馮志丹

（黑龍江農(nóng)墾職業(yè)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150025）

淺談高職院校人事檔案管理信息化

馮志丹

（黑龍江農(nóng)墾職業(yè)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150025）

信息化管理是高職人事檔案建設(shè)的必然趨勢。本文闡述了高職院校人事檔案管理信息化的現(xiàn)狀并指出檔案信息化的必要性，分析了檔案信息化可能遇到的問題,并且提出了高職院校人事檔案管理如何信息化的方案。

高職院校；人事檔案管理；信息化

檔案事業(yè)也是社會事業(yè)的有機組成部分，而檔案中的人事檔案又是社會各項工作，尤其是人事工作中必不可少的核心部分，高職院校人事檔案在高校的發(fā)展、科學(xué)的管理等各項管理工作中發(fā)揮著極其重要的作用，隨著信息時代的到來，信息速度效率的高速運轉(zhuǎn)，認真分析檔案本身及其管理工作的歷史發(fā)展變化，對高職院校人事檔案管理工作的研究有著深刻的啟迪，對高職院校的建設(shè)和發(fā)展有著長遠的意義。

一、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）管理體制不夠規(guī)范，人事檔案工作重視程度不夠

各高職院校人事檔案有的由人事部門或組織部門管理,有的院校則由學(xué)校檔案部門管理?，F(xiàn)在高職人事檔案的管理模式主要是傳統(tǒng)的封閉式管理它是指人事檔案主要由單位內(nèi)部的組織人事檔案部門進行封閉式管理供領(lǐng)導(dǎo)或組織上使用，一般不對外由于制度還不夠健全，封閉的檔案管理系統(tǒng)運行秩序還不夠完善，檔案管理人員有部分兼職管理，人事檔案材料的收集不夠重視，檔案材料收集方面還處于被動階段這種模式雖然在過去的人事檔案管理中起到了重要作用，但在市場經(jīng)濟開放化，各類信息網(wǎng)絡(luò)化的今天，這種管理模式利用面還較窄，不能更全面的為查閱者服務(wù)。

（二）經(jīng)費投入少，人事檔案信息化建設(shè)程度不高

高職院校人事檔案信息化首先要搞好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。除此之外，還要有合格的硬件設(shè)施，才能夠開展檔案信息化建設(shè)。由于高職院校檔案工作的重點是對文書、教學(xué)、基建、學(xué)生等檔案的管理，高校檔案工作的經(jīng)費大部分用于學(xué)校檔案的建設(shè)與開發(fā)，所以目前很多高校在學(xué)校檔案管理方面都已實行了檔案信息化管理，有先進的基礎(chǔ)設(shè)施和專用的軟件系統(tǒng)，采用了計算機、縮微、光盤、多媒體等技術(shù)。而作為國家檔案的重要組成部分的高校人事檔案卻因為經(jīng)費缺乏而投入不足，影響了信息化建設(shè)。高職院校大多數(shù)人事檔案室都存在保管條件差，工作場所不足，庫房條件簡陋，硬件設(shè)施落后等現(xiàn)象。有的沒有專用的人事檔案室，辦公室與存放人事檔案的場所合二為一，檔案信息化程度幾乎為零。

（三）人事檔案管理隊伍建設(shè)落后，科學(xué)管理程度差

管理人員中有的為兼職管理，人員素質(zhì)參差不齊，缺乏素質(zhì)高技術(shù)強的管理人員等原因造成的，即使有專職人員，但職稱、學(xué)歷層次低，檔案管理專業(yè)畢業(yè)的極少。無論兼職或是專職檔案管理人員，接受檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)的不多，缺乏檔案管理的基本理論知識，基本技能的掌握也少。有的甚至不會用電腦，更無法開展信息咨詢、網(wǎng)絡(luò)檢索等服務(wù)；有的不會使用掃描儀、復(fù)印機等儀器設(shè)備，難以制作電子檔案。

二、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的迫切性

高職院校檔案信息化建設(shè)是時代發(fā)展的需要，社會信息化水平的高低在一定程度上已成為衡量一個國家或地區(qū)現(xiàn)代化程度的重要標志。檔案是立檔單位為適應(yīng)日常工作需要而依法建立的反映個人和綜合管理信息的具有保存價值的文件與材料。檔案反映歷史活動的原始記載，是國家重要的信息資源庫。為了適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，實施信息化建設(shè)和管理便成為高校檔案工作開展的一項具體舉措。

三、高職人事檔案信息化建設(shè)的對策和措施

（一）規(guī)范高職人事檔案管理體制，統(tǒng)一高職人事檔案信息化建設(shè)標準

做好檔案各項工作的規(guī)范和標準是人事檔案信息化管理的重要內(nèi)容但由于歷史、社會等種種因素，檔案館藏的管理規(guī)范標準不相統(tǒng)一，材料收集整理立卷等質(zhì)量不高，人事檔案的信息自動化管理暫無可依據(jù)的標準和應(yīng)執(zhí)行的章程這些因素制約了檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）提高管理檔案人員素質(zhì)水平，積極開展科學(xué)研究

高職院校人事檔案的信息化管理如何更快更準的實現(xiàn)，其關(guān)鍵在人的管理首先要有具有現(xiàn)代化技術(shù)管理水平和思想意識的人，管理人員不僅要有較高的知識層次還要有科學(xué)的技術(shù)水平，不能僅會一般的計算機操作就得已滿足當(dāng)前，許多高校人事檔案部門幾乎都缺乏現(xiàn)代化技術(shù)過硬的人才。隨著社會信息化的迅速發(fā)展，用戶對高校檔案管理利用提出了高標準嚴要求，傳統(tǒng)的服務(wù)方式無法滿足用戶的需求，而檔案信息化管理能夠解決用戶的需求，加強檔案管理人員的培訓(xùn)也是實現(xiàn)檔案信息化管理的必備途徑，培養(yǎng)一支適應(yīng)信息時代要求的檔案隊伍，通過經(jīng)常舉辦人事檔案知識技能管理培訓(xùn)業(yè)務(wù)，不斷增強檔案人員的工作責(zé)任心，檔案人員既是檔案信息的管理者，又是檔案信息利用的咨詢者。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視對高校人事檔案管理隊伍的建設(shè)非常重要，若領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識弱，那么對檔案的重視程度也很低，若領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識強，其所在單位的檔案管理工作就好，這是能否做好人事檔案工作的重要因素之一，在人事檔案管理的實際工作中，許多高校因為其分管領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案業(yè)務(wù)的不重視，致使人事檔案人員素質(zhì)較低，業(yè)務(wù)能力不高，人事檔案專用庫房及設(shè)備等落后，現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備缺乏，而檔案管理者的更未參加過業(yè)務(wù)培訓(xùn)進修等學(xué)習(xí)。

高職院校人事檔案信息化是未來的發(fā)展趨勢。加強信息化人事檔案管理，提高其質(zhì)量和效率，是一項艱巨、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，任務(wù)之繁重，學(xué)校只有不斷發(fā)現(xiàn)自我、創(chuàng)新自我才能在管理上下工夫、上手段、要水平，才能更好地為高校事業(yè)發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。實施高職人事檔案信息化管理，為人事工作提供了更好的數(shù)據(jù)平臺。作為檔案管理人員要加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，提高計算機應(yīng)用能力，為高職院校人事檔案管理工作做出更大貢獻。

1.黃偉.高校人事檔案信息化建設(shè)的問題及對策[J].賀州學(xué)院學(xué)報，2011年06期

2.趙妍.檔案信息電子化問題研究[J].黑龍江檔案，2013年06期