姜 薇

（黑龍江省云山農(nóng)場(chǎng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局 黑龍江 虎林 158420）

現(xiàn)代人事檔案規(guī)范化管理特征與途徑

姜 薇

（黑龍江省云山農(nóng)場(chǎng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局 黑龍江 虎林 158420）

人事檔案管理規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要前提。要實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)代化，首先要統(tǒng)一輸入格式，統(tǒng)一項(xiàng)目，統(tǒng)一代碼符號(hào)，統(tǒng)一代碼轉(zhuǎn)換規(guī)則。標(biāo)準(zhǔn)化是分層次的，有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、部頒標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)盡量在高層次上制訂，以利人事檔案信息更廣泛地交流和共享。

人事檔案；管理特征；途徑

一、現(xiàn)代人事檔案規(guī)范化管理的含義和特征

人事檔案規(guī)范化管理(這里所指的管理為宏觀方面)，是指依據(jù)組織、人事、勞動(dòng)等部門的現(xiàn)實(shí)要求，科學(xué)地、系統(tǒng)地管理人事檔案，使人參檔案發(fā)揮更大效能，更好地為社會(huì)主義

現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

人事檔案系統(tǒng)管理，就是按照人事檔案的類別、形式、性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分類和整合，保持人事檔案內(nèi)容和形式之間的內(nèi)在聯(lián)系，做到層次分明，項(xiàng)目清楚，結(jié)構(gòu)合理，體系完整。人事檔案動(dòng)態(tài)管理，就是果用電子計(jì)算機(jī)等高新技術(shù)和手段，形成人事檔案的網(wǎng)絡(luò)體系，積極開發(fā)人事檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。

由此可見，科學(xué)性、系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)性是人事檔案規(guī)范化管理的顯著特征。

二、現(xiàn)代人事檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)

（一）收集完整

人事檔案材料的來源具有多維性、廣泛性和分散性的特點(diǎn)，只有完整、全面地收集人事檔案材料，才能使人事檔案濃縮一個(gè)人的全貌，做到“檔即其人”，才能為各級(jí)組織、人事、勞動(dòng)等部門了解人、選拔人和使用人提供重要依據(jù)。因此，完整地收集人事檔案材料，必須做到：明確收集歸檔的范圍；制定收集工作制度；采用先進(jìn)科學(xué)的收集方法，如整理前收集和整理后收集、內(nèi)部收集和外部收集、縱向和橫向收集、經(jīng)常和突擊收集等。

（二）鑒別準(zhǔn)確

鑒別是保證人事檔案真實(shí)、完整、精煉、實(shí)用四者有機(jī)統(tǒng)一的重要手段，只有內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確和完整的人事檔案，才能正確反映人員的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，才能為組織人事勞動(dòng)等部門提供正確可靠的依據(jù)，保證黨的組織人事路線方針政策的貫徹執(zhí)行。為此，鑒別工作必須始終堅(jiān)持去偽存真、取之有據(jù)、舍之有理，具體問題具體分析的原則，采用“看”（歸檔材料是否準(zhǔn)確）、“辨”（辨別材料是否真實(shí)）、“查”（材料是否完整）、“篩”（保持材料精煉）、“審”（手續(xù)是否完備）等方法，使歸檔的材料能客觀、準(zhǔn)確地反映人員的情況。

（三）整理有序

整理是對(duì)收集并經(jīng)過鑒別的人事檔案材料以個(gè)人為單位加工成卷的過程。其目的是使人事檔案材料系統(tǒng)化、條理化、規(guī)范化。

（四）保管安全

人事檔案的保管工作，就是根據(jù)黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作、保密工作的法規(guī)和制度，按照人事檔案管理和利用的要求，對(duì)人事檔案所實(shí)施的安全、保密、保爐和科學(xué)存放的活動(dòng)。安全、保密、有效保護(hù)是人事檔案保管工作的核心和宗旨。因此，人事檔案的保管工作必須做到：（1）堅(jiān)持集中統(tǒng)一、分級(jí)管理的原則；（2）實(shí)行科學(xué)保管、確保工作質(zhì)量；（3）堅(jiān)持“六防”、“十不準(zhǔn)“，加強(qiáng)安全保密工作；（4）改善保管條件，做好基礎(chǔ)工作。

三、現(xiàn)代人事檔案規(guī)范化管理的有效途徑

（一）積極開展人事檔案工作目標(biāo)管理活動(dòng)

人事檔案工作目標(biāo)管理，是指根據(jù)黨的組織路線、人事檔案工作政策和國(guó)家檔案工作的方針、政策、法規(guī)及規(guī)定的要求，以及人事檔案事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和近期發(fā)展規(guī)劃，設(shè)計(jì)出人事檔案工作的基本內(nèi)容和等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)定的辦法和程序進(jìn)行考評(píng)，認(rèn)定等級(jí)。它是人事檔案實(shí)行規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化管理的有效措施。目前，我國(guó)文書檔案、城建檔案、機(jī)關(guān)檔案等管理部門相繼開展了目標(biāo)管理工作。實(shí)踐證明，它對(duì)加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，提高服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮檔案的作用意義重大。因此，人事檔案管理應(yīng)借鑒其經(jīng)驗(yàn)，積極開展目標(biāo)管理活動(dòng)，使我國(guó)人事檔案管理盡快走上規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的發(fā)展軌道。

人事檔案工作目標(biāo)管理應(yīng)在其他部門檔案目標(biāo)管理基礎(chǔ)上突出自身的特點(diǎn)，做到有針對(duì)性和可操作性。人事檔案目標(biāo)管理的指導(dǎo)思想是：以鄧小平理論和黨的基本路線為指導(dǎo)，以人事檔案的法律、法規(guī)為依據(jù)，立足收集整理、狠抓基礎(chǔ)建設(shè)、提高管理水平，確保提供利用，把人事檔案管理工作提高到—個(gè)新的水平，更好地為兩個(gè)文明建設(shè)服務(wù)。

人事檔案目標(biāo)管理的上要內(nèi)容有：①組織領(lǐng)導(dǎo)；?管理體制范圍；?隊(duì)伍建設(shè)；④檔案收集與鑒別；⑤檔案歸檔與整理；⑥保管與保護(hù)；⑦利用和傳遞；⑧制度建設(shè)和宏觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)等。每一項(xiàng)內(nèi)容細(xì)分為各個(gè)條款，每個(gè)條款都有明確具體的目標(biāo)要求和量化指標(biāo)，通過目標(biāo)要求和量化指標(biāo)對(duì)照檢查人事檔案部門的具體工作，然后給予準(zhǔn)確的評(píng)分，根據(jù)總的評(píng)分認(rèn)定其等級(jí)。

可見，開展人事檔案目標(biāo)管理活動(dòng)，可以指導(dǎo)、監(jiān)督、促進(jìn)和規(guī)范人事檔案部門的各項(xiàng)工作，極大地調(diào)動(dòng)人事檔案部門的工作積極性．提高人事檔案部門的工作質(zhì)量，使其更好地為組織人事勞動(dòng)部門提供決策和依據(jù)，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

（二）加強(qiáng)人事檔案部門的干部隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)，需要建立一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、知識(shí)面寬、德才兼?zhèn)涞母刹筷?duì)伍。加強(qiáng)人事檔案的干部隊(duì)伍建設(shè)，是人事檔案規(guī)范化管理在新的歷史條件下的客觀要求和重要保證。為此，我們必須做到：①加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，包括政治強(qiáng)化和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，努力提高其政治和業(yè)務(wù)水平；②積極充實(shí)人事檔案干部隊(duì)伍，爭(zhēng)取把一些政治素質(zhì)好、有檔案專業(yè)知識(shí)和組織人事工作經(jīng)驗(yàn)的同志充實(shí)到人事檔案工作崗位上，也可從高校檔案專業(yè)、綜合性檔案館等招錄一些高素質(zhì)的人員從事人事檔案工作；③要保持人事檔案干部隊(duì)伍的連續(xù)性和穩(wěn)定性。現(xiàn)在許多人事檔案部門的工作人員多為兼職，有的地方頻繁換人，有的地方人員走了沒有及時(shí)補(bǔ)充，這樣既不利于保密，也不利于人事檔案工作的管理和干部隊(duì)伍建設(shè)，更不利于人事檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，人事檔案干部隊(duì)伍應(yīng)保持連續(xù)性和相對(duì)穩(wěn)定險(xiǎn)，做到“先配后調(diào)”，重在培養(yǎng)和建設(shè)，這是做好人事檔案工作和進(jìn)行規(guī)范化管理的關(guān)鍵和長(zhǎng)遠(yuǎn)大計(jì)。

[1]彭丹.人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化[J].廣西輕工業(yè)，2008（10）.

[2]錢芳青.新時(shí)期人事檔案管理的特點(diǎn)與對(duì)策[J].華南師范大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2004（04）.