基礎(chǔ)性檔案業(yè)務(wù)工作中的問(wèn)題，就對(duì)進(jìn)一步改善檔案管理工作提出了新的要求，便于推動(dòng)改進(jìn)其他檔案業(yè)務(wù)工作。另外，只有檔案利用服務(wù)工作做好了，才能從根本上擴(kuò)大檔案工作的影響，使機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各部門認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，支持機(jī)關(guān)檔案工作，給予必要的資金物質(zhì)條件和幫助、配合，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作的蓬勃發(fā)展。

二、機(jī)關(guān)檔案提供利用服務(wù)工作的任務(wù)

《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》指出：“機(jī)關(guān)檔案人員要熟悉所藏檔案的情況，主動(dòng)了解機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作對(duì)利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。”

（一）熟悉室藏檔案的成分、內(nèi)容和檢索工具的使用方法

要熟悉室藏檔案有哪些門類、載體、類目、案卷、文件、資料和檔案資料的存放位置，熟練掌握各種檢索工具的使用方法，這是檔案提供利用服務(wù)的基本功。如果基本功不過(guò)硬，就不能做好檔案信息的咨詢服務(wù)，就不能迅速地使用檢索工具查找調(diào)出者需要的檔案。因此，檔案人員應(yīng)對(duì)室藏檔案的內(nèi)容了如指掌。熟悉室藏檔案和檢索工具的具體途徑如下：1.通過(guò)編制檔案檢索工具和開(kāi)支檔案編研工作，全面、系統(tǒng)地熟悉；2.通過(guò)檢查檔案和專門翻閱重要檔案資料有針對(duì)性地熟悉；3.通過(guò)日常的檔案管理工作有意識(shí)地熟悉。

（二）主動(dòng)了解機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作利用檔案的需求

把握機(jī)關(guān)工作利用檔案的需求規(guī)律，是有針對(duì)性地主動(dòng)做好檔案利用服務(wù)的基礎(chǔ)。

1.機(jī)關(guān)檔案利用需求的類型

（1）實(shí)際工作利用檔案的需求。這是機(jī)關(guān)工作利用檔案需求的主要類型。由于機(jī)關(guān)工作的連續(xù)性，機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)及各部門的工作人員在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和行政管理、生產(chǎn)管理、科研管理等各自的工作中經(jīng)常需要參考利用檔案文件。

（2）科學(xué)研究利用檔案的需求。這是指未某項(xiàng)科學(xué)研究和編修志書(shū)而產(chǎn)生的利用檔案的需求。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，越來(lái)越多的機(jī)關(guān)工作人員和科學(xué)技術(shù)研究人員，為搞科研、撰寫(xiě)學(xué)術(shù)論文，日益重視檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。另外，編修本機(jī)關(guān)的志書(shū)，已經(jīng)蔚然成風(fēng)，需要全面、系統(tǒng)地利用檔案。

（3）個(gè)人利用檔案的需求。這是指機(jī)關(guān)或下屬單位的職工個(gè)人為解決自己的問(wèn)題，如為解決自己的學(xué)歷、身份、工齡、工資、財(cái)產(chǎn)等社會(huì)生活問(wèn)題而產(chǎn)生的利用檔案需求。隨著我國(guó)人民文化素質(zhì)和檔案意識(shí)的逐步增強(qiáng)，人們?cè)跈n案中獲取憑證、情報(bào)、知識(shí)的需求也在不斷增加。

2.機(jī)關(guān)各類人員利用檔案需求的特點(diǎn)

（1）秘書(shū)部門辦事人員利用檔案的需求，具有較強(qiáng)的全面性、系統(tǒng)性。由于秘書(shū)部門要輔助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)制定計(jì)劃、作出決策、組織生產(chǎn)、協(xié)調(diào)工作，需要掌握大量、全面、系統(tǒng)的回溯性檔案信息。

（2）職能部門辦事人員利用檔案的需求，與其所承擔(dān)的業(yè)務(wù)工作任務(wù)相適應(yīng)。職能部門辦事人員利用檔案具有較強(qiáng)的專指性，即各個(gè)職能部門的辦事人經(jīng)常利用各自業(yè)務(wù)工作的檔案文件。由于機(jī)關(guān)具體工作十分復(fù)雜和比較緊迫，他們利用檔案具有比較明顯的隨機(jī)性和嚴(yán)格的時(shí)間性，即為處理事務(wù)，隨時(shí)都需要立即查閱有關(guān)檔案文件。

（3）機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人利用檔案信息的需求，具有濃縮性和間接性。多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人往往通過(guò)秘書(shū)來(lái)實(shí)現(xiàn)其利用檔案的需求，并且要求檔案人員或秘書(shū)對(duì)其所需要的檔案信息進(jìn)行加工、提煉。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人很少直接到檔案室查閱分散在不同案卷中的有關(guān)檔案信息。

3.機(jī)關(guān)檔案利用需求的一般規(guī)律

（1）機(jī)關(guān)檔案利用需求具有時(shí)間性和階段性。機(jī)關(guān)的日常工作具有穩(wěn)定性，什么時(shí)間階段做什么工作，需要查閱什么檔案，年年如此。掌握了這個(gè)規(guī)律，就可以主動(dòng)地超前做好檔案利用服務(wù)工作。例如，制訂工作計(jì)劃，進(jìn)行工作總結(jié)，換屆選舉，舉行重要節(jié)日的慶?；顒?dòng)等，都是機(jī)關(guān)例行的工作。

（2）機(jī)關(guān)檔案利用需求的程度與檔案信息的宣傳介紹程度相一致。檔案內(nèi)容有鮮為人知的社會(huì)屬性。機(jī)關(guān)工作人員如果不了解有哪些檔案，資料可以被自己利用，就不會(huì)產(chǎn)生利用檔案的需求；反之，才會(huì)產(chǎn)生較強(qiáng)的利用檔案的需求。因此，檔案人員應(yīng)當(dāng)向機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各部門印發(fā)有關(guān)的檔案目錄、全宗介紹等資料，以激發(fā)機(jī)關(guān)工作人員潛在的利用檔案的需求強(qiáng)度，提高提供檔案利用服務(wù)的效率。

（3）利用檔案需求的求便規(guī)律。機(jī)關(guān)人員利用檔案，希望手續(xù)簡(jiǎn)便，能及時(shí)查找到所需檔案。我國(guó)在開(kāi)放歷史檔案之前，為利用檔案設(shè)置了許多人為的障礙，手續(xù)繁瑣，因而人們即使想利用檔案，也因其繁瑣而望而卻步。檔案室應(yīng)當(dāng)適應(yīng)人們的求便心理，減少不必要的手續(xù)和限制，方便機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案。

[1]肖力.走出檔案室——關(guān)于機(jī)關(guān)檔案室主動(dòng)提供利用工作的思考[J].檔案與建設(shè)，2001（05）.

[2]賀英.對(duì)機(jī)關(guān)檔案利用實(shí)例收集的思考[J].云南檔案，2000(04).