何芳蘭

（秦皇島市第一醫(yī)院 河北 秦皇島 066001）

醫(yī)院人事檔案以聲音、圖像、文字等形式為載體，記載有效信息資源，對(duì)于經(jīng)驗(yàn)技術(shù)的傳承、必要信息的保護(hù)起著重要作用。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式，已不能滿足人們對(duì)檔案資料應(yīng)用的需求，現(xiàn)階段，有選擇、有重點(diǎn)、有步驟的加快醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)乃當(dāng)務(wù)之急。

一、醫(yī)院人事檔案的特點(diǎn)

（一）建檔歷史長，而且門類載體豐富

從醫(yī)院建立之初，檔案管理隨之出現(xiàn)，到目前為止，大部分的國有醫(yī)院均為事業(yè)單位，檔案歷史長達(dá)50年，甚至有的醫(yī)院經(jīng)原有的教會(huì)醫(yī)院改建而成，檔案歷史可追溯到上百年。我國醫(yī)院檔案管理不僅歷史長，而且門類載體也很豐富，主要包括基建、科研、人事、文字等檔案，又海涵了科研、設(shè)備、病歷、病理、實(shí)物、磁盤等技術(shù)性檔案。

（二）檔案數(shù)量大，關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)

經(jīng)過長期的臨床實(shí)踐，醫(yī)生搜集了大量的資料，整理大量的病理、病歷、磁盤等技術(shù)檔案，按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定，這些資料價(jià)值重大，需要保存完整，所以從醫(yī)院建立之初一直到現(xiàn)在，大部分醫(yī)院都保留有上百萬冊(cè)病歷檔案。而且醫(yī)院病歷檔案、膠片、科研成果等資料形成周期長，檔案之間存在較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性。

（三）檔案涉及面較廣

醫(yī)院檔案涉及面廣，服務(wù)性強(qiáng)。醫(yī)院檔案能為醫(yī)學(xué)科學(xué)、患者群眾、醫(yī)院發(fā)展提供服務(wù)。在一些大型醫(yī)院里記錄了全國、甚至全世界一些罕見病歷的治療方法。以協(xié)和醫(yī)院為例，其醫(yī)院檔案中記錄了全肺、賁門癌等切除手術(shù)病歷，可以說是活著的歷史。這些珍貴的檔案資料可以供其他醫(yī)院借鑒參考，以全面提高醫(yī)院的診斷水平和醫(yī)療能力。

二、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革進(jìn)程的推進(jìn)下，大部分醫(yī)院已經(jīng)認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性，并逐步推進(jìn)，但從醫(yī)院檔案的特點(diǎn)中可以看出，由于醫(yī)院檔案歷史久、門類多、數(shù)量龐大，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)步履維艱，取得了一些成績，比如注重新進(jìn)員工檔案信息的電子化，老員工檔案更新內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和電子化信息同步更新等，但還存在一些問題亟待解決，如下：

（一）人事檔案的信息化水平不夠

人事檔案的信息化建設(shè)不是簡單的把紙質(zhì)檔案質(zhì)量轉(zhuǎn)化為電子資料，而是需要建立檔案管理數(shù)據(jù)庫和信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資料與人力資源系統(tǒng)對(duì)接，方便人事檔案的補(bǔ)充、完善、查閱，充分發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院人力資源配置方面的重要作用。但現(xiàn)階段，由于醫(yī)院在人事檔案管理方面投入的資金有限，加之醫(yī)院人事檔案信息量大，門類多，沒有現(xiàn)成的檔案管理軟件投入使用，而且暫用的電子檔案軟件系統(tǒng)安全性無法保證，阻礙了人事檔案信息化的進(jìn)程。

（二）人事檔案管理制度有待完善

醫(yī)院人事檔案管理制度不健全，是各大醫(yī)院普遍存在的現(xiàn)象。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的過程中發(fā)現(xiàn)，“有檔無人，有人無檔”的現(xiàn)象比比皆是，主要是由于醫(yī)療人才在流動(dòng)的過程中，原有單位由于合同未到期或其他原因未能將檔案調(diào)入新單位，或是醫(yī)院員工離職，而醫(yī)院沒有及時(shí)通知員工將檔案調(diào)離造成的，這些情況對(duì)于檔案的整理及信息化也造成了一定難度。而且，現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理模式過分的強(qiáng)調(diào)保密性和原則，人事檔案的查詢、調(diào)遣門檻高，利用僅僅局限于政審、調(diào)資、年終考核、辦理退休幾個(gè)方面，對(duì)于人事檔案的利用率極低，這樣的管理模式也使得人事檔案信息化建設(shè)步履維艱。

（三）人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高

醫(yī)院人事檔案管理部門由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，在人員配置上多以其他科室人員兼職為主，人員流動(dòng)性較大，而且專任的檔案管理人員部分非本專業(yè)出身，學(xué)歷較低，對(duì)于檔案電子化排斥心理較重，對(duì)于檔案管理系統(tǒng)不能熟練操作。而且由于之前在檔案履歷表的填寫上沒有使用同一的模板，在存檔信息上差異較大，也給檔案信息化帶來一定困難，增加了人事檔案管理人員的工作量?，F(xiàn)階段，要加快人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，引入高素質(zhì)的檔案管理人才，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平乃當(dāng)務(wù)之急。

三、加快醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的有效策略

針對(duì)醫(yī)療人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題，現(xiàn)提出如下解決對(duì)策。

（一）引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，提高人事檔案的信息化水平

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重視，在資金上給予支持，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，開發(fā)適合醫(yī)院使用的人事檔案管理系統(tǒng)和信息化管理平臺(tái)。人事檔案涉及個(gè)人隱私，所以網(wǎng)絡(luò)化的安全設(shè)計(jì)是信息化管理中最重要的環(huán)節(jié)，可以為人事檔案設(shè)置不同級(jí)別的管理權(quán)限，比如普通、秘密、機(jī)密，同時(shí)為了保護(hù)信息在傳遞過程中的機(jī)密性，需要對(duì)信息進(jìn)行加密，以防信息失竊。

（二）提高認(rèn)識(shí)，健全人事檔案管理制度

健全人事檔案管理制度，需要做到：第一，對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部人員檔案進(jìn)行全面篩查，離職人員檔案全部調(diào)出，在職人員檔案全部調(diào)入，為檔案規(guī)范化管理打好基礎(chǔ)；第二，建立醫(yī)院人事檔案模塊管理，責(zé)任到個(gè)人制度，分別負(fù)責(zé)醫(yī)院人事資料、病歷、科研等資料的分類處理，以提高工作效率和專業(yè)化程度；第三，改變檔案“封閉式”管理模式，信息適當(dāng)公開，以增加人事檔案在人力資源配置方面發(fā)揮有效作業(yè)；第四，現(xiàn)在醫(yī)院作為事業(yè)單位，在人事招聘過程中多采用網(wǎng)上招聘或事業(yè)單位報(bào)名，可專門設(shè)置表格，包含新入職員工應(yīng)上報(bào)的所有信息，一旦員工錄用，可直接從系統(tǒng)中導(dǎo)出相關(guān)信息，可直接實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的電子化。

[1]劉琴.人事檔案管理研究述評(píng)及趨勢展望[J].檔案學(xué)研究，2011(5):20-23.

[2]呂慧萍.醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)數(shù)據(jù)在人事檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用[J].檔案人語，2013（5）：49.